Organisering: Betydning, proces, princip og betydning

Læs denne artikel for at lære om betydningen, processen, princippet og betydningen af ​​ledelsesfunktionen i forbindelse med organisering.

Betydning og proces af organisering:

Organisering kan defineres som følger:

Organiseringen er den ledelsesmæssige proces, der søger at definere hver enkelt persons rolle (leder og operatør) i retning af opnåelse af virksomhedsmål; med behørig hensyntagen til etableringen af ​​autoritetsansvarlige forhold blandt alle og sørger for koordinering i virksomheden - som en indbygget enhed til opnåelse af harmoniske grupper handling.

Som ledelse af ledelsen er organisering en proces; stort set bestående af følgende trin:

(i) Bestemmelse af den samlede arbejdsbelastning:

Det allerførste skridt i organisationsprocessen er at tage stilling til alle de aktiviteter, der er nødvendige for at nå virksomhedens mål. Dette organiserings trin er faktisk intet andet end et skøn over den samlede arbejdsbelastning, der skal gøres for at realisere mål.

(ii) Gruppering og undergruppering af aktiviteter, dvs. oprettelse af afdelingen:

De samlede aktiviteter, der er bestemt til opnåelse af virksomhedsmål, skal klassificeres, dvs. at lægge lignende eller beslægtede aktiviteter på ét sted i form af en gruppe eller en undergruppe. Dette trin med at organisere direkte fører til processen med at skabe afdelinger. Hvis en virksomhed sammenlignes med en bygning oprettelsen af ​​afdelinger inden for det ville betyde opførelse af værelser i bygningen hvert værelse beregnet til et bestemt specielt formål.

(iii) Oprettelse af leder-skib gennem delegation af myndighed:

Efter afdelingen er afsluttet; Det næste skridt i processen med at organisere ville være at overlade ansvaret for hver afdelings funktion til en særskilt leder. Oprettelse af leder-skib på denne måde kræver en nødvendig delegation af myndighed til hver leder for at sætte lederen i stand til at tage sig af det job, der er tildelt ham.

(iv) Arbejdsdeling inden for Departmental Set-Up-Human Organisation:

Da ingen enkeltpersoner kan udføre udførelsen af ​​hele det arbejde, der er tildelt en afdeling bliver det nødvendigt at ty til deling af arbejdsgodkendelsen til hver person kun en del af det samlede arbejde. Som følge heraf er der foretaget arbejdsdeling for alle afdelinger; der opstår en menneskelig organisation inden for virksomheden.

(v) Arrangement af fysiske faciliteter til personale inden for institutionel opsætningsmaterialeorganisation:

Hver enkelt virksomhed, som arbejder uanset kapacitet, i en hvilken som helst afdeling, skal have brug for de grundlæggende fysiske faciliteter - råmaterialer, maskiner og værktøjer, teknologi og andre input - for korrekt udførelse af den tildelte opgave. Når fysiske faciliteter stilles til rådighed for alt personale i alle afdelinger; Der opstår en væsentlig organisation (eller en fysisk-teknisk organisation) i virksomheden.

vi) Definition og etablering af autoritetsrelaterede forhold

At have skabt leder-skib og en menneskelig organisation inden for virksomheden bliver det nødvendigt at udtænke et system, der giver mulighed for at definere og etablere autoritetsrelaterede forhold blandt alle personale-ledere og operatører. Faktisk skal sådanne relationer defineres og etableres i hele virksomheden både horisontalt og vertikalt.

Kommentarer:

Nogle af de bemærkelsesværdige kommentarer til ovenstående beskrivelse af ledelsesfunktionen ved at organisere er som følger:

(a) Som et resultat af at gennemføre organisationsprocessen opstår der en struktur kaldet organisationsstrukturen (eller simpelthen organisationen). Faktisk er organisering en ledelsesproces; en organisation er resultatet af det.

(b) Ved udformningen af ​​organisationsstrukturen skal ledelsen planlægge og sørge for koordinering i hele organisationen både horisontalt og vertikalt. Faktisk er koordinering en indbygget enhed til sikring af harmonisk, effektiv og økonomisk organisatorisk funktion.

c) Spørgsmålet om et retfærdigt kompromis mellem centralisering og decentralisering af myndighed skal også afklares, i det mindste oprindeligt, på organisationsbehandlingsstadiet. Faktisk bør overordnet ledelse beslutte om spørgsmålet om, hvorvidt man skal udstyre små ledere med flere beslutningsbeføjelser eller mindre af det, når de delegerer myndighed til afdelingsledere og underordnede ledere på mellem- og lavere niveauer af organisationen.

