Sekretær: Definition, Baggrund og Betydning

Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Definition af sekretær 2. Sekretærens baggrund 3. Udnævnelse 4. Kvalifikationer 5. Vederlag 6. Funktioner eller Pligter 7. Rettigheder 8. Pligter 9. Beføjelser 10. Ansvar 11. Betydning.

Definition af sekretær:

Funktionelt betyder udtrykket sekretær en person, der skriver i hemmelighed på vegne af sin overordnede eller for krop. Ordet Sekretær er blevet afledt af det latinske ord Secretarius, hvilket betyder en fortrolige eller en fortrolig officer. Det latinske ord Secretarius indeholder en følelse af sekretion eller udskillelse.

Derfor skal der fremhæves to grundlæggende punkter fra definitionen:

(1) En sekretær skriver for sin overordnede eller for en krop og ikke for sig selv. Ordet 'krop' betyder et samfund, en forening, en virksomhed, en klub eller endda en stat. Dette er måske et mere vigtigt punkt.

(2) En sekretær skriver i tillid eller i hemmelighed. Dette punkt er imidlertid ikke altid sandt, idet man dømmer fra en sekretærs funktioner i moderne alder.

For at forstå betydningen af ​​udtrykket Sekretær kan vi referere til nogle standard engelske ordbøger. Ifølge Oxford Dictionary betyder 'sekretær': "En, hvis kontor er at skrive til en anden; især en, der er ansat til at udføre korrespondance, at føre optegnelser og at handle forskellige andre forretninger, for en anden person eller for et samfund, en virksomhed eller et offentligt organ. "

Ifølge Webster Dictionary betyder "sekretær": "En ansat til at håndtere korrespondance og styre rutine og detaljer arbejde for en overlegen; en embedsmand af en forretningsvirksomhed, der kan føre register over bestyrelses- og generalforsamlinger samt aktiebesiddelse og overførsel og hjælpe med at overvåge selskabets juridiske interesser en embedsmand i en organisation eller et samfund, der er ansvarlig for dets optegnelser og korrespondance en statsofficer, der overordner en statslig administrativ afdeling. "

Begge definitionerne er funktionelle, så man kan kende de forskellige funktioner såvel som forskellige typer sekretærer. I selskabsloven er der tilvejebragt en kondenseret, men klar definition af sekretær. Det hedder: "Sekretæren betyder enhver person, der har de foreskrevne kvalifikationer, der er udnævnt til at udføre de opgaver, som en sekretær kan udføre i henhold til denne lov og enhver anden ministeriel og administrativ opgave." [Afsnit 2 (45)]

Der er bredt set to typer sekretærer:

(1) Sekretær for en organisation eller et organ eller et udvalg mv.

(2) En privat sekretær, der betjener en bestemt person.

Sekretærens baggrund:

Sekretærskib er et ældgamle erhverv. Det blev fundet i den antikke verden, da sekretærer blev udnævnt af konger eller andre mænd af stilling. I det gamle Rom blev personer, der var udnævnt til at udføre generalsekretærlige opgaver som at skrive og holde regnskaber, kendt som Scribae.

Der var forskellige karakterer af Scribae som Notarii og Actuarri, som var af lavere klasse. Faktisk skylder vi os meget for de gamle Scribae for vores viden om historie, da vi lærer det meste af de optegnelser, de har lavet.

Udnævnelse af en sekretær:

Et selskab skal gennemgå forskellige juridiske formaliteter fra starten, indtil det fortsat eksisterer. Afvikling af et selskab har brug for en uddybende retlig procedure. For at imødegå alle de juridiske formaliteter foretrækker en virksomhed at udpege en person som sin sekretær, der har de fornødne kvalifikationer. Generelt har et lille firma ikke råd til at udnævne en heltidssekretær og så har den en deltidssekretær.

