Organisation og metoder (O & M): Betydning og accept

Læs denne artikel for at lære om organisationens og metodernes (O & M) betydning, accept, nødvendighed, mål, principper og trin.

Betydning af organisation og metode (O & M):

O & M har længe været anerkendt som en vigtig del af kontorstyring i mange lande, herunder Indien.

Udtrykket "O & M" kan beskrives som aktiviteter for gruppen af ​​mennesker i regeringen eller andre offentlige organer eller i private virksomheder, der bliver bedt om at rådgive administratorer eller ledere om spørgsmål om organisation og metode for at øge effektiviteten af arbejderen, af det arbejde, som lederen er ansvarlig for - enten ved at yde en bedre service eller en billigere eller begge dele.

Accept af O & M:

O & M's arbejde er rådgivning. Derfor vil O & M's succes afhænge af, i hvilket omfang eller til hvilket et råd er accepteret af kontorcheferne.

Godkendelsen af ​​rådgivning afhænger af tre faktorer:

1. Det rådgivende værks indledende arbejde.

2. O & M-medarbejdernes dygtighed til at formulere råd og få det accepteret.

3. Den værdi, som ledelsen lægger til O & M's arbejde.

Nødvendigheden af ​​O & M:

Et spørgsmål vil opstå, hvorfor O & M overhovedet bør vedtages på kontoret.

Efter at have forstået, hvad O & M er, forklares årsagerne til hvorfor det bør vedtages:

1. O & M-kontorarbejderen bringer en friskhed og uafhængighed til syne, som sammen med administratorens kendskab kan kaste et nyt lys til problemer.

2. Han er uddannet i specialiserede undersøgelsesteknikker.

3. Han har flere muligheder for at teste ideer mod oplevelsen af ​​ensartet arbejde udført andetsteds.

4. Han koncentrerer sig normalt om et job og tager tilstrækkelig tid til henvendelse og tanker, mens administratoren skal DIVERT sin opmærksomhed mellem mange fag, hvoraf de fleste synes at være mere presserende end organisations- eller metoden.

5. At være uafhængig i aktion er han i stand til at forfølge enhver frugtbar undersøgelseslinje, og som en del af organisationen behøver han ikke at have nogen fordomme til fordel for den etablerede praksis eller blive påvirket af personelforholdet.

6. Han er ikke begrænset inden for en sektion eller division, men dækker hele organisationen som helhed.

Målsætninger for O & M:

O & M's målsætninger eller mål er:

1. At skabe bevidsthed i personalet.

2. Eliminering af affald i alle aktiviteter er det primære mål for O & M.

3. Forbedring af tjenesten ydet af kontorarbejdet.

4. Kodificering af arbejdsproceduren.

5. Forbedring af nøjagtigheden.

6. Forbedring i arbejdsstrømmen.

7. Forbedring af eksisterende produktionsresultater.

Principper for O & M:

Følgende er de ledende principper for O & M:

1. Flowearbejdets princip:

Det er nødvendigt, at arbejdet skal strømme til medarbejderen regelmæssigt. Ujævne arbejdsstrømme er undertiden meget tunge og andre gange ubetydelige, og har tendens til at give følelse af vildledning til medarbejderne. Han får aldrig en følelse af at "komme på toppen af ​​verden". En jævn arbejdsflow er således ønskelig.

2. Principper for "fremme" af deltagelse af hver ansat:

Dette er den grundlæggende til succes for enhver aktivitet i enhver organisation, mere i tilfælde af O & M, der involverer ændringer, innovationer, forbedringer, som mange medarbejdere kan præsentere. Det er nødvendigt at fremme en følelse af deltagelse af alle medarbejdere.

3. Princip for reduktion af afstand :

Papirerne og medarbejderne på kontoret skal følge den korteste rute. Lange og snoede ruter er affaldsmæssige i form af indsats, penge og effektivitet. O & M officeren skal studere ruter taget af mænd og papirer og omorganisere dem på en måde, som de rejser over den korteste afstand.

4. Arbejdsaktiviteternes dominerende princip:

Hvor det er muligt, bør kopiering undgås, og arbejdet skal kombineres. I visse typer arbejde vil re-kopiering finde sted, men hver eneste system og type af arbejdet skal undersøges af O & M-medarbejderen, og kombinationen af ​​arbejdet skal udføres.

