Office Standardisering: Objekter, Områder og Fordele

Læs denne artikel for at lære om objekter, områder, fordele, effekt og trin i kontorstandardisering.

Standardiseringens objekter i kontoret:

Der kan være mange genstande med standardisering på kontoret, hvis endepunkt kan være effektivitet og økonomi.

De vigtigste objekter med standardisering på kontoret kan opsummeres som:

1. Vedligeholdelse af udstyr og maskiner:

Standardisering sikrer økonomisk brug af dyrt udstyr og maskiner. Derfor vil vedligeholdelsesomkostningerne være lavere, fordi vedligeholdelse af maskiner af samme art, reservedele og servicekontrakten kan være billigere.

2. Lavere uddannelsesomkostninger:

Den samlede pris for træningen er begrænset, da materialet, udstyret, forsyningerne og maskinerne er standardiserede. Dette sikrer også udskiftning af personale for at opfylde topplastkravet.

3. Økonomi i indkøb:

Et andet mål med standardiseringer er at have en økonomi ved køb af leverandør, møbler, udstyr og maskiner. Køb i store mængder kan resultere i lavere købspris.

4. Fastsættelse af præstationsstandarder:

Standardisering er nødvendig for at fastsætte effektivitetsstandard.

Områder med standardisering i kontoret:

Følgende er det område, hvor standardisering af kontormetoder kan være særlig nyttig:

a) menneskelige aktiviteter

(b) Kommunikation

(c) Blanketter og optegnelser

(d) Udstyr og maskiner

(e) Møbler

(f) Forsyninger

(g) Rumallotering

h) Arbejdsmiljø

Vi vil diskutere følgende kort:

(a) menneskelige aktiviteter:

Menneskelige aktiviteter kan standardiseres på kontoret. Den bedste metode til et eksempel kan bestemmes. Denne metode kan følges af andre kontormedarbejdere med selvfølgelig den nødvendige forandring, der er nødvendig for at passe til et enkelt job eller en individuel medarbejder.

(b) Kommunikation :

Kommunikationsmåden og metoden kan standardiseres for at reducere omkostningerne. Dette er meget vigtigt for organisationer, hvor kontorer ligger bredt fra hinanden.

(c) Blanketter og optegnelser:

Standardisering af former vil resultere i færre former og også mindre lange former. Derefter kan der være standardisering af tidsperiode, hvorunder optegnelser skal opbevares og destrueres.

d) Udstyr og maskiner:

Standardisering indebærer brug af lignende udstyr og maskiner.

(e) Møbler:

Standardisering af arbejdsbord, stole mv. Er lavet for at sikre økonomi og udskiftelighed.

(f) Leverancer:

Det indebærer en standardisering af forskellige forsyninger som papir, kulstof, blæk, hæfteklammer, gummi mv.

(g) Rumallotering:

Rumallokering er også standardiseret. Dette skal baseres på jobtyper samt jobniveau.

h) Arbejdsmiljø :

Arbejdsmiljøet skal standardiseres - mængden af ​​lys, der er nødvendigt til forskellige job, tilladt støjniveau, fugtighed osv. For at opnå en bedre ydelse.

Fordele ved standardisering:

1. Økonomi:

Standardisering betyder større økonomi i næsten alle aktiviteter. Standardiserede forsyninger, udstyr og maskiner kan bringes i større mængder og til lavere priser. Udveksling af udstyr og maskiner resulterer desuden i mere økonomisk brug og lavere kapital- og reparationsomkostninger.

2. Større egnethed til opgave:

Standardisering betyder de rigtige typer forsyninger, udstyr, maskiner, former, kommunikation, møbler og arbejdsmiljø for en given opgave.

3. Nem i administration:

Standardisering tager sig af rutinearbejde, mens ledelsen håndterer de vigtigere opgaver.

4. Metodernes egnethed:

Større brug af computere og mini-computere gør standardiseringer obligatoriske. Derfor er standardisering en nødvendighed i det moderne kontor.

5. Bedre kontrol:

Prestationsstandard kan ikke løses uden standardisering. De er indbyrdes forbundne. Præstationsstandarder skal fastsættes for at kontrollere kontoraktivitet.

6. Hjælp til forberedelse af budget:

Hvor standard arbejdsmetoder er blevet udviklet, kan kontorprisen bestemmes med større nøjagtighed. Kontorbudget kan således udarbejdes med lethed og større nøjagtighed, da omkostningerne ved forskellige aktiviteter er kendt. Disse fordele fører således ledelsen til at vælge standardisering.

Effekt af standardisering på medarbejdere:

Selv om standardisering er blevet en nødvendig funktion af alt moderne kontor, kan dets virkning på medarbejderne ikke ignoreres. Medarbejderne behandles for det meste som en maskine, og det var Taylors videnskabelige ledelse, hvor arbejdsværktøjer og arbejdsmetoder blev standardiseret.

Det betyder, at hans arbejde er mere kedeligt og dermed forårsager mere træthed og kedsomhed. Derfor er det nødvendigt for ledelsen at tage sig af dette aspekt, mens standardisering sættes i praksis.

Standardiseringstrin i Office:

Enhver progressiv organisation skal have en systemafdeling, der er ansvarlig for standardisering. I praksis er kontoroperationen og dens metoder imidlertid så forskellige, at det ville være nyttigt at have et standardudvalg i organisationen, som er et stående udvalg.

Uanset hvad arrangementet er, foreslås følgende trin for at tilvejebringe en standardisering af en metode:

(a) bestemme formålet med operationen

(b) Bestem de behov, der skal opfyldes

(c) Bestem de forskellige alternative metoder til udførelse af operationerne

(d) Sammenlign de alternative metoder, der tjener samme formål i forhold til omkostningsfaktoren

e) Den bedste metode bør vælges på grundlag af forskellige alternativer

(f) For at give en konkret form til at tænke, ville det være nødvendigt at standardisere og forberede skriftlige specifikationer.

Forenkling:

Forenkling henviser til processen med at forenkle eller lave en ting ser meget let ud.

For eksempel bare løse denne aritmetik:

Vi er kommet til løsningen, som er 23/73. Nu ser vi på dette problem, det vi ser er, at der er mange parenteser, dvs. afbrydelser, og vi har fundet ud af en løsning ved at fjerne beslagene eller afbrydelserne en efter en, før vi kom ud med løsningen.

På samme måde kan der i en organisation være mange en beslag eller involverede problemer, og man skal finde en løsning for den. Man skal løse problemerne i hvert mellemled, inden man kommer til en løsning.

På et kontor eller en organisation er det ikke muligt for Chief Manager eller Office Manager at håndtere alt.

Han kan kun håndtere ikke klare alt. Han er nødt til at finde ud af en løsning på hvert trin for at mindske byrden og hans arbejde, så han fokuserer og koncentrerer sig om de vitale, kritiske og vigtige spørgsmål for at tage en positiv handling i hvert trin og lade mellemhandlerne problemer for folket på alle niveauer, under ham for at løse problemerne.

Rapporteringen skal selvfølgelig altid indgives til de højere myndigheder. Dette er et eksempel og en forenklingsproces. Forenkling mindsker byrden for den kompetente myndighed og gør hans opgave lettere for at fremskynde sit arbejde for at træffe en god beslutning på grundlag af løsninger, der leveres til ham.

Det giver også ansvaret for at blive taget af formidlere på hvert niveau for at håndtere en situation og give en bedste løsning til overordnede.