Kontorfunktioner: 4 Hovedtyper Officefunktioner

Denne artikel kaster lys på de fire hovedtyper af funktioner i et kontor. Funktionerne er: 1. Kommunikation 2. Computing 3. Optagelse 4. Space Managing.

Kontorfunktion # 1. Kommunikation:

Hver organisation har brug for et kontor. Arrangering af arbejde betyder at komme i kontakt med folket. En organisationsstruktur er bygget af mennesker. Kommunikation er den proces, hvormed kontakter kan etableres. Kommunikation betyder udveksling af ideer, og det er en tovejskørsel. Oplysninger skal modtages, og oplysninger skal også sendes ud. Dette er kollektivt kendt som kommunikation.

(1) Kommunikation er af to typer:

Eksterne og interne,

(a) Eksternt:

En organisation skal etablere kontakter og relationer med udenforstående - kunderne, debitorerne, kreditorerne, leverandørerne, andre organisationer, regeringen og endelig offentligheden som helhed. Selv kommunikation med medlemmerne af en organisation kan kaldes ekstern kommunikation, fordi medlemmerne bor på forskellige steder.

Ekstern kommunikation er en udførlig og ekspanderende proces. Der er så mange slags mekaniske enheder til at etablere bredere og hurtigere kontakter. For eksempel er en telefon, telegrafapparatet, telexapparatet osv.

Ekstern kommunikation kan opnås ved at holde møder, konferencer mv., Hvor folk fra distancen kan deltage. Korrespondance er den mest almindelige og bekvemme proces med ekstern kommunikation, ligegyldigt hvad afstanden er.

(b) Internt:

Kommunikation er nødvendig blandt de personer, der arbejder inde på kontoret i forskellige afdelinger. Sådan kommunikation er en kontinuerlig affære. Ved hvert trin af hver aktivitet er det nødvendigt. Det mellem overordnet og underordnede, der kan kaldes lodret kommunikation. Der er horisontal kommunikation blandt folk på samme niveau eller rang kaldet jævnaldrende.

I store kontorer er der udarbejdet et omfattende arrangement for samtale (populært kaldet inter-com. System) ved hjælp af mekanisk udstyr. Møder, konferencer mv. Afholdes også blandt medarbejderne. Udformninger af udvalg, gruppediskussioner mv. Er også meget populære i dag.

(2) Kommunikation kan klassificeres i tre typer fra en anden vinkel:

(a) Mundtlig:

Dette er et ansigt til ansigt kommunikation mellem to eller flere personer. En person kan tale med en eller en gruppe personer. Dette er hovedsagelig til intern kommunikation ved hjælp af inter-com, enhed, diktafon osv. Langdistance oral kommunikation er mulig via telefon. At holde et interview er en eksklusiv form for mundtlig kommunikation,

(b) Skrevet:

Dette er i form af breve, rapporter, meddelelser, cirkulærer, notater osv. Dette kaldes ellers korrespondance. Det er mere almindeligt for fjern kommunikation. Skrivemaskine, duplikeringsmaskiner mv. Bruges til at forberede teksten. Den største fordel ved skriftlig kommunikation er, at samtidig optagelse kan opretholdes. Selvfølgelig kan oral kommunikation også optages via en båndoptager.

Skriftlig kommunikation kan sendes til et stort antal personer ad gangen på nøjagtig samme måde ved hjælp af duplikeringsmaskiner eller trykkeri. Korrespondance er måske den vigtigste funktion af et kontor. Sekretæren skal være ekspert i dette arbejde.

c) Gestural:

Dette er en kommunikationsmetode gennem signaler og tegn, vinkler af hænder, patting på bagsiden osv. Det gøres inden for en meget tæt kugle og i de fleste tilfælde er det af uformel karakter. Det er med rette sagt at øjne kan sige mere end hvad ord kan gøre. Gestural kommunikation eller brug af 'sprog i kroppen' er international, da der ikke er nogen sprogbarriere.

Kommunikation kan også være visuel ved hjælp af fotografier, billeder osv. Og også ved signalering f.eks. En summer, et rødt lys osv.

