Organisationsstruktur: rolle, trin for design og dens funktioner

Organisation Struktur: Rolle, trin til design og dens funktioner!

Organisationsstrukturens rolle:

En organisationsstruktur tjener forskellige funktioner i virksomheden. Det er designet til at betjene specifikke motiver. Der skal også gøres en indsats for at matche organisationsstrukturen med skiftende behov. En god struktur understøtter ikke kun kommunikation, men giver også effektivitet i forskellige segmenter.

Strukturen giver følgende roller:

1. Tilskynder til effektivitet:

Hovedformålet med en organisationsstruktur er at infuse effektiviteten i forskellige funktioner. En systematisk struktur vil ikke forlade noget til en chance, og enhver aktivitet er koordineret til at udføre til sit maksimum. De organisatoriske medlemmer forsøger at maksimere produktionen af ​​varer og tjenesteydelser fra de givne input. Der er en indsats for at få systematisk, rationel og koordineret indsats for at kontrollere forskellige affald og tab. Forskellige organisationsmodeller er udviklet for at bringe effektivitet i drift.

2. Kommunikation:

Kommunikation er nummer én problem for enhver organisation. En god struktur giver en ordentlig kommunikationskanal blandt personer, der arbejder i organisationen. Et rapporteringsforhold etableres og et hierarki af hvem rapporter til hvem der også er angivet i en god struktur. Der er behov for horisontal, vertikal og lateral kommunikationsproces, og det gøres ved en velplanlagt struktur.

3. Optimal brug af ressourcer:

Den rette tildeling af ressourcer hjælper også i deres optimale udnyttelse. Organisationsstrukturen giver højere plads til aktiviteter, som er vigtigere for opnåelsen af ​​organisatoriske mål. Aktiviteterne placeres efter deres betydning i strukturen, og der gives rigtige retningslinjer for ressourceallokering. Den optimale ressourcefordeling er vigtig for væksten i en virksomhed.

4. Jobtilfredshed:

En god organisationsstruktur giver en klar nedskæring af opgaver og ansvar til forskellige personer, der arbejder i virksomheden. Jobene er opdelt efter deres viden, ekspertise og specialisering. Folk får mulighed for at forklare deres job. Der vil være jobtilfredshed, når personer frit kan operere inden for de fastsatte grænser.

5. Creative Thinking:

I en god organisationsstruktur er der frihed til at planlægge og gennemføre eget arbejde. Det giver en person mulighed for at tænke og udvikle nye og bedre måder at gøre arbejde på. Organisationsstruktur forsøger at sætte folk på steder, hvor de er mest egnede. Mange har bidraget til udviklingen af ​​ledelsens tænkning på grund af deres kreativitet i en bestemt organisationsstruktur.

6. Tilrettelægger ledelsen:

Der er en række personer, der arbejder i en virksomhed. Deres arbejde skal specificeres, og pligter vil blive tildelt efter organisationens krav. En god struktur vil hjælpe med at etablere forhold mellem personer, der arbejder på forskellige stillinger. En organisationsstruktur er en mekanisme, hvorigennem ledelsen leder, koordinerer og styrer forskellige persons aktiviteter.

En veludformet struktur vil hjælpe både ledelse og drift af en virksomhed. Det sikres, at ingen aktivitet forbliver uovervåget, og arbejdet er tildelt efter de personer, der foretager det. En gennemtænkt organisationsstruktur er en stor hjælp til god administration.

Design af organisationsstruktur:

En organisationsstruktur skal opfylde virksomhedens krav. Det bør sikre optimal udnyttelse af arbejdskraften, og forskellige funktioner skal udføres korrekt. Der er behov for et harmonisk forhold mellem personer i forskellige stillinger. Design af en struktur er en vigtig opgave, og det bør gennemføres omhyggeligt.