5. Princippet om væsentlighed:

Hver aktivitet skal være berettiget for dens væsentlighed, og de unødvendige skal elimineres. Princippet om essentialiteter sigter mod at minimere de ikke-produktive elementer, der skal reduceres til et absolut minimum, og de såkaldte produktive elementer i en procedure bør maksimeres.

Trin involveret i O & M Arbejde:

O & M-arbejdet er kommet for at betegne en vigtig aktivitet i en organisation, og der er skrevet mange bøger om emnet.

Vi skal indstille os selv til de grundlæggende trin:

1. Udvælgelse af arbejdet eller opgaverne:

Der kan være mange områder, der kan passe til O og M. Men alt arbejdet kan ikke gøres samtidig, kun en begrænset kan udsættes for O- og M-undersøgelsen. Det ville være hensigtsmæssigt at konsultere kontorchefen eller filialen eller afdelingslederen, inden opgaven behandles yderligere.

2. Undersøgelsesformularen :

Følgende faktorer tager højde for under henvisning til undersøgelsen:

a) verifikation af formålet

b) Specifikation af ansvar og pligter

(c) Brugerens eller kundens behov

(d) Systemet og den anvendte metode

(e) Måling af arbejde

f) Arbejdsomkostninger

g) Beskæftigelse af kontormaskiner og udstyr

(h) Bevægelse og fysisk indsats

(i) Arbejdsbetingelser

(j) Formudformning.

Vi diskuterer hvert enkelt punkt kort:

a) Verifikation af formål:

Undersøgelsesformen kan kun afgøres med et formål. OCM-officer skal få fra de berørte parter en erklæring om formålet med hver enkelt del af aktiviteten eller proceduren, der skal revideres.

(b) Specifikation af pligter og ansvar:

Det er nødvendigt at udarbejde en korrekt specifikation af folks pligter og ansvar. Dette er selvfølgelig en meget vanskelig opgave, da det ikke altid er let at give et klart billede og en definition af pligter og ansvar for mennesker.

(c) brug af bruger eller kunde:

Kontorprocedurer og handlinger skal undersøges ikke kun ud fra dem, der er involveret i dem, men også ud fra kundernes synsvinkel - om et offentligt medlem, en bestemt del af befolkningen eller en gruppe af en erhvervsorganisation.

(d) System og metode anvendt:

Kontorsystemer og de anvendte metoder skal undersøges i forbindelse med objektet, som de er blevet vedtaget for. Der bør gøres en indsats for at finde ud af den enkleste måde at gøre et arbejde på.

e) måling af arbejde

Ved måling af arbejde, dvs. ved at måle mængden af ​​arbejde udført i en udvalgt tidsperiode, kan man få præcise oplysninger om volumen, forekomst, hyppighed og arbejde og den hastighed, hvormed den udføres.

f) Arbejdsomkostninger:

Omkostningerne ved arbejdet er en meget nyttig indikation af effektivitet. O- og M-studiet skal gøre brug af dette koncept for at lette sammenligningen.

g) Beskæftigelse af kontormaskiner og udstyr:

Der skal foretages en undersøgelse af kontormaskinerne og det udstyr, der anvendes til at undersøge de involverede procedurer.

(h) Bevægelse og fysisk indsats:

Selvom de fleste medarbejdere, der arbejder på et kontor, bruger hjernen i stedet for brawn, er der også involveret en minimal mængde fysisk indsats, f.eks. Til håndtering af papirer, bevægelser af filer, brugen af ​​maskiner, lejlighedsvise bevægelser af møbel mv.

Undersøgelsesformen indebærer reduktion af træthed på grund af fysisk indsats, jævn gennemstrømning af arbejdet, udformning af kortest mulige ruter for papirflow og bevægelse af mennesker mv.

(i) Arbejdsvilkår:

Det er velkendt, at egnede arbejdsforhold er befordrende for arbejdet. O- og M-kontoret skal finde ud af de situationer og job, hvor der skal overholdes højere arbejdsvilkår end de normalt fastsatte for arbejde for at fremme effektiviteten. Det er nødvendigt at lægge større vægt på maskinens enheder for at minimere deres virkning på de medarbejdere, der er involveret i dem og dem, der arbejder i de nærliggende enheder.

(j) Formudformning:

Former er meget vigtige i kontorarbejdet. O- og M-officereren skal studere de procedurer, for hvilke formularerne er udformet, således at der kan laves passende forslag.

3. Undersøgelse af hvordan arbejdet er organiseret:

I denne metode spiller følgende faktorer en vigtig rolle:

(a) Organisationens struktur.