Ekstern kommunikation er hovedsagelig skrevet og delvis mundtlig, mens intern kommunikation er stort set mundtlig, delvist skrevet og ofte gestural.

Kontor Funktion # 2. Computing :

Oplysninger indsamlet via kommunikation og fra registreringer analyseres, sammenlignes og diskuteres, og på samme tid beregnes der ved hjælp af tilgængelige data og statistikker til at træffe beslutninger. Beslutninger efterfølges af handlinger.

Betegnelsen beregning betyder beregning. Faktisk er det noget mere end blot beregning. I moderne store kontorer anvendes computermaskiner. En sådan maskine er en elektronisk enhed til databehandling, som hjælper beslutningsprocessen.

I små bekymringer beregnes arbejdet med mentalarbejde. Højrangerede og højtstående embedsmænd sidder på kontoret for at gøre sådan beslutningstagning. De store beslutninger træffes af folket på øverste niveau, ligesom direktørerne i et selskab. Sekretæren hjælper ofte de øverste niveauer i beslutningsprocessen.

Statistiske diagrammer og diagrammer er udarbejdet til formålet. Undersøgelser udføres for yderligere information og udarbejdes derpå. Oplysninger om erfaringer fra andre i samme linje kan være meget nyttige.

Kontor Funktion # 3. Optagelse :

Tilsyneladende er dette hovedkontorets funktion. Optagelse betyder bevarelse af informationer og arrangementer af enhver art. Optagelse er en kontinuerlig proces og selv automatisk. Optagelsen begynder med kommunikation, især når kommunikationen er skrevet. Uanset hvad der modtages, og hvad der sendes, registreres.

Records holdes af forskellige beregninger og analyser i beslutningsprocessen. Afgørelser registreres også. Vigtige beslutninger tages meget ofte i form af beslutninger på møder, der optages i små bøger. En stor del af kontormedarbejdere er engageret til optagelse af arbejde.

(1) Optagelse har to aspekter:

(a) Forberedelse af optegnelser:

Records skal først udarbejdes. Der er forskellige regler for udarbejdelse af optegnelser. For eksempel skal regnskabsregnskaberne udarbejdes i henhold til bogføringssystemet med dobbelt bogføring. Der er forskellige former, der skal bruges. F.eks. Har en virksomheds Balance en særlig form som angivet i selskabslovens Schedule VI.

b) bevarelse af optegnelser

Records skal bevares. Records har flere forsyningsselskaber. De er forberedt på bevismateriale og referencer og fremtidige vejledning, og de skal derfor bevares. Arkivering er en kunst til bevarelse af optegnelser. Der er forskellige former for udstyr, som et arkivskab, til formålet.

(2) Records er af to typer:

(a) Finansielle:

Forskellige typer af bogføringsbøger gør den-finansielle post. Forskellige statistiske diagrammer er også nødvendige for formålet.

b) Ikke-finansielle:

Bogstaver, rapporter, møder osv., Lav ikke-finansielle poster. Begge typer poster er lige så vigtige for en organisation. Nogle registre skal cirkuleres. For eksempel skal bestyrelsens beretning (ikke-finansiel rekord) og resultatopgørelse og balancen (regnskab) rekvireres blandt medlemmerne af et selskab. Sekretæren har et afgørende ansvar for at overvåge og kontrollere forberedelsen og bevarelsen af ​​optegnelser.

Office Funktion # 4. Space Managing:

Nogle er af den opfattelse, at korrekt udnyttelse af kontorets rum eller bolig er en anden funktion af kontoret. Rummet er knappe og dyre, og det er derfor nødvendigt at maksimalt udnytte det uden at samle. Alt afhænger af det videnskabelige layout, så maksimal arbejdsstrøm sikres.

For hver type kontorfunktion er specialiserede personer nødvendige, og derfor skal rekrutteringen af ​​personalet udføres meget omhyggeligt. Der kan gives særskilt træning til formålet. Sekretæren skal have praktisk viden om hver type funktion ellers kan han ikke styre personalet.