Ifølge ændringen af ​​selskabsloven i 1974, stk. 383A bestemmer, at et selskab, der har indbetalt kapital på Rs. 25 lakhs eller mere skal udpege en kvalificeret sekretær. En person, der har bestået virksomhedssekretærseksamen foretaget af institutet for selskabssekretærer i Indien, der oprindeligt blev oprettet af centralregeringen, men omdannet til et lovpligtigt organ (som Institut for Chartered Accountants of India) i 1980 og er blevet optaget som medlem af instituttet for selskabets sekretærer siges at være kvalificeret til jobbet.

Udnævnelsen er givet af selskabet i henhold til en aftale, der giver vilkårene i detaljerne stavning af sekretærens rettigheder, pligter og beføjelser i henhold til selskabslovens bestemmelser. I mange tilfælde udpeger en virksomheds initiativtagere en sekretær til at få sin specialiserede tjeneste i færd med at fremme selskabet i at gennemgå de juridiske formaliteter.

Efter dannelsen af ​​selskabet udnævnes udnævnelsen med tilbagevirkende kraft. Ifølge sek. 2, stk. 30, er sekretæren en »embedsmand« for selskabet, der er ansvarlig for personlige straffe i tilfælde af misligholdelse fra ham med hensyn til specifikke juridiske formaliteter, som han er ansvarlig for. Sec. Selskabslovens § 2, stk. 45, definerer en sekretær som "en person med de foreskrevne kvalifikationer udpeget til at udføre de opgaver, der kan udføres af en sekretær i henhold til denne lov og enhver anden ministeriel eller administrativ opgave".

Tidligere (i henhold til den oprindelige selskabsloven, 1956) kunne et partnerskabsfirma eller et firma udnævnes som sekretær. Det betyder, at et partnerskabsfirma eller et firma kunne udføre erhvervssekretærskibet, ligesom et firma af befragte revisorer kan gøre revisionsbranchen. Men ved ændringsforslag i 1974 kan kun en person, der har foreskrevet kvalifikationer, udnævnes som sekretær.

Tidligere var mange chartrede revisorer eller personer med en kandidatgrad sammen med en grad i lov brugt til at tjene som sekretærer for virksomheder. Det er ikke længere tilladt. Men nogle undtagelser er blevet ydet til dem, der har arbejdet som virksomhedssekretærer i længere tid. Ingen ny aftale er mulig uden at have de foreskrevne kvalifikationer.

En person, der er medlem af Institute of Chartered Secretaries of England, er blevet overvejet af selskabsloven at have de foreskrevne kvalifikationer. Der er nogle firmaer eller virksomheder, der udfører ekspertbistandssekretariat på kontraktbasis. Det meste af ledelseskonsultationen vedrører en sådan service.

Kvalifikationer af en sekretær:

Således kan en person, der har følgende kvalifikationer, udpeges som virksomhedssekretær:

(1) En bachelorgrad i enhver strøm, kunst, videnskab eller handel.

(2) Han skal optages som medlem af institutet for selskabssekretærer i Indien (eller institutet for sekretærer i London) a) ved at aflægge undersøgelser foretaget af instituttet eller b) i kraft af sin erfaring med at tjene nogen selskab som sin sekretær. Kvalifikationerne er foreskrevet i Companies (Secretary's Qualifications) Rules, 1975. I meddelelserne udstedt i oktober 1979 og

Januar 1980 blev det nævnt, at en person uden at have de lovbestemte kvalifikationer, men havde arbejdet i en virksomhed som sekretær i mindst ti år, kunne fortsætte som sekretær for det pågældende selskab alene i kraft af sin erfaring.

Desuden kan et selskab, der har en indbetalt kapital på mindre end Rs.25 lakhs, udnævne en som sekretær uden at have lovbestemt kvalifikation. Men sådan sekretær skal erhverve den lovpligtige kvalifikation inden for 3 år fra den dag, hvor selskabets indbetalte kapital når Rs. 25 lakhs.

(3) De øvrige kvalifikationer, som en sekretær generelt skal besidde.

