Kontorfyldning: Betydning og klassificering

Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydningen af arkivering 2. Klassificering af arkivering.

Betydningen af arkivering:

Filing er en enhed til at arrangere og bevare optegnelserne. Det har derfor to forskellige aspekter - arrangement og bevarelse. Alle typer af papirer, dokumenter, planer mv skal bevares, så enhver fremtidig papir eller dokument kan findes som reference. Arrangementer af arkiver skal udføres effektivt, således at ethvert papir eller dokument hurtigt kan placeres.

Derfor kan papirer og dokumenter ikke tilføjes i filerne tilfældigt. Papirer og dokumenter skal klassificeres og grupperes, og en særskilt fil er øremærket for hver sådan gruppe. Dette kaldes klassificering af filer. En anden fil åbnes for uklassificerede papirer.

Klassificering af arkivering:

En klassifikation skal have grundlag. Det mest almindelige grundlag for klassificering af papirer og dokumenter er finansperioden. Konti skal udarbejdes for hver regnskabsperiode, som er en kalender eller et andet regnskabsår (fx april til marts).

Til dette formål skal papirer og dokumenter vedrørende det pågældende år grupperes. Men dette er en midlertidig gruppering, fordi en organisation behandles som en drift, og den har kontinuitet i eksistensen fra fortiden til fremtiden. Et andet fælles grundlag for klassificering er kronologi. Alle papirer og dokumenter er arrangeret efter datoer.

Andre former for klassificering er som følger:

(1) Emneforhold:

Dette er det mest almindelige og enkle grundlag for klassificering. Der åbnes en særskilt fil for hvert emne, der enten tilhører kapital eller indtægter eller lov mv. Gruppe af varer. For eksempel Land og bygninger, Maskiner, Kapital, Salg, Køb, Leje, Løn, Skat, Produktdesign, Form Design, etc.

Fordele:

(a) Dette er et simpelt grundlag,

(b) Filerne kan håndteres let,

(d) Filer kan åbnes på et hvilket som helst antal emner.

Ulemper:

(a) det har mindre fleksibilitet

(b) Det hjælper ikke - at fastslå forholdene med de enkelte parter,

(2) Geografisk eller territorial:

Når en organisation har aktiviteter på forskellige områder, har filialer i forskellige områder eller har samtaler med fester på forskellige steder, bliver en sådan klassificering nødvendig. Efter at papirerne er klassificeret områdevis, kan der foretages en yderligere kategorisering på baggrund af emner.

Fordele:

(a) Dette er uundværligt for en stor organisation, der har udbredte aktiviteter,

(b) Henvisning er let, når området er kendt.

Ulemper:

(a) Der er enhver mulighed for fejlfinding, medmindre der er god viden om geografi,

(b) Klassificering er mere kompliceret.

(3) Party-Wise:

En række enkeltpersoner eller parter er generelt berørt af alle slags emner. Der kan være undtagelser. For eksempel, hvis der kun er ét lejet kontor og ingen grene, er der kun en udlejer, der modtager husleje.

På den anden side kan der være et stort antal parter, der beskæftiger sig med salg eller køb. Meget ofte bogstaver udveksles og andre meddelelser laves, regninger kan gå til og komme fra sådanne parter. Så et stort antal papirer akkumuleres for hver part, og der er behov for at åbne en separat fil i hans navn. Sådanne partisikre filer klassificeres efter navnene på følgende forskellige måder:

(a) Alfabetisk:

Navne er arrangeret alfabetisk på grundlag af fornavnet eller efternavnet. Arrangementet er lavet på ordbogsmetode, der tager hensyn til hvert efterfølgende alfabet. For eksempel-Aa, Aab, Aac ............., Ab, Aba, Abb, Abe ... .. og så videre. Hver sådan fil er givet et tal og tilsvarende udarbejdes et indeks.

b) Numerisk:

Navne kan have dobbeltarbejde, og så er der risiko for forvirring. Derfor omdannes navne til nogle tal. Der er forskellige teknikker til at omdanne et navn til tal. Hvert alfabet vil have et bestemt nummer i henhold til et diagram. Et emne kan også omdannes til et tal.

Generelt bruges tre cifre til bekvemmelighed og tilpasningsevne til kortstansning. For eksempel Salg = 001, Køb = 002, Lej = 003. Yderligere elasticitet kan tilsættes ved at reservere en gruppe af tal til et bestemt emne.

