Organisering og evaluering af oplysninger i et kontor
Læs denne artikel for at lære om at organisere og evaluere oplysninger på et kontor.
Organisering af oplysninger i et kontor:
Når dataene er indsamlet, samlet, arrangeret i en serie, skal de placeres på papiret på en sådan måde, at fakta og figurer kommer ud af dem.
Disse data skal arrangeres på en måde, som de let kan forstå.
Den grafiske præsentation eller præsentationen af dataene i rækker og kolonner afhænger af de indsamlede data og det formål, som systemet eller procedurerne skal formuleres for. Den grafiske gengivelse af dataene vil indeholde flowdiagram, procesdiagram, operationskort og arbejdsfordelingsdiagrammet.
Fakta kan organiseres på en række måder:
1. På baggrund af problemer:
Under processen med indsamling af data opdages visse store problemer eller klager. Det er imidlertid kun nødvendigt at medtage kun de ægte klager og problemer og dem, der er af stor betydning.
2. På grundlag af målene:
Fakta kan organiseres ud fra de mål, de vedrører. Det er imidlertid ikke let at definere målene, og det er heller ikke altid muligt at give en klar og tydelig opdeling af oplysningerne.
3. På grundlag af proces betyder:
Denne metode afslører den aktuelle status for de data, der behandles og følges. Det afslører også brugen af maskinerne og typen af de opnåede oplysninger.
4. På organisationens basis:
Fakta kan organiseres på grundlag af organisationsenhederne og deres respektive personale. Derved afsløres datastrømmen. Desuden giver konsolidering af forskellige typer information til et enkelt billede for hele virksomheden en effektiv og inklusiv system.
5. På basis af indgange og udgange:
Denne tilgang er enkel og er meget nyttig, hvor eksisterende systemer skal forbedres. Dette grundlag er vanskeligt at bruge, hvor et system skal introduceres for første gang.
Evaluering af oplysninger i et kontor:
For at evaluere data ville det være godt at udtrykke generelle udtalelser i kvantitative termer.
Til evaluering skal følgende punkter noteres:
1. En costbenefitanalyse bør gennemføres, fordi det planlagte system i sidste ende skal være praktisk såvel som omkostningsbesparende.
2. Det er muligt at opnå præcise data om omkostninger og medarbejderproduktivitet i kvantitative termer. De data, der allerede er opnået på disse aspekter, bør kontrolleres gennem stikprøve for at bestemme nøjagtigheden af kildedokumenter og pålidelighed af rapporter og optegnelser.
3. Systemer udformet til at drive en organisation smidigt påvirkes også stærkt af faktorer, der opererer udenfor en organisation - for eksempel systemerne i organisationens import- og eksportkontorer.
4. Nogle evalueringer til en vis grad afhænger af individets dømmekraft og tro. Dette skyldes, at nogle oplysninger altid består af menneskeligt målbart element.
