God Office Management: Principper og File Management Tips

God kontorstyring afhænger af, at folk ved, hvem der er ansvarlig for hvad - det er folk, der er ansvarlige, der får ting gjort. Hvad ville der for eksempel ske, hvis indkøb for din lille virksomhed blev udført af hvem som helst? Ville du kunne finde et papirclips, når du ønskede et?

Eller udskrive en rapport, når du har brug for det? At sætte en person m op på at bestille alt udstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene kører glat. Det er det samme med (computer) systemadministration. Du skal have en person ansvarlig for sikkerheden i dit computersystem og holde øje med ting som konti, adgangskoder og software. Ellers vil kaoset sprede sig.

At holde registreringer lyder som den nemmeste del af god kontoradministration - indtil du overvejer behovet for at holde disse registre både tilgængelige og opdaterede. Når du f.eks. Får en ny kunde eller klient, tager det kun et øjeblik at komme ind i din kontaktdatabase. Så tager det kun et øjeblik eller to for at opdatere posten, efter at du har talt med ham i telefonen.

Er dit kontor et eksempel på rumstyring eller fejladministration? Når du går gennem kontoret, skal du omveje hindringer eller risikere at snuble over noget? Når du sidder ved et skrivebord, kan du faktisk arbejde komfortabelt der? Er tingene logisk indrettet, så de ting, du vil bruge mest ved skrivebordet, er tættest på hånden? Der er masser af ting, der klappes ind i kontorer i dag, fra printerstande gennem arkivskabe. For god kontorstyring skal du være sikker på, at alle ting på kontoret er arrangeret for maksimal effektivitet - og maksimal sikkerhed.

7 Principper for god kontorstyring:

Disorganisering og forvirring er irriterende, men de er også bare dårlige for erhvervslivet. Tænk på det som en formel, hvis du kan lide: kaos stigende er lig med overskuddet faldende. Hvad skal man gøre?

Control Chaos ved at anvende disse Basic Office Management principper:

1. Opret Office Management Routines og holde sig til dem:

Rutinemæssige opgaver kræver rutinemæssige procedurer, hvis du vil holde dig organiseret og holde tingene kørende. Opsæt rutiner til håndtering af papirarbejde og kontorsystemer. For eksempel skal hvert stykke papir, der kommer ind på dit kontor, håndteres en gang, handles og arkiveres - ikke tilfældigt stablet på et skrivebord.

Kontorsystemer, som f.eks. Computere, skal have både administration og tilstandsprocedurer. Når systemet kolliderer eller et computerrelateret udstyr mislykkes, skal alle på kontoret vide, hvem der skal ringe og hvad man ikke skal gøre (som f.eks. Forsøge at løse problemet selv). Disse databehandlingsartikler giver nyttige tips til alt fra arkiveringssystemer via computer backup procedurer.

2. Opsætning af klart afgrænsede ansvarsområder:

Eller udskrive en rapport, når du har brug for det? At sætte en person ansvarlig for at bestille alt udstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene i gang. Det er det samme med (computer) systemadministration. Du skal have en person ansvarlig for sikkerheden i dit computersystem og holde øje med ting som konti, adgangskoder og software. Ellers vil kaoset sprede sig.

3. Opbevar Records - og hold dine forretningsrekorder opdateret:

4. Tag en tur gennem dit kontor og få en sit :

5. Planlæg scut-arbejdet:

Desværre vil et kontor, som et køkken, ikke fungere godt uden en vis mængde scut arbejde, der gøres. Hvis du er en lille virksomhedsejer, som ikke er i stand til at tildele det, du ser som scut arbejde til en anden, tvinge dig selv til at komme til det regelmæssigt ved at planlægge tid hver uge for det. Tag for eksempel en formiddag eller eftermiddag, og brug det til at foretage de kolde opkald eller indhente regnskab (eller opdatere optegnelserne).

6. Delegat og Outsource:

I en perfekt verden ville alle kun gøre hvad han eller hun havde tid til at gøre og gjorde det godt. Da verden ikke er perfekt, gør mange mennesker i stedet ting, som de ikke har tid eller talent til at klare sig godt. Delegering og outsourcing kan ikke kun forbedre din virksomheds kontorstyring, men frigøre dig også til at fokusere på dine talenter og dermed forbedre din bundlinje. Virtuelle assistenter kan klare mange af dine kontor- eller administrative opgaver.

7. Gør forretningsplanlægning en prioritet:

Mange små virksomhedsejere bruger deres dage til at handle og reagere - og så spekulerer på, hvorfor de synes at være spinning deres hjul. Forretningsplanlægning er en vigtig komponent i god kontorsadministration og skal være en del af din regelmæssige ruteflyvning. Succesfulde virksomhedsejere spenderer tid hver uge på forretningsplanlægning, og mange bruger daglige forretningsplanlægningssessioner som et værktøj til målindstilling og vækst. Hvis du har personale, involvere dem i forretningsplanlægning, enten formelt eller uformelt.

Tips til hurtig kontorarkivering:

Som en lille virksomhedsejer skal du hurtigt og nemt kunne betjene på dit skrivebord. Selv om oprettelsen af et arkiveringssystem lyder svært, er det en forholdsvis let opgave, der kan gøres lettere ved hjælp af et par arkiveringstips og tricks.

