Systemer: Definition, Arbejde og Kontrol

Læs denne artikel for at lære om definitionen, arbejdet og kontrollen af ​​systemer i den offentlige administration.

Definition og karakter af systemer:

Almond og Powell definerer systemet på følgende måde; Et system indebærer indbyrdes afhængighed af dele og grænser af en eller anden art mellem det og dets omgivelser. Ifølge Henry bygger systemmodellen på begreber informationsteori (især feedback, input og output) og opfattes som en væsentlig cyklisk proces. Politikken er opstået, implementeret, justeret, genimplementeret og justeret og uendelig.

Almond og Powell har desuden observeret: Når en variabel i et system ændrer sig i størrelse eller i kvalitet, ændres de andre til stammer og omdannes, systemet ændres i ydelsesmønstre. Det er nu åbenlyst fra denne ide om system, at alle eller de fleste af de dele, der udgør et system, er iboende forbundet med hinanden, og enhver ændring, der finder sted i nogen del (uanset hvor lille det er), påvirker virkningen af ​​denne ændring på andre dele. Det kan endvidere bemærkes, at Almond og Powell har sagt, at hvert system har en grænse. Denne grænse differentierer et system fra et andet. Men det betyder ikke, at forskellige systemer er helt uafhængige.

Der er relation mellem forskellige systemer, og igen er de forskellige fra hinanden. COD definerer system på følgende måde systemet er et komplekst hele, et sæt ting, der arbejder sammen som en mekanisme eller sammenkobling af netværk. COD's definition er ikke grundlæggende forskellig fra definitionerne fra forskellige lærebøger. Der er forskellige dele af hvert system, og alle er sammenkoblede - i den forstand er de indbyrdes afhængige. Jeg tror, ​​at dette er den centrale ide om systemet. Lad os nu se sin relevans i den offentlige administration.

System og organisation:

Der er et tæt forhold mellem system og organisation. Et system har flere dele eller delsystemer, og alle er tæt forbundet med hinanden. Igen er et system også relateret til det miljø, der eksisterer omkring det. Forholdet kan angives på følgende måde. Miljøets indflydelse falder på systemet, og systemet responderer eller reagerer på nogen måde.

Miljøet forbliver ikke igen upåvirket. Det reagerer også, og på den måde fortsætter handling og reaktion mellem system og miljø. Det samme princip holder godt for organisationen. En organisation er som et system, der er opdelt i flere dele. Det gælder både for statslige og ikke-statslige organisationer.

En organisation er opdelt i flere strukturelle divisioner, og divisionerne er komplekse. Men fra administrationens og formålens side er det en komplet helhed, som betyder, at for at opnå organisationens mål har alle dele vigtige funktioner, og ingen del er unødvendig eller overflødig. Dette koncept gælder især for åbne modelorganisationer. Denne type organisation er åben for miljøet; Resultatet er, at der er handlinger og reaktioner mellem miljø og organisation.

Miljøets indflydelse eller handling kan behandles som input, og organisationens reaktion kan kaldes output. På den måde udvikles forholdet mellem organisation og miljø fra et stadium til et andet. Dette er basis for systemanalyse og i nyere tid har nogle organisationsteoretikere anvendt dette til undersøgelsen af ​​organisationen. Fra anden halvdel af sidste århundrede har anvendelsen af ​​systemanalyse til undersøgelsen af ​​organisationen fået betydning.

Hvordan fungerer systemet i organisationen?

Hver organisation har flere dele, og de vigtigste er beslutningsprocessen og beslutningsprocessen. Begge disse funktioner er ikke kun vigtige, men de er også meget komplekse. Mens beslutningen træffes, skal en chef overveje flere faktorer, og han skal være seriøs i tilgang.

Mens en beslutning træffes eller træffes, skal direktøren overveje alle relevante og væsentlige spørgsmål i organisationen og også påvirkningerne (mulige) af omgivelserne. Dette gælder især for åbne modelorganisationer. Herbert Simon har sagt, at der efter hver beslutning er der mange lokaler, og en beslutningstager skal tage alvorlig tanke på disse lokaler, fordi de påvirker beslutningstagningen.

Det er blevet fastholdt, at beslutningstageren i praksis ikke er helt fri i sin funktion (det er beslutningstagning). Han skal stå over for begrænsninger eller begrænsninger i hans funktioner. Dette skyldes, at både organisationen og miljøet er nært beslægtede. Det er også en kendsgerning, at en rimelig leder ikke kan ignorere miljøet. Det skal endvidere bemærkes, at ressourcer eller beslutningskomponenter kommer fra miljøet, og beslutningstageren kan derfor ikke vise sig at ignorere miljøets indflydelse eller ressourcer. I de åbne modelorganisationer rejser miljø og organisationer dermed side om side.

Under analysen af ​​systemets karakter understregede vi et punkt. A 'system har flere dele, og de kaldes delsystemer. Alle delsystemerne er så meget relaterede til andre, at dette forhold kan kaldes organisk i naturen. Herbert Simon sagde, at en organisation også er organisk af natur.

