Planlægning: Betydning, elementer og principper

Læs denne artikel for at lære om planlægning i en organisation. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: - 1. Definition og betydning for planlægning 2. Planlægningsart og karakteristika 3. Betydning 4. Elements 5. Steps 6. Principles.

Definition og betydning for planlægning:

Planlægning er en vigtig og primær funktion af ledelsen. Ingen organisation kan fungere ordentligt uden planlægning.

Planlægning er et forberedende skridt til handling. Det betyder systematisk pre-thinking for at bestemme et handlingsforløb for at opnå et ønsket resultat.

Planlægning er i det væsentlige en proces om forudgående at afgøre, hvad der skal gøres, hvornår og hvor det skal gøres, og hvordan det skal gøres, og hvem. At planlægge er at se fremad og kritisere den fremtidige drift af en virksomhed.

Gennem planlægningen løser lederen målene for organisationen som helhed og i lyset heraf målene for de forskellige afdelinger. Så fortsætter han med at forberede en slags "blueprint", der kortlægger måder at nå disse mål på.

Derfor kan planlægningen defineres som følger:

Planlægning er den proces, hvorpå lederne af en organisation sætter mål, foretager en samlet vurdering af fremtiden og kortlægger handlingsplanerne med henblik på at nå de organisatoriske mål.

Fra denne definition følger det heraf, at planlægningsprocessen involverer:

(i) Fastlæggelsen af ​​passende mål og mål,

ii) Specifikationen af ​​de foranstaltninger, der er nødvendige for at nå de etablerede mål og

(iii) Den optimale tidsperiode for at opnå dem.

Da planlægningen vedrører identifikation af alternativer og udvælgelse af det mest fordelagtige alternativ, kan det med rette betegnes som "det mest grundlæggende redskab til ledelsesfunktioner." Planlægning er således en proces med at beslutte forretningsmålene og kortlægge en rationel vej af nå disse mål.

Nogle vigtige definitioner af planlægning, givet af de fremtrædende forfattere er anført nedenfor:

Ifølge Koontz og O'Donnell er planlægningen "en intellektuel proces, den bevidste bestemmelse af handlingsplaner, basen af ​​afgørelser om formål, fakta og vurderede skøn."

George Terry skriver:

"Ved hjælp af planlægningsforvaltningen prøver medlemmerne at se fremad, forudse eventualiteter, forberede sig på uforudsete forhold, kortlægge aktiviteter og sørge for en ordnet sekvens for at nå målet."

Henry Fayol visninger:

"Handlingsplanen er på et og samme tidspunkt det planlagte resultat, handlingslinjen, der skal følges, de stadier, der skal gennemgås, og metoder til brug."

Planlægning og beslutningstagning:

Planlægning bestemmer det fremtidige handlingsforløb og involverer at vælge det fra alternativer. Fra dette synspunkt går beslutningstagning og planlægning sammen, og den ene afhænger af den anden. Rent planmæssigt er planlægningen som helhed med dens bestanddele resultatet af beslutningsprocessen.

Så beslutningstagningen har en gennemgribende indflydelse på planlægningen, og det er en del af planlægningsprocessen. Således har beslutningstagning og planlægning intimt forhold til hinanden. Men beslutningstagningen har en bredere konnotation end planlægningen. Hermed mener vi at sige, at anvendelsen af ​​beslutningstagningen forlænges ud over planlægningshorisonten, og næsten enhver stilling er i enhver virksomhed et afgørende center. Beslutningstagning er ikke kun nødvendig i planlægningen, men det er også nødvendigt inden for andre områder af ledelsesfunktioner som organisering, retning, koordinering og kontrol.

Her kan nævnes forskellige driftsordrer og instruktioner, der er uden for planlægningen, men er underlagt beslutningstagning. Igen er der mange ledelsesmæssige funktioner som at motivere medarbejderne, afvise deres arbejde eller aflade dem fra service, der kræver beslutningstagning, men disse funktioner kan ikke medtages i planlægningen ud fra et analytisk studie af forskellige ledelsesprocesser.

Natur og karakteristika ved planlægning:

Planlægning vedrører etablering af målsætninger for en virksomhed og finde ud af vejen for realisering af disse mål. Men uden at sætte målene er der intet at organisere, styre eller kontrollere. Derfor er enhver organisation forpligtet til at angive, hvad den ønsker at opnå. Planlægning er grundlæggende relateret til dette aspekt.

