Ordre: Karakteristika for en ordre for at give bedre retning i arbejdskraftplanlægning

Ordre: Karakteristika for en ordre for at give bedre retning i arbejdskraftplanlægning!

Det var Henri Fayol, der først erkendte behovet for en ordre som en del af lederens job.

Han følte at kommandoen eller ordrer skal gives af lederen for at angive på umiskendelige vilkår, hvad han vil have sine underordnede at gøre.

For at give bedre retning skal en ordre have følgende egenskaber:

(i) Ordren skal angives i enkle, entydige og klare ord, så det let kan forstås af underordnede;

(ii) Ordren er rimelig og håndhæves, så den vil have en god indflydelse på underordnernes moral;

(iii) Ordren skal være forenelig med virksomhedens mål. Så vidt muligt bør det heller ikke gå imod underordnede interesser. Ordren skal angive, inden for hvilken den skal udføres og gennemføres.

(iv) Ordren skal være i skriftlig form, hvis den er af ikke-rutinemæssig karakter. I almindelighed udstedes ordrer eller instruktioner til underordnede oralt på grund af den overordnede tro hos underordnede. Men nogle gange bliver det vigtigt at udstede skriftlige ordrer. Skriftlige instruktioner er sikker på at forbedre kommunikation, planlægning og hukommelse udover at sikre ensartethed i retning.

De undgår overlappende, fremmer bedre forståelse og gør det muligt for lederen at give en fælles retning til en række underordnede samtidigt. Udover dette vil det opfylde kravene hos underordnede, der tøver med at acceptere ansvar, medmindre det er dækket af en bestemt ordre.

(v) Ordren skal være overbevisende og acceptabel, hvor det er muligt, tørre, hvis det er nødvendigt, skal ledere forklare årsagen til at give en bestemt ordre eller en instruktion, så underordnet værdsætter behovet for ordren eller instruktionen og gerne vil komme hurtigt frem implementere det samme.

Ordren eller instruktionen skal påberåbe sig samarbejde og ikke modstand fra underordnede. Dette kan gøres ved at give et forslag på en overbevisende måde. En overbevisende ordre bliver stærkere end en direkte kommando.

(vi) Ordren skal være i overensstemmelse med kravene fra situationen. Når en ordre passer ind i kravene til situationen, vil underordnede let acceptere det med den begrundelse, at det er en logisk kommando eller en orden berettiget af situationen snarere end ved hans overordnes vilkårlig afgørelse.

(vii) Ordren skal være kort men fuldstændig.

(viii) Ordren kan udføres inden for den myndighed, der er givet til underordnet.

(ix) Ordren skal sikkerhedskopieres af opfølgningsforanstaltninger. Opfølgningsforanstaltninger sikrer planlagt handling og ydeevne i henhold til undtagelserne fra den overordnede. Under denne handling kan underordnede foreslå nye ideer til bedre ydeevne og bedre udførelse af en ordre.

Behandlingsprocessen bliver enkel, hvis vi fastlægger politiske retningslinjer, standard operativ procedurer og praksis. Instruktioner med korrekte forklaringer fremmer bedre forståelse og forbedrer underordnetes moral. Den demokratiske ledelse tilskynder altid rådgivende og deltagende retning.

Sammenfattende kan processen med at give orden og instruktion vise sig mest nyttig, når den omfatter alle de nødvendige dele som;

i) planlægning og forberedelse

ii) præsentere og kommunikere

(iii) Sikre korrekt forståelse gennem feedback;

(iv) Sikre korrekt handling som pr. ordre og

(v) Kontrol, gennemgang og evaluering af de trufne foranstaltninger.