Projektledelse: Betydning, funktioner og trin

Efter at have læst denne artikel vil du lære om: - 1. Betydning af projektledelse 2. Funktioner af projektledelse 3. Trin.

Betydning af projektledelse:

Projektledelse samler og optimerer de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet succesfuldt.

Olsen har defineret projektstyring som "...... .. anvendelse af en samling af værktøjer og teknikker (såsom CPM og Matrix Organization) til at styre brugen af forskellige ressourcer i retning af at opnå en unik, kompleks, engangsopgave inden for tid, Omkostninger og kvalitet begrænsninger. Hver opgave kræver en bestemt blanding af disse værktøjer og teknikker, som er struktureret til at passe til opgave-miljøet og livscyklussen (fra opfattelse til færdiggørelse) af opgaven. "

Projektledelsen adskiller sig således fra anden sædvanlig forretningsforvaltning som:

1. Det har en begrænset levetid og

2. Det har ofte brug for organisationens ressource på deltid i projektets gennemførelsesperiode.

Følgelig passerer projektledelsens levetid gennem følgende faser af:

1. Definere projektet

2. Planlægning af projektet

3. Gennemførelse af projektet og

4. Afslutning og levering af projektet.

Aktivitetsniveauet styrer op til toppen under implementeringsfasen og aftager derefter til nul ved afslutning.

Projektledelse er i det væsentlige enkel og i virkeligheden i vores dagligdag udfører vi altid en sådan funktion med de ressourcer, der er tilgængelige for os og lykkes i ledelsen, fordi vi klart definerer målene, der sætter målet om vores ledige tid, de ressourcer vi har råd til og den kvalitet, vi gerne vil opnå. Vi vil gerne illustrere denne erklæring i vores personlige projekt, sige at 'male vores hus'.

Projekteringsfunktionens funktioner:

Inden vi begynder at gennemføre projektet, løser vi i vores mentale rammer følgende punkter:

A. Design og specifikation:

1. Vi definerer omfanget af arbejdsmaleringen eksternt eller internt eller begge dele.

2. Vi definerer farvespecifikationerne. De malinger der skal anvendes primer, akryl eller normalt.

3. Vi budgetter det tidsrum, vi har råd til et sådant maleri, og

4. Vi fastsætter også et mål for den samlede anslåede pris for et sådant maleri.

B. Organisation:

1. I betragtning af tidsbegrænsningen bestemmer vi, om vi skal fastlægge malingsjobbet til en entreprenør eller bare udnævne arbejdsstyrke og udføre operationen med eget tilsyn.

2. Vælg arbejdsstyrken eller entreprenøren, vurder deres oplevelse deres præstationer i tilfælde af maleri af vores vens eller slægtninges hus, herunder deres takster.

3. Beslut om den politik, der skal følges ved indkøb af malingerne, deres mængde, kvalitet og satser. Valgmuligheder, der er tilgængelige for os, er egen indkøb fra producentens forhandler af et bestemt mærke, eller ellers må entreprenøren fremskaffe materiale på vores vegne.

4. Køb eller lej det nødvendige tilbehør stige, børster, vandrør osv.

C. Udførelse og kontrol:

1. Opnå de nødvendige ressourcer, og til tider, mens operationen er i gang, overvåge det faktiske faktiske forbrug af ressourcer.

2. Optag og opdater de udgifter, der hidtil er afholdt, og sammenlign med de samlede budgetter både tid og omkostninger.

3. I betragtning af den overordnede situation kan vi endda ændre arbejdets omfang.

D. Efter projekt evaluering:

Vi finder ud af den faktiske ydelsestid, omkostninger og kvalitet. Sammenlign det samme med målsættet og berige os med oplevelser, som vil være nyttige senere eller endda for at hjælpe vores ven eller relation.

Projektledelse:

Hele funktionstolen beskrevet i A, B, C og D ovenfor repræsenterer i realiteten projektstyringsfunktioner. Når vi ser på et industrielt projekt, er principperne for projektledelsesfunktionen næsten det samme som i tilfælde af at projektet maler et hus, illustreret tidligere.

På grund af mængden og kompleksiteten af et industriprojekt forstærkes de mulige problemer dog i løbet af årene i forhold til dem, der står over for, mens de beskæftiger sig med malerier. For at klare disse volumener og kompleksiteter anvendes en række særlige teknikker i projektledelsen, når projektgennemførelsen rejser gennem sin livscyklus.

For at kunne gennemføre et stort projekt på en vellykket måde, skal organisationen lancere projektet først udvikle et projektledelsesteam bestående af fagfolk som ingeniører og revisorer med ansvar på respektive område.

Holdet skal ledes af en projektleder med individer inden for en defineret parameter ansvarlig for deres respektive felter for at nå et fælles mål, dvs. at gennemføre implementeringen inden for den planlagte tidsplan, den forventede pris og levere projektet med defineret kvalitet.

En simpel struktur af et sådant projektteam med deres harmoniske interaktion er designet som følger:

Afhængigt af projektets størrelse og kompleksitet kan projektteamet udvides til forskellige niveauer.

Når holdet er færdiggjort, er trinene med aktiviteter, der skal følges:

Steps:

I. Indledning og definition:

Aktiviteter

1. Udvikling og definering af mål.

2. Når projektets ejer ikke er arrangøren, der søger ledelsens godkendelse.

3. Teamidentifikation med påkrævet træning.

4. Projektdetaljer, godkendelse, herunder:

en. omfang, kontrolmøder, kommunikationsplan, risikoanalyse;

b. liste over projektaktiviteter med omfanget af tid, omkostninger og kvalitet;

c. interface med andre projekter, hvis nogen;

d. centrale projektproblemer;

e. teknikker, metoder og træning som detaljeret og godkendt.

II. Planlægning:

1. Planlægning er rettet mod at svare på, hvad der skal gøres, hvornår og til hvilken pris.

2. Planer og specifikationer skal klart forstås, hvis det er muligt at udrydde forvirring.

3. Projektgruppemedlemmerne for at forstå holdorganisationen og nøglespørgsmålene med klart perspektiv og demonstrere engagement som sådan fører til harmonisering af holdets indsats.

Projektplanlægningen er vist skematisk som nedenfor (harmonisering af specifikationer og planlægning):

III. Udførelse (med de nødvendige ressourcer opstillet):

1. Udfør de tildelte arbejdspakker inden for de forpligtede mål.

2. Gennemfør kontrolmøderne, overvåg den faktiske, gennemgå fremskridtene i forhold til opgavesættet og tage korrigerende handlinger. Indarbejde procedurer om ugentlige / månedlige rapporter.

Den skematiske præsentation er lavet nedenfor, der angiver:

a) løbende overvågning af faktiske

b) sammenligning af faktiske med mål med hensyn til alle ressourcer i implementering af projektet, der viser store afvigelser med årsagerne til sådanne afvigelser

c) kontrolforanstaltninger, når det kræves som afhjælpende foranstaltninger og

d) rapportering.