Følgende er nogle populære definitioner af organisering:

1. "Organisering er etablering af autoritetsrelationer med bestemmelser om koordinering mellem dem, både lodret og horisontalt i virksomhedsstrukturen".

-Koontz og O 'Donnell

2. "Organisering er processen med at identificere og gruppere det arbejde, der skal udføres, definere og delegere ansvaret og autoriteten og etablere et mønster af forhold for at gøre det muligt for folk at arbejde mest effektivt for at nå målet".

- Louis A. Allen.

Organisationsprincipper:

Organisationsprincipper for klarhed af diskussion og en bedre forståelse af disse er blevet klassificeret på følgende måde:

(I) Overordnede principper:

(i) Formålet med enhedens princip

ii) Princippet om enkelhed

iii) fleksibilitetsprincippet

(II) Strukturelle principper:

iv) Princippet om arbejdsdeling

(v) Princip for funktionel definition

(vi) Princip for optimal afdelingen

(vii) Princippet om enhedens retning

(viii) Ledelsesprincip

(III) Operationelle principper:

(ix) Princippet om passende delegation

(x) skalære kædeprincip

(xi) Princippet om enhed af kommentar

xii) Tilsynsmyndighedsniveauprincippet

Følgende er en kort kommentar til hver af de ovennævnte principper for organisation under passende kategorier:

(I) Overordnede principper:

Under denne klassifikation er nogle af de meget grundlæggende organisationsprincipper inkluderet, dvs. principper, som er absolut nødvendige for en effektiv og logisk funktion af organisationen.

En kort forklaring af principperne i denne kategori er som følger:

(i) Formålet med enhedens mål:

Meget simpelt udtalt kræver dette princip, at individuelle og afdelingsmæssige mål i hele virksomheden skal være fuldstændig harmoniseret; og at alle mål skal være gensidigt støttende og kollektivt bidrage til overordnede fælles mål.

ii) Princippet om enkelhed:

Overholdelse af dette princip kræver, at ledelsen så vidt muligt udformer en enkel organisationsstruktur. En enkel struktur letter en bedre forståelse af overordnede underordnede forhold; og giver baggrund for bedre samarbejde mellem mennesker.

iii) fleksibilitet:

Under udformningen af ​​organisationsstrukturen skal ledelsen sørge for indbyggede enheder inden for selve strukturen; som vil lette ændringer i organisationsstrukturen, der skal udføres, når og når miljøfaktorer - internt og / eller eksternt - kræver det.

(II) Strukturelle principper:

Strukturelle principper for organisation vedrører de aspekter af organisationen, som har betydning for organisationens strukturering (eller udvikling) dets grundlæggende design og form.

Nogle af de vigtige principper i denne sammenhæng kan være følgende:

iv) Princippet om arbejdsdeling:

Da virksomhedens samlede arbejde ikke kan udføres af kun én person; det er afgørende, at sådant arbejde skal fordeles hensigtsmæssigt blandt en række personer. Faktisk bør det samlede ledelsesarbejde opdeles blandt en række ledere; og det samlede driftsarbejde er opdelt blandt en række driftspersonale.

(v) Principper for funktionel definition:

Ovennævnte princip indebærer, at hver enkelt persons og hver virksomhedens rolle (eller job) skal defineres hensigtsmæssigt, hvad angår arbejdsindholdet, den myndighed og de faciliteter, der er nødvendige for jobpræstationen og forholdet mellem jobbet og jobbet andres, i virksomheden.

(vi) Princip for optimal afdelingen:

Der er mange måder og baser for at skabe afdelinger inden for en organisation. Ifølge princippet om optimal afdelingsafdeling skal afdelinger i en organisation være således oprettet og vedligeholdt for at lette den bedst mulige opfyldelse af virksomhedens fælles mål.

