Post Project Evaluation

Efter at have læst denne artikel vil du lære om: - 1. Betydning af Post Project Evaluation 2. Formålet med Post Project Evaluation 3. Proces 4. Observationer 5. Rapport 6. Handlinger.

Indhold:

  1. Betydning af Post Project Evaluation
  2. Formålet med Post Project Evaluation
  3. Proces af Post Project Evaluation
  4. Observationer i Post Project Evaluation
  5. Rapport om Post Project Evaluation
  6. Handlinger, der opstår ved postprojektevaluering

1. Betydning af Post Project Evaluation:

Post-projektevaluering repræsenterer vurdering af projektet efter færdiggørelsen, analysering af det faktiske, i forhold til de forventede estimater med hensyn til tid, omkostninger og kvalitetsspecifikationer. Evalueringen omfatter undersøgelse af afvigelserne pr. Bestanddel af projektmålene (og inden for en sådan bestanddel væsentlige elementer af afvigelser), der fører til vurdering af den overordnede situation.

Projektvurderingen er evalueringen af ​​estimater / prognoser mv som forudset i det foreslåede projekt, som hjælper med at træffe en beslutning til fordel for eller imod sådanne investeringer.

Post-evalueringen på den anden side er revisionen og vurderingen af ​​den faktiske i forhold til projektbudgettet, hvor projektet blev lanceret og afsluttet. Mens "vurdering" indeholder estimater for fremtiden, er "evalueringen" at finde "værdiansættelsen" af, hvad der er sket praktisk talt.

I Indien udføres en sådan evaluering af mange offentlige projekter af :

en. Program Evaluering Organisation (PEO) for at evaluere arbejdet med Fællesskabets udviklingsprojekter,

b. Kontorets Kontor og Revisor-Generals Kontor for Offentlige Projekter.

Efterprojektevalueringen skal være åben og modig til at afsløre og analysere fakta. Internationale finansielle institutioner som Verdensbanken har lagt vægt på evalueringen af ​​postprojektet, da resultatet af en sådan evaluering er meget nyttig for sin bistand og håndtering af mulige fremtidige projekter.


2. Formålet med Post Project Evaluation:

Ved projektets gennemførelsesproces er projektets ejer, finansieringsinstitutionen involveret i projektet og projektledelsen alle beriget med rigelig erfaring, ligesom også entreprenøren ansat til projektet. Formålet med evalueringen af ​​projektet efter færdiggørelsen er at lære af sådanne erfaringer.

Detaljerne i en sådan evaluering kan fortolkes og anvendes på forskellige måder i henhold til perspektiverne for de interesser, der er interesseret i projektet. Det grundlæggende mål er dog den mulige brug af den værdifulde viden og erfaring, der er samlet fra projektets afslutning.

Projektets ejer samt projektledelsen er efter færdiggørelsen af ​​projektet udstyret med en informationsbutik den uvurderlige database, som kan opbevares for fremtidig brug.

Finanstilsynet kan efter evalueringen af ​​postprojektet konstatere svagheden i projektvurdering i første fase og / eller manglende nødvendig overvågning af sig selv under implementeringsprocessen mv. Og dermed ændre sin udlånspolitik for fremtiden.

En entreprenør kan nå sine planlagte mål, men lider dermed i alvorlig økonomisk tab som følge af utilstrækkelighed i budgivningen, og ved post-evaluering kan han udnytte sin erfaring og træffe de nødvendige beskyttelsesforanstaltninger i sit bud på fremtidige projekter.

Det fremgår af ovenstående, at det grundlæggende mål er at registrere resultaterne fra evalueringen, så observationerne kan være til stor hjælp i fremtiden.

Målsætningerne med postprojektevaluering omfatter også behovet for vurdering af situationen ved afslutningen af ​​projektet, da en sådan evaluering kan afsløre behovet for nogle korrigerende foranstaltninger.


3. Process of Post Project Evaluation:

På trods af alle de nyeste værktøjer og teknikker og hjælper fra sofistikeret automationssystem er track record for større og komplekse projekter generelt fattige. Der er uendelige tilfælde, hvor den faktiske gennemførelse af projekterne er langt ud af budgetterne.

