Indkøbsfunktionen

Denne artikel giver et bredt overblik over indkøbsfunktionen i materialestyring.

Indkøbsfunktion:

Indkøbsfunktionen plejede at være en del af produktionsfunktionen og havde meget ringe status i organisationen.

I løbet af de sidste par årtier er indkøbsaktiviteten imidlertid vokset i stigning gennem anerkendelse af det bidrag, det giver til virksomhedens succes, og det er nu anerkendt som en særskilt funktion i sig selv.

1. Det er interessant at overveje den enorme effektive effektive indkøb (eller indkøb som det ofte kaldes) har på omkostningerne af en organisation. Ved rationel køb kan indkøbsafdelingen generere overskud med det samme.

Det store ansvar, der falder på dem, der beskæftiger sig med indkøb, er derfor tydeligt synligt. Dette er sket på grund af den stigende størrelse af organisationer, den voksende kompleksitet af materialer og komponenter og den ekstreme konkurrence mødtes på det moderne marked.

2. Indkøbsfunktionen adskiller sig fra de fleste andre, idet de, der udfører dette arbejde, i vid udstrækning er bundet til deres egen industri. Der er dog mange aktiviteter inden for indkøbsfunktionen, som er fælles for mange brancher og andre typer virksomheder.

Fælles indkøbsaktiviteter:

Aktiviteter, der er fælles for de fleste industrier, er:

(a) Alle købere skal have et bredt kendskab til de markeder, hvorfra de skal foretage deres indkøb, hvad enten det drejer sig om råvarer, fremstillede komponenter eller som i færdigvarer til engroshandel og detailhandel. Kendskabet vil udvide til, hvordan leverandørerne udfører med hensyn til pålidelighed og leveringsevne.

(b) I de fleste fremstillingsindustrier skal køberne snakke tæt sammen med produktionsafdelingen for at fastslå deres præcise krav. I detailhandelen har køberen en central rolle i virksomhedens succes, idet han (eller hun) skal nøje følge forbrugernes adfærd og indstille deres smag og efterspørgsel.

c) Selv om lagerstyring måske er køberens direkte ansvar, er han primært ansvarlig for at sikre, at der er tilstrækkelige leverancer af materialer eller komponenter til rådighed for at opretholde kontinuiteten i produktion eller salg. Køber kan gøre dette ved kontrakter med leverandører for regelmæssige leverancer eller ved opbygning af lagre, der skal anvendes som og når det er nødvendigt.

Den førstnævnte holder et minimum af kapitalbinding i butikken, men der er altid risiko for, at leverandører ikke holder til leveringsvirksomheder. Leverandørerne forsøger i sin tur at sikre, at materialer eller komponenter er let tilgængelige.

(d) I de fleste organisationer er indkøbsafdelingen ansvarlig for at forhandle købspriser og kreditvilkår.

(e) Indkøb er også generelt ansvarlig for at sikre, at de bestilte og fakturerede varer rent faktisk modtages, og at prisen er de anførte. For at mindske risikoen skal de nødvendige checks udføres af personer, der ikke er direkte involveret i bestillingen.

f) Indkøb vil konstant overvåge forventede leverancer for at sikre, at leverandørerne opfylder deres forpligtelser vedrørende kvalitets- og leveringsdatoer.

g) Indkøb vil konstant undersøge markedet

(i) At søge bedre produkter, priser, vilkår eller leverancer;

(ii) At finde ud af alternative leverandører for at sikre kontinuitet i leverancerne, hvis hovedkilden pludselig fejler af en eller anden grund.

Indkøbsrelationer med andre funktioner:

1. Indkøbsafdelingen har sandsynligvis direkte forbindelser med mere funktionelle afdelinger i hele organisationen end nogen anden enkelt afdeling.

2. Dets primære forhold i fremstillingsindustrien og lignende industrivirksomheder er med de tre aspekter af produktionsingeniør, produktionsplanlægning og produktionskontrol. Det tjener produktionsteknik ved at rådgive om tilgængeligheden og omkostningerne for både udstyr og materialer.

Købsafdelingen har ved sin konstante efterforskning af alle de relevante forsyningskilder en bred viden og erfaring til at rådgive om disse vigtige forhold. En tilsvarende service ydes til produktionsplanlægning, hvor information om tilgængelighed og kontinuitet i forsyningerne er afgørende, hvis produktionen skal planlægges effektivt.

Produktionskontrollen har ligeledes fordel af indkøbsafdelingen, da denne afdeling beskæftiger sig med at overvåge leverancernes leverance og finde alternative forsyningskilder, hvis forsinkelser eller nedbrud i de vigtigste forsyningskilder forekommer eller sandsynligvis vil opstå i nær fremtid.

3. Indkøbsafdelingen har også et direkte forhold til markedsføringsfunktionen. Det skyldes, at kundernes bemærkninger og klager, især hvad angår materialekvalitet, har direkte indflydelse på, hvad der købes og til tider hvor.

4. Indkøb er også meget at gøre med finansiering: købsafdelingen er en stor spender i enhver organisation. Dets tilknytning til regnskabsafdelingen er derfor åbenlyst. Kreditvilkår i forbindelse med betalingstider og kontantrabatter er lige så vigtige som de faktiske købspriser.

