Kontorpapir: Betydning, Typer, Indkøb og Opbevaring | Office Management

Læs denne artikel for at lære om betydningen, typerne, indkøb, opbevaring og udstedelse af kontorartikler.

Betydning af Office Stationery:

Et brevpapir, netop kontoret stationeries, er en gruppe af varer, der er vant til, eller som er nødvendigt for at gøre kontorjobbet til at fuldføre kontorjobbet, i henhold til kravet og specifikationen.

Hvert kontor skal opretholde visse optegnelser, både i form af arkivering, og i måden og metoden for informationsteknologi.

Disse poster, der skal indleveres i længere tid, skal skrives og bevares i længere tid. Dette føder, eller opstår således behovet for kontorstationeries.

Kontorstationerier kan i vidt omfang opdeles i tre kategorier:

Som det fremgår af diagrammet, er de elementer, hvoraf nogle eksempler er angivet, klassificeret i varen til forbrugsstoffer og klæbemidler.

Her er en kort undersøgelse og introduktion nødvendig for at skelne mellem varige og forbrugsvarer. Varer som pin, klip er forbrugsstoffer og inden for en tid, hvor disse genstande forbruges, men det er ikke sikkert og kendt, når hele det købte klipkøb bliver brugt, og på hvilket tidspunkt vil det blive brugt.

Således forbliver det som det er, indtil det ikke forbruges, det falder ind i forbrugskategorien. Definitionen ville gøre forståelsen af ​​emnet meget klart.

Forbrugsvarer er de varer, der bruges af kontoret meget hurtigt, på meget kort tid, og som ikke kan genbruges.

Varige varer er de varer, der finder en konstant anvendelse, og som forbliver i sin form, form og størrelse i en meget længere periode. Disse genstande kan genbruges, eller disse bruges ofte.

Lim er de genstande, der bruges til at holde fast, indsætte eller rette noget. Disse varer er normalt kemikalier eller lavet af kemikalier, der anvendes på en bestemt overflade til fastgørelse eller fastgørelse eller indsætning af en vare.

Derfor præciserer definitionerne og forklaringerne, hvilke typer kontorstationeries der anvendes på kontoret på daglig basis.

Typer og former for Office Stationeries:

Efter at have diskuteret de tre kategorier af stationeries nævnt ovenfor, lad os studere typen af ​​stationeries og de forskellige former for stationeries.

Lad os f.eks. Tage papir. Papirer er af følgende typer:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Disse er de følgende fire typer papirer, der lejlighedsvis og hovedsagelig anvendes i ethvert kontor. A4 er mindre end A3 og A3 er mindre end A2 papirstørrelse; B4 er mindre end B3 og B3 er mindre end B2.

A4 og A3 papir bruges mest af hvert kontor beliggende og beliggende i Indien. Disse papirer er fremstillet og leveret af Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers etc.

Disse papirer bruges specielt af regeringscheferne til typing mv. A3-papirer bruges til at skrive de store dokumenter, der kan være et sætningsoversigt mv.

B3 og B4 papir er lidt længere i længde og bredde sammenlignet med A4 og A3 papir. Disse er tykkere og lidt mere tættere sammenlignet med A3 og A4 papirer. Disse bruges i grunden til Xerox og med det formål at duplikere osv.

stencils:

Stencils er af to typer:

(a) Bagdæk stencils

(b) Uden forsiden af ​​stencilpapir

Bagdæk stencilen har et dæksel på bagsiden. Den har hovedpapiret, hvor visse dimensioner er indskrevet på forsiden, og understøttes af et carbonpapir i midten. Hvis noget skal duplikeres, indsættes stencilen i typeskriveren til skrivning. Mens du skriver, hvis der er fejl i ord, der er opstået, kan det korrigeres med et korrektionsvæske, og stavningen eller ordene kan korrigeres let.

Når hele sagen er indtastet, slettes bagdækslet af og stencilen sættes eller indsættes i duplikatoren for at få de kopierede kopier. Den anden form for stencilpapir er uden forsiden stencil. Her er frontdækslet slet ikke overalt, og der er anbragt et carbonpapir på bagsiden.

Dette indsættes i en scanningsmaskine for at scanne spørgsmålet om overlapning, således at sagen, der skal duplikeres, ses på papiret. Efter at sagen er scannet, bliver carbonpapiret indsat i duplikeringsmaskinen, så de duplikatiske forhold er i vores hånd. Bagdækslet er slået fra før du lægger papiret i duplikatorerne.

