Office System: Behov, betydning, planlægning og fordele

Læs denne artikel for at lære om behovet, karakteristika, betydning, planlægning, fordele og ulemper ved kontorsystemet.

Behov for systemet i et kontor:

Hvert kontor er indstillet til at nå nogle mål. For at opnå det skal der udføres en række opgaver ved hvert trin.

Dette stiller stor efterspørgsel på ledelsen, for i takt med at virksomheden udvider står den hård konkurrence.

Hvis der er begået en fejl begået under udførelse af en opgave, er det på grund af manglende system, at det bliver en dyr affære at rette op på opgaven, sætte den i orden og igen for at fortsætte med det.

I simple ord, når der er etableret et system og over tid, hvis alle på kontoret følger systemet, bliver det en procedure på kontoret. "Kontorprocedurer er således en række skridt, der skal tages for at gøre et bestemt arbejde på kontoret som pr. Kontorsystemerne." For eksempel skal rekruttering af kontormedarbejdere ske på grundlag af et planlagt system.

Karakteristik af Office System:

Disse er følgende karakteristika ved et godt kontorsystem:

1. Kontorsystemer er indbyrdes forbundne dele, der opererer i en sekvens, og de er ikke isolerede handlinger.

2. Kontorsystemer beskæftiger sig med arbejdsmetoden på kontoret.

3. De sigter mod at nå målet om en virksomhed.

4. De er bekymrede over stedet og tidspunktet for udførelsen af ​​arbejdet på kontoret eller en del af virksomheden.

Betydningen af ​​Office System:

1. Hvis kontorpersonalet skal trimmes tilstrækkeligt, er det vigtigt at have et godt kontorsystem.

2. Den fælles fejl forårsaget af en medarbejder kan reduceres i vid udstrækning, hvis systemet er korrekt og etableret på kontoret.

3. Frustration, forsinkelser og blokering af kontorarbejdet reduceres, hvis der er et godt kontorsystem.

4. For at sikre, at der er ordentlig koordinering, kontrol og tilsyn på et kontor, er det nødvendigt at have et meget godt kontorsystem.

5. Da der er en metode involveret i systemet, hjælper det et job at bevæge sig hurtigere, da personalet på kontoret ved og følger systemet.

6. Der opnås en besparelse i arbejdskraft og overhead, hvis der etableres et ordentligt system.

Planlægning eller design af kontorsystem:

Det er ledelsens øverste ledelse at engagere sig og dele ansvaret for at vise entusiasme og iver for at designe et kontorsystem. Som enhver anden aktivitet skal et system være ordentligt planlagt og omhyggeligt designet. Et system, der er planlagt, designet og godkendt af ledelsen og indledt i en organisation, er forpligtet til at resultere i, at et kontor fungerer godt og opnå et godt resultat.

Organisation for System Design:

Et system kan etableres, indstilles eller formuleres på en af ​​følgende måder:

1. Udenfor konsulenter: Disse konsulenter kan indkaldes til at foretage en særlig undersøgelse af kontoret for at lave system og procedurer, så rådene indledes.

2. Den øverste ledelse udpeger et systemudvalg til at overveje alle aspekter af systemet og fremsætte egnede forslag.

3. En separat afdeling eller sektion bestående af systemanalyse er oprettet for at udvikle et system og foreslå visse metoder og procedurer.

4. Hvis et kontor er meget lille, får kontorchefen opgaven med systemanalyse og forslag til deres institution.

Fremgangsmåde til planlægning af systemer:

Arbejdet med at planlægge systemet kan opdeles i:

1. Etablering af mål og politikker:

Det er en grundlæggende nødvendighed af ethvert system. Det er den øverste ledelsens opgave.

Nogle af de vigtige aspekter ved at etablere mål er:

(i) Hvilke oplysninger skal leveres og til hvem?

(ii) Er der en sag for at reducere de nuværende omkostninger?

(iii) Hvad er omfanget af konkurrence sådan, at systemet er etableret?

(iv) Hvad skal omfanget af mekanisering være?

(v) Hvis systemet er etableret, hvad ville procentdelen være for at følge det, og hvad ville det være for væksten i systemet?

