Kontor: Betydning, betydning, organisering af et kontor og dets principper

Læs denne artikel for at lære om betydningen, vigtigheden, organiseringen af ​​et kontor og principper for kontorets arbejde.

Betydning af Office:

Der har været mange en definition til at definere et kontor. Men på et enkelt sprog kan det beskrives som "et sted, hvor forretningen foregår". Dette er imidlertid en utilstrækkelig definition, fordi denne definition ikke tager højde for det kontorlige arbejde, som er hjertet af kontoraktiviteten.

Betydningen af ​​et kontor skal klart forstås i fælles sprog. I det øjeblik du staver 'kontor' forstås det, at forretningsaktiviteten, ansvarlighed og dens funktion og de administrative aktiviteter går i gang side om side.

Derfor tager der hensyn til alle disse funktioner, en korrekt definition af kontor kan indrammes. Et kontor kan defineres som "ethvert sted, hvor information på papir konvergerer og dokumenteres, bevares og anvendes til nuværende og fremtidig drift af virksomheden".

Oplysningerne kan vedrøre produktion, markedsføring og forskellige andre aktiviteter i en virksomhed. Korrekte optegnelser over modtagelse og udførelse af ordrer, optegnelser om køb, opbevaring og køb, og den betaling, der skyldes organisationen og på grund af organisationen, er nogle af de registre, som kontoret skal opretholde.

Betydningen af ​​et kontor:

Betydningen af ​​et kontor ligger i det faktum, at det ikke kun fungerer for vedligeholdelse af sin virksomhed, dets varemærke og dets egenkapital på markedet, men i det faktum at det i meget lang tid skal være ansvarlig for at opretholde dets medarbejdere og at bevare dem i meget lang tid, ikke på beholders basis, men permanent.

Betydningen ligger på to fakta. Den første er medarbejdernes ikke-omsætningshastighed, eller en meget lav, en decimaltal for omsætning af medarbejderen er, hvad man skal sigte efter. Det andet og det vigtigste faktum er, at virksomhedens omsætning skal rulles over konstant, hvert år, snarere end at være over turbulent og hjertebankende i et år og kedeligt og drastisk et andet år.

Tag eksemplet på AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; baseret på Anand, Gujarat. Siden de sidste tyve år har deres interne forretningsomsætning på deres nettoresultat været ved at stige med 4 pct. Hvert år, som følge heraf var deres virksomhed ved udgangen af ​​1998 værd Rs. 156 crores. Dette er et glimrende eksempel på en konstant stigning i Amuls kontorvirksomhed, og der er vigtigheden af ​​kontorer.

Mere over de sidste 20 år, undtagen de medarbejdere, der har opnået pensionsalder, har ingen medarbejder forladt denne organisation, ikke af nogen grund. Dette taler også om betydningen af ​​kontoret for at bevare sine medarbejdere.

Betydningen af ​​kontor og succes ligger på følgende faktorer:

(a) planlægning,

(b) Organisering,

c) styring,

d) bemanding,

e) Kontrol og koordinering

f) Kontorkorrespondance,

(g) Rekruttering,

(h) Budgettering

Men for alle virksomheder skal hver begivenhed planlægges. Planlægningen skal udføres. Afgørelser kræver vejledninger, tilsyn, kontrol og koordinering. Hvis hver af disse elementer er synkroniseret ordentligt, opfyldes de mål, der er lagt, og vigtigheden af ​​at kontoret får et billede ud for egen retning.

Således er dette vigtigheden af ​​kontoret. Der er visse faktorer, som et kontor får sin andel af og vigtig betydning.

Disse er opregnet som:

1. Informationscenter :

Office er et informationscenter eller en databank med alle oplysninger, hvor den virksomhed, den gør, er båret. Alle nutidige og tidligere forretningsfigurer, som det gør, skal være på kontoret. På baggrund af disse oplysninger planlægger kontoret, prognoser og kontrollerer dets drift, dets driftsområde.

2. Office tjener som kommunikationskanal:

Det er tydeligt, at kontoret bare ikke kan fungere uden kommunikation, og det kan ikke tjene sit formål. Hver kommunikation, især den skriftlige kommunikation strømmer fra top til bund, og rapporteringen skal strømme fra bunden til toppen. Kontoret ville falde, hvis kommunikationen ikke flyder ofte, og rapporterne ikke stilles til rådighed eller forelægges de højere myndigheder inden for den fastsatte tid.

3. Aids i samordning:

Formålet med ethvert kontor vil ikke blive opfyldt, hvis der ikke er nogen ordentlig koordinering blandt medarbejderen. Arbejdsgiverforholdet og medarbejderforholdet skal være godt, hvis der skal opbygges en effektiv koordinering.

En effektiv koordinering støtter arbejdets ånd, strammer foreningen og styrker moralen for enhver medarbejder, der arbejder i organisationen. Der er behov for støtte til den nødvendige information og back-up fra topniveau til fremme af koordinering.

4. Betydning i forhold til regeringen og offentligheden:

I dag, for at enhver virksomhed skal eksistere, skal den følge visse retningslinjer, regler og bestemmelser som formuleret af regeringen. Hver forretningsenhed i dag betragtes som indtægtsgenererende såvel som et socialt institut. Hvert kontor har en fløj, og det er en forbindelse mellem samfundet og regeringen.