Planlægningens art og karakteristika kan angives som følger:

1. Intellektuel proces:

Planlægning er en intellektuel og rationel proces. Planlægning er en mental øvelse, der involverer fantasi, fremsyn og sund dømmekraft. Det kræver en mental disposition at tænke før 'handle i lyset af fakta i stedet for at gætte. Kvaliteten af ​​planlægningen afhænger af ledernes evner, der skal indsamle alle relevante fakta, analysere og fortolke dem på en korrekt måde.

Hvor langt ind i fremtiden kan en leder se, og med hvor meget klarhed han vil afhænge af hans intellektuelle kaliber, bliver han slået ud gennem planlægningsprocessen. Ved at tænke på målsætninger går alternative handlingsplaner og frem for alt ved beslutning om valg af visse alternativer, at planlæggeren går gennem en intellektuel proces.

2. Målretning:

Alt planlægning er forbundet med bestemte mål og mål. Det følger heraf, at enhver plan skal bidrage på en vis positiv måde til opfyldelsen af ​​gruppemål. Planlægning har ingen mening uden at være relateret til mål og målsætninger. Det skal broere kløften mellem, hvor vi er, og hvor vi ønsker at gå til minimale omkostninger.

3. Primærfunktion:

Planlægning siges at være den mest grundlæggende og primære funktion af ledelsen. Det indtager førstepladsen og går forud for alle andre ledelsesfunktioner, som er designet til at nå de mål, der er sat under planlægning. Det er sådan, fordi lederen beslutter sig for politikker, procedurer, programmer, projekter mv., Inden arbejdet fortsættes. De øvrige funktioner i ledelse - organisering, retning, koordinering og kontrol - kan kun udføres, efter at lederen har formuleret den nødvendige planlægning.

4. Pervasiveness:

Planlægningen gennemsyrer alle ledelsesmæssige aktiviteter. Det er opgaven hos alle ledere i alle typer af organisationer. Det foregår på alle segmenter og niveauer af organisationen - fra general manager til formanden. Uanset hvad aktivitetens karakter er, begynder ledelsen med planlægningen. Planlægningens karakter og bredde vil naturligvis variere fra et job til et andet - afhængigt af ledelsesniveauet.

5. Ensartethed:

Der kan være separate planer udarbejdet på forskellige niveauer i organisationen, men alle delplaner skal være forenet med den generelle plan for at udarbejde en samlet plan for drift ad gangen. Så ensartethed skal være der på alle niveauer af planlægning at matche den generelle plan.

6. Kontinuitet:

For at holde virksomheden som et forretningsområde uden pause er det vigtigt, at planlægningen skal være en kontinuerlig proces. Så den første plan skal følge anden plan og anden plan den tredje og så videre i endeløse serier i hurtig rækkefølge.

7. Fleksibilitet:

Planer bør ikke gøres stive. Det skal være så fleksibelt som muligt for at imødekomme alle mulige ændringer i virksomheden med henblik på at klare de skiftende forhold på markedet. Faktisk er planlægning en dynamisk aktivitet.

8. Enkelhed:

Sproget i arbejdsplanen eller programmet i planlægningen skal være enkelt, så hver enkelt del af det let kan forstås af medarbejderne på forskellige niveauer, specielt på lavere niveau.

9. Præcision:

Præcision er planlægnings sjælen. Dette giver planlægningen nøjagtig, konkret og præcis betydning i omfang og indhold. Enhver fejl eller fejl i planlægningen er sikker på at forstyrre andre ledelsesfunktioner, og derfor er præcisionen yderst vigtig i enhver form for planlægning.

10. Mulighed:

Planlægning er hverken poesi eller filosofi. Den er baseret på fakta og erfaring og dermed realistisk i naturen. Det repræsenterer et program, der er muligt at udføre med mere eller mindre eksisterende ressourcer.

11. Valg blandt alternative kurser:

Planlægningen indebærer valg af passende handlingsplan fra flere alternativer. Hvis der kun er en måde at gøre noget på, er der ikke behov for planlægning. Planlægningen skal finde ud af flere alternativer, vurdere muligheden og rentabiliteten af ​​de forskellige alternativer og vælge den bedste ud af dem.

