Kontoroptegnelser og korrespondance

Læs denne artikel for at lære om kontorrekord og korrespondance.

Betydning af Office Correspondence:

Meget kommunikation, der foregår i en organisation, er skriftlig. Korrespondance er således defineret som "kommunikation skriftligt om emne af fælles interesse, enten inden for organisationen eller med en outsider".

Korrespondance inden for organisationen giver en betydning af virksomhedernes politikker og praksis, fremmer forståelse mellem medlemmer og afdelinger organisationen.

Korrespondancer med outsideren fremmer image af organisationen, præciserer sine politikker, holder sine juridiske enheder intakte og holder sin virksomhed i gang.

Formålet med Office Correspondence:

Der kan være, og der er mange grunde til kontorprocedenser.

En kontorkorrespondance kan skyldes følgende grunde:

1. Betjening til kontorpersonalet.

2. Betjening til den enkelte person.

3. Betjener en ordre enten til hele afdelingen eller til den enkelte medarbejder på kontoret.

4. Betjener en instruktion enten til instituttet eller til en individuel arbejder i afdelingen.

Betjener en instruktion eller en meddelelse til kontoret beliggende uden for kontorlokalerne. Der kan være mange andre grunde til at udføre og betjene en instruktion, der er en del af kontorkorrespondance, dog afhænger korrespondanceens art af den situation, der opstår på kontoret, for hvilken der skal gives en meddelelse.

Principper for Office Correspondence:

Der er visse korrespondanceprincipper, som skal følges af hvert kontor. En kontorsbekendtgørelse eller en kontorbestilling kan ikke udstedes af hver Tom, Dick og Harry. Antag, at en afdelingsleder ønsker at udstede et advarselsbrev til en af ​​medarbejderne. Han kan bare ikke udstede det samme på hans luner og fantasier.

Han skal først henvise til kontorhåndbogen, hvor det vil være klart for ham, om kontoret har bemyndiget afdelingschefen til at udstede sådanne breve.

Hvis ja, så kan han i henhold til den administrative vejledning udstede brevet. Hvis ikke, skal han vende tilbage til organisationschefen, forklare situationen og søge hans tilladelse og godkendelse til at udstede en sådan ordre, inden han forsyner et sådant advarselsbrev. En kopi af dette brev skal videresendes til kontororganisationschefen for hans oplysninger.

Det største princip for enhver officiel korrespondance er, at officielle breve, der er udstedt, tjent eller sendt til nogen, burde have en gyldig, væsentlig grund, der skulle udvise en fast beslutsom handling.

Et andet princip i det officielle brev er, medmindre og til det er nødvendigt, det bør være kort, høfligt og skal skrives på en måde, hvorpå den person, der læser den, skal tage en positiv handling. I intet stadium skal det officielle brev tjent eller skrevet være hårdt, uhøfligt og rustet. Det devaluerer derfor betydningen af ​​brevet og den person der skriver det.

Vedligeholdelse af officiel korrespondance:

Vedligeholdelsen af ​​kontorkorrespondancen starter enten med modtagelse af det officielle brev og indlevering af dem i den rigtige fil, eller for at sende et brev uden for kontoret eller sende et brev til en anden afdeling og opretholde en kopi af den i filen.

Dette er bedst forklaret således:

Indgående bogstaver er også kendt som indgående mails, og de udadgående bogstaver er kendt som udgående mails. Vi skal diskutere proceduren for håndtering af indgående mails og udadgående mails.

Procedure for håndtering af indgående mails i Office Correspondence:

Indgående post er grundlaget for, at organisationen arbejder og eksisterer. Meget af organisationens effektivitet afspejles gennem en ordentlig håndtering af indgående post.

Opført er proceduren for håndtering af en indgående mail:

1. Modtagelse og indsamling af mails:

En almindelig 'dak' eller 'mail' kommer til kontoret enten af ​​en kurér eller af en postmand en eller to gange om dagen i de fleste af vores byer i Indien. På samme tid skal antallet af modtagne bogstaver tælles. Et kontor, som det er, vil modtage omkring 25 til 30 breve om dagen og kan være 10-12 breve ad gangen.

Alle sådanne breve efter modtagelse skal stemples. Et rigtigt eksempel på frimærke er vist:

Her reflekterer stemplet navnet på kontoret. Det er kontor i Kolkata. Frimærket afspejler andre oplysninger som bogstavnummer, dato for modtagelse og retningen af ​​brevet til hvem den skal afleveres. Antag, at dette er det 10. brev, som kontoret har modtaget den 10./10, da skal tallet 10 og datoen 10/10/10 være opført på det rette sted.

Endelig, hvis bogstavet er markeret til kontoafdelingen, skal "konti" skrives på det rette sted. Dette trin foregår imidlertid kun efter åbningen af ​​posten.

2. Åbning Mail:

Bogstaver kan åbnes enten ved hånd eller ved brevåbningsmaskiner. Åbning af bogstaver med hånden ved hjælp af en papirkniv er den mest almindelige metode til åbning af breve selv i en meget stor organisation.

Efter åbningen af ​​brevet skal det bemærkes, om indholdet af brevet er skrevet på en enkelt side eller mere end en side. Hvis det er mere end en side, skal hele siderne nummereres.

