10 Stort pligt af en formand på et møde

Denne artikel sætter lys på de ti hovedopgaver af en formand i et møde. Pligten er: 1. Mødet er i orden 2. I henhold til regler 3. Dagsorden følger efter 4. Inden for mødet 5. Diskussion om kun forslag 6. Vedligeholdelse af orden 7. Mulighed for at tale 8. Præcis stemme 9 . Minutter holdes 10. Andre pligter.

Pligt # 1. Mødet er i orden:

Først og fremmest skal formanden se, at mødet selv er i orden, og for det skal følgende punkter tages i betragtning:

a) at der er blevet sendt en behørig meddelelse til alle de personer, der har ret til at modtage en meddelelse

(b) At kun de personer, der har ret til at være til stede på mødet (herunder eventuelle inviterede).

d) at medlemmernes quorum er til stede

(e) Hvis der er mangel på beslutningsdygtighed i begyndelsen, og quorummet ikke er til stede inden for en halv time, skal formanden sørge for, at mødet udsættes.

Pligt # 2. Ifølge reglerne:

Det er formandenens pligt at se, at sagen overholdes strengt i henhold til reglerne.

Pligt nr. 3. Dagsorden følger:

Formanden skal se, at forretningen på et møde foregår i den rækkefølge, der er anført på dagsordenen. Han kan ændre ordren med samtykke fra mødet. Når han finder ud af, at nogle vigtige ting er placeret i bunden af dagsordenen, der kræver diskussion om dagen og i nærvær af det største antal deltagere, men der er gået meget tid med at optage nogle få ting øverst, ændrer han bestille.

Pligt nr. 4. Inden for mødet:

Det er hans pligt at se, at deltagerne ikke rejser diskussioner eller forslag om ændringer eller på anden måde i et spørgsmål, der ikke er omfattet af mødet.

Pligt nr. 5. Diskussion om kun forslag:

Desuden skal formanden også se, at deltagerne ikke diskuterer noget, for hvilket der ikke er noget bestemt forslag til huset.

Pligt # 6. Vedligeholdelse af orden:

En stor pligt for formanden er at se, at den perfekte orden og ro hersker på mødet). Medmindre der er perfekt ordre, kan mødet ikke gennemføres smidigt og rettidigt. Deltagerne kan forårsage uorden ved at gøre ugunstige bemærkninger på hinanden ved personlige drøftelser, mens diskussionen foregår, ved at overtræde formandenes ordrer eller afgørelser, ved at overtræde mødereglerne osv. Formanden har beføjelser (se nedenfor) at tage skridt til at opretholde orden, disciplin og decorum på mødet.

Pligt # 7. Mulighed for at tale:

Formanden skal se, at hver deltager får rimelig mulighed for at tale. Generelt tillader han ikke et individ at tale mere end én gang om samme emne, medmindre han er tvunget til at forklare noget, hvad han allerede har sagt. Formanden skal se, at personer, der tilhører minoritetsgruppen, hvis nogen, og uanset hvilket lille antal de måtte have, får mulighed for at afgive deres synspunkter.

Pligt nr. 8. Præcis stemmeafstemning:

En anden vigtig pligt for formanden er at se, at huset er korrekt konstateret. Det betyder, at afstemningen gennemføres perfekt, og resultaterne erklæres i overensstemmelse hermed. Hvis en særlig beslutning er nødvendig, skal han se, at stemmeforskellen er korrekt. Han skal bede sekretæren om at arrangere afstemning, når det kræves. Ved tælleafgivelse tager formanden hjælp fra sekretæren samt de "fortællere", som han har udpeget.

Skyld # 9. Protokollen er holdt:

Det er formandens pligt at bekræfte protokollen ved at sætte sin underskrift, udarbejdet af sekretæren efter mødet er overstået. På samme måde skal formanden se, at sekretæren træffer de nødvendige noter på et møde, så der kan udarbejdes protokoller efterfølgende. Formanden selv afgiver noter på den detaljerede dagsorden for formålet.

Pligt nr. 10. Andre pligter:

Formanden har nogle andre formelle opgaver.

For eksempel:

(a) Hvis han vælges som formand, er han forpligtet til at flygte, når den faste formand kommer.

b) Han skal ikke være partisk i hans opførsel og udøve sin afstemning, hvis den er meget selektivt.

(d) Han skal se, at mødet er afsluttet på kortest mulig tid.

e) Han skal overholde deltagerens anmodninger om udsættelse af mødet.

(f) Han skal give tilfredsstillende svar på de spørgsmål, som medlemmerne har fremsat på hans tale, hvis nogen.

(g) Han skal udøve sine beføjelser med rimelighed.

Manglende overholdelse af pligter:

Hvis en formand ikke overholder sine opgaver, kan deltagerne som helhed eller delvist udstede et udfald som protestmærke. Dette findes ofte i en forsamling eller i Parlamentet. Hvis han er en midlertidig formand, valgt på mødet, kan han blive fjernet af deltagerne.