Købsprocedure: Top 7 Standard Køb Procedurer - Forklaret!
Denne artikel sætter fokus på de øverste syv Standard Purchase Procedure vedtaget af en Manufacturing Company. Procedurerne er: 1. Købsrekvisition 2. Indhentning af tilbud 3. Placering af ordre 4. Opfølgning 5. Faktura og varer modtaget i forhold til ordren 6. Kontoopførsler 7. Betalinger.
Standard indkøbsprocedure #
1. Købsrekvisition:
Denne rekviration indleder købsproceduren. Købsordren anbringes ved modtagelse af korrekt underskrevne og behørigt godkendte rekvisitioner. Rekvisitionerne angiver, hvilken slags materialer der ønskes, hvor meget og hvornår og hvor materialerne skal leveres på fabrikken.
I en kommerciel bekymring foreslår salgsafdelingen andre afdelinger om køb og hver afdeling udfylder derfor sin efterspørgsel i en præsenteret rekvisitionsformular og udgør en kopi af samme fortjeneste eller periodisk til købsafdelingen. Rekvisitionsformularen indeholder mængde, beskrivelse, lager i hånd, gennemsnitlige forbrug, sandsynlig pris mv.
En kopi af ovenstående formular sendes til indkøbsagenten, og den anden kopi bevares af ophavsmanden.
Standard indkøbsprocedure #
2. Indhentning af citater:
På dette stadium vil indkøbsafdelingen invitere tilbud og prøver fra de angivne leverandører. Forespørgsler til rekvirerede varer er også lavet gennem avisindsætninger, der specificerer krav og krav i detaljer.
Standard indkøbsprocedure #
3. Bestilling:
Placering af en ordre afhænger af passende citater. Efter korrekt valg bliver ordrer anbragt på trykte formularer.
Hver ordre er lavet i fire kopier, der indeholder disse oplysninger:
(a) Serienummer og dato for ordre
(b) Navn, adresse osv. af sælgeren,
c) Fuldstændige angivelser af varerne,
(d) Priser og vilkår for rabat,
(e) Manner, tilstand og leveringsdato
f) Særlige instruktioner vedrørende fakturering, emballering, mærkning, mærkning, forsikring og transportform.
En behørigt bemyndiget ansvarlig person skal underskrive ordren med dato. Én kopi af ordren vil blive sendt til sælgeren, en til produktionsafdelingen, en til kontoafdelingen og den sidste skal bevares af kontoret til fremtidig reference.
Standard indkøbsprocedure #
4. Opfølgningsordre:
For at fremskynde udførelsen af ordren er opfølgning afgørende. Denne li er lavet for at hjælpe producenten til at starte produktionen tidligere, så materialer ikke blokeres op. Det sikrer mindre investeringer i materialer og kapitalbesparelse.
Standard indkøbsprocedure #
5. Sammenligning af faktura og varer modtaget med ordrene:
På dette tidspunkt skal fakturaen kontrolleres med ordren. Eventuelle uoverensstemmelser rapporteres straks. En lignende sammenligning foretages, når varerne rent faktisk ankommer. Hvis der modtages en leveringsnota fra leverandøren, vil den blive optaget med ordren og med de modtagne varer. Den duplikatkopi af leveringsnota returneres efter underskrivelsen og dateres som en kvitteringskvittering.
Standard indkøbsprocedure #
6. Indlæg og bogbøger:
Indkøbsafdelingen sender nu fakturaen med den nødvendige påtegning til kontoafdelingen, hvor fakturaen medtages i hovedboken.
Standard indkøbsprocedure #
7. Betalinger:
Dette er den sidste fase - afvikling af konto ved at foretage betalinger. For at benytte Cash rabat, betaling Vises gøres straks. Ved kreditkøb udstedes betalingsordre efter modtagelse og verifikation af regnskabet.