(1) Tag et par minutter at sætte dig ned på dit primære arbejdsområde og nå ud til udstyr, forsyninger og filer. Det vil hjælpe dig med at etablere ideen stedet for arkivering af disse ting til dig personligt.

(2) Nu hvor du ved, hvor du naturligvis vil søge efter information, skal du afgøre, om et alfabetisk, numerisk eller fagfilsystem fungerer bedst for dig. Søger du efter ting efter kundens navn? Kategorien (dvs. udgifter, finansiel, marketing)? Ved referencenummer? Dette er et kritisk skridt, da det vil bestemme, hvordan du udarbejder dit arkiveringssystem. Gør dette før du køber noget for dit arkiveringssystem.

(3) Herefter bestemmer du stort set dine lagerbehov. Har du et stort antal filer, som du har adgang til dagligt? Har du kun adgang til dine filer ugentligt? Svarene bestemmer, om du har brug for en desktop filholder, et to skuffe arkivskab tæt på dit skrivebord eller et fire skuffe lateralt arkivskab over værelset. Der findes så mange muligheder i dag, at du bør vælge omhyggeligt. Tillad til vækst, når du kigger på arkivskabe - køb noget for at rumme to gange de filer, du tror, du vil have nu. Dette vil begrænse antallet af gange, du bliver nødt til at udvej og omorganisere dit arkiveringssystem.

(4) Invester i et godt mærkningssystem for klarhed og nem adgang. At kunne læse filetiketter lyder indlysende, men klarhed i mærkning vil spare dig mere arkiveringstid end du kan forestille dig. De fleste virksomheder, der laver etiketter, giver skabeloner, der integrerer med de mest populære tekstbehandlingssoftware. Du vil muligvis overveje et af de små etiketfremstillingssystemer, som nu også kan udskrive individuelle mailinglister. Varer, der udfører dobbeltarbejde, er normalt en klog investering.

(5) Nu er du klar til at købe filmapper.

Elektroniske filhåndteringstips:

Tankefiladministration var kun for papirfiler? Tænk igen. Det er lige så vigtigt at holde filerne på din computer organiseret og up-to-date. Ligesom med papirfiler er målet med edb-filadministration at sikre, at du kan finde det, du leder efter, selvom du leder efter det år efter oprettelsen.

Disse tips til filhåndtering hjælper dig med at holde dine filer tilgængelige:

1. Organiser efter filtyper:

Gør programmer lettere at finde ved at oprette en mappe kaldet Programfiler på dit drev og holde alle dine applikationer der. Eksempelvis kan den eksekverbare til Word, PowerPoint, Simply Accounting og WinZip alle befinde sig i mappen Program Files.

2. Et sted for alle:

Placer alle dokumenter i mappen Mine dokumenter og ingen andre steder. Så hvad enten det er et regneark, et brev eller en PowerPoint-præsentation, går det her. Dette gør det lettere at finde ting og køre sikkerhedskopier.

3. Opret mapper i mine dokumenter:

Dette er skufferne på din computers arkivskab, så at sige. Brug almindeligt sprog til at navngive dine mapper; du vil ikke se på denne liste over mapper i fremtiden og spekulerer på, hvad "TFK" eller hvilken anden interessant forkortelse du opfandt betyder.

4. Nestmapper i mapper:

Opret andre mapper i disse hovedmapper efter behov. En mappe, der hedder "Fakturaer", kan f.eks. Indeholde mapper kaldet "2004", "2005" og "2006". En mappe, der er opkaldt efter en klient, kan omfatte mapperne "kundedata" og "korrespondance". Målet er at have hver fil i en mappe i stedet for at have en masse af forældreløse filer opført.

5. Følg filnavngivningskonventionerne :

Brug ikke mellemrum i filnavne, hold filnavne under 27 tegn, og brug alt små bogstaver. Så en fil opkaldt til en klient skal være jackdawson snarere end Jack Dawson. Hvis du bryder nogen af disse regler, skal du være konsekvent om det.

6. Vær specifik:

Giv filer logiske, specifikke navne og medtag datoer i filnavne, hvis det er muligt. Målet ved navngivning af filer er at kunne fortælle, hvad filen handler om, uden at skulle åbne den og se.

7. Fil som du går:

Den bedste tid til at indsende et dokument er, når du først opretter det. Så brug for at bruge dialogboksen "Gem som" for at indsende dit dokument såvel som navnet på det og placere det på det rigtige sted i første omgang.

8. Bestil dine filer til din bekvemmelighed:

Hvis der er mapper eller filer, som du bruger meget, skal du tvinge dem til toppen af fillisten ved at omdøbe dem med en eller en AA i begyndelsen af filnavnet.

9. Ryd dine filer regelmæssigt:

Nogle gange er det gammelt som i eksemplet på mappen "Fakturaer" ovenfor. Hvis det ikke er tilfældet, skal du holde dine mapper ryddet ved at rydde de gamle filer ud. Slet IKKE forretningsrelaterede filer, medmindre du er helt sikker på, at du aldrig behøver filen igen. I stedet skal du i din hovedsamling af mapper i Mine dokumenter oprette en mappe med navnet "Old" eller "Inactive" og flytte gamle filer til det, når du kommer på tværs af dem.

10. Sikkerhedskopier dine filer regelmæssigt:

Uanset om du kopierer dine filer til et andet drev eller på tape, er det vigtigt at oprette og følge en regelmæssig sikkerhedskopi.