12. Effektivitet:

Planlægningen er rettet mod effektivitet. En plan er et handlingsforløb, der viser et løfte om at optimere afkastet med den mindste udgift af input. I planlægningen evaluerer lederen alternativerne på grundlag af effektivitet. En god plan bør ikke kun opnå det optimale forhold mellem output og input, men bør også give den største tilfredshed til dem, der er ansvarlige for implementeringen.

13. Interafhængighed:

De forskellige afdelinger kan formulere forskellige planer og programmer for deres integration i den overordnede planlægning. Men sektionsplaner kan ikke men være afhængige af hinanden. For eksempel afhænger produktionsplanlægningen af ​​salgsplanlægning og omvendt.

Igen kan planlægning for køb af råvarer, beskæftigelse af arbejdskraft mv ikke være en isoleret handling bortset fra salgsplanlægning og produktionsplanlægning. Planlægning er en struktureret proces, og forskellige planer udgør et hierarki. Forskellige planer er indbyrdes afhængige og indbyrdes forbundne. Hver plan på lavere plan tjener som et middel mod slutningen af ​​højere planer.

14. Forudsigelse:

Frem for alt kan ingen planlægning fortsætte uden prognoser - hvilket betyder at vurdere fremtiden og sørge for det. Planlægning er syntese af forskellige prognoser - kort eller lang sigt, specielt eller på anden måde. De smelter sammen i et enkelt program og fungerer som vejledning for hele bekymringen.

Betydningen af ​​planlægning:

Planlægning er nøglen til succes for en organisation. Faktisk kan de fleste af virksomhedens resultater skyldes omhyggelig planlægning. Planlægning er en funktion af hver leder på alle niveauer i en virksomhed. Hver leder er forpligtet til at planlægge først for systematisk og velordnet udførelse af sine opgaver.

Det er inden for planlægningsfunktionen, at målene bestemmes, beslutningstagning finder sted, prognoser udarbejdes og strategier påbegyndes. Planlægningen har således antaget stor betydning i alle former for organisationsvirksomheder eller ikke-forretningsmæssige, private eller offentlige sektorer, små eller store.

Som ledelsesfunktion er planlægningen vigtig af følgende årsager:

1. At give grundlag for beslutningen:

Den første og vigtigste årsag til planlægningen ligger i, at den giver grundlag for beslutninger. Det er et enormt behov for ledere af en virksomhed at rette op på deres tanker om, hvad de vil udføre og derefter planlægge brugen af ​​tid, ressourcer og bestræbelser på at nå deres mål.

2. Fokusering på mål:

Planlægning koncentrerer opmærksomheden på virksomhedens mål. Planlægningens første funktion er at præcisere sine mål. Målene er defineret i mere konkrete, præcise og meningsfulde termer. Som et resultat af sådan opmærksomhed bliver det muligt for planlæggerne at fastlægge politikker, procedurer, programmer og reglerne for et velordnet fremskridt i retning af de ultimative mål, der ønskes opnået.

3. Minimering af usikkerhed og risiko:

Fremtiden er usikker. Planlægning hjælper ledere med at tage sig af fremtidige usikkerheder og minimerer dermed forretningsrisikoen. Det forudser fremtidige begivenheder og sætter handlingsforløbet for at kontrollere disse begivenheder til en fordel. Ved hjælp af planlægning kan en virksomhed forudse fremtidige begivenheder og sørge for, at de er i overensstemmelse med dem. Dette fjerner uden tvivl eller reducerer muligheden eller hopper ind i usikkerheder.

4. Tilpasning med ændringer:

Forretningsplanlægning er blevet afgørende på grund af det faktum, at en virksomhed opererer i et skiftende og dynamisk miljø. Aspektet af dette skiftende miljø omfatter ændringer i teknologi, regeringspolitikker, konkurrenceforhold, sociale normer og holdninger mv. Da planlægningen fortsætter trin for trin, forutser det de ændringer, der sandsynligvis vil komme, og i overensstemmelse hermed forbereder sit program ved nødvendige tilpasninger og tilpasning .

5. Sikring af økonomi:

Planlægning fokuserer på effektivitet og økonomi i drift. En plan er et handlingsforløb, der kan tage organisationen til sine mål til minimale omkostninger. Planlægning forhindrer spild af ressourcer ved at vælge det bedste forløb fra mange alternativer. Det sigter mod en jævn arbejdsflow. Alle disse trin i planlægningen fører automatisk til økonomi.