Igen kan korrekt købstidspunkt have en positiv indvirkning på arbejdskapitalen. Hvis f.eks. Kreditvilkår er til betaling ved udgangen af ​​måneden efter leveringen, tillader ordrer for levering i den første uge af en måned to måneders kredit, inden betalingen forfalder.

Mange af disse indretninger anvendes også af indkøbsafdelingen til gavn for organisationens økonomiske aspekt. For eksempel kan køberen f.eks. Være i stand til at finde et godt tilbud for organisationen, og en effektiv indkøbschef er en, der altid er opmærksom og er i stand til at gøre brug af sådanne gunstige tilbud.

På den anden side skal forsigtighed altid sejre i denne forbindelse, da oplagringsomkostningerne let kan absorbere, kan besparelser laves af gunstige priser.

Indkøbspolitik:

Som med andre funktioner skal der være en klar politik for køb af nedlagt. Dette er selvfølgelig i sidste ende øverst ledelsens ansvar, men indkøbsføreren vil have en stor rådgivning til at give på dette område:

1. Måske vil det første element af indkøbspolitik, der skal overvejes, være niveauet for de bestande, der skal overføres. Leverandørernes normale leveringsmønster kan bestemme dette. Hvis forsyningerne normalt er konstante, kan der påberåbes en vedvarende kvittering for de bestilte varer, men hvis de er uregelmæssige, kan det være mere forsigtigt at oprette et lager for at sikre regelmæssig input til produktionen.

Omkostninger til at holde butikker, mængderabeller, mulige økonomiske konsekvenser af produktionsstop og sårbarhed for forringelse og tyveri vil alle være med til at træffe denne beslutning.

2. For det andet er visse råmaterialer udsat for store prisudsving. Så det kan være både rationelt og rentabelt at købe store mængder, når de bliver tilgængelige til lave priser. Der er to fordele ved at gøre dette. For det første får produktionsafdelingen fordelene ved lave priser, hvilket vil medføre lavere salgspriser.

Dette vil give de endelige produkter en konkurrencedygtig priskant. Alternativt kan de lavere omkostninger give mulighed for at opnå højere overskud, hvis der er et marked for virksomhedens produkt. For det andet, når råmaterialernes priser stiger, kan organisationen være i stand til at bortskaffe sine overskudslagre til fortjeneste og dermed opnå en gevinst bare ved at holde aktierne.

3. For det tredje indgår kortsigtede eller langsigtede kontrakter om køb af materialer som en del af indkøbspolitikken, eller er det at være politik at gå på markedet, når og når materialer faktisk kræves? Når priserne generelt stiger, eller når forsyninger er vanskelige eller usikre, er en sådan praksis attraktiv.

På den anden side at være forpligtet til en leverandør til faste priser kan være skadeligt, hvis priserne pludselig falder, eller leverancer fra entreprenøren mislykkes af en eller anden grund.

Målsætninger for effektiv indkøb:

Målsætningerne for effektiv indkøb kan beskrives i de "syv rettigheder", som kan udtrykkes for at købe:

en. de rigtige varer

b. til den rigtige pris

c. i den rigtige mængde

d. af RIGHT kvalitet

e. på HØJRE tid

f. leveret til højre sted

g. på de rigtige vilkår

Disse de syv aspekter ved effektiv køb er selvforklarende og går ind i alle købsoperationer.

Lager kontrol:

1. Spørgsmålet om, hvorvidt lagre af materialer og komponenter skal være ansvarlige for indkøbsfunktionen, har ikke noget universelt svar. Nogle virksomheder har sådanne bestande under produktionskontrollen, idet den fysiske tilgængelighed af disse varer er en del af fremstillingsfunktionen.

Andre siger, at da indkøbsafdelingen er ansvarlig for indkøb, er det denne afdelings ansvar at kontrollere og tegne aktier. Mange andre mener, at lager- og lagerstyring skal være en afdeling, der er adskilt fra hverken, især da den økonomiske værdi af de lagre, der holdes, normalt er meget betydelig.

2. Disse tre synspunkter er kun relevante, hvor operationer udføres på et sted eller på et meget lille antal nærliggende steder, og vedrører i vid udstrækning produktionsaktiviteter. Andre industrier og aktiviteter som byggeri, hvor operationer udføres på steder, har besvaret spørgsmålet for dem. Hvert byggeplads og alle anlægsarbejder skal for eksempel have materialer og komponenter til rådighed under direkte ledelse af webstedschefen (uanset hvilket navn han er kendt).

3. Hovedformålene med lagerbeholdningen og lagerstyringen er at sikre en tilstrækkelig strøm af materialer og komponenter, der er nødvendige for organisationens drift, for at holde minimumslagre i forhold til operationelle krav for at sikre den gode fysiske tilstand og sikkerhed for de lagre, der holdes, og at reducere muligheder for bedrageri og tyveri så meget som muligt.

De procedurer, der kræves for at gennemføre disse mål, varierer alt efter de forskellige typer butikker) deres fysiske disposition og anvendelsesmængderne.

4. Endelig synes der ikke at være nogen almindelig brug af ordene lager og lager og de bruges i samme forstand mesteparten af ​​tiden.