Top 9 funktioner i et kontrolsystem

Hvert kontrolsystem har visse væsentlige træk:

Nogle af dem diskuteres som følger:

1. Skal være let forståelig:

Kontrollerne skal være sådan, at de let forstås af ledere og såvel som af underordnede. Hvis lederne ikke er klare over kontrollerne, bliver de ikke udnyttet effektivt. På den anden side skal underordnede vide, hvilken type kontrol de vil blive udsat for. Det er ikke kun de øverste ledere, der skal forstå kontrollen, men juniorchefer forventes at udøve kontrol, fordi de direkte kommer i kontakt med arbejderne.

Lederen kan udtænke bestemte matematiske formler af statistiske diagrammer for at finde ud af afvigelser i præstationen. Disse komplicerede enheder kan muligvis ikke efterfølges af junior managers korrekt. Hvis kontrollen er vanskelig, vil junior chefer udvikle deres egne kontroller, og disse kan måske ikke være de samme som ønsket af øverste ledelse. Så det første krav til et godt kontrolsystem er dets let forståelighed.

2. Reflektere organisatoriske behov:

Kontrolværktøjerne skal være sådanne, som er egnede til organisatoriske behov. Der er en række kontrol teknikker som budgetter. Statistiske diagrammer. PERT, CPM osv., Men disse må ikke bruges i alle typer virksomheder. Den bedste kontrol er det, der anvendes korrekt i en organisation og er i stand til at give resultater. Så kontrollerne skal afspejle organisatoriske behov.

3. Rapporter afvigelser hurtigt:

Kontrollen skal være sådan, at afvigelser i præstationer rapporteres hurtigt. En leder kan ikke styre forbi, men afvigelser bestemmes kun, når de faktiske tal rapporteres til ham. Indsatsen skal være at fastlægge afvigelser så tidligt som muligt ellers vil de korrigerende foranstaltninger blive forsinket.

Dette kan kun lade sig gøre, når lederen ikke venter på rapportering af faktiske resultater for at finde ud af niveauet af ydeevne. Behovet er først at vide, om præstationen er tilfredsstillende eller ej. Hvis det ikke er op til mærket, er der brug for øjeblikkelige skridt for at undgå yderligere tab. Enhederne, der bruger elektroniske databehandlingsenheder, er forholdsvis bedre placeret i udøvelse af styresystemer, fordi dataene rapporteres hurtigt eller næsten umiddelbart. Hurtig rapportering er afgørende for et godt kontrolsystem.

4. Skal være passende og tilstrækkelig:

Kontrol skal være sådan, som skal hjælpe virksomheden med at nå sine mål. Kontrolerne vil være forskellige for forskellige afdelinger og sektioner. Kontrolerne for marketingafdelingen vil være forskellige fra dem, der anvendes af fremstillingsafdelingen. Selv på forskellige ledelsesniveauer vil kontrollerne variere. Den administrerende direktør vil have forskellige kontroller for at vurdere deres underordnes arbejde. De kontroller, der anvendes af store virksomheder, vil være mere udførlige end de små bekymringer.

Kontrolerne skal være sådanne, der i tilstrækkelig grad afspejler virksomhedens aktiviteter. Der er mange kontrol teknikker som standard timer, standard omkostninger, budgetter, økonomiske forhold. Det er ledelsens pligt at vælge de teknikker, der er passende for hans forretning. Kun disse teknikker bør anvendes, som passende kan anvendes i virksomheden.

5. Forward Looking:

Kontroller skal se fremad. Dette koncept er sådan, at resultaterne går forud for udøvelsen af ​​kontrol. Der kan ikke gøres noget ved, hvad der allerede er sket. Lederen skal forsøge at tage korrigerende handlinger tidligst. Kontrolsystemet skal hjælpe med planlægningsprocessen. De data, der er nødvendige for planerne, skal leveres af kontrolsystemet.

6. Skal være fleksibel:

Et godt kontrolsystem skal kunne ændre sig med fremtidens behov. Fremtiden er altid usikker, og der kan ikke siges med sikkerhed. De kontroller, der er udtænkt til nutiden, er måske ikke tilstrækkelige i fremtiden. Stivheden i kontrollerne vil ødelægge systemet. Hvis udgifterne til salgsafdelingen er fastgjort med et bestemt salgstal i tankerne, og efterhånden som salget er fordoblet, skal de budgetterede udgifter øges.

På samme måde, hvis udgifterne til salgsafdelingen ikke øges i løbet af stivhed, så arbejder den negativt. Fleksibiliteten i kontrollerne vil hjælpe med at foretage ændringer, når en situation kræver det. Der bør være en indbygget fleksibilitet i styresystemet.

7. Økonomisk:

Kontrolelementerne er afgørende for enhver type virksomhed uanset størrelsen. På trods af behovet for kontrol, kan omkostningsfaktoren ikke overses. Udgifterne til kontrol skal svare til den nytte, der hidrører fra dem. En lille bekymring har ikke råd til at have dyre kontrol teknikker, mens en stor virksomhed kan være i stand til at bruge mere på dem.

Kontrollerne skal være økonomiske, ellers kan de ikke bruges. Det økonomiske karakter af et kontrolsystem vil blive vurderet ud fra dets relative bidrag til virksomheden. Hvis fordelene afledt eller de negative konsekvenser undgås i mangel af kontrol er mere end de afholdte udgifter, så vil de være økonomiske.

8. Skal rapportere afvigelser hurtigt:

Et kontrolsystem skal være sådan, at afvigelser skal rapporteres tidligst. Afvigelserne kan kun kendes, når den faktiske ydeevne er rapporteret. Lederen kan ikke styre fortiden, men skal forsøge at forbedre arbejdet i fremtiden. Dette kan kun ske, når afvigelser indberettes tidligst.

Regnskabsafdelingen opretholder faktiske optegnelser, og det kan tage tid at rapportere afvigelserne. Lederen skal ikke vente på de nøjagtige data, han kan handle på grundlag af omtrentlige tal, hvis der er mulighed for afvigelser. Der vil ikke være brug for sen rapportering af afvigelser. Kontrolsystemet bør være så udtænkt, at afvigelser i præstation rapporteres hurtigt.

9. Motiverende:

Betjeningen skal motivere både controlleren og den kontrollerede. Kontrolen skal anvendes i positiv forstand. De bør ikke tages som en enhed for at give straffe til ansatte. De bør hellere hjælpe med at forbedre deres præstationer. Da præstationen regelmæssigt overvåges, vil medarbejderne føle sig motiverede for at øge deres præstationer.