6. Hjælp til koordinering:

Planlægning fører til en koordineret struktur af operationer. Det giver en samlende ramme. Lydplanlægning interrelaterer alle aktiviteter og ressourcer i en organisation. Godt overvejede overordnede planer harmoniserer interdepartementale aktiviteter. Således arbejder forskellige afdelinger i overensstemmelse med den overordnede plan, og koordinering opnås.

7. Gør kontrol effektiv:

Styringsfunktionens ledelsesfunktion beskæftiger sig med en sammenligning mellem den planlagte ydeevne og den faktiske ydeevne af underordnede og afdelinger i organisationen. Således udøves kontrol i forbindelse med planlægning, da standarderne mod hvilke de faktiske resultater skal sammenlignes etableres gennem planlægning. Så planlægning giver grundlag for kontrol. Planlægning og kontrol er således uadskillelige.

8. Øget organisatorisk effektivitet:

Planlægning sikrer organisatorisk effektivitet på flere måder. Det anfører målene for organisationen i forbindelse med givne ressourcer; sørger for en korrekt udnyttelse af ressourcerne til den bedste fordel, giver den nødvendige konkurrenceevne til fortsat vækst og stadige fremskridt ved at forudse, hvad konkurrenterne sandsynligvis vil gøre og udvikle sine strategier i overensstemmelse hermed.

Planlægningsprocessen skaber en målrettet og velordnet opstilling af aktiviteter, der skal videreføres. Det definerer de grænser, inden for hvilke virksomheden skal fungere. Dette gør det muligt for forretningsmanden at koncentrere sig om de forhold, der faktisk er relevante og afgørende for forretningsmæssig succes.

Elementer af planlægning:

Planlægning som ledelsesproces består af følgende elementer eller komponenter:

1. Mål:

Den vigtige opgave med at planlægge er at bestemme virksomhedens mål. Mål er de mål, som alle ledelsesmæssige aktiviteter retter sig mod. Alt planlægningsarbejde skal klart formulere de mål, der skal realiseres ud fra de foreslåede forretningsaktiviteter. Når planlægningen træffes, bliver disse mål gjort mere konkrete og meningsfulde. For eksempel, hvis det organisatoriske mål er fortjeneste, vil planlægningsaktiviteten angive, hvor meget overskud der skal tjene på at se på alle lette og begrænsende faktorer.

2. Forudsigelse:

Det er analysen og fortolkningen af ​​fremtiden i forhold til virksomhedens aktiviteter og arbejde. Virksomhedsfremskrivning refererer til analyse af statistiske data og andre økonomiske, politiske og markedsmæssige oplysninger med det formål at reducere risiciene i forbindelse med forretningsbeslutninger og langdistanceplaner. Forecasting giver et logisk grundlag for at foregribe formen på fremtidige forretningstransaktioner og deres krav til mand og materiale.

3. Politikker:

Planlægning kræver også fastlæggelse af politikker for let at realisere business-objektiverne. Politikker er udsagn eller principper, der styrer og leder forskellige ledere på forskellige niveauer i beslutninger. Politikker udgør det nødvendige grundlag for udøvende drift. De fastlægger de overordnede grænser, inden for hvilke beslutningstagere forventes at fungere, mens de træffer beslutninger. Politikkerne fungerer som retningslinjer for at træffe administrative beslutninger.

I en stor virksomhed er forskellige politikker formuleret til styring og styring af underordnede i forskellige ledelsesområder. De kan være produktionspolitik, salgspolitik, finanspolitik, personalepolitik mv. Men disse forskellige politikker koordineres og integreres på en sådan måde, at de sikrer en let realisering af de endelige mål for erhvervslivet. Politikkerne skal være konsekvente og må ikke ændres hyppigt.

4. Procedurer:

Den måde, hvorpå hvert arbejde skal udføres, er angivet ved de fastsatte procedurer. Procedurer skitserer en række opgaver for et bestemt forløb. Der kan være en vis forvirring mellem politikker og procedurer. Politikkerne giver retningslinjer for tænkning og handling, men procedurer er konkrete og specifikke trin til tænkning og handling. For eksempel kan politikken være rekruttering af personale fra alle dele af landet; men procedurer kan være at annoncere og invitere ansøgninger, tage interviews og tilbyde aftale til det valgte personale.

