System i en organisation: Betydning, egenskaber og komponenter

Læs denne artikel for at lære om systemet i en organisation. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af System 2. Karakteristik af System 3. Systemets komponenter.

Betydning af system:

Ordsystemet er afledt af det græske ordsystem, hvilket betyder et organiseret forhold mellem fungerende enheder eller komponenter.

Et system eksisterer, fordi det er designet til at nå et eller flere mål.

Vi kommer i daglig kontakt med telefonsystemet, transportsystemet, regnskabssystemet, jernbanesystemet, produktionssystemet og i mere end to årtier, computersystemet.

På samme måde taler vi om virksomheden og organisationen som et system bestående af indbyrdes forbundne afdelinger (delsystemer) som produktion, salg, personale og et informationssystem. Ingen af ​​disse delsystemer er meget anvendelig som en enkelt, uafhængig enhed. Når de er korrekt koordineret, kan firmaet imidlertid fungere effektivt og rentabelt.

Et system er et sæt interagerende eller indbyrdes forbundne elementer, der er samlet sammen for at opnå fælles mål. Hver enkelt komponent i et system har sine egne mål, men sammen arbejder disse dele i harmoni, så de individuelle mål og systemets fælles mål harmoniseres.

Et system kan være en del af et større system og kan samtidig have sine egne delsystemer. Systemet modtager input og tilbyder output.

Behandlingen finder sted i henhold til procedurerne. For eksempel repræsenterer et universitet et undersystem af et lands samlede uddannelsessystem. Dette delsystem har egne undersystemer, såsom undervisningssystem, bibliotekssystem, eksamenssystem mv. Universitetssystemet har sine definerede mål.

Undersystemets individuelle mål, nemlig undervisningssystem, bibliotekssystem, eksamenssystem mv kan være anderledes, men skal være i tråd med de fælles mål for universitetssystemet som helhed. Universalsystemets fælles mål skal være i overensstemmelse med målene for uddannelsessystemet i landet som helhed.

Der er behov for at indføre procedurer, ikke kun til behandling, men også til feedback og kontrol, for effektiv drift af systemer.

Verden uden for systemet kaldes miljøet. Systemet kan ses som et undersystem af miljøet. For eksempel er en virksomhedsorganisation et system, der fungerer inden for miljøets konturer kendt som samfundet.

Miljøet påvirker i høj grad systemets adfærd ved at pålægge forskellige begrænsninger på det, såsom begrænsninger på økonomiske ressourcer; konkurrencemæssige kræfter, markedsforhold og økonomiske faktorer - men et enkelt system kan sjældent påvirke dets miljøs adfærd.

Vi bruger logiske, snarere end fysiske grænser til at adskille et system fra dets delsystemer eller fra dets omgivelser. Logiske grænser ændrer sig fra tid til anden og varierer fra system til system.

Systemets egenskaber:

1. Hvert system sammensat af delsystemer, som igen består af andre delsystemer, hvor hvert delsystem afgrænses af dets grænser. Sammenkoblingerne og interaktionerne mellem delsystemerne betegnes som grænseflader. Interfaces forekommer ved grænsen og tager form af input og output.

2. Et undersystem på det laveste niveau kan ikke defineres som processor. Indgang og udgange er defineret, men ikke transformationsprocessen. Dette system betegnes som en sort boks.

3. Et system modtager input og producerer output efter transformerende input. Transformationsprocessen er reguleret. I mange systemer er det gennem en feedback kontrol.

Tilbagekoblingskontrollen kræver måling af udgangene, dvs. en sammenligning af udgangen med en standard, der angiver, hvad systemet skal producere og en styringsmekanisme, der kan medføre, at systemprocessen ændres for at bringe udgangen tættere på standarden.

4. Hvert system har en grænse. Systemet er inden for grænsen, og miljøet er uden for grænsen.

Konsekvenser af systemkoncept:

Studiet af systemkonceptet har tre grundlæggende konsekvenser:

1. Interrelationer og interafhængighed skal eksistere blandt komponenterne.

2. Formålet med organisationen som helhed har en højere prioritet end målene for sine delsystemer. For eksempel skal edb-personaleprogrammer være i overensstemmelse med organisationens politik om beskyttelse af personlige oplysninger, fortrolighed og sikkerhed samt at få udvalgt valgte data (f.eks. Løn) til rådighed for regnskabsafdelingen efter anmodning.

3. Et system skal være udformet for at opnå et forudbestemt mål.

Systemets komponenter:

1. Indgang:

Input omfatter maskiner, arbejdskraft, råvarer, penge, tid osv.

2. Processor:

Det er elementet i et system, der involverer den faktiske transformation af input til output. Det er den operationelle komponent i et system. Processorer kan ændre indgangen helt eller delvist afhængigt af udgangsspecifikationerne. Dette betyder, at når udgangsspecifikationerne ændres, gøres forarbejdningen. I nogle tilfælde er input også ændret for at gøre det muligt for processoren at aktivere transformationen.

3. Output:

Disse er oplysninger i det rigtige format, der fremføres på det rigtige tidspunkt og sted til den rigtige person.

4. Kontrol:

Det omfatter behandling af tilbagemeldingen og træffe de nødvendige foranstaltninger. I et computersystem påvirker operativsystemet og tilhørende software systemets adfærd. Ved systemanalyse kan det være en forskel mellem installationens succes og fiasko ved at kende holdningen hos den person, der kontrollerer det område, for hvilket en computer overvejes.

Ledelsesstøtte er nødvendig for at sikre kontrol og støtte formålet med den foreslåede ændring.

5. Feedback:

Feedback er dataene om systemets ydeevne. Feedback måler uddata mod en standard i en form for cybernetisk procedure, der omfatter kommunikation og kontrol. I figur 13.2 sendes outputinformation til input og til ledelsesudgangsinformation er feedback til input og til ledelse (controller) til overvejelse.

Når output er sammenlignet med ydeevnormer, kan ændringer resultere i input eller behandling og dermed output. Feedback kan være positiv eller negativ, rutinemæssig eller informativ.

I systemanalysen gennemføres feedback på to forskellige måder:

(a) Negativ tilbagemelding giver generelt controlleren en informationshandling.

(b) Positiv feedback forstærker systemets ydeevne. Det er rutinemæssigt i naturen.