På baggrund heraf er evalueringen af ​​postprojektet uhyre vigtigt.

Processen med en sådan evaluering kan udføres i to faser:

a) kort efter projektets afslutning og

b) Efter udløbet af ca. to år siden projektets afslutning.

(A) Evaluering kort efter projektets afslutning:

Evalueringsprocessen kan udføres ved spørgsmålet og omfatte:

jeg. Hvad er der sket i virkeligheden?

ii. Hvordan står det faktiske forhold i forhold til forventede estimater?

iii. Hvilke områder viser variationer?

Sådanne afvigelser skal lokaliseres og undersøges individuelt områdevist. Dette skyldes, at en betydelig ugunstig varians i et område kan være modregnet med gunstige afvigelser i andet område, hvilket fører til ubetydelig forskel mellem totalerne af faktiske og estimater. Analyse af små afvigelser på mellem 7 og 8 procent kan undgås.

iv. Hvad er årsagerne til sådanne afvigelser og:

(1) Hvor meget af det var uundgåeligt og hvordan?

(2) Hvor meget af det var undgået:

(a) Hvad er årsagerne til sådanne undgåelige afvigelser?

(b) Hvad kunne der have været gjort?

(c) Hvor og hvornår kunne det have været gjort?

(B) Evaluering efter ca. 2 års udløb siden projektets afslutning: Spørgsmålene omfatter:

en. Hvorvidt målet med hensyn til den påtænkte teknologi er opnået, fx kvalitet, kapacitet af anlægget mv.?

b. Hvad er årsagerne til mangler, hvis nogen, som evalueret i (1) ovenfor. Årsagerne til mangler kan omfatte mangler i plantelayouterne, installationerne af maskiner, standard for input osv.

c. Hvad kunne der være sket for at undgå de mangler, der er nævnt som i (2) ovenfor?

d. Hvorvidt markedsandelen som planlagt i projektet bliver nået? Hvis ikke, hvad er årsagerne til manglende målet?

Endvidere skal evalueringsprocessen også sigte mod vurdering af nødvendige korrigerende foranstaltninger.


4. Observationer i Post Project Evaluation:

I betragtning af projekternes omfang og kompleksitet vil observationerne i efterprojektevalueringen variere, men generelt kan sådanne observationer grupperes i to kategorier:

(a) Succes i projektgennemførelsen, og

b) fejl i projektets gennemførelse

(a) Succes i projektgennemførelsen:

Den succes, der blev afsløret i evalueringen, måles i henhold til de forskellige perspektiver af de interesser, der er interesserede i projektet, og kan identificeres som:

jeg. Projekt ejer:

Projektets ejer vil gerne kalde det en succes, når projektets faktiske økonomiske resultater er i overensstemmelse med hans forventninger fra projektet. Han kan have nogle mål for projektet under hans ærmer som at gå ud for et "offentligt problem", og derfor er den økonomiske udvikling hans vigtigste målestok for at måle succesen.

ii. Finansiel institution:

Den finansielle institution, der arrangerer den langsigtede finansiering af projektet, vil måle succesen i overensstemmelse med rettidig indløsning af lån og renter fra projektet i henhold til vilkårene for udlån.

iii. Projektledelse:

Projektledelse vil måle succesen i betragtning af projektgennemførelsen i forhold til projektmålene. Projektledelsen er interesseret i at have de faktiske omkostninger, tidsforbrug og tekniske specifikationer opnået i projektbudgettet som aftalt og godkendt.

iv. Projektentreprenør:

Til entreprenøren afspejles succesen i projektgennemførelsen af ​​den økonomiske fordel, der hidrører fra de ydelser, der udføres i forbindelse med projektets gennemførelse.

v. Samfund som helhed:

Succesen ved implementering af et projekt vil blive målt af samfundet, især for de beboere, der omgiver projektet, af de ydelser, der udføres og / eller bekvemmeligheder, der nyder godt af det, f.eks. I sundhed, uddannelse, vej, bro osv.

b) Manglende gennemførelse af projektet:

Der er tilfælde hvor projektet er gennemført, bestilt og kører, men ved postprojektevaluering ser det ud til, at der er overskridelse af projektet af en alarmerende størrelse. Sådanne tilfælde betragtes som fejl i projektgennemførelsen.