Således betyder procedurer bestemte trin i en kronologisk rækkefølge inden for det område, der er udklasset af politikkerne. Med andre ord er procedurer de metoder, hvormed politikker håndhæves. Forskellige procedurer vedtages inden for forskellige forretningsområder. Der kan være produktionsprocedure, salgsprocedure, købsprocedure, personaleproceduren mv.

Produktionsproceduren omfatter fremstilling og samling af dele; Salgsproceduren vedrører reklame, tilbyder tilbud, sikring og gennemførelse af ordrer; købsprocedure indikerer udbud, valg af citater, bestilling af varer, opbevaring af varerne under nedslagning og levering af dem mod rekvisition til forskellige afdelinger og personaleproceduren er rekruttering, udvælgelse og placering af arbejdstagere til forskellige job.

5. Regler:

En regel angiver det nødvendige handlingsforløb i en bestemt situation. Det fungerer som vejledning og er i det væsentlige i beskaffenhed af en beslutning truffet af forvaltningsmyndigheden. Denne beslutning betyder, at der skal træffes en konkret handling i forhold til en bestemt situation. Reglerne foreskriver et konkret og stramt handlingsforløb, der skal følges i forskellige forretningsaktiviteter uden nogen mulighed for afvigelse eller skøn.

Enhver afvigelse af regel medfører straf. Regel er relateret til dele af en procedure. Således kan en regel indarbejdes i forbindelse med købsproceduren, at alle køb skal foretages efter udbud. På samme måde kan reglerne med hensyn til salgsproceduren håndhæves, at alle ordrer skal bekræftes næste dag.

6. Programmer:

Programmer er nøjagtige handlingsplaner fulgt i korrekt rækkefølge i overensstemmelse med målene, politikkerne og procedurerne. Programmer fører således til et konkret forløb af indbyrdes forbundne handlinger for at opnå et formål. Således kan et selskab have et program til etablering af skoler, gymnasier og hospitaler i nærheden af ​​sine lokaler sammen med dens ekspanderende forretningsaktiviteter.

Programmer skal være tæt integreret med målsætningerne. Programmering involverer i trin at dele de aktiviteter, der er nødvendige for at nå målene, fastsættelse af sekvensen mellem forskellige trin, fastsættelse af præstationsansvar for hvert trin, bestemmelse af ressourcerne, tid, finansiering osv. Og tildeling af bestemte opgaver til hver enkelt del.

7. Budgetter:

Budget betyder et estimat af mænd, penge, materialer og udstyr i numeriske termer, der kræves til gennemførelse af planer og programmer. Planlægning og budgettering er således indbyrdes forbundne. Budget angiver programmets størrelse og indebærer indkomst og outgo, input og output. Det fungerer også som en meget vigtig kontrolenhed ved at måle præstationen i forhold til de fastsatte mål. Der kan være flere afdelingsbudgetter, der igen integreres i masterbudgettet.

8. Projekter:

Et projekt er en engangsplan, som er en del af et generelt program. Det er en del af jobbet, der skal udføres i forbindelse med det generelle program. Så et enkelt trin i et program opstilles som et projekt. Generelt planlægges der også en særlig task force i planlægningen af ​​et projekt.

Det er en ordning for investering af ressourcer, der kan analyseres og vurderes rimeligt og uafhængigt. Et projekt indebærer i grunden investering af midler, fordelene deraf kan tilfalde fremover. Eksempler på sådanne investeringer kan være udlæg på land, bygning, maskiner, forskning og udvikling mv. Afhængigt af situationen.

9. Strategier:

Strategier er enhederne formuleret og vedtaget ud fra et konkurrencedygtigt synspunkt såvel som fra medarbejdernes, kundernes, leverandørernes og regerings synspunkt. Strategier kan således være interne og eksterne. Uanset om det er internt eller eksternt, kræver planernes succes, at det skal være strategiorienteret.

Den bedste strategi for planlægning ud fra et konkurrencemæssigt synspunkt skal på en eller anden måde informeres fuldt ud om konkurrenternes planlægning 'hemmeligheder' og forberede sin egen plan i overensstemmelse hermed. Strategier fungerer som reservekræfter for at overvinde modstande og reaktioner efter omstændighederne. De anvendes efter behov.