(vii) Princip for enhedens retning:

Princippet indebærer, at hver gruppe af aktiviteter, der har samme formål, kun skal have ét overordnet hoved og kun en samlet eller masterplan. Som et organisationsprincip skal dette koncept for retningsretning være så indlejret i udformningen af ​​organisationsstrukturen, at der for hver gruppe af lignende aktiviteter er en bestemmelse for kun én overordnet hovedmyndighed over alt personale, der udfører samme funktion, hvor som helst, i organisationen.

viii) Ledelsesprincippet:

Spændet på ledelsesprincippet kaldes forskelligt som kontrol- eller spændvidde. Men udtrykket "ledelsens ledelse" er den bredeste; herunder også begreberne kontrol og kontrol. Ledelsesprincippet indebærer, at der er en grænse for antallet af underordnede; hvis arbejde kunne styres effektivt (kontrolleres eller overvåget) af en overordnet.

Kommentarer:

Visse nyttige observationer inden for rammerne af ledelsesprincippet kan foretages som under:

(a) Der er kun en grænse for effektiv forvaltning for ineffektiv eller ineffektiv forvaltning, ja, der er ingen grænse. Derfor er ledelsesprincippet gældende, kun i forbindelse med effektiv forvaltning. Et eksempel ville illustrere betydningen af ​​denne ide.

For eksempel i skole eller college klasseværelse, skal antallet af studerende være begrænset; som ingen lærer, uanset hvad der er kompetent, kunne effektivt give lærer til et ubestemt antal elever.

I modsætning til denne situation skal man tage højde for en offentlig taler, der kunne godt imødekomme en kæmpe samling af publikum; for det er det ligegyldigt, hvorvidt og hvor langt publikum er modtageligt for taleren eller hvor effektiv kommunikationsprocessen er mellem højttaler og publikum. I sidstnævnte tilfælde er ledelsesprincippet ikke gyldigt eller anvendeligt.

(b) Hvad der er eller skal være antallet af underordnede er mindre end en overordnet, kan ikke hævdes med præcision eller sikkerhed. som ledelsesprincippet er situationsmæssigt. Der er ikke noget hårdt og hurtigt antal underordnede, der ville bestemme et optimalt ledelsesniveau under alle ledelsesmæssige situationer.

Blandt andet er den overordnede kompetence og evner, færdigheder og krav til underordnede, de mest dominerende faktorer - sandsynligvis at bestemme ledelsens omfang i en bestemt ledelsessituation.

c) Ledelsesprincippet forklarer raison d'eter for organisationens struktur I modsat fald kan en enkelt leder være i stand til at håndtere og styre arbejdet hos alle underordnede; og der ville ikke være behov for en struktureret organisationsstruktur.

d) Ledelsesprincippet skal have at gøre med formen på organisationsstrukturen. dvs. om det ville være en høj eller flad organisatorisk struktur. Dette er begrebet impliceret bag begreberne smalle versus bred spænding af ledelsen.

Et smalt ledelsesniveau er en, hvor en overordnet kan håndtere et mindre antal underordnede; mens det i et bredt ledelsesniveau er antallet af underordnede "større" end håndterbart under et smalt ledelsesniveau.

Følgelig vil et smalt ledelsesniveau resultere i en noget højere form for organisationen; og et bredt ledelsesniveau vil føre til en forholdsvis "flad" organisationsstruktur. Lad os tage et hypotetisk eksempel for at illustrere, hvordan en "høj" eller en "flad" organisationsstruktur ville udforme sig - alt efter om det er et smalt eller bredt ledelsesniveau.

Antag i en virksomhed, at der er 10 underordnede, som forvaltes af ledelsen. Yderligere antage ledelsens ledelse også 10. I denne situation vil kun leder være forpligtet til at håndtere og styre arbejdet hos alle de ti underordnede.

Organisationsstrukturen ser ud som følger:

Antag nu, at ledelsens ledelse kun er 5. I dette tilfælde vil lederen blive hjulpet af to assisterende ledere; og styring af 10 underordnede via to assistenter - hver assistentchef, der styrer arbejdet med 5 underordnede.

Den organisatoriske struktur i denne sag vil se ud som noget højere end dens modstykke under bred span; og vil have flere lag i organisationen. Følgende diagram illustrerer dette koncept.

Uden at gå i detaljer i diskussionen, ville det være tilstrækkeligt at sige, at formen på organisationsstrukturen - høj eller flad - har konsekvenser for organisatorisk effektivitet på grund af administrationsomkostninger, effektivitet af kommunikation og faciliteter i samordning.

(III) Operationelle principper:

Operationsprincipper for organisation kan foreslås at være dem, der har betydning for organisationens drift eller funktion.