Efter nummerering af siderne skal indholdet af brevet læses, og der lægges større vægt på emnet i brevet.

Det er emnet, der på et øjeblik fortæller os om hele indholdet.

Nu er det her, at "det omtalte brev" kommer til forspil som indskrevet på frimærket. Når hele brevet er læst, vil man komme til at vide om den afdeling, hvor brevet skal rettes. Det skal skrives på pladsen.

3. Optagelse af posten:

De fleste af organisationerne ønsker at holde en permanent rekord for alle indgående mail. Til dette formål opretholdes "indgående postregister", "dak modtaget register" eller "brev modtaget bog". Dette register registrerer alle oplysninger om modtaget brev. Det er bedre at have et sådant register i næsten alle kontorer for at kontrollere optegnelserne over det modtagne brev og også kontrollere, om et brev er blevet returneret til arkivering.

Et eksempel på, hvordan den indgående postregistrering skal være, er bedst illustreret:

4. Sortering og distribution af indgående post:

Når hele stempling og hele optagelsen er overstået, skal bogstaverne sorteres ud. For eksempel skal alle bogstaver, der henvises til konti, adskilles og grupperes sammen, så alle bogstaver, der tilhører kontoudstedet, sendes til konti.

Ligeledes kan hvert brev rettet til Administration sendes til Administrationsafdelingen. Således bliver processen med at sætte alle bogstaverne til kontoførende konti sendt. Ligeledes kan ethvert brev rettet til Administration sendes til Administration.

Denne proces med at sætte alle breve til en afdeling, i serie og lede den til den pågældende afdeling for handling kaldes "sortering". Når bogstaverne er sorteret og registreret, sendes breve til de respektive afdelinger for at modtage. Denne proces er kendt som distribution.

5. Opfølgning:

Effektivt svar tilbage til indgående korrespondance er indekset for organisationens effektivitet og for at forbedre sit image. Direktørerne og de forskellige afdelingschefer skal sørge for, at breve, der modtages i løbet af dagene, er til stede samme dag, og svarene udarbejdes samme dag, og derefter kopieres de to kopier af det korrekt.

De originale bogstaver skal gives filnavnet og skal sendes korrekt.

Udgående eller udgående mail i Office-korrespondance:

Mails sendes udenfor af hver afdeling, af enhver organisation.

Der er en procedure for afsendelse af posten:

1. Læs hele indholdet af brevet, der skal sendes ud.

2. Tag filen ud, hvor den anden kopi af brevet skal arkiveres. Filen vil have et filnummer. Dette filnummer skal gives til brevet.

3. Se i det udadgående register hvad serienummeret for det sidste bogstav er. Det næste nummer vil være serienummeret af dette brev.

4. Angiv datoen for afsendelse på brevet. Samme dato skal anbringes på brevet.

5. Efter at have skrevet alle bogstaverne i det udadvendte dakregister, send breve til forsendelsesafsnittet. Afsenderafsnittet anbringer frimærkerne osv., Vil skrive adressen på konvolutten og derefter indsende brevet, der laver en post i registret, der opretholdes af dem. Dette er den enkleste og nemmeste metode til at sende et brev fra kontoret.

Arkiver og metode til arkivering i Office Correspondence:

Metoden til at arkivere postadressen, om indkommende eller udgående adskiller sig fra kontor til kontor og procedurer for indgivelse er for forskellige som forskellige kontorer, har forskellige normer, procedurer mv. Disse er nyttige til arkivering.

Indgivelsesprocessen starter umiddelbart efter optagelsen af ​​det udgående brev er overstået. Antag, at et brev er kommet ind på kontoret, for hvilket der ikke skal gives svar, så læses, noteres og arkiveres dette brev. Men hvis et indgående brev kræver svar, skal det indgående brev afgjort indleveres, men før det skal svaret udarbejdes.

Når svaret er udarbejdet, noteret, kodet og sendt til afsendelsesafsnittet, skal proceduren fremsendes til viderebehandlingen.

Der er procedurer for arkivering i kontorkorrespondance:

1. Først gå gennem det indgående brev og noter fra, hvor brevet er kommet, hvad er indholdet af brevet og hvad ønsker brevet. Hvis brevet ikke garanterer svar, skal du skrive brevet i den tilsvarende fil.

2. Antag, at det indgående brev garanterer et svar, så find ud af, hvor brevet er kommet.

Det vil fremgå af brevet, siden du ville vide, hvorfra det er kommet, bemærk indholdet af brevet, emnet osv. ... dette vil give dig en ide om den fil, hvor brevet skal arkiveres, hent den fil .

3. Ramme et udkast til svar straks. Få den godkendt af den kompetente myndighed. Efter godkendelsen få brevet skrevet og få det godkendt af den kompetente myndighed.

4. Når brevet er godkendt, giv det et korrekt filnummer, serienummer og dato. Når det er færdigt, send det til forsendelsesmedarbejderen til godkendelse.

5. Indtast bogstavet indgående og svarbrevet i den tilsvarende fil og nummer siderne arkiveret serielt. Dette er en kort og en kort metode til forklaring om arkivering. Imidlertid må der gøres en indsats for at forklare forskellige typer af filer og arkivering og metode til at give et indeks eller et kode nummer til en fil.