Håndtering af indgående eller indgående mail i et kontor

Denne artikel beskriver de øverste syv trin, der er nødvendige for håndtering af indgående eller indgående mail i et kontor. Fremgangsmåden er: 1. Modtagelse og åbning af posten 2. Gennemgang af indholdet 3. Dato-stempling 4. Optagelse 5. Sortering 6. Distribuering 7. Holde sporet.

Trin # 1. Modtagelse og åbning af posten:

I et lille kontor modtages og åbnes posten af sekretæren eller kontorchefen direkte.

Mail kan modtages på en af følgende måder:

(a) Post sendt af postmanden direkte fra posthuset med jævne mellemrum af tid

(b) Post, der indsamles direkte fra kontoret fra postkontoret en eller to gange om dagen i en postkasse eller løs, når en postboks opretholdes på posthuset

(d) Mail modtaget via 'kurér' system.

E-mailen åbnes som regel med hånden, men en brevåbnemaskine kan bruges, når antallet af modtagne breve er meget stort. Maskinen skærer hver konvolut meget fint ved sin kant uden at beskadige noget vedlagt materiale. En maskine kan åbne et par hundrede bogstaver om et minut, hvis det er elektrisk betjent. Bogstaverne mærket "fortrolige" eller "personlige" åbnes ikke og sendes direkte til de respektive adressater.

Eventuelt modtaget telegram skal straks sendes til den pågældende afdeling eller person. Efter åbning af en konvolut skal det ses, at alt indhold er taget ud. Nogle gange bevares konvolutten og fastgøres med indholdet som et bevis på dato og sted for udstationering som angivet af postforseglingen.

Trin # 2. Gennemgang af indhold:

Indholdet af konvolutterne skal undersøges eller verificeres til følgende formål:

(a) For at finde ud af, hvilken afdeling brevet skal sendes

(b) For at kontrollere, om de vedhæftede angivelser i et brev virkelig eksisterer eller svarer til beskrivelsen. Kapslerne kan omfatte checks, udkast mv. Kontrolmedarbejderen skal ved bekræftelse oplyse kvitteringen på det pågældende brev og straks sende checken eller udkast til kontanteafdelingen for nødvendige handlinger.

Nogle gange modtages et stort antal checks, udkast og postordre via post. I så fald foretrækkes det, at poståbnekontoret udarbejder en liste over alle sådanne kvitteringer, udsender en total og sender derefter listen efter at have underskrevet den til kasseren. Dette gøres som en beskyttelse mod tyveri og for kasserens sikkerhed. Denne liste kan også verificeres med bankens indbetalingssedler.

Trin # 3. Dato-stempling:

På hver post modtaget er der fastlagt et gummistempel, som indeholder følgende:

(a) Et serienummer for den modtagne vare,

(b) Dato for modtagelse,

c) tidspunktet for modtagelsen,

(d) Postens åbnings start.

Stemplet kan udføres ved at bruge 'Dating', 'Numbering' og 'Time-Recording' maskiner. Sådanne maskiner har apparater til automatisk ændring af figurer med hvert slag. Nogle kontorer gør datostemplet mere udførligt med bestemmelser om yderligere indlæg som datoen for afsendelse af bekræftelse eller svar, datoen for indgivelse mv.

Eller et særskilt gummistempel kan bruges til dette formål, som skal bruges af den pågældende afdeling.

En separat behandling er påkrævet for 'sammensatte bogstaver':

Et sammensat bogstav er det, der påvirker mere end en afdeling eller individuel og skal sendes til hver af afdelingen eller den enkelte. En anden slags gummistempel vil blive brugt med rum til navngivning af afdelinger eller enkeltpersoner, hvorigennem brevet skal passere successivt, og det skal initialiseres af den respektive person.

Endelig sendes brevet til arkivering. Eller kopier udarbejdes (helst Xerox-kopier) og distribueres til allierede afdelinger.

I nogle kontorer sendes hver enkelt indadgående mail til sekretæren for sin gennemgang og initialisering.

Trin # 4. Optagelse:

I nogle kontorer opretholdes et register kaldet Inwards Mail Register eller Letters Received Book, hvor oplysningerne om alle artikler modtaget via mail er registreret. Dette har stor værdi som beviskilde, når der opstår tvivl eller tvivl med hensyn til nogle indkommende artikler.

Det er en tidskrævende og dyr affære, og nogle af kontorerne underholder det ikke. Alternativt kan et Mail Room List-system følges. En liste er udarbejdet for alle breve og andre artikler sendt til en bestemt afdeling på en dag, og listen er underskrevet af den pågældende afdelings afdeling. Sådanne lister udarbejdes efter sortering af posten.

Trin # 5. Sortering:

Efter datastämpning og optagelse skal posten sorteres ud for at sende dem til de respektive afdelinger eller enkeltpersoner. Med henblik på sortering af bakker eller kurve, der er beregnet til forskellige afdelinger, lægges der på bordet. Hvis antallet af afdelinger er stort, bruges et dukkehul (en kasse med opdelte lejligheder som et pigeonhul).

Dette er nyttigt, når der skal foretages et stort antal individuelle sortering. Sortering skal udføres meget omhyggeligt, så der ikke er nogen forkerte placering, og kabinettet må ikke gå glip af. Nogle gange er det svært at fastslå, hvilken afdeling et brev skal gå. Afdelingslederen træffer beslutningen, eller den kan sendes til sekretæren eller kontorchefen.

Trin # 6. Fordeling:

Næste trin eller operation distribuerer posten til de respektive afdelinger eller enkeltpersoner. Kontoret peons eller bærere vil gøre dette job. Posten vil blive afleveret mod initialisering af modtageren eller kontorist på registeret. En Mail Room List kan udarbejdes på dette stadium. Beskeder modtaget via telefon skal distribueres, som muligvis ikke kræver sortering.

Trin # 7. Holde sporet:

Faktisk vil proceduren for håndtering af indgående mail være komplet, når det er nødvendigt at træffe handlinger på det modtagne modtagne mail. Et brev skal besvares eller anerkendes. En ordre skal anerkendes og udføres eller afvises.

Hvis sagen ikke har betydning, er artiklen direkte arkiveret eller endda sat i papirkurven eller ødelagt. Når der er taget skridt, skal hver indvendig skriftlig meddelelse sendes til arkivering.

Et kontor skal have en bestemt rutine til håndtering af indadgående mail, og modtageren er ansvarlig for udførelsen af rutinen. Hvis noget indadgående mail forbliver uovervåget eller går tabt eller bliver vildledt, skal der træffes en seriøs handling mod den misligholdte.