Trin i planlægning:

En plan er i dag dagens design til morgendagens handling og en oversigt over de skridt, der skal tages i fremtiden. En god plan skal være enkel, afbalanceret og fleksibel og udnytte de eksisterende ressourcer bedst muligt. Det skal være baseret på klart definerede mål.

Til udarbejdelse af en sådan plan skal der følges en konkret proces, der involverer følgende trin:

1. Opfattelse af mulighederne:

Lederen skal først identificere den mulighed, der kræver planlægning og handling. Dette er meget vigtigt for planlægningsprocessen, fordi det fører til formulering af planer ved at give udtryk for, om der er muligheder for at tage op på bestemte planer.

Opfattelse af muligheder inkluderer et indledende blik på mulige muligheder og evnen til at se dem helt og holdent, en forståelse for, hvorfor organisationen vil løse usikkerheden og en vision, hvad den forventer at opnå. Dette giver mulighed for at sætte målene i reel forstand.

2. Etablering af målsætningerne:

Det næste skridt i planlægningsprocessen ligger i opstillingen af ​​målsætninger, der skal opnås af virksomheden på de klarest mulige vilkår, idet man ser i lyset af dens styrke og begrænsning. Målene angiver de forventede resultater i målelige termer og angiver slutpunkterne af, hvad der skal gøres hvor den primære vægt skal placeres, og hvad der skal opnås ved forskellige typer planer. Virksomheder starter med et overordnet mål.

Herfra udvikles underordnede mål, som bidrager til opnåelsen af ​​det overordnede mål. Disse til gengæld understøttes af de specifikke mål for afdelingerne. I denne proces oprettes et hierarki af mål. Planerne på hvert niveau af organisationen er lavet for at nå de rette mål i hierarkiet. Dette hierarki kan opbygges ved at koordinere planerne for forskellige afdelinger.

3. Opbygning af planlægningsstederne:

Efter fastlæggelsen af ​​de organisatoriske mål er det nødvendigt at etablere planlægningslokaler, det vil sige betingelserne for planlægningsaktiviteter. Dette indebærer indsamling af fakta og tal, der er nødvendige for at planlægge virksomhedens fremtidige forløb. Planlægningssteder planlægger antagelser vedrørende de forventede miljømæssige og interne forhold.

Så planlægning af lokaler er af to typer - eksternt og internt. Eksterne lokaler omfatter samlede faktorer i miljøet som sociale, politiske, teknologiske, konkurrenters planer og handlinger, regeringspolitikker mv. Interne faktorer omfatter organisationens politikker, ressourcer af forskellige typer og organisationens evne til at modstå miljøbelastningen. Planerne er formuleret i lyset af både eksterne og interne faktorer.

4. Identifikation af alternativerne:

Det næste skridt i planlægningsprocessen er at søge efter forskellige alternative handlingsplaner baseret på de organisatoriske mål og planlægningslokaler. Et bestemt mål kan opnås gennem forskellige handlinger. Hvis en organisation for eksempel har sat sit mål om at vokse yderligere, kan det opnås på flere måder som at udvide virksomhedsområdet eller produktlinjen, tilslutte sig andre organisationer eller overtage en anden organisation osv. Inden for hver kategori kan der være flere alternativer.

Da alle alternativer ikke kan tages i betragtning til yderligere analyse, er det nødvendigt, at planlæggeren i første undersøgelse reducerer antallet af alternativer, der ikke opfylder de minimale foreløbige kriterier. Preliminære kriterier kan defineres på flere måder - minimumsinvestering kræves, der matcher organisationens nuværende virksomhed, regeringens kontrol osv.

5. Evaluering af alternativerne:

Forskellige alternative kurser, der anses for gennemførlige med hensyn til foreløbige kriterier, skal tages for en detaljeret evaluering. Alternative handlingsplaner kan vurderes ud fra kriterierne om omkostninger, risici, fordele og organisatoriske faciliteter. De stærke og svage punkter i hvert alternativ bør analyseres omhyggeligt.

Da der er så mange komplekse variabler forbundet med hvert mål og hver mulig plan, er processen med komparativ evaluering ekstremt vanskelig. For eksempel kan et alternativ være den mest rentable, men kræver tung investering; En anden kan være mindre rentabel, men indebærer også mindre risiko.