For eksempel Salg = 001 til 010, 001 for alle kunder med navne der starter med A til C, 002 for D til F, og så videre. I biblioteker finder vi, at hvert fag har sit eget universelt accepterede nummer, som 330, 331 osv., Der anvendes til bøger om handel. Enhver bog relateret til handel vil have et nummer, der begynder med 330 eller 331.

Nummeret kan være af et stort antal cifre, som kan opdeles i dele, og hver del har en betydning, der angiver område, emne, partiets navn osv. Et meget godt eksempel findes i forbruget. Nummer tildelt af Calcutta Electric Supply Corporation Ltd til sine forbrugere eller Calcutta Corporation til ejerne af huse mv.

PIN-kode bruges af postafdelingen er et ideelt eksempel. Hvert PIN-kode nummer er selvforklarende. For eksempel betyder 700 026: 7 for Eastern Zone, 0 for West Bengal, 0 for Calcutta og 026 for Kalighat Post Office. Tre cifre er tilbage til Post Office Zonal-nummer for at tilføje elasticitet.

Fordele:

(a) Arkivering bliver mere præcis. Der er ingen forvirring for identiske navne,

(b) Nummeret kan bruges som referencenummer for den pågældende fil,

(d) Nummeret er en kode, som er selvforklarende,

(e) Forberedelse af indeks er nemmere og især til krydshenvisning.

Ulemper:

(a) Det er en kompliceret metode og ikke let forståelig af alle,

(b) Papir tilhørende Diverse fil kan ikke arrangeres,

c) Der kan være fejl i skriftlige tal, der forårsager forvirring,

(d) Klar reference til forklaring af koden er nødvendig.

(c) Alfabetisk-Numerisk:

Et kombineret alfabetisk-numerisk system kan følges for nemhed og yderligere elasticitet. For eksempel kan det første alfabet med navnet på emnet eller navn eller efternavn på en fest eller navnet på et område tages for let forståelse.

Således kan en Poddar nummereres som P336. Hvis der er to Poddars, bliver deres navne nummereret efter prioritet som-P336.1 og P336.2 eller P336 / 1 og P336 / 2.

Lad os tage et udtømmende eksempel for at forklare den fulde anvendelse af alfabetisk-numerisk metode til klassificering af fil og deraf følgende nummerering af den fil, der skal bruges som referencenummer. Antag, at Sri Poddar er en kunde til hvem det tredje brev er skrevet i dag i 1987, og han tilhører Delhi-området for salg, der håndteres af en officer ved navn N. Ghosh.

Forhandlingsfilen for bekendtgørelsen har et nummer 001 og yderligere klassificeret i 001 til 010 (se ovenfor). Poddar falder i 009 gruppe. Filerne er klassificeret områdevis, og filialen til Delhi er tilføjet med alfabetet D eller D001.

Filnummeret til Sri Poddar er D009 / P336. Det tredje brev skrevet til ham i 1987 underskrevet af Sri N. Ghose vil bære det selvforklarende nummer som D009 / P336-3 / 87 / NG. Dette er det referencenummer, der skal anbringes på brevet skrevet til Sri Poddar.

Alfabetisk-numerisk type klassificering har de samme fordele og ulemper som dem i den numeriske klassifikation. Men det er mere selvforklarende og samtidig lidt mere kompliceret. Permanent indkomstskat Filnumre af vurderinger er fastsat ved en sådan metode.

Faktorer for valg af klassificering:

Der er forskellige faktorer, der skal overvejes, før du vælger en bestemt type klassificering.

De er:

(a) Organisationens størrelse og antallet af filer. Hvis nummeret er stort, vælges den numeriske type.

(b) Personalet, der skal håndtere filerne. Medmindre personalet ikke er veluddannet, foretrækkes de enkle typer klassificering.

(c) Det er dyrere at opretholde numerisk klassificerede filer som korrekt udstyr, og kortindeksering vil være påkrævet. Organisationen skal kunne have råd til det.

Master fil:

I nogle store organisationer opretholdes en masterfil, hvor en kopi af hvert papir eller dokument relateret til en afdeling bevares som en omfattende rekord og for den samlede kontrol. En hovedfil kan opretholdes på hovedkontoret for alle filialer.