Kontormekanisering: Mål og principper

Lad os lave en tilbundsgående undersøgelse af målsætningerne og principperne for kontormekanisering.

Målsætninger for mekanisering i kontoret:

Mekanisering på kontoret har følgende mål:

1. Fortolkning af data:

Maskiner som computere fortolker og husker fakta og data til beslutningstagning og kontrol.

2. Arbejdsbesparelse:

Mekanisering har til formål at spare på en af ​​to måder - enten det kan reducere den samlede lønregning eller det samme medlem af medarbejderne udøve et større arbejde.

3. mindre svig:

Maskiner minimerer svig i kontorarbejde.

4. Tidsbesparelse:

Spare tid er et andet mål med mekanisering. Det arbejde, der ville tage timer, kan ske på lidt tid med maskinen.

5. Nøjagtighed:

Arbejdet udført af en maskine er langt mere præcist, og derfor kan et hovedmål være at forbedre nøjagtigheden.

6. Standardisering:

Et standardarbejde kan kun opnås, når maskinerne drives optimalt.

7. Eliminering af kedsomhed og monotoni:

Gentagne processer er monotont, og kontormaskinen har til formål at eliminere monotonen af ​​disse gentagne processer.

Principer for mekanisering og udstyrsvalg i kontoret:

Lad os antage, at et kontor, der kører i fuld damp, har besluttet at købe bestemte kontormaskiner for at forbedre ikke kun output fra arbejdet, der tager højde for kvaliteten, men det vil også spare tid og opretholde produktivitetsøkonomien på et bestemt niveau .

Så hvad kunne være de visse faktorer, der skal tages i betragtning for at vælge og købe kontormaskiner? Overvejelsen og principperne for køb af kontormaskiner varierer fra organisation til organisation, men der er visse fælles principper, der generelt følges af enhver organisation:

1. Princippet om rummet:

Det er vigtigt og nødvendigt, at maskinen skal optage mindst etage, dør eller hyldeplads. Stor og tung maskine indtager mere plads, og det giver plads til omkostningerne og bliver dermed en indirekte udgift til organisationens samlede omkostninger.

2. Standardisering:

Standardisering med hensyn til kontorudstyr og købet refererer til at købe de samme maskiner, som ville opfylde maskinens specifikation, der er nødvendig for at kunne arbejde med et kontor. Hvis kontorjobbet f.eks. Tager ud af fotokopier i formindskelse eller forstørrelsesstørrelse, skal kopimaskinen, der skal købes, have et zoomobjektivfacilitet, da det hjælper med reduktion og udvidelse af kopierne.

3. Tilstrækkelig køb:

Hvis der kræves en bestemt type maskine af hver afdeling, skal det samme antal maskiner købes.

4. Udnyttelse:

Udnyttelsen af ​​den købte maskine skal være 100%, dvs. den skal bruges til sin fulde eller største brug. Faktisk skal købsmængden på købstidspunktet bestemmes. En maskine, som skal bruges sjældent, bør ikke købes på en gang med at bruge mange penge.

5. Holdbarhed:

Alt, hvad der købes, skal være holdbart. Det kan ikke kun have lang levetid, men det bør være fri for hyppige sammenbrud osv.

6. Principper for omkostninger:

En balance bør opretholdes, mens du køber et kontorudstyr og de penge, der bruges til at købe det. Hver maskine har tre forskellige omkostninger involveret i den. De er købsprisen, driftsomkostningerne og ledig tid.

Hvis kapitalkostnaden for en maskine er højere, men dens driftsomkostninger er lave; det kunne være at foretrække en maskine, hvis købsomkostninger er meget lave eller faktisk lave, og driftsomkostningerne er høje. Men man bør altid huske på, at kvaliteten ikke bør ofres for omkostningernes skyld.

7. Tilpasningsevne:

Den købte maskine skal være sådan, at alle, der bruger den, tilpasser sig ikke kun til maskinen, men maskinen skal tiltrække andre for at tilpasse sig til den. Maskinens funktion skal med andre ord være enkelt og let for andre at forstå det og bruge det, snarere end at være ordineret og besværligt at tilpasse sig til det.

8. Kvalitetsprincipper:

Indkøbte maskiner skal være af god kvalitet, så kvaliteten af ​​det arbejde, de udfører, er af ønsket standard.

9. Fordele:

Man bør tage hensyn til begrebet og principperne om fordele, inden man køber en maskine. Som en omkostning er involveret i køb af maskinen, bør fordelene være multifacetterede.

10. Egnethed:

Kontormaskinen skal være egnet til den proces, som den skal købes på. Det bør ikke kun købes som et status symbol.