Derudover er der ingen sikkerhed for resultatet af et alternativt kursus, fordi det er relateret til fremtiden, hvilket ikke er sikkert. I sidste ende afhænger valget af, hvad der bestemmes som den mest kritiske faktor ud fra virksomhedens mål.

6. Valg af handlingsplan:

Efter evalueringen af ​​forskellige alternativer vælges den mest hensigtsmæssige som planen. Nogle gange viser evalueringen, at mere end et alternativ er lige så godt. I et sådant tilfælde kan lederen vælge mere end et alternativ på samme tid. Der er en anden grund til at vælge mere end et alternativ. Det kan være nødvendigt at tage et alternativt handlingsforløb i fremtiden i ændrede situationer. Så planlæggeren skal også være klar med alternativ - normalt kendt som beredskabsplan - der kan hjælpe med at klare den ændrede situation.

7. Formulering af støtte- eller afledte planer:

Efter det bedste alternativ er besluttet, er næste skridt at udlede forskellige planer for forskellige afdelinger eller dele af organisationen for at understøtte hovedplanen. I en organisation kan der være forskellige afledte planer som planlægning for køb af råvarer og udstyr, udvikling af nyt produkt, rekruttering og uddannelse af personale mv.

Disse afledte planer er formuleret ud af hovedplanen, og de støtter derfor det. Nedbrydningen af ​​masterplanen i afdelings- og sektionsplaner giver et realistisk billede af de tiltag, der skal træffes i fremtiden.

8. Etablering af aktivitetsrækkefølge:

Efter formulering af basis- og derivatplanerne bestemmes aktivitetssekvensen således at planerne træder i aktion. Baseret på planerne på forskellige niveauer kan det afgøres hvem der vil gøre hvad og på hvilket tidspunkt. Budgettet for forskellige perioder kan være parat til at gøre planerne mere konkrete til gennemførelse.

9. Sikring af deltagelse:

Planer skal meddeles i større detaljer til underordnede for at øge deres forståelse af den foreslåede handling og til at udnytte deres samarbejder i udførelsen af ​​planer. Det vil således bidrage til kvaliteten af ​​planlægningen gennem viden om yderligere fakta, nye visioner og afslørende situationer.

10. Tilvejebringelse til fremtidig evaluering:

For at sikre, at de valgte planer følger de rigtige linjer, er det af afgørende betydning at udarbejde et system med løbende evaluering og vurdering af planen. Det vil medvirke til at opdage manglerne og faldgruberne i planerne og træffe afhjælpende foranstaltninger godt i tide. Alle trin i planlægningsprocessen skal knyttes sammen og koordineres med hinanden. For en vellykket gennemførelse af en plan skal den formidles til alle niveauer i organisationen.

Grundlæggende principper for planlægning:

Planlægningen kræver videnskabelig tænkning, og det skal klart formulere definitionen af ​​formålet, analysere problemet og foretage en omhyggelig og omhyggelig søgning efter alle de kendsgerninger der bærer på det. Opgaven med planlægning vil være vellykket, hvis nogle grundlæggende principper følges i processen.

De vigtige principper kan angives som følger:

1. Forpligtelsesbegrebet:

Det betyder, at visse ressourcer skal være forpligtet eller pantsat til formålet med planlægningen. Planlægning er ikke en nem opgave. Så nødvendig hjælp er at blive taget fra eksperter. Virksomheden skal være klar til at udtømme de disponible ressourcer til opnåelse af en plan.

2. Begrænsningsfaktorens princip:

En plan involverer forskellige faktorer af anden betydning. Dette princip indebærer, at der skal lægges større vægt på den faktor, der er begrænset eller begrænset i forsyning eller ekstremt dyrt. Dette vil hjælpe med at vælge det mest gunstige alternativ.

3. Princippet om reflekterende tænkning:

Planlægning, at være en intellektuel aktivitet er baseret på rationelle overvejelser. Disse involverer reflekterende tænkning, som betyder problemløsende tankeproces - en proces, hvor tidligere erfaringer er overlejret på fakta i den nuværende situation og mulige fremtidige tendenser. Ingen kan være en planlægger, hvis sind ikke er aktiv, som ikke har nogen bevidst magt, og hvis dømmekraft ikke er stærk.