En organisation er opdelt i flere dele eller sektioner og har også mange arbejdstagere. På trods af dette er alle dele tæt forbundet, og alle medarbejderne samarbejder med hinanden. Hvis disse to situationer fejler, vil organisationen ophøre med at arbejde tilfredsstillende. Denne organisations natur gør os til den konklusion, at en organisation er et system.

Hvis vi ser på anvendelsen af ​​systemteori for organisationen, kommer vi på tværs af begrebet gensidighed. Denne gensidige relation kan sammenlignes med biologisk organisme. Organisationen er et åbent system og er derfor altid udsat for miljøets indflydelse eller indflydelse. En organisation indsamler materialer og andre elementer fra miljøet og omdanner dem til materialer, der er egnede til human brug. Det vil sige, at de materialer, der indsamles udefra, omdannes til forbrugsvarer, der kaldes output.

Systemet eksporterer igen nogle af produkterne til miljøet. Vi finder således, at organisationen, der er en åben model, er tæt forbundet med miljøet, og organisationen er karakteriseret ved input-output og feedback system. For fem eller seks årtier siden var systemtilgangen, input-output-modellen og tilbagemeldingen praktisk taget udenlandsk for organisationen.

Så det åbne model koncept for organisation har fået stor popularitet og omfattende anvendelse i organisationen. Især i globaliseringsalderen og liberaliseringen er organisationen af ​​åben model naturen stadig mere og mere populær. I anden halvdel af sidste århundrede talte Simon om det, og i dag kan enhver teori eller analyse af organisationen ikke undgå indflydelsen af ​​miljøet på organisationens beslutningstagning og funktion.

Styring, magt og autoritet i organisationen:

Et vigtigt aspekt af organisationsteori er magt, autoritet og med hjælp fra disse to leder en organisatorisk kontrol over arbejderne. Udøvelsen af ​​kontrol er afgørende, fordi den ikke kan rette op på organisationens mangler. Der kan være forstyrrende elementer, hvis holdning, adfærd og funktioner kan hindre en organisations normale funktion. Da dette er en meget almindelig affære for det moderne organisationssystem, skal der være kontrol. Organisationernes funktioner og opførsel bestemmes i vid udstrækning af myndighed og magt og deres korrekte anvendelse.

Men i udøvelse af magt og autoritet er der en fin forskel mellem magt og autoritet - de kan aldrig påstå ensartethed i brug overalt. F.eks. Bruger fængslerne i fængsler generelt tvangsstyrke til at kontrollere de indsattes adfærd. I nogle organisationer afskediges embedsmanden til magten og myndighed for at genoprette normalt i organisationens funktion. Men i sådanne tilfælde antager magten ikke tvangsfuld natur.

Organisationens funktion afslører et interessant aspekt af magt og autoritet. Formålet med at udøve magt og autoritet er at sikre socialisering. I en organisation skal der være deltagelse af medarbejdere og effektiv koordinering blandt alle afdelinger. Men når der ikke er nogen af ​​disse, fortsætter myndigheden med at udøve magt til at kontrollere aktiviteterne.

Denne type magtøvelse bliver til tider afgørende for en organisations korrekte og effektive funktion. I ethvert samfund er der nonprofitorganisationer, og i så fald ser udøvende eller myndighed, at organisationen holder sit mål intakt, og hvis nogen overtrædelse i organisationen fremstår, er myndigheden tvunget til at udøve kontrol.

Kraft i organisationen er et komplekst politisk fænomen. Overfladisk magt, autoritet og kontrol er nemme at anvende. Men Nicholas Henry er af den opfattelse, at hele konceptet er meget komplekst. Chester Barnard har påpeget en praktisk situation. Spørgsmål om bestilling og udførelse af ordre er et tovejs koncept. Myndigheden kan have beføjelse til at udstede ordre til sin underordnede, men underordnede må ikke samarbejde med myndigheden ved at udføre ordren. Det er en meget almindelig affære, og denne situation kaldes underordnet zone med ligegyldighed. Det siges, at overordnetes direktiv er en "tovejs" affære. Myndigheden vil udstede ordre og den underordnede vil udføre det. Denne tovejsighed er kompliceret.

En anden meget vigtig figur af offentlig administration og organisationsteori er Herbert Simon. Han har sagt, at spørgsmålet om orden og dets accept - begge skaber problem. Den udstedende person skal være sikker på, at han har fuld beføjelse til at afgive ordre. Igen skal den person, der modtager ordre, vide, at han er forpligtet til at handle i overensstemmelse med ordren. Simon kalder hele systemområdet for accept.

Der er fire forskellige situationer udarbejdet af Simon. Han kalder det specielt motiveringer. Han har sagt, at underordnede vil have motivet til at udføre den øverste orden, der skal være bestemmelser for belønninger og sanktioner, bag ordren skal der være legitimitet og social godkendelse. Den underordnede vil have fuld tillid til den ordregivende myndighed.

Simon har sagt, at disse betingelser skal eksistere imellem spørgsmålet om ordrer og dets accept. Men i mange organisationer skaber det problemer. I en række tilfælde er det blevet konstateret, at de ordregivende personer ikke har nogen beføjelse til at udføre jobbet. Desuden gør den underordnede, der ikke overholder ordren, jobbet ulovligt. Enhver teori om organisation skal undersøge den.