Kulstof:

Disse er dybest set et papir, der er sortfarvet eller blåt i farven på den ene side og et sølvskærmdannende lag i den anden side. Sølvskærmsiden af ​​papiret indsættes i skrivemaskinen, der vender mod skrivemaskinens tegn, sammen med det papir, hvori der er opnået indtryk af typeskriveren eller det materiale, der skal udskrives.

Typeskriverens karakter ind i skærmen og indtrykket dannet på carbonet er trykt på papiret. Kulstof i Indien fremstilles af GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD for at nævne nogle få.

viskelæder:

Slibemidler opnås i to former:

1. Fluider til korrektion

2. Hvidere til at dække stavningen eller ordene.

Væsker er væsker, der er lavet af kemikalier, der sprøjtes over stencils, mens du skriver et spørgsmål om stencils duplicering.

Væsken, der bruges over en stave eller et ord, der er indtastet ved en fejl, danner et meget tyndt lag af skærm og laget er mikroskopisk. Dette kan ikke ses af et almindeligt øje.

Når væsken tørrer op, tørrer den skærm, der anvendes på ordet, eller stavningen, der indtastes forkert, også op. Derefter skrives de rigtige ord, som er indskrevet på skærmen. Sådan hjælper væsken med at korrigere et stencilpapir.

Whiteners er almindeligt kendt som "Erax". Disse kommer sammen med en tyndere, som bruges til likviditet whitener, hvis det størkner, når den er i kontakt med luften.

Whiteners er spredt på tegnene fejlagtigt indtastet, eller på stavefejlen indtastet, og det er tilladt at tørre. Når først tørret er nulstillet, bliver det samme rum nulstillet i skrivemaskinen for at genindtaste ordene eller tegnet korrekt.

varige:

På varige varer behøver varerne som hæftemaskine, stansemaskiner, papirvægte osv. Hverken nogen beskrivelse eller nogen introduktion.

Disse varer, hvis de ses en gang, er gode nok til at forstå, hvad er de, og hvad er mekanismen.

Disse varer opbevares, anvendes og vedligeholdes i meget længere tid, og dermed er de kendt som varige forbrugsvarer.

Lim:

Selvklæbende er varer som bånd, hurtig fix osv. Disse er også lavet af kemikalier, og de bruges på kontoret til fastsættelse af visse konvolutter, pakker mv., Som skal gå ud af kontoret.

Køb af Office Stationeries:

Et køb af stationeries foregår generelt ved to metoder:

(1) Centraliseret Køb eller

(2) Decentraliseret Køb.

Lad os forstå, hvad der er i første omgang, det centrale indkøbssystem:

Antag nu, at firmaets hovedkontor, siger TOMCO, er beliggende i Mumbai. Den køber stationeries fra hovedkontoret, der ligger i Mumbai, og leverer disse stationeries til alle kontorer, dvs. Zonal Office og Area Office under Zonal Office.

Dette system til at købe stationeries alene af hovedkontoret, for hele kontoret under det, og at levere stationeries til de forskellige kontorer under det hedder centraliseret indkøb.

Dette købssystem finder ikke fordel i dag for at købe varer som stationeries osv. Derfor har hovedkontoret, som også er kendt som hovedkontoret, givet strøm til Zonal Office og Area Office under Zonal Office for at købe Stationerierne, efter behov, under et bestemt beløb, som vi kalder et "loftbeløb".

Et loftbeløb er det beløb, der er fastsat af hovedkontoret, hvilket indebærer, at køberen ikke skal købe noget over det beløb, der er fastsat for udgifter på det pågældende hoved for den pågældende vare. Denne købsform, hvor visse grænser fastsættes af hovedkontoret for kontorer under dem til at købe bestemte varer eller varer til kontorbrug, kaldes det "decentrale" indkøbssystem.

Generelt over hele landet købes stationeries af systemet for decentraliserede indkøb.

Typer af indkøb af Office Stationeries:

Køb af papirvarer på kontoret eller organisationen sker ved hjælp af følgende metoder:

2. Køb efter takstkontrakten

3. Køb ved DGS & D-systemet

4. Køb ved udbud.

Dette kan repræsenteres:

Vi beskriver hver metode i detaljer:

1. Lokalt køb:

Denne type køb sker i lokalområdet, dvs. området inden for grænsen for kommunens virksomhed i byen, byen eller distriktet. Disse finder sted øjeblikkeligt eller straks, når der er et presserende krav om en bestemt vare af rutinemæssig karakter.

