Top 7 Procedurer for indkøbsmaterialer

Følgende indkøbsprocedure følges generelt:

1. Bestemmelse af købsbudget:

Indkøbschef forbereder et købsbudget for det kommende regnskabsår. Købsbudget er udarbejdet ved hjælp af produktionsplanlægningsafdelingen. Den indeholder detaljerede oplysninger om mængde, der skal købes, materialernes kvalitet, købstid og indkøbskilder. En oversigt over materialer og komponenter, der er nødvendige for forskellige job, kendt som materiale, er også foreskrevet for at udarbejde detaljer om købsbudget. En materialeliste er også nyttig ved udøvelse af kontrol over brugen af ​​materialer.

2. Kvittering for indkøbsrekvisition:

Køberen indleder kun handlinger for køb af materialer, når han modtager en anmodning om det samme. Opbevaringschefen og afdelingschefne sender rekvisitionsskilt til indkøbsafdeling med oplysninger om materialer, der kræves af deres afdelinger mv. En købsrekvisition er en formular, der anvendes som en formel anmodning til indkøbsafdelingen om køb af materialer.

Denne formular er udarbejdet af butikskonsulenten for almindelig lagermateriale og af institutlederen for specifikke materialer, der ikke er oplagret som faste genstande. Forhandleren ved, hvornår en handling eller friske indkøb skal påbegyndes. Han vil sende rekvisitionen, når materialer når rækkefølgeniveau igen. Han beholder en kopi af rekvisitionen med ham til fremtidig reference. Det er på grundlag af indkøbsrekvisitionen at ordrer er placeret for materialer.

3. Bestemmelse af forsyningskilder:

Indkøbschef forbliver i kontakt med forskellige leverandører af materialer. Tilbudene er inviteret til køb af specifikke varer. Efter modtagelse af citater foretages der en sammenlignende undersøgelse af de tilbudte vilkår. De faktorer, der skal overvejes, omfatter pris, mængde, kvalitet, leveringstid, betalingsbetingelser, handelsrabat og leverandørernes omdømme. Efter at have set på forskellige faktorer tages der en endelig beslutning om leverandøren af ​​varer.

4. Placering af bestilling:

Efter at have valgt en leverandør, sendes en formel købsordre til levering af varer. En købsordre sendes på en trykt form og er behørigt autoriseret af købschefen. Denne ordre skal indeholde detaljer om mængde, kvalitet, pris, leveringsform, betalingsbetingelser mv. Købsordren tillader sælgeren at afsende varer angivet i den. Det etablerer en kontraktlig relation mellem køber og sælger.

5. Opfølgning af købsordre:

En købsordre har normalt en dato, hvor varerne skal leveres. Det er i organisationens interesse, at varerne modtages i tide for at holde uafbrudt materialeflow. Leverandørerne kan blive mindet om datoen for levering af varer. En opfølgning af købsordren er nødvendig for at modtage bestande i tide.

6. Kvittering og inspektion af materialer:

I store henseender er opgaven med at modtage materialer tildelt indkøbsafdelingen, mens det i små bekymringer udføres af værkstedet. Efter udpakning af varer sammenlignes deres mængde med det, der gives i leveringsudfordringer. Eventuelle uoverensstemmelser i emner rapporteres til indkøbsafdelingen. Specifikationerne og kvaliteten af ​​varer kontrolleres også på dette stadium.

7. Kontrol af fakturaer:

Endelig kontrollerer indkøbsafdelingen de fakturaer, som leverandøren har leveret, med dennes egne registreringer. Mængden, kvaliteten, prisen, vilkårene osv. Sammenlignes med dem, der er angivet i indkøbsordren. Efter fuld kontrol kontrolleres fakturaerne til kontiafdelingen til betaling.