(b) Planlægning og kontrol af organisationen.

c) Bemanding og jobanalyse af organisationen.

(d) Karakterisering af medarbejderne - dvs. kampagner, overførsler mv.

e) Personaleforvaltning.

Immaterielle undersøgelser skal foretages af O og M officer på de ovenfor foreslåede punkter.

4. Indsamling af fakta og tal:

Dette arbejde skal udføres økonomisk og selektivt. Det er ubrugeligt at gå ind for blindfakta, hvilket resulterer i indsamling af data, der ikke kan anvendes korrekt. Kun disse fakta bør indsamles, som er relevante for formålet. O og M officereren skal bruge sine vurderinger og erfaringer til at bestemme de fakta, der skal indsamles. For at få fakta er det ikke nok at notere hvad der er sket.

Følgende faktorer er involveret i processen:

(a) Metode til at få oplysningerne

(b) Optagelse af oplysninger

c) Registrering og kortlægning af procedurer

(d) arten, mængden, hensigten og de personer, der udfører arbejdet.

5. Studien af ​​data og udformning af konklusionen:

Det næste trin i O og M vedrører undersøgelsen af ​​data og dannelsen af ​​konklusion. Tænkning og ræsonnement bør ikke begrænses til et bestemt opgavefelt.

Følgende trin er involveret til at studere dataene:

(a) studere dataene

(b) På baggrund af erfaring og viden

(c) Indramning af ideer og konklusioner.

Statistiske værktøjer som regressionsanalyse, Co-relation analyse, Faktoranalyse mv. Bruges også til at tegne fortolkningerne mv. Og komme frem til en konklusion.

6. Formulering af forslag og søgeordninger:

Et forslag, der skal accepteres, skal have følgende egenskaber:

(a) Det bør være praktisk.

b) Forslaget skal testes godt. Hvis det ikke er tilfældet, skal den afdeling, der skal gennemføre forslaget, gøre det med vilje og uden problemer.

c) Forslagene, hvor det er nødvendigt, skal understøttes af diagrammer, diagrammer mv.

7. Skrivning af O og M-rapporten:

Skrivning af O- og M-rapporten er kulminationen på O- og M-forespørgslen.

Mens du skriver O- og M-rapporten, vil det være nyttigt at huske på følgende punkter:

(a) Diskussioner

(b) Modtagere

c) Formelle foreløbige rapporter

(d) Beslutning om arten og formen af ​​rapporten

(e) Rapportens struktur.

8. Indlæg af en formel rapport:

Når en rapport er afsluttet korrekt og formelt, skal den indsendes uden forsinkelse, fordi fakta er forældede. Under indgivelsen af ​​rapporten er det vigtigt at finde ud af, hvor mange kopier der skal udarbejdes til formålet. Rapporten skal forelægges de ledere, der har bestilt det.

9. Gennemførelser:

O og M officers opgave slutter ikke nødvendigvis med rapporten.

Han er nødt til at knytte sig til gennemførelsen af ​​rapporten, og der kan være behov for yderligere tiltag på følgende måde:

(a) Enkelte ændringer af proceduren er angivet i rapporten, men hvis der er behov for yderligere oplysninger, skal O og M-medarbejderen komme til den pågældende persons hjælp.

b) Når der er tale om væsentlige ændringer af procedurerne, bør anbefalingerne formuleres i detaljer. O- og M-officereren bør gøre alt muligt for at gennemføre større ændringer af procedurer vedrørende maskiner og udstyr, formularer og papirvarer, layout, træning og information samt programmer og tidstabeller.

c) Når der er tale om specialiserede procedurer, vil det være klogt for ledelsen at knytte O- og M-personale til deres gennemførelse.

(d) For at fjerne misforståelse om de øvrige anbefalinger kan det være ønskeligt for medarbejderne i O og M at præcisere anbefalingerne.

10. Anmeldelse:

O- og M-arbejde kræver en konstant gennemgang og opfølgning af udfaldet af opgaver, som vil hjælpe alle berørte med at danne en bred vurdering af fejlen eller succesen af ​​O- og M-arbejdet. Ved bedømmelsen skal kontorfaktorer tages i betragtning, og O og M review ledelse og personale skal se nærmere og objektivt på sit arbejde.

Det kan forhindre og reducere kravet om ekstra personale, maskiner og nogle anbefalinger, men ikke umiddelbart accepteret, kan senere ses at have haft en vigtig indflydelse på organisationen af ​​arbejdet.