Følgende trin er afgørende for udformningen af ​​en organisationsstruktur:

1. Identificere aktiviteter:

De aktiviteter, der skal udføres for at nå organisatoriske mål, bør identificeres. De funktioner, der skal udføres for at nå forskellige mål, bør fastslås, og aktiviteter vedrørende disse funktioner bør identificeres. De vigtigste aktiviteter er klassificeret i en række underaktiviteter. Ved identifikation af aktiviteter skal man huske på, at ingen aktivitet er undslapet, der er ingen overlapning i aktiviteter, og forskellige aktiviteter udføres på en koordineret måde.

2. Gruppering af aktiviteter:

De nært beslægtede og lignende aktiviteter er grupperet sammen for afdelinger, divisioner eller sektioner. Koordinering mellem aktiviteter kan kun opnås gennem korrekt gruppering. De grupperede aktiviteter kan tildeles forskellige positioner. Opgaven af ​​aktiviteter til enkeltpersoner skaber myndighed og ansvar. Myndigheden er delegeret til de lavere niveauer af forskellige afdelinger, og ansvaret er fastsat.

3. Myndighedens delegation:

Delegationen er en administrativ proces for at få ting gjort af andre ved at give dem ansvar. Når der oprettes forskellige stillinger i organisationen, er der tildelt disse personer arbejde. For at få arbejdet gjort er der et behov for autoritet. Myndigheden er delegeret til forskellige personer i overensstemmelse med ansvarsopgaverne. Gennem delegationsprocessen skabes myndighed, struktur i organisationen, der definerer hvem der formelt vil interagere med hvem.

Funktioner af en god organisationsstruktur:

En god organisationsstruktur skal opfylde forskellige behov og krav i virksomheden.

Følgende er træk ved en god organisationsstruktur:

1. Clear Authority Authority:

Der bør være en klar autoritet fra top til bund. Delegationen af ​​autoritet bør være trin for trin og i henhold til arten af ​​det tildelte arbejde. Alle i organisationen skal være klare over sit arbejde og den myndighed, der er delegeret til ham. I mangel af denne klarhed vil der være forvirring, friktion og konflikt.

2. Tilstrækkelig delegation af myndighed:

Delegering af myndighed skal være i overensstemmelse med det tildelte ansvar. Hvis autoriteten ikke er tilstrækkelig til at få den tildelte opgave, vil arbejdet ikke blive gennemført. Nogle gange tildele ledere arbejde til underordnede uden at give dem den rette myndighed, det viser mangel på beslutningstagning fra deres side. En utilstrækkelig myndighed vil skabe problemer for underordnede, fordi de måske ikke kan udføre opgaven.

3. Mindre ledelsesniveauer:

Så vidt muligt kan minimumsniveauer af ledelsen oprettes. Mere antallet af disse niveauer, mere forsinkelser i kommunikation. Det vil tage mere tid at formidle beslutningerne fra toppen til bunden. Tilsvarende vil informationer fra lavere niveauer tage meget tid at nå øverst. Antallet af ledelsesniveauer afhænger af arten og omfanget af operationer. Intet specifikt antal niveauer kan specificeres for hver eneste bekymring, men der skal gøres en indsats for at holde dem på et minimum.

4. Kontrolpanel:

Kontrolpanel refererer til antallet af personer, en leder kan overvåge direkte. En person bør føre tilsyn med kun det antal underordnede, som han direkte kan holde kontakten med. Antallet af personer, der skal overvåges, må ikke være universelt fastsat, fordi det vil blive påvirket af arbejdets art. Der bør gøres en indsats for at holde en velforvaltet gruppe under en tilsynsførende ellers vil der være ineffektivitet og lav ydeevne.

5. Enkel og Fleksibel:

Organisationsstruktur bør være meget enkel. Der bør ikke være unødvendigt ledelsesniveau. En god struktur bør undgå tvetydighed og forvirring. Systemet skal også være fleksibelt for at tilpasse sig efter de skiftende behov. Der kan være en udvidelse eller diversificering, der krævede omklassificering af pligter og ansvar. Organisationsstrukturen skal kunne indarbejde nye ændringer uden at ændre de grundlæggende elementer.