Et indtryk hæves for den vare, der skal købes, og materialet er købt efter godkendelse fra den kompetente myndighed på dette kontor. Denne type køb er egnet til de varer, der er af rutinemæssig karakter, og hvor prisen er mindre eller minimal.

2. Rate kontrakt:

Denne type eller dette system har fået betydning i de offentlige sektorer, og de offentlige sektorer.

Her indgiver enhver organisation på avisen, eller de kommer direkte i kontakt med leverandørerne direkte, ved de gule sider mv. Om de varer, der skal købes.

Leverandørerne bliver bedt om at citere deres egne priser sammen med oplysninger om skatter mv. For de varer, de kan levere.

I takstkontraktssystemet skal leverandøren, der får kontrakten, levere materialer til samme pris over en periode på 12 måneder, uanset om satsen revideres, ændres, eskaleres, er gået høj osv.

Denne type køb er nyttig, da organisationen har få leverandører til at levere råmaterialerne til dem, når som helst.

3. Indkøb af DGS og D System:

Generaldirektoratet for forsyninger og bortskaffelse (DGS og D) blev oprettet i 1961 af centralregeringen med henblik på at fastsætte prisen for varer fra stift til køretøjer for at muliggøre og hjælpe de statslige sektorer med at købe materiale i overensstemmelse med de fastsatte priser af regeringen, fra leverandører.

I så fald skal en salgsafgiftserklæringsformular (STDF) leveres eller leveres af køberen, der køber til den leverandør, der sælger. Dette system muliggør en skattelettelse eller en skattelettelse på kun 4% af sælgeren, når han hæver et faktura eller en faktura på køberen. Dette system sparer mange penge på skat for køberen.

I DGS og D satser er satserne bindende for leverandørerne i en periode på et år. Efter et år, hvis de samme varer er taget under dens fold af DGS og D, fastsættes en ny sats under hensyntagen til de forskellige forretningsfaktorer.

4. Ved tilbud:

Et bud er en meddelelse fra en køber, enten i dailies eller ved kommunikationsmetoden, om kravet om køb af visse varer, af køberen fra leverandører på det åbne marked under visse betingelser, betingelser og tidspunktet for leverandører til at levere visse varer til køberen.

Den, der ønsker at deltage i udbuddet, skal opfylde alle de forpligtelser, som køberen kræver. Køberen skal åbne budet på en bestemt dato, foran køberne, og skal oplyse priserne og de øvrige oplysninger som anført af de forskellige leverandører.

Når materialet er leveret, kontrolleres materialerne, inspiceres af køberen inden accept og betalingerne frigives efter de vilkår, der er fastsat af køberne.

Opbevaring af Office Stationeries:

Papirvarer til ethvert kontor opbevares og opbevares i almirahs. Hver almirah har rum, sammen med et skab. Vigtige ting som stansemaskiner, hæftemaskiner, papirvægte mv., Som er dyre og har meget lang brug, kan opbevares i almirahs skab. Varer som pennen, genfyldninger osv. Skal opbevares i skabet.

Rutinemæssige ting som stifter, klip, papirer osv. Kan opbevares i forskellige rum i almirahs. Stationeries bør være under ledelse af Chief Administrative Manager, i administrationsafdelingen, og den skal udstedes af den nævnte afdeling. En behørig registrering af kvitteringen og udstedelsen af ​​stationeries-emnerne skal opretholdes på kontoret med henblik på revision.

Problemer med Office Stationery:

De stationeries elementer kan udstedes grundlæggende ved to forskellige metoder:

I Rekvisitionsafdelingen udsender institutlederen et cirkulære til alle de medarbejdere, der arbejder i afdelingen, for at fremlægge en liste over stationerierne, i antal eller i enheder, som kræves af hver medarbejder.

Kravet om stationeries af alle medarbejderne sendes til udstedelsesafdelingen. En særlig medarbejder i hver afdeling får ansvaret fra institutlederen til at tage ansvaret for stationerierne og opretholde en oversigt over spørgsmålet om det samme.

Den anden metode er rekvisitions-individet. I denne metode bliver hver medarbejder bedt om at fremlægge erklæringen om de papirvarer, som de ville bruge i hver måned. Listen opsamles af den, der udsteder stationeries, og en rekord opretholdes af dem af de stationeries udstedt af dem.