2. Definition af systemernes begrænsning:

Dette også kendt som "ved, hvad systemets rammer er". Når grænserne er kendt, bliver det nemt at betjene systemet. Når målene er indstillet, er grænserne eller rammen let at designe, og så kan et sæt principper og politikker placeres i rammerne for, at systemet kan have en konkret form.

3. Indsamling af data:

En metode skal følges for at indsamle dataene. Irrelevante, utilstrækkelige eller spildte data indsamlet vil ikke tjene formålet med at danne eller formulere et system. Her må kun de data, der er nyttige for systemet, indsamles eller indsamles.

På tidspunktet for indsamlingen af ​​dataene skal følgende punkter tages i betragtning:

(i) Typen af ​​de indsamlede data

(ii) Kilden, hvorfra dataene indsamles

(iii) Den tid, hvor dataene indsamles

iv) Den tilgang, der skal vedtages ved indsamling af data.

Kilder til dataindsamling:

1. Organisationsmanualer og diagrammer:

Organisationskort og manualer giver også nogle skitserede detaljer. Men når de bliver brugt med organisationsmanualer, angiver de hvordan aktiviteterne grupperes, og hvad er den handling, der skal tages ved hvert trin, så opgaverne er færdige. Det ville være meget nødvendigt at udarbejde en liste over udførte opgaver, fordi den identificerer det udførte arbejde, hvorfra det er gjort, og om nogen duplikering mv.

2. Information Flow and System:

Alle relevante filer skal bruges til at udtrække data vedrørende informationssystemet. De angiver den måde, hvorpå arbejdsopførelsen foregår, såvel som tidligere. Desuden indikerer de præference for de forskellige ledere.

3. Business Machines Producent:

Nogle af virksomhedens maskiner kan hjælpe med systemdesign. Selv om dette er en almindelig praksis i industrielt avancerede lande, er det dog temmelig usædvanligt i vores land, måske med undtagelse af computere, duplikering og Xerox-maskiner. Taler med overordnede, ledere og operative medarbejdere hjælper.

De personer, der er involveret i en proces, kan levere de bedste data med det formål at designe systemet. De er i stand til at give svar på mange ubesvarede spørgsmål. Det vil derfor være tilrådeligt at interviewe vejledere og medarbejdere kun i slutningen af ​​dataindsamlingsprocessen, fordi de spørgsmål, som svarene søges på, er kendt, er da velkendte.

4. Observation af arbejdet:

Observationen af ​​arbejdet er pålidelig og bør altid bruges. Pålideligheden af ​​de data, der allerede er indsamlet via andre kilder, kan kontrolleres med hjælp. En korrekt observation kræver imidlertid en passende træning på en del af observatøren.

5. Undersøgelse af regnskabsdata:

Regnskabsdata viser omkostningerne og den økonomiske regnskabskontrol og systemer og metoder til, hvordan de fungerer. Det er sandsynligt, at der i nogle tilfælde er ufuldstændigt, delvis eller afvist regnskabssystem, som endda kan hjælpe med at løse nogle af problemerne i systemdesignet.

Etablering af systemlokaler:

De trin, der allerede er beskrevet for systemdesign, danner grundlaget for, hvilke systemlokaler der skal etableres. Oplysningerne om de nuværende procedurer og systemer giver fakta om kvaliteten og mængden af ​​allerede udført arbejde. Nu skal der udvikles et system, der skal tage hensyn til de faktiske omstændigheder, det ville være nødvendigt at tage hensyn til de fremtidige muligheder for at opbygge systemet.

Med andre ord skal systemet have indbygget fleksibilitet. Selvom ingen del af et system kan forblive det samme over et tidsrum, men for praktiske formål skal vi påtage os noget statisk koncept for at designe et system. Og som betingelsen ændrer sig over en periode, kan systemet ændres.

Implementering af systemet:

Når systemerne er planlagt, er det nødvendigt at kommunikere dem til medarbejdere på alle niveauer. Mange tidssystemer foreslår ændringer i den eksisterende arbejdsmetode og øger mekaniseringen. Det kan således være nødvendigt at uddanne eller træne medarbejdere om nye arbejdsmetoder, eller købe nye maskiner og arrangere uddannelse eller rekruttering af medarbejdere til at køre disse maskiner. Et system kan ikke udformes eller implementeres korrekt, medmindre der er systemintegration.