Nogle vigtige principper i denne kategori er som følger:

(ix) Princippet om passende delegation:

Med princippet om tilstrækkelig delegation mener vi, at hver ledelsesposition skal være forsynet med tilstrækkelig (eller nødvendig eller nødvendig) myndighed - for at sætte indehaveren af ​​stillingen, dvs. Lederen, i stand til at klare succesen med hans job.

(x) skalære kædeprincip:

Scalar kæde indebærer en kæde af overordnede - lige fra den højeste rang til den laveste rang i en organisation. Den skalære kæde danner grundlaget for autoritetsansvarlige forhold blandt ledere og underordnede i organisationen; således fremme gensidig forståelse blandt overordnede og underordnede på forskellige niveauer af organisationen.

Som et princip om organisation kræver scalar-kædeprincippet, at den integreres i organisationens design, for at sikre virksomhedens livsvigtige drift.

(xi) Princippet om kommandoenhed:

Ovennævnte princip indebærer, at en medarbejder skal modtage ordrer og instruktioner, kun fra en overordnet ad gangen. Overholdelsen af ​​dette princip er ønskeligt af hensyn til fjernelse af tvivl og forvirring fra medarbejdernes sind og for at lette nøjagtig fastsættelse af ansvar for enkeltpersoner for de forventede resultater af dem.

xii) Tilsynsmyndighedsniveau princippet:

Principperne på auktoritetsniveau indebærer, at ledere på bestemte niveauer i ledelseshierarkiet kun skal beslutte de forhold, der falder inden for rammerne af den myndighed, der er ledende i deres ledende stillinger.

En naturlig forlængelse af dette princip er, at hvis en leder på ethvert niveau af ledelseshierarkiet kommer på tværs af et spørgsmål, der ikke er omfattet af hans myndighed sagen skal enten henvises opad i hierarkiet eller skubbes ned hierarkiet på passende niveau for beslutning.

Organisationens betydning (eller fordele):

Organisationens betydning kunne fremhæves med henvisning til den rolle, den spiller i virksomhedens liv, vurderet på følgende analytiske måde:

(i) Organisationens grundlæggende rolle

ii) Andre aspekter af rolle

Lad os overveje organisationens roller som planlagt ovenfor:

(i) Organisationens grundlæggende rolle:

Organisationens grundlæggende rolle kunne udtrykkes ved at sammenligne den med et køretøj; som er udformet og designet til at nå virksomhedens mål.

Ligesom med hjælp fra et køretøj er en person i stand til at nå op til hans / hendes bestemmelsessted; På samme måde gøres en gruppe personer (omfattet af virksomheden) i stand til at nå deres destination, dvs. opnåelsen af ​​fælles mål via organisationens køretøj.

Faktisk er det nødvendigt for at nå virksomhedens mål, at handlinger fra enkeltpersoner, der indgår i en gruppeaktivitet, er nødvendige. og en sådan handling ledsages i en planlagt og systematisk ledelse af organisationsstrukturen, dvs. organisationen.

(II) Andre aspekter af rollen:

Nogle vigtige aspekter af organisationens rolle kunne fremgå som følger:

(i) Tilrettelægger specialisering:

En organisation eksisterer grundlæggende for at tage sig af og gennemføre arbejdsdeling af forskellige typer - blandt ledere, underordnede og operatører. En sådan arbejdsdeling, der fører til specialisering på forskellige områder, er med til at skabe øget menneskelig effektivitet i organisationens funktion.

Kommentar:

Arbejdsdeling gør det ikke kun muligt for en virksomhed at drage fordel af specialisering i ledelsesmæssigt og operationelt arbejde; det gør også orden og system, i organisationens funktion.

(ii) Undgår udeladelser, overlappende og dobbeltarbejde:

Mens der deles arbejde mellem afdelinger og enkeltpersoner under ledelse af organisering, udøves omsorg af ledelsen for at se, at:

(a) Ingen del af arbejdet, der er nødvendigt for at nå målene, går tabt

(b) Der er ingen overlapning eller overlapning af aktiviteter og bestræbelser, mens der tildeles arbejde til enkeltpersoner og afdelinger.

På den måde fører organisationen til en økonomisk, effektiv og effektiv drift af virksomheden.