4. Flexibilitetsprincip:

Selv om en plan er udarbejdet efter reflekterende tænkning, betyder det ikke, at der ikke kan foretages afgang i løbet af sin drift. Planen skal være så forberedt, at der er tilstrækkelig mulighed for at ændre det fra tid til anden. Ændringer skal nødvendigvis ske i planen for at tage hensyn til nye udviklinger, der kan finde sted i løbet af planens drift.

5. Princip for bidrag til virksomhedsmål:

En stor plan er udarbejdet, og den understøttes af mange afledte planer. Men alle planer skal bidrage positivt til opfyldelsen af ​​virksomhedens mål.

6. Effektivitetsprincip:

En plan bør gøres effektiv for at nå virksomhedens mål til minimumsudgifter og mindst mulig indsats. Det skal også opnå bedre resultater med mindst uventede hændelser. Det skal derfor ses, at det forventes, at det forventes at blive opnået.

7. Princippet om valg af alternativer:

Planlægning er dybest set et problem at vælge. Essensen af ​​planlægning er valget blandt alternative handlingsplaner. Der er ikke behov for planlægning, hvis der kun er en måde at gøre noget på. Ved valg fra alternativer vil det bedste alternativ være det, der bidrager mest effektivt og effektivt til opnåelsen af ​​et ønsket mål.

8. Principper for planlægningslokaler:

En plan er udarbejdet mod nogle fundamenter eller baggrunde kendt som 'Planning Premises'. Der skal være en fuldstændig aftale mellem ledere med hensyn til planlægning af lokaler, som planlægningen skal ramme.

9. Princippet om timing og sekvens af operationer:

Timing og driftssekvens bestemmer start- og sluttidspunkt for hvert stykke arbejde efter en bestemt plan og giver praktisk og konkret form og form til arbejdsydelse.

10. Princip for sikring af deltagelse:

For at sikre medarbejdernes deltagelse med fuldhjertet samarbejde i udførelsen af ​​planen er det nødvendigt, at planen skal formidles og forklares for dem for deres fulde forståelse. Denne forståelse giver grundlag for yderligere viden om nye fakta og forhold til medarbejderne. Dette er nødvendigt for at forbedre kvaliteten af ​​planlægningen. Det sikrer også en forpligtelse for virksomhedens personale til at gennemføre planen ved individuel og fælles deltagelse.

11. Princippet om gennemtrængelighed:

Selvom den store planlægningsfunktion overlades til øverste ledelse, er den ikke begrænset til det øverste niveau. Det er en funktion af hver leder på alle niveauer i organisationen.

12. Strategisk planlægning:

Strategisk planlægning er afgørende, når der er konkurrence. Det er udarbejdet i lyset af, hvad konkurrenterne har til hensigt at gøre. Planlæggere skal tage hensyn til de rivaliserende organisationers strategier, ellers kan planlægningsprojektet lande dem i problemer.

13. Innovationsprincippet:

Et godt planlægningssystem bør være lydhør over for mulighederne for innovation. Innovation består i at skabe noget nyt for at øge forbrugernes tilfredshed. Dette kan også angives som en vigtig forretningsstrategi. Innovation er en nødvendighed for sin vedvarende vækst i denne dynamiske verden. Innovation opnås gennem forskning og udvikling, og planlægning er nødvendig for at tilvejebringe et sådant omfang.

14. Opfølgningsprincippet:

Under udførelsen af ​​en plan kan visse forhindringer opstå midtvejs, og planlægningen kan kræve revision, ændring eller korrektion. Det er derfor, der skal være et opfølgningssystem i selve planlægningsprocessen. Dette giver mulighed for rettidige ændringer i planlægningen og gør den mere effektiv.

Imidlertid kræver følgende fakta for at planlægge enhver form for arbejde:

(i) Arbejdets art, kvalitet og mængde, den bedste måde at gøre det på, den tid, der er til rådighed for udførelsen, hvordan man gør det, når det skal gøres og hvem der skal gøre det.

(ii) Tilstrækkelig viden om kapaciteten af ​​den tilgængelige kraft gennem observationer og eksperimenter og fra etablerede standarder.

iii) Prioritering for successiv udførelse af forskellige opgaver gennem omhyggelig analyse.