(4) Han skal være godt fortrolig med selskabsloven og 'andre beslægtede love som registreringsloven, stempelloven, lov om indkomstskat, lovgivningen om lønudbetaling, betaling af bonus, forsørgelsesfond mv. beskæftiger sig med lønadministration samt MRTP-loven (lov om monopolbegrænsende handelspraksis), FERA (lov om udenrigsbeholdninger) og love vedrørende industrielle forbindelser. (Pensum i selskabssekretærskibsundersøgelsen dækker alle disse fagområder.)

(5) Han skal have kendskab til regnskabsmæssige og generelle retsprincipper.

(6) Han skal være kompetent til at indgå kontrakt (som fastsat i kontraktloven).

Et individ kan kun udnævnes til en heltidssekretær for et firma ad gangen. Virksomheden skal opretholde et register, der er i fuld beskrivelse af sekretæren, og en kopi af den skal indleveres til selskabsregistrator.

Ethvert medlem af offentligheden kan se det på Registrarvirksomhedens kontor mod betaling af foreskrevne gebyrer. (Alle disse findes i se. 303-306 i selskabsloven, 1956.) En direktør for et selskab kan udnævnes til sekretær for det samme selskab i en yderligere kapacitet, forudsat at han har de nødvendige kvalifikationer. Men hvis der kun er to direktører i et selskab, kan en af ​​dem ikke udnævnes til sekretær (§ 383A1).

Vederlag til en sekretær:

Sekretæren er en af ​​de højeste lønmodtagere i et selskab. Hans vederlag er ved siden af ​​den administrerende direktør for den bekymring, enten administrerende direktør eller general manager. I mange virksomheder er sekretæren den administrerende direktør.

Sekretæren beskrives ofte som virksomhedens hovedofficer og behandles derfor som administrerende direktør. Men han skal fungere under bestyrelsens overordnede og kontrol. Sekretæren kan være en udnævnt direktør eller en direktør kan udnævnes som sekretær. Bestyrelsen afhænger meget af sekretæren.

Funktioner eller pligter fra en sekretær:

En virksomhedssekretærs opgaver eller opgaver er varierede og kan bredt inddeles i to grupper:

a) Lovbestemt:

Selskabsloven indeholder mange former for juridiske formaliteter, som en virksomhed skal gennemgå fra starten, indtil den eksisterer som en løbende virksomhed. Udarbejdede juridiske formaliteter er nødvendige for afviklingen. En sekretær har den primære funktion at passe på disse formaliteter.

b) Ikke-lovpligtige:

Som sekretær skal han fungere som kontorchef, forbindelsesofficer og rådgiver.

Fra et andet synspunkt har han funktioner eller pligter rettet mod:

(a) Selskabet

(b) Til direktørerne

(c) Til medlemmerne af selskabet

(d) Til selskabsregistrator og

(e) Til alle andre mennesker, der kommer i kontakt med virksomheden.

Det er med rette sagt, at en virksomhedssekretær ikke kun er en tjener for selskabet, men han er en lovens tjener. Derfor har han henholdsvis ikke-lovbestemte og lovbestemte funktioner.

Rettigheder for en sekretær:

En sekretærs rettigheder er følgeskader. Han er udpeget under visse vilkår, der bestemmer hans rettigheder. Hver gang han er betroet nogle opgaver, får han gensidigt ret til visse rettigheder.

For eksempel har en sekretær ret til at få ordentlig vederlag svarende til det ansvar, han skal have, og de mange funktioner, han skal gøre. Han har ret til at nyde alle privilegier som en medarbejder af høj rang. Han har også ret til at få alle faciliteter som passende indkvartering, korrekt udstyr mv., Så han kan udføre sine opgaver.

Sekretærens pligter:

En sekretær har pligt til at udføre sine opgaver ærligt og med det ansvar som han forventer. Faktisk bliver funktionerne pligter, og så er begreber, funktioner og pligter ofte brugt som udskiftelige ord. En virksomhedssekretær eller en kooperativsekretær har nogle lovmæssige opgaver, selvom sekretæren i et kooperativ samfund kan være æresekretær.