(iii) Definerer (eller præciserer) autoritetsansvarlige forhold:

En organisationsstruktur definerer og præciserer, ansvarlige forhold mellem ledere og underordnede i virksomheden gennem horisontal og vertikalt. En sådan afklaring af myndighedernes ansvarlige forhold betyder ikke kun, at det organisatoriske liv fungerer tilfredsstillende. men fremmer også gode menneskelige relationer i organisationen ved at lette gensidig forståelse af hinanden.

iv) Fremmer bemanding:

Den organisatoriske struktur er en stor hjælp til effektiv bemanding. Den ved klart at definere forskellige organisatoriske holdninger, ledelsesmæssige og operationelle, peger ikke kun på behovet for passende personale, der skal mene disse stillinger; men fastsætter også de krav, der skal søges i forskellige medarbejdere med hensyn til de evner og færdigheder, der er nødvendige for at udføre disse job.

Kommentar:

En veldefineret organisationsstruktur letter medarbejderudvikling, specielt af ledere, ved at tillade jobrotationssystem. Den øverste ledelse kan ty til jobroterende teknik, da kravene til job, der er defineret i strukturen, indikerer muligheden eller på anden måde for at træffe en passende beslutning om forhold i forbindelse med forskydning mellem forskellige stillinger.

(v) sørger for koordinering:

En organisation letter samordningen som sidstnævnte er fastsat i organisationsstrukturen som en indbygget enhed. Det er overflødigt at sige, at en veludformet og defineret organisationsstruktur sørger for grundig koordinering - vandret og lodret; og gør det muligt for ledelsen at nyde essensen af ​​leder-skibet og tage virksomheden til succeshøjderne.

vi) etablerer kommunikationskanaler:

Kommunikation blandt medarbejderne i virksomheden er ikke kun grundlaget for organisationens operationelle livstid; men er også med til at fremme gode menneskelige relationer - ved at skabe en base for gensidig forståelse. En organisationsstruktur hjælper med at etablere forskellige kommunikationskanaler; relaterer folk til hinanden gennem den skalære kæde og andre organisatoriske forbindelser.

Men for organisationen kunne kommunikationen kun være afslappet, uregelmæssig og mindst autentisk, eller der kunne være en situation med et absolut kommunikationsgab.

(vii) Tilrettelægger 'Management by Exception':

Forvaltning ved undtagelse er en filosofi, hvor den øverste ledelse kun vil koncentrere sig om ekstraordinære eller kritiske forhold (som strategiformulering, beslutningstagning, styring af væsentlige afvigelser i udførelsen af ​​personale mv.); forlader resten af ​​rutinemæssige og operationelle forhold til underordnede i hele virksomheden.

Et sådant styringssystem, dvs. forvaltning ved undtagelse, kunne ikke påbegyndes og installeres i virksomheden, bare tilfældigt eller pludselig; snarere baner en sund organisationsstruktur vejen og skaber et miljø for indførelsen af ​​denne filosofi på en gradvis og systematisk måde.

Faktisk bemærker ledelsen ved undtagelse, men den højeste tilstand af decentralisering af myndighed; og sidstnævnte kunne tilvejebringes ved udformning og strukturering af organisationen.

viii) er i overensstemmelse med miljøændringer:

Miljøændringer afspejles i forhold som super hurtig skiftende teknologi, accentuerende konkurrence, nye seneste sociale og kulturelle værdier, udvidelse af statslig regulering af handel og industri mv. Tages godt af af en sund organisation.

Organisationen kunne selvfølgelig imødegå sådanne udfordringer ved at benytte sig af ændringer i styringssystemer, omorganisering af afdelinger, tilvejebringelse af faciliteter til forskning og udvikling og effektive forbedringer i det operationelle liv og iværksættelse af andre lignende foranstaltninger.

(ix) fører til vækst og ekspansion:

En sund organisation fører en virksomhed langs vækstlinjer. Vækst og udvidelse af virksomheden, hvilket er absolut nødvendigt for at overleve i en yderst dynamisk økonomi, gøres meget lettere af organisationen gennem at skabe flere afdelinger, udvide eksisterende afdelinger, udvide ledelsesniveau, sørge for bedre og mere effektiv koordinering og kommunikation enheder og alt dette foregår inden for virksomhedens eksisterende system, struktur og funktion.

(x) Producerer synergisme:

En sund organisation gennem en effektiv integration af afdelingsfunktion hjælper virksomheden til at udnytte synergiefunktionen i forretningssystemet. Jo mere kompakt og ansvarlig er den organisatoriske struktur; jo mere ville være fordelene ved synergieffekten.