Fordele ved Office System:

1. Befrielse af ledelsen:

Den eneste fordel er af største betydning. Et godt system giver chefen fri til at gøre, hvad han kun skal gøre, han kan planlægge, indføre ønskelig handling, undersøge resultatet af denne handling, evaluere præstationer, institutforbedring, delegere med tillid forudsat at han vil bruge systemet til at gøre ved alle det arbejde, der ikke kræver hans opmærksomhed.

2. Undgå forsinkelse og flaskehals:

Godt system sikrer en jævn drift af kontoret, og dermed undgår enhver form for forsinkelse og flaskehals. Arbejdet går glat.

3. Eliminering af Fejl:

Da et system er baseret på alle egnede analyser, bliver chancerne for fejl elimineret eller i det mindste minimeret. Dette øger endvidere maskinens effektivitet.

4. Bedre hastighed:

Hurtig forsendelse af arbejdet er muligt, da et system er baseret på arbejdsmetoden og ikke kun på en enkelt arbejdstagers eller en lederes luner.

5. Uddannelse til personalet:

Kontorsystem gør uddannelsen af ​​personalet bedre og dermed forbedrer arbejdstagerens effektivitet på kontoret. Et par veluddannede arbejdere er bedre end en hær af uuddannede arbejdere.

6. Bedre kontrol:

Systemet sikrer bedre kontrol med arbejdet og hjælper igen med at eliminere svig.

7. Bedre koordinering:

Korrekt koordinering er et vigtigt mål for systemet. Bedre koordinering er mulig gennem indførelse af et system. Dette resulterer i større sammenhæng og effektivitet. Flaskehalsen fjernes.

8. Økonomi:

Et godt system sparer også på overheadudgifter og direkte arbejdskraft, fordi arbejdsmetoden er baseret på korrekt analyse, og de ændres fra tid til anden for at imødekomme det forandrede forretningsmiljø.

9. Bedre form Design og Form Control:

Som et godt system sigter mod en bedre form design og kontrol, øges kontorets arbejdseffektivitet og de unødvendige laggards elimineres. Dette fører til større effektivitet i alle afdelinger i virksomheden.

Begrænsninger af Office System:

Vores diskussion af og på kontorsystemet vil forblive ufuldstændig, medmindre vi tager hensyn til de begrænsninger, som de opererer i. For at få den maksimale fordel ud af systemet, kan det være vigtigt at studere deres begrænsninger.

De er summerede som:

1. Begrænsning af integration:

Systemet skal integreres for at nå målsystemet. Systemintegration er en formidabel opgave og pålægger således en begrænsning på systemet, der opererer i forskellige afdelinger. Visse systemer skal ændres under hensyntagen til efterspørgslen fra andre systemer, der opererer i organisationen.

2. Begrænsning af planlægning:

Planlægning af systemet pålægger en stor begrænsning. Et system vil undlade at producere resultater, medmindre korrekt planlægning går ind i dens installation.

3. Begrænsning af omkostninger:

Omkostningsfaktoren er en af ​​de vigtige faktorer, mens man beslutter sig for formuleringen og vedtagelsen af ​​systemet. Et system skal evalueres i planlægningsfasen for at bedømme dets effektivitet, så det kan medføre økonomi på kontoret i stedet for at øge generalomkostninger og direkte lønomkostninger.

4. Begrænsning af gentagen brug:

Hvis et system bruges gentagne gange og gentagne gange, mister det sin effektivitet i høj grad. Det bliver en stor tilbageholdenhed på kontoret. Ændring i systemet skal ske fra tid til anden ud fra aktuelle behov, hvilket medfører store udgifter til organisationen.

5. Begrænsning af streng overholdelse:

Strenge overholdelse af systemet hele tiden gør et system ufleksibelt og ubøjeligt. Således er det vigtigt, at et system efterlader noget til skøn og bedømmelse af lederen, vejleder og underordnede.