Kontoroperationer: Betydning, betydning og klassificering
Læs denne artikel for at lære mere om Office Operations. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af Office Operations 2. Betydningen af Office Operation 3. Klassificering af Office Operations.
Betydning af kontoroperationer:
En kontorprocedure består af flere trin eller handlinger, og det mindste trin i hele proceduren kaldes en operation. 'Operation' har en praktisk fornemmelse. Webster Dictionary giver betydningen af ordet som "at lave eller udføre et praktisk arbejde eller noget der involverer praktisk anvendelse af principper eller processer".
En kontoroperation gør derfor noget praktisk arbejde som en del af en kontorprocedure. Kontoroperationer er også kendt som kontortjenester.
Betydningen af kontoroperationer:
Intet job kan ske i sin helhed ad gangen. Der er også arbejdsdeling og derfor er det ikke nødvendigt med en person at gøre hele jobbet enkeltstående. Hver del af et job eller hver operation kan ske af en separat person. Derfor bør hvad der skal være operationerne til at gennemføre en procedure først fastslås, og derefter vil opgavefordeling være praktisk muligt.
Den bedste metode til at udføre en operation skal være kendt. Man skal lære metoden og derefter prøve operationen. Taylor, faderen for videnskabelig ledelse, skrev om jobstudie. Hvert job har den bedste præstationsmetode, som skal være kendt af en arbejdstager.
Hans tilhænger, Gilbreth, tilføjede, at hvert job har sine små operationelle dele kaldet 'therbligs', og den bedste metode til at udføre hver lille del skal være kendt, og så vil ydeevnen være den bedste. (Faktisk er 'therblig' intet andet end at stave Gilbreth på den modsatte måde. Dette er kun et fængselsnavn og intet ord i sand forstand.) Taylors idé var forbundet med fabriksjob, men det gælder også for kontoroperationer.
Klassificering af kontoroperationer:
Kontoroperationer kan klassificeres på forskellige måder. Operationer kan være for nogle centraliserede eller generelle service som, arkivering eller for nogle decentraliserede eller private tjenester som regnskab. Nogle handlinger skal udføres manuelt som at underskrive en check, og for nogle operationer kan maskiner bruges som at skrive et brev med kopier.
Mennesker på højere niveau udfører nogle operationer som at underskrive et udnævnelsesbrev, mens folk på lavere niveau gør nogle operationer som (afsendelse af mails. Operationer kan rutineres som håndtering af post. Der er ikke-rutinerede operationer, ligesom at håndtere en regeringsmeddelelse om forsigtighed fondsbestemmelser.
Forskellige former for operationer kræver forskellige kvalifikationer.
Ifølge karakter nævnes nogle typer operationer nedenfor:
(1) databehandling:
Det kræver en højt specialiseret færdighed og en langsigtet træning. Det omfatter kendskabet til at drive en kompliceret maskine som en computer, kortstansning osv.
(2) Udarbejdelse af breve:
Dette er et job af høj kvalitet. Der er uddannede og erfarne korrespondanceklinikker, der kan gøre imponerende og effektiv formulering af breve. Command on Language (engelsk) er afgørende.
(3) Opbevaring af kontobøger:
Dette kræver viden om bogføring, hvilket er en færdighed. Nogle akademiske kvalifikationer relateret til bogføring er nødvendig.
(4) Håndtering af post:
Denne operation (eller rettere række operationer) kræver ikke nogen højkvalitetsfærdighed. Dette er mere eller mindre mekanisk og kun baseret på praksis.
(5) Håndtering af kontanter:
Dette er en simpel operation, der ikke kræver nogen færdighed i sand forstand. Hurtig tælling af sedler er imidlertid en kunst, der har nogle teknikker. Det kræver et køligt temperament og troværdighed.