Det er også et link mellem mennesker og regeringen. Derfor skal et kontor skabe en ordentlig type billede i folks sind for at opbygge et korrekt brand image og et corporate image.

5. Støtte i ledelseskontrol:

Kontrol er en kombination af korrigerende og målingsteknikker for underordnede ydeevne for at sikre, at målet for en virksomhed opnås og opnås. Control kræver at etablere "standarder" og derefter måle standarderne inden for den fastsatte tid og inden for ressourcerne.

Det måler faktisk:

(i) Om standarderne er opnået, og

(ii) Hvis ikke opnået, hvad var afvigelsen og hvad procentdelen af ​​afvigelsen var. Når disse er fastslået, er de forskellige midler til kontrol designet til at sætte kontoret eller en virksomhed på rette spor.

6. Betydning i forhold til kunder:

Den faktiske betydning af ethvert kontor er dets forhold til sin kunde. Det er kunden, der bringer virksomheden til kontoret, og derfor er en kunde konge. Bortset fra regeringskontoret afhænger enhver anden virksomhedsorganisation af sin kunde for sin virksomhed at generere indtægterne. Derfor er vigtigheden af ​​kontor i forhold til sin kunde af stor betydning - "kunde", nu er "kejseren".

Dette tager i betragtning, at ordrer modtaget af kunden, deres henvendelser og deres klager bliver taget hånd om af kontoret gennem direkte og personlige kontakter. Nu har det moderne kontor en meget vigtig person - Gæstens Deltagerofficer [GAO], der deltager i alle kunderne og informerer dem alt direkte, personligt eller telefonisk om virksomheden, dets aktiviteter og om sin virksomhed.

7. Betydning for aktionær:

Hvert kontor tjener et vigtigt led mellem aktionæren på den ene side og selskabet på den anden side. Udstedelse af udbytte på aktierne, overdragelse af aktierne, udstedelse af bekendtgørelsen af ​​selskabets møder og besvarelse af alle spørgsmål til aktionæren er af stor betydning, og disse kan ikke opnås eller opnås uden at etablere et ordentligt kontor .

8. Betydningen af ​​arbejderen :

For at opretholde en god arbejdsstyrke, et godt miljø, fri for den officielle politik, fri for partialitet og et effektivt forhold i form af medarbejder-arbejdsgiver og arbejdsgiver-medarbejder et forhold er nødvendigt.

Betaling af løn i tid, lønudbetaling i tid, forberedelse af lønarkiv, vedligeholdelse af deltagelse, som giver arbejdstagere mulighed for at benytte ferie i deres nødsituation er nogle af de vigtige funktioner, der skal udføres af kontoret. Derfor er disse de få punkter, der skal noteres, praktiseres og generaliseres i hvert kontor, så kontoret fungerer glat og glimrende.

Organisering af et kontor:

Organisering refererer til oprettelsen af ​​en struktur af pligter og funktioner for at nå virksomhedens mål.

Urwick har defineret organisation som "aktiviteter, der er nødvendige til ethvert formål eller plan og arrangere dem i grupper, der kan tildeles enkeltpersoner".

Kontoret skal organiseres, og opgaverne og funktionerne skal defineres for at fastslå forholdet mellem aktivitetsmyndighederne, så kontoret fungerer glat.

Organisationens struktur skal have følgende karakteristika i det:

1. Den skal skildre og afspejle planerne og kontorets karakteristika.

2. Det skal afspejle den myndighed, der er til rådighed for virksomhedsledelsen.

3. Det skal afspejle sit miljø.

4. Det skal bemandes med uddannet personale.

Organisationsprocessen skal anvendes på alle afdelinger i virksomheden, herunder kontoret. Der er visse trin, som kontoret skal tage, eller man skal passe på, hvis man skal strukturere organisationen.

De trin, der er involveret i processen er:

1. Etablering af virksomhedsmål.

2. Formulering af derivater, objekter, planer og politikker.

3. Bestemmelse af de aktiviteter, der er nødvendige for at nå disse mål, planer og politikkerne.

4. Gruppering af disse aktiviteter i lyset af menneskelige ressourcer og de tilgængelige tilgængelige ressourcer og den bedste måde at bruge dem på.

5. Gruppering af disse aktiviteter og delegering til de respektive leder af hver gruppe med den myndighed, der er nødvendig for at udføre aktiviteten.

6. At binde disse grupper sammen vertikalt og horisontalt gennem autoritetsforhold og informationssystem.

Disse principper opregnes som:

1. Målsætningsprincipper:

Alle dele af organisationen, herunder kontoret, arbejder på at nå virksomhedens mål.

2. Effektivitetsprincipper :

Effektivitet er et grundlæggende princip. Målet skal nås med minimumsprisen for såvel organisationen som samfundet.

Principper i forbindelse med organisationsprocessen i et kontor:

1. Balancens princip:

Anvendelsen af ​​princippet eller teknikkerne skal afbalanceres i lyset af strukturens overordnede effektivitet med henblik på at opfylde virksomhedens mål.

2. Flexibilitetsprincippet:

Organisationen skal være fleksibel for at imødekomme de ændrede forhold.

3. Princip for fremme af lederskab:

Ledelsens kvalitet bør tilskyndes i organisationen for at nå målene.

Sådan er det, hvordan et kontor skal opdages og organiseres, langsomt, trin for trin.

Den sidste del af organiseringen af ​​et kontor er at lægge et system af hierarki ud og næste skal vi diskutere det samme.