Projektoverskridelser omfatter både den faktiske tidsmæssige overgang af tid langt over projektplanen - og også den faktiske omkostningsoverskridelse i forhold til den forventede omkostning. Tilfælde af sådanne overskridelser er masser (især i den offentlige sektor!).

Nærmere oplysninger om sådanne overskridelser i tilfælde af få projekter er fremstillet nedenfor:

[Kilde: Undersøgelse Note 6: Projektomkostningsoverslag fra projektledelse og kontrol af Institut for Omkostninger og Værkstedsrevisorer i Indien.]

De sædvanlige årsager til projektoverskridelser bemærket i løbet af evalueringen er beskrevet nedenfor:

(A) Feasibility / detaljeret projektrapport (DPR). Feasibilityrapporten og / eller (DPR) indeholder :

jeg. undervurderet projektplan og projektomkostninger

ii. manglende tilstrækkelig dækning for inflations- og / eller valutakurser, mulige ugunstige valutakursændringer;

iii. Overestimering af indkomst / markedsandel.

(B) Teknologi valg:

jeg. ændring i teknik og design;

ii. ejerforvaltning induceret kursændringer;

iii. teknologiske forandringer, der fører til forældelse i teknologi.

(C) Kontraherende:

jeg. entreprenørens ægte problemer

ii. dårligt defineret og administreret kontrakt

iii. entreprenør er tilknyttet projektets ejer.

(D) Projektorganisation:

jeg. manglende integration af projektorganisationen, arbejdet og folket

ii. mangel på klart defineret struktur, der fører til problemer med myndighed, ansvar, kommunikation og koordinering.

(E) Site tilstand:

jeg. Bivirkninger på stedet, herunder problemer skabt af lokale beboere.

(F) Uforudsete vanskeligheder:

Årsagerne til overskridelsen beskrevet ovenfor angiver, at projektledelsen har forholdsvis mindre til at bidrage til en sådan overskridelse. I virkeligheden har projektrapporten, herunder projektanalyser, tendens til at fokusere hovedsageligt på de økonomiske og finansielle aspekter. Derfor kan andre områder som tildeling af kontrakten, kontraktadministration mv. Få mindre betydning i projektrapporten medføre alvorlig overskridelse.

Bemærk:

Observationer i evaluering efter projekt er nødvendige og kan være af uvurderlig vejledning til fremtidige projekter. Når sådanne vurderinger systematisk registreres og stilles til rådighed via institutioner og eller samfund, kan vi udvikle eksempler på modelprojekter og i vid udstrækning undgå spild af ressourcer.

Der er en række institutioner / samfund i verden til projekt- og projektstyring af større projekter.

Et par af disse er:

jeg. Det amerikanske samfund for makro-teknik.

ii. Large Scale Programs Institute, US

iii. Project Management Institute of US

iv. Major Projects Association i Storbritannien

v. Mitsubishi Research Institute, Japan.

vi. Japan Project Industrial Council.

vii. Engineering Advancement Association of Japan.

viii. Spansk Samfund for Makro-Engineering.

ix. Project Management Forum of Australia.


5. Rapport om postprojektevaluering:

Rapporten om evaluering af postprojektet skal fremhæve de store hindringer, der står i vejen for gennemførelsen af ​​projektet, og om sådanne forhindringer kunne have været undgået ved at tage alternative skridt. Rapporten skal også indeholde årsagerne til afvigelser med hensyn til tid og omkostninger - sådanne afvigelser udgør mere end ti procent af de forventede estimater.

Det er også nødvendigt, at evalueringsrapporten i betragtning af den betydelige overskridelse foreslår afhjælpende foranstaltninger, herunder revision af den økonomiske levedygtighed.

Kortfattet format af en sådan rapport med sit sædvanlige indhold fremkommer nedenfor:

(For god orden skal evalueringsrapporten også underskrives af projektlederen med datoen.)

