Pressemeddelelser og konferencer af et selskab: Natur, funktioner og andre detaljer

Pressemeddelelser og konferencer af et selskab: Natur, funktioner og andre detaljer!

For at holde offentligheden eller en målgruppe korrekt orienteret om virksomhedens aktiviteter, især nyhedsværdier, skal den udstede rettidige pressemeddelelser. I disse er massemedie reportere givet selskabets version.

Disse udgivelser sendes, afleveres personligt på mediekontoret (til aviser, magasiner, tv-kanaler, radio osv.) Eller præsenteret på en pressekonference. Konferencen, enten i et hotel eller et pressebureau, gør det muligt for journalisterne at stille spørgsmål og afklare tingene endnu bedre. Virksomheder bruger forskellige metoder til at fremkalde aviserne til at udskrive deres version. Dette kan være ved at give samtidige annoncer (jo større annoncen er, jo mere er dækningen til pressemeddelelsen!) Eller gennem prøver, almindelige gaver osv.

Arten af ​​en pressemeddelelse:

Da den er beregnet til at oprette en nyhed eller påvirke en redaktionel, er en pressemeddelelse primært informativ og overbevisende:

1. Det er generelt angivet på selskabets brevpapir af en ansvarlig medarbejder (PRO, general manager mv.).

2. Det indeholder præcise, officielle oplysninger med navne, steder, tal, påtegninger mv.

3. Dygtige forfattere eller reklamebureauer er ansat til at skrive pressemeddelelser.

4. De fleste aviser har en forretningsside, hvor pressemeddelelserne vises efter konvertering til nyhedsartikler. Nogle virksomheder forsøger at give et udkast, der straks kan bruges som nyhedsartikel, og redigerer pressemeddelelsen fra avisernes synspunkt. Men de fleste virksomheder foretrækker at bruge deres egen formel.

5. Hvis det er at fremme et produkt, anvendes AIDA-formlen (opmærksomhed, interesse, begær og handling). En pressemeddelelse understøttes normalt af en annonce enten samme dag eller deromkring. Adressens klare og tiltalende meddelelse og den detaljerede meddelelse af nyhederne (baseret på pressemeddelelsen) supplerer hinanden.

6. En pressemeddelelse kan understøttes af underskrevne dokumenter, udsagn mv., Der hjælper med at overbevise avisen om sandheden om frigivelsen.

7. For at få pressemeddelelserne til en god dækning skal et firma opretholde hjertelige forbindelser med medierne.

8. PR-afdelingen skal følge op efter at have givet en pressemeddelelse for at sikre, at den rapporteres behørigt og præcist. Nogle undladelser kan være kritiske for virksomhedens image og interesser. For eksempel, hvis en rapport udelader det faktum, at produktet er det teknisk bedste (at forpode konkurrerende produkter og få deres annoncer), skal PR-afdelingen blive aktiv.

9. En pressemeddelelse er en del af en kompleks PR-operation og kræver meget aktivitet før, efter og sammen for at få den bedste effekt.

Funktioner af en pressemeddelelse:

En pressemeddelelse er lige så meget en mulighed for en virksomhed som pligt.

Dets hovedfunktioner er:

jeg. Det er et instrument til rettidig masseinformation. Det kan informere offentligheden om dannelsen af ​​et forretningshuse, dets udvidelse, omorganisering, fusion, samarbejde, flytning, nye udnævnelser mv. Pressemeddelelse på tidspunktet for et nyt emissionen (indledende offentligt tilbud) kan påvirke skæbnen hos udstedelse og selskabet sammen.

ii. Det hjælper med at fjerne misinformation. For eksempel, når fugleinfluenza havde ramt, fortalte pressemeddelelser, hvor sikre kyllinger var til at spise. Dette styrede offentlighedens panikreaktion og forhindrede ødelæggelsen af ​​tusindvis af fugle.

iii. Da en pressemeddelelse præsenteres gennem en rapportorienteret tredjepart (avis osv.), Kan den have større overbevisende kraft end et tilføjelsesprogram.

iv. Mens annoncepladsen er begrænset og dyrt, tillader et nyhedsbrev baseret på en pressemeddelelse, at virksomheden kan tale meget om sig selv.

v. Ved at udarbejde noget nyhedsværdige nu og da kan et firma forblive i nyhederne med regelmæssighed. Det er en alder af "publicere eller omkomme."

vi. Fakta har den overbevisende kraft af kold logik. Mens disse kan se uimpressive i annoncer, er de kød i en nyhedsrapport. Derfor er fakta i en pressemeddelelse en nødvendighed for at vinde offentlighedens tillid.

viii. I tilfælde af strejke, ulykke mv., Hvis højtstående ledere bærer offentligheden, tager en pressemeddelelse, støttet af et intellektuelt medium, vinden ud af dem.

ix. Hurtige og præcise pressemeddelelser er en forpligtelse, som selskabet skylder sine aktionærer, investorer, kunder, franchisetagere, distributører, forhandlere mv. Hver har sin egen interessevinkel som bruger, afhængig eller finansiel partner, og han ser ud til resultatet af pressemeddelelser. Et pressemart selskab stiger naturligvis fremad.