Sekretærens beføjelser:

En sekretær har beføjelse til at bruge sin myndighed som direktør. Han henter sin magt fra sin stilling. Myndigheden er delegeret til ham af topniveau ledelsen for at passe på kontoret og kontormedarbejdere.

Han har beføjelse til at underskrive breve og dokumenter, der har retsvirkninger på vegne af organisationen. Han er ofte givet / fuldmagt ', dvs. magt til at repræsentere organisationen med hensyn til juridiske forhold. En sekretær for et registreret organ som en virksomhed eller et kooperativ selskab har også lovbestemte beføjelser.

Beskyldninger af en sekretær:

En sekretær for et registreret organ som et selskab eller kooperativ samfund kan straffes, hvis han ikke overholder nogle lovmæssige forpligtelser, som som sekretær han er forpligtet til at overholde. Da han har beføjelser ved lov, har han også forpligtelser i henhold til loven. Udnævnelsesvilkårene for en virksomhedssekretær omfatter sådanne personlige forpligtelser, der måtte opstå på hans misligholdelser.

Betydningen af ​​sekretær:

I moderne tid er betydningen af ​​en sekretær i høj grad blevet forbedret. Praktisk set er en sekretær uundværlig i vores hverdag.

Dette skyldes følgende grunde:

(1) Livet er i dag en demokratisk proces. Vi skal danne forskellige grupper eller foreninger eller udvalg i vores sociale, forretningsmæssige og politiske liv. Beslutninger skal træffes på møder gennem drøftelser. Records skal opretholdes. Kommunikation, både intern og ekstern, skal udføres. Alle disse har brug for kontorarbejde eller sekretærarbejde. Hvad der er sandt for vores individuelle liv, gælder også for regeringen eller for en offentlig instans som en kommune.

(2) Ved indførelsen af ​​begrebet registrerede samfund eller foreninger som en fagforening eller et kooperativ selskab eller et selskab er forskellige juridiske formaliteter blevet obligatoriske gennem lovgivninger til dannelse og forvaltning af dem. Udnævnelse af en sekretær til hvert af disse organer er blevet afgørende eller endog obligatorisk. Selv en Studerende Union har brug for en sekretær.

(3) Embedsmænds og seniormænds funktioner i en forretningsforbindelse er blevet så komplicerede og varierede, og PR er blevet så bred, at det ikke længere er muligt for dem at passe på alt, hvad der er ensom. Sekretærer udpeges til at bistå dem og hovedsagelig til at udføre rutinemæssigt kontorarbejde og især dem, der har juridiske konsekvenser.

(4) Sekretæren selv er placeret som en ledende medarbejder, der deltager i den politiske beslutningsproces for hele organisationen. Stillingen som direktør-sekretær er meget almindelig i moderne virksomheder.

(5) I nogle lande, som i USA, har sekretærerne de højeste stillinger i regeringen, da der ikke er nogen ministre. I andre lande afhænger ministrene i vid udstrækning af de departementale sekretærer.

(6) Funktionerne hos en sekretær anses for at være specialistens arbejde. Der er uddannelseskurser og undersøgelser for sekretærskib af forskellige kategorier i forskellige lande. I Indien har regeringen indført virksomhedssekretærseksamen som fundet i Storbritannien og andre avancerede lande.

(7) Sekretærskibet behandles som et erhverv. Rettigheder, pligter, funktioner, beføjelser og forpligtelser defineres og skitseres i forskellige vedtægter (fx selskabsloven, lov om kooperative selskaber mv.).

På grund af hans voksende betydning og specialisering har vi i dag brug for ikke bare en sekretær men en kvalificeret person. Sådanne kvalifikationer kan erhverves og gives gennem uddannelse. I overensstemmelse med vigtigheden er ansvaret for en sekretær også øget.