Office Manual: Betydning, betydning og indhold

Office Manual: Betydning, betydning og indhold!

Betyder:

Et kontor, som er afgørende for enhver form for organisation, er et sted, hvor der udføres sorter af aktiviteter som kommunikation, databehandling og optagelse. Hvert job har sin egen metode til den bedste ydeevne og består af flere trin, der skal følges af personale og ved hjælp af forskellige typer udstyr. Udtrykket "manual" betyder en håndbog bestående af nogle "foreskrevne bevægelser". Enhver, der ønsker at gøre et job effektivt, skal kende de trin eller de foreskrevne bevægelser, der er beregnet til sin bedste præstation.

En kontorhåndbog er en slags håndbog, der indeholder de sædvanlige praksis samt de organisatoriske politikker, der giver effekt på den praksis, der er beregnet til et kontor. Det er en guidebog for medarbejderne. Den beskriver retningslinjerne for, hvorpå jobbet skal udføres. Det er en konstant kilde til information, hvorved kontorpersonalet er bekvemt og automatisk instrueret.

Betydning:

På et kontor udføres forskellige former for arbejde. Det er kontorets ansvar at se, at maksimalt arbejde sker med effektivitet i løbet af kontorstiden. Til dette har kontorpersonalet brug for instruktioner såvel som tilsyn. Det er hverken ønskeligt eller praktisk at instruktioner udstedes ved hvert trin og hver gang.

Kontorarbejde består af både rutinemæssigt eller programmeret arbejde og ikke-programmeret arbejde. Det er helt rigtigt, at der for specifikke instruktioner skal udstedes specifikke instruktioner, men for det rutinemæssige eller programmerede arbejde skal der følges nogle standardpraksis.

Til dette arbejde udarbejdes en kontorhåndbog, der indeholder instruktionerne for standardpraksis, og en kopi af manualen udleveres til hvert medarbejder som vejledning. Ved en sådan praksis er der sparer tid og spild af enhver art undgås. Det fører til løbende arbejdsstrøm og økonomi. Betydningen af ​​office manual er derfor meget stor. Bortset fra dette kan man også mærke vigtigheden af ​​kontormanualen fra andre sider.

For det første, når en person er tildelt noget arbejde, kan han også forstå karakteren af ​​sin autoritet og ansvar gennem detaljerne i jobbet, der er givet i kontormanualen.

For det andet tilbyder den en automatisk kontrol. Når en person kender sit arbejde godt, bliver det hans ansvar at udføre jobbet så perfekt som muligt. En kontorhåndbog sikrer derfor selvkontrol.

Generelt nedsættes et udvalg med cheferne for de forskellige funktionelle afdelinger på kontoret for at forberede kontorhåndbogen, så der opretholdes en perfekt koordinering blandt de forskellige aktiviteter, der beskrives i manualen. Det kan siges, at vigtigheden af ​​en kontorhåndbog er yderligere underbygget, da den fremmer samordning.

Indhold:

En officiel vejledning indeholder sorter af oplysninger om organisationen, arbejdspladsen (dvs. kontoret), arbejdet og arbejderne. Alle disse skal ordnes systematisk og på en klassificeret måde for at gøre dem klart forståelige.

Arrangementet er som følger:

(A) Om organisationen:

Generelt er der i starten en kort beskrivelse af organisationen som helhed forsynet med hovedmålene og de brede politikker. Der skal gives en detaljeret konto om sine produkter eller tjenester, fordi meget afhænger af arten af ​​produkterne eller tjenesterne. Ved at gennemgå dem kan hver medarbejder indse, hvilken rolle han skal spille inden for hele rammen.

(B) Om kontoret :

Et kontor selv har sin placering, indkvartering, organisationsstruktur og autoritetsforhold. Den organisatoriske struktur med vertikale og vandrette divisioner er en væsentlig funktion, de vertikale divisioner er baseret på autoritetsniveauer og de vandrette divisioner er funktionelle eller afdelingsmæssige. En sådan struktur skal aldrig være stiv, men den ændrer sig med vækst og udvidelse af organisationen og dets kontor. En kontorhåndbog skal derfor ændres med de skiftende situationer.

Selv kontorplanlægningen som helhed skal gøres opmærksom på personalet for bedre intern kommunikation. En medarbejder skal have viden om placeringen af ​​nogle fælles funktionelle afdelinger som kontantafdelingen, forsendelsesafdelingen mv og endda kantinen eller det medicinske rum

(C) Om arbejdet :

(1) Standard arbejde:

De fleste af vejledningen eller retningslinierne er relateret til standard eller rutinearbejde, der let kan følges under alle omstændigheder. Standardarbejdet indebærer håndtering af post, arkivering mm. Håndbogen skal angive de trin, der skal følges, og det udstyr, der skal bruges til formålet. Her kommer vigtigheden af ​​brugen af ​​maskiner og former.

En medarbejder skal have en grundig viden om eventuelle maskiner og apparater, som skal bruges af ham såvel som de former, der er tæt forbundet med maskiner. Det drejer sig om en generel politik for en organisation, hvorvidt og hvor langt maskiner og apparater skal anvendes. Et stort kontor har et separat O & M-afdeling til forbedring af kontormetode og praksis. Hvis det er tilfældet, skal man i håndbogen angive, at der skal stå en rækkefølge, at eventuelle vedtagne innovationer skal følges.

(2) Ikke-standard arbejde :

Ikke-standard arbejde i et kontor er ikke mindre vigtigt, men det kan ikke være almindeligt eller gentagne gange praktiseret, f.eks. Håndtering af udenlandsk korrespondance. Medmindre det er et import-eksport hus, er udenlandsk korrespondance ikke almindelig. Håndbogen skal angive, hvilke trin der skal følges, hvem der skal henvendes til instruktioner mv under en sådan situation.

(D) Om medarbejderne:

Dybest set er der to typer mennesker i et kontor-udøvende og operative. Den tidligere type har større myndighed i beslutningstagning og styring samt kontrol end den sidstnævnte gruppes. Men for hver type er der regler og forskrifter.

Kontorregler vedrører:

a) rekrutteringstilstanden

b) Vilkår for udnævnelse med hensyn til kompensation, incitamenter, frie ydelser, blade osv.

(c) Forskellige perquisites, faciliteter, velfærdsforanstaltninger. etc.;

d) Kontortid og deltagelse etc.

Hvert medlem af personalet skal være opmærksom på disse ellers unødvendige komplikationer eller misforståelser ville opstå, der fører til utilfredshed og uro, som er skadeligt for ledelsen såvel som forvaltningen. Hvert medlem af personalet i det mindste for egen interesse skal kende reglerne.

Kontorpersonalet kan også klassificeres i: eksisterende medlemmer og nye deltagere. For sidstnævnte kategori kan der være særlige bestemmelser for uddannelse, selv om uddannelse af det eksisterende personale ikke er ualmindeligt. Håndbogen skal angive, hvilke træningsfaciliteter der er tilgængelige, enten på jobbet eller i jobbet. Uddannelse af nye aktører bliver uundgåelig, hvor et kontor anvender maskiner og specielt sofistikerede. Det er pligt for en vejleder eller en nyansvarlig direktør at oplyse ham om manualen.

(E) Andre :

Der findes forskellige andre instruktioner, der kan fås fra en kontorhåndbog. For eksempel - hvilke foranstaltninger der skal træffes i tilfælde af en fysisk nødsituation som brand, ulykke osv .; generel viden om de fælles kontormaskiner og deres vedligeholdelse arbejdstagernes fagforeningers, rekreative faciliteter mv.