Top 8 trin involveret i indkøbscyklus af materialer

Denne artikel sætter lys på de øverste otte trin involveret i indkøbscyklus af materialer.

Trin # 1. Modtagelse og analyse af indkøbsrekvisition:

Indkøbsrekvisitioner starter med den afdeling eller person, som vil være den ultimative bruger. I planlægningsmiljøets materielle krav frigiver planlæggeren en planlagt ordre, der giver indkøbsafdelingen tilladelse til at fortsætte og behandle en købsordre.

Købsrekvisitionen indeholder i det mindste følgende oplysninger:

en. Oprinders identitet, underskrevet godkendelse og konto til hvilken pris er tildelt.

b. Materialespecifikation.

c. Mængde og måleenhed.

d. Påkrævet leveringsdato og sted.

e. Eventuelle andre supplerende oplysninger kræves.

Trin # 2. Valg af leverandører:

Identifikation og udvælgelse af leverandører er vigtige ansvarsområder for indkøbsafdelingen. For rutinemessige genstande eller dem, der ikke er købt tidligere, opbevares en liste over godkendte leverandører. Hvis varen ikke er købt før eller der ikke er nogen acceptabel leverandør på filen, skal der søges.

Hvis ordren er af ringe værdi eller for standardartikler, kan en leverandør sandsynligvis findes i et katalog, handelsbog eller mappe.

Trin # 3. Anmodning om citater:

For større varer er det normalt ønskeligt at udstede en anmodning om tilbud. Dette er en skriftlig forespørgsel, der sendes til mange leverandører for at sikre, at konkurrencedygtige og pålidelige citater modtages. Det er ikke en salgsordre. Når leverandørerne har gennemført tilbudene og returneret det til køberen, analyseres tilbudene for pris, overholdelse af specifikationer, salgsbetingelser, leverings- og betalingsbetingelser.

For varer, hvor specifikationerne kan skrives præcist, er valget sandsynligvis lavet på pris, levering og salgsbetingelser. For varer, hvor specifikationer ikke kan skrives korrekt, vil de anførte varer variere. Tilbudene skal vurderes for tekniske faktorer og pris. Normalt er både udstedelses- og indkøbsafdelingerne involveret i beslutningen.

Trin # 4. Bestemmelse af den rigtige pris:

Dette er indkøbsafdelingens ansvar og er tæt knyttet til udvælgelsen af ​​leverandører. Indkøbsafdelingen er også ansvarlig for prisforhandlinger og vil forsøge at opnå den bedste pris fra leverandøren.

Trin # 5. Udstedelse af en indkøbsordre:

En købsordre er et lovligt tilbud om at købe. Når den er accepteret af leverandøren, bliver den juridisk kontrakt for levering af varerne i henhold til de vilkår, der er angivet i købsaftalen. Indkøbsordren udarbejdes fra købsrekvisitionen eller noteringerne og fra enhver anden supplerende information, der er nødvendig.

En kopi sendes til leverandøren; kopier beholdes ved køb og sendes også til andre afdelinger såsom regnskab, oprindelsesafdeling og modtagelse.

Trin # 6. Opfølgning og levering:

Leverandøren er ansvarlig for levering af de bestilte varer til tiden. Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at sikre, at leverandører leverer til tiden. Hvis der er tvivl om, at leveringsdatoer kan opfyldes, skal indkøb finde ud af problemet i tide og tage afhjælpende foranstaltninger.

Dette kan indebære hurtigere transport, alternative forsyningskilder, samarbejde med leverandøren for at løse sine problemer eller omlægge produktionen.

Indkøbsafdelingen er også ansvarlig for at arbejde med leverandøren om eventuelle ændringer i leveringsbehov. Efterspørgslen efter varer ændres med tiden, og det kan være nødvendigt at fremskynde visse varer eller skubbe tilbage på nogle andre. Køberen skal holde leverandøren informeret om de sande krav, så leverandøren kan levere det ønskede og hvornår.

Trin # 7. Modtagelse og accept af varer:

Når varerne er modtaget, inspicerer modtagelsesafdelingen varerne for at sikre, at de korrekte er blevet sendt, er i den rigtige mængde og konnossementet fra transportøren. Modtagelsesafdelingen accepterer derefter varerne og skriver en modtagelsesrapport, der noterer nogen afvigelse. Hvis der kræves yderligere inspektion, f.eks. Ved kvalitetskontrol, sendes varerne til kvalitetskontrol eller holdes der til inspektion.

Hvis varerne er beskadiget, vil den modtagende afdeling rådgive indkøbsafdelingen og holde varerne til yderligere handling. Forudsat at varerne er i orden og ikke kræver yderligere inspektion, vil de blive sendt til oprindelsesafdelingen eller til lagerbeholdningen.

En kopi af modtagelsesrapporten sendes derefter til indkøbsafdelingen, der noterer nogen afvigelse eller afvigelse fra købsordren. Hvis ordren anses for fuldstændig i alle henseender, lukker modtagelsesafdelingen sin kopi af indkøbsordren og rådgiver indkøbsafdelingen i overensstemmelse hermed.

Hvis det ikke er tilfældet, afholdes indkøbsordren åben i afventning af afslutningen. Hvis varerne også er blevet inspiceret af kvalitetsstyringsafdelingen, vil de også rådgive indkøbsafdelingen om varen er blevet accepteret eller ej.

8. Godkendelse af leverandørens faktura til betaling:

Når leverandørens faktura er modtaget, er der tre stykker information, der skal være i overensstemmelse med købsordren, modtagelsesrapporten og fakturaen. Varerne og mængderne skal være ens for alle; Priserne og udvidelserne til priserne skal være de samme på indkøbsordren og fakturaen.

Alle rabatter og vilkår for den oprindelige købsordre skal kontrolleres mod fakturaen. Det er jobbet hos indkøbsafdelingen at kontrollere disse og for at løse enhver forskel. Når godkendelsen er sendt, sendes fakturaen til betalingskonto.