A. Bemærkninger:

jeg. Aktiviteter og rækkefølgen af ​​sådanne aktiviteter, som faktisk fulgte i gennemførelsen af ​​projektet mod den budgetterede projektplan.

ii. Tid brugt og omkostninger afholdt pr. Aktivitet i forhold til budgettet. Detaljer om prisstigning i forhold til budget.

iii. Årsager til afvigelser på mere end 10% af budgettet, både med hensyn til tid og omkostninger.

iv. Arbejdskraft beskæftiget som:

(1) eget personale overarbejde tilladt

(2) afslappede arbejdstagere og tredjepartsarbejde på kontraktbasis.

v. store entreprenører udpeget om de var tilstrækkeligt erfarne og deres forestillinger De kompensationer, der betales, hvad enten de er rimeligt konkurrencedygtige.

vi. Maskiner og udstyr:

(1) Købt

(2) Ansat, med maskintimer ansat.

vii. Ressourcer, der kræves til projektgennemførelsen - hvad enten det er passende og var rettidigt tilgængeligt eller rationeret og / eller tidligt at øge rentekostnaden.

viii. Tekniske usikkerheder står overfor og alternative skridt taget.

ix. Sikkerhedsstrategier for risikoområder udført.

x. Effekt af eksterne faktorer - f.eks. Pris, ny regulering (er), politisk indblanding, samfundsfaktorer mv. Og deres konsekvenser.

xi. Interferens af projekt ejere.

B. Forebyggende foranstaltninger foreslået:


6. Foranstaltninger, der opstår ved postprojektevaluering:

Post-evalueringen omfatter også forslag til afhjælpende foranstaltninger, der kommer ud af en sådan evaluering. Resultatet og de relevante forslag varierer fra sag til sag. Efter at projektet er gennemført og aktiverne er opbygget, opnås projektets grundlæggende succes ved at generere økonomi alene, så den kan overleve sit liv.

Projektet, når det gennemføres, kan være en kilde til beskæftigelse, kan levere behovene til et bestemt marked eller føre en rolle til at udvikle andre små og tilknyttede industrier. Men fakta er stadig, at det skulle være til gavn for at overleve og opretholde. Med dette mål i betragtning vil forslagene til afhjælpende foranstaltninger afhænge af behovet for visualisering i evalueringsprocessen.

De sandsynlige muligheder for sådanne handlinger er:

A. Mulige handlinger, når projekttest evaluering finder projektoverskridelse

Overskridelsen øger projektomkostningerne og påvirker den økonomiske rentabilitet som:

jeg. Det øger omkostningerne ved beskæftiget kapital;

ii. Det øger afskrivningsomkostningerne; og

iii. Det medfører tab af 'salg'.

Under denne situation, når stigningen i projektomkostninger skyldes andre årsager end operationelle ineffektiviteter i projektgennemførelsen, som det kan afsløres ude af evaluering, bør forslagene være at øge produktpriserne - i det omfang markedet kan absorbere. Omkostningerne ved ineffektivitet bør ikke overføres til kunderne, undtagen selvfølgelig når markedet kan bære stigningen i prisen!

De punkter, der skal bemærkes før en sådan handling er:

jeg. Justering i priser bør kun ske efter en frisk markedsanalyse.

ii. Efter overløbet lander projektet på en anden finansiel struktur end de detaljer, der er nævnt i DPR. Efterprojektets evaluering kan foreslå et offentligt udstedelse af "Rettigheder" -andele / -forpligtelser efter at være berettiget, som sådan ved en ny rentabilitetsberegning og kontantprognose.

B. Mulige handlinger, når postprojekt evaluering finder behovet for ny teknologi :

Der kan kræves import af teknologi til den nødvendige og rentable udnyttelse af det allerede gennemførte projekt. Situationen kan være et resultat af usikkerheden om den teknologi, der oprindeligt blev betragtet eller på grund af teknologisk forældelse.

Den supplerende teknologi anbefales til:

jeg. Udvidelse af den kapacitet, der kræves for at opfylde rentabiliteten '

ii. udvikling af et biprodukt / fællesprodukt eller den

iii. behov for markedet.

Målet er økonomisk brug af den allerede indbyggede infrastruktur.