Office Suites: Hoveddele af Office Suites

Læs denne artikel for at lære om hovedkomponenterne i kontorsuperter:

Hver komponent i en kontorsuite er fuldt integreret i pakken med hensyn til fælles brugergrænseflade, deling af filer og objekter, produktivitetsværktøjer og teamcomputering.

Image Courtesy: upload.wikimedia.org/wikipedia/en/archive/7/71/20130628071901!Office_2011.png

Fælles brugergrænseflade:

Brugergrænsefladerne for alle applikationer i en suite er generelt almindelige. Hver operation er repræsenteret af et fælles ikon. Ordren for de universelle opgaver på interface-skærmen er den samme i hver applikation.

For eksempel til en universel opgave som udskrivning vises et ikon, der viser en printer, i menuerne for alle komponenterne i kontorsuppen. Placeringen og dialogboksen, der søger information om udskriftsindstillingerne, er ens i alle komponenterne.

En sådan konsistens til at udføre universelle opgaver hjælper med at reducere træningstiden, for så vidt angår driftsfærdighederne. Dette hjælper også brugeren med at udforske forskellige funktioner i applikationen efter behov. Selv fra designers synspunkt reducerer sådan konsistens softwarekoden, og hukommelseskravene forbedrer dermed hastigheden af ​​behandlingen.

Deling af filer og objekter:

Office-pakker integrerer forskellige applikationer med hensyn til praktisk deling af data, der er indtastet i en applikation med andre applikationer. For eksempel kan teksten, der oprettes i tekstbehandleren, kaldes, ændres og bruges direkte i et regneark eller et præsentationsprogram uden nogen svær konverteringsprocedure.

Diagrammer eller grafer oprettet i regneark kan importeres til en tekstfil i tekstbehandlingsprogrammet, og tekstfilen med diagrammet kan eksporteres til en præsentationspakke. Data, der er indtastet i en databasehåndteringspakke, kan bekvemt hentes i et regneark til analyse og anvendes i en rapport, der genereres i en tekstbehandler.

En sådan rapport kan sendes via en kommunikationspakke. Deling af filer og objekter gør det muligt for brugeren at bruge den relevante komponent i kontorsuite for en given del af opgaven og inkludere output i slutrapporten. På denne måde kan brugeren fuldt ud bruge forskellige funktioner i kontorpakken.

Produktivitetsværktøjer:

Moderne kontorsuiter tilbyder mange værktøjer til forbedring af produktiviteten hos brugerne. De omfatter stavekontrol, tesaurus, grammatik osv. Disse værktøjer er fælles for hver af Office Suite komponenterne. En sådan commonality hjælper ikke kun med at sikre ensartethed, men også i at undgå dobbeltarbejde af lignende værktøjer i softwarebiblioteket. For eksempel sikrer den fælles stavekontrol, der bruges i tekstbehandleren og et elektronisk regneark, ensartetheden af ​​sprog og en fælles ordbog.

Team computing:

Team computing er en forholdsvis ny funktion tilføjet til kontorsuiter. Denne funktion gør det muligt for brugerne at interagere med andre medlemmer af en virksomhedsgruppe. Det giver også brugeren mulighed for at distribuere dokumenter blandt andre brugere og invitere deres kommentarer og tilføjelser / ændringer i indholdet af et dokument.

Team computing faciliteter leveres med klart definerbare filadgangstilladelser og bestemmelser til håndtering af konflikter, når to brugere arbejder på samme dokument. For eksempel tillader MS-OFFICE samtidig multi-bruger redigering af et Excel-regneark og giver værktøjer til at holde styr på ændringer og håndtere mulige konflikter mellem redigering af to brugere.

Hver komponent er i sig selv et fantastisk kontorproduktivitetsværktøj til en leder besat med nye og kraftfulde funktioner til at reducere monotone og gentagne dele af kontorarbejde.