Komponere og levere pressemeddelelser:

Dette er et job for overtalende forfattere. Ved tilrettelæggelse af en pressemeddelelse kan følgende punkter noteres:

1. Det skal være hurtigt.

2. Det bør vælge massemedier til at dække alle berørte læsere, seere osv.

3. Overskriften skal opsummere historien. Lige så mange læsere gennemsøger kun overskrifter, kan nyhedsredaktøren også se på en pressemeddelelse og beslutte om det.

4. En god overskrift skal følges op af en bly (åbningslinje), der kommer ind i historiens hjerte. Dette vil holde redaktøren interesseret nok til at læse den igennem.

5. Da nyhedsredaktøren er en intellektuel, kan han ikke blive imponeret af gimmicky overskrifter eller kundeemner. De bør appellere til ham / hende.

6. Det bør ikke skade nogen interessegruppe eller nyhedsredaktørens værdisansætning.

7. Det skal være nøjagtigt skrevet og være fri for fejl.

8. Hvordan en pressemeddelelse præsenteres er også vigtig. Det bør komme så tæt som muligt på den person, der beslutter, om og hvordan man offentliggør den. I et avis kontor skal det nå den specialiserede reception og finde funktionæren i et positivt humør om det.

9. En ignoreret og forsinket pressemeddelelse tjener ingen funktion. Derfor skal man søge samarbejde, og der skal følges op.

10. Nogle pressemeddelelser er i to dele - et brev, der beder redaktøren om at offentliggøre det, og derefter frigivelsen selv.

11. Udgivelsessprog skal følge alle principperne om effektiv skriftligt diskuteret andetsteds, såsom klarhed, præcision, fuldstændighed, brug af simpelt sprog og salgsformlen for AIDA.

Prøve Pressemeddelelser:

Pressekonference:

En pressekonference afholdes for at interagere med medierne i stedet for blot at videregive envejsoplysninger (som i at sende pressemeddelelser af messenger mv.). Det skaber en følelse af lejlighed.

Det er nyttigt at:

(i) Start et produkt, en ny model mv.

ii) Erklære åbningen af ​​en ny forretningssted, regionalt indrejse

(iii) Indberette en fusion, overtagelse, ny aftale mv.

(iv) Giv selskabets version i tilfælde af rygter eller kriser

(v) Giv nyheder om resultater, gennembrud mv.

(vi) Annoncer ordninger, rabatter mv.

Planlægning af en pressekonference:

Ved planlægningen af ​​en pressekonference skal arrangøren tænke på et passende sted, tid, talsmand og budskab. Deltagerne skal fremkaldes for at være til stede. Dette gøres ved en forlængende invitation og intellektuel agn, og velfungerede gentagelseskontakter.

Talsmanden skal lave en præsentation med alle de enheder, han kan kommandere - slides, filmklip og så videre.

De syv faser af en pressekonference er:

1. Hilsen:

Det er blevet fundet af forskere, at i en mundtlig præsentation er 7% af en besked kun ved ord. Næsten 38% er gennem tone, accent, stemme modulation og 55% gennem ikke-verbale faktorer som gestus, kropsholdning, kjole osv. Derfor er en munter, helhjertet hilsen nødvendig.

2. omrids:

Dette er at kommunikere i omkring 20 sekunder konferenceplanen.

3. Vigtige oplysninger:

Nu kan du fortælle om længden af ​​din snak, uddelingen eller pressemeddelelsen, spørgsmålet-svar sessionen og forfriskningerne (hvis nogen).

4. Kropsmeddelelse:

Herefter kan du starte systematisk med din detaljerede briefing. En mandlig og en kvindelig højttaler sammen holder opmærksomheden bedre. Grafiske hjælpemidler skal bruges til lindring af monotoni.

Det er en fin præstation, hvis du kan få publikum til at føle, "hvordan tiden er fløjet! Fremhæv de vigtigste punkter med en kombination af vægt og subtilitet. Hvordan anvendes subtilitet? "Det vil koste selskabet en ekstra rupees tre crores, men lad os springe over det."

5. Sammenfatning:

Lav et sammendrag af din snak, inden du lukker. Hvis det er en produktlancering, f.eks. Et vandfilter, kan du fremhæve teknologien, tilgængeligheden og rabatten (early bird scheme).

6. Spørgsmål og svar session:

Arrangørerne må muligvis gå som en gruppe for at imødekomme medieforespørgsler og også for gensidig moralsk støtte. Mediepersonerne skal opfordres til at tale og ledes til at stille spørgsmål.

Overvinde stilheden ved at rejse spørgsmål selv og besvare dem. Lad mikrofonen gå til spørgeren og lad spørgsmålet være klart.

Lad spørgeren være introduceret. Blandt arrangører bestemmer hvem der skal håndtere forespørgslen. Et godt spørgsmål-svar session gør det til en ordentlig tovejskommunikation og er en halvvejs sejr.

7. Konklusion:

Slut nu summen af ​​spørgesvarssessionen med blot et par ord, tak deltagerne til deres deltagelse, sørg for, at der ikke er flere spørgsmål - eller hvis tiden går imod dig, fortsæt spørgsmålene over forfriskningerne.