Office Management: Planlægning, Ledelsens rolle og HR HR Pligter

Kontorplanlægning:

Hvert niveau af kontorarbejder har helt forskellige former for ansvar. Den grundlæggende forskel ligger i, i hvilken grad mekaniske rutiner spiller en rolle i medarbejderens arbejde; forudsigelige opgaver udgør en stor del af en kontorists dag, men en meget mindre del i en divisionsdirektørs liv.

Visualisering af et 'integreret kontor' kan føre til misforståelsen om, at de samme elektroniske værktøjer giver svaret på behovet for bedre produktivitet på begge niveauer. De kan ikke mere end en typist kan skifte til tekstbehandling ved at bruge den samme mikrocomputer, der har forvandlet hendes kollegas arbejde i konti.

For lederen er effektiviteten problemet; For kontorister, sekretærer og supportpersonale er det effektivitet. Ledere er stort set betalt for at opnå rentable beslutninger og for at sikre, at disse udføres korrekt af deres underordnede, hvad indebærer denne proces? For det første indsamling af oplysninger.

Verbal kontakt er favoritmetoden i nutidens erhvervsliv, og der er ringe tvivl om, at samtale vil forblive det mest hensigtsmæssige medium til at erhverve og videregive fakta. Dokumenterne understøtter denne proces, og i betragtning af den begrænsede kapacitet og ubegrænsede falderbarhed af den menneskelige hukommelse er det ikke overraskende, at ledere begiver oplysninger til en eller anden form for midlertidig eller permanent opbevaring, sædvanligvis papir.

Den anden del af lederens funktion består af analyse, fantasi og formodning; ved hjælp af de oplysninger, han har erhvervet til at afgive en beslutning. Dette medfører færre dataudvekslinger med andre mennesker, men lederens effektivitet hænger sammen med hans evne til at få adgang til oplysningerne hurtigt nok til at holde trit med hans tankeproces. Analysekvaliteten vil blive svækket af dårligt organiserede eller langsomme opbevarings- og hentningssystemer, og hans arbejde vil blive vanskeligere, hvis han skal stole på rå, ubearbejdede data; At arbejde hurtigt, han har brug for indekserede oversigter over vigtige fakta, og han skal straks tage hånd om dem.

Når en beslutning er nået, skal andre mennesker vide det. Lederen bruger kommunikationssystemer til at informere både overordnede og underordnede af resultaterne af hans overvejelser, og også for at holde en permanent kontrol af den nøjagtighed, som hans instruktioner udføres. Hans effektivitet er igen afhængig af hastigheden og pålideligheden af ​​hans medier for kommunikation; Med en fiktiv 100 procent kommunikationstjeneste vil den eneste begrænsning på hans ledelsesmæssige effektivitet være hans personlige evne.

Det er mærkeligt nok, at de fleste europæiske organisationer er villige til at investere i kontorautomatiseringshjælpemidler til supportpersonale, hvor en stigning i produktiviteten genererer en relativt lav per kapitalgevinst, end ved at levere elektroniske værktøjer til ledelse, hvor en produktivitetsforbedring kan forventes at gøre eller spare en betydelig sum for organisationen.

Dette kan skyldes vanskeligheden ved at måle ledelsesproduktion, eller det kan skyldes, at elektroniske styringshjælpemidler virker i en større og dyrere sammenhæng end en terminal terminal eller ordbehandlingssystem. Uanset årsagen eksisterer tegnene, at denne præference er ved at ændre sig dramatisk.

Fremkomsten af ​​ledende værkstationer, opbygningen af ​​en international kommunikationsinfrastruktur og de internationale standardiseringsorganisationers succes med at opfordre producenterne til at vedtage fælles designspecifikationer, alle heraldiske, giver nye virksomheder mulighed for at planlægge elektroniske hjælpeværktøjer til midten og øvre ledende medarbejdere.

Udgifterne til ledende værkstationer takket være den udbredte accept af de kontrolsystemer, som var deres forstadier, ligger nu indenfor begrundede grænser. Nu, at producenterne kan forestille sig et marked af en vis størrelse for disse produkter, kan de i sin tur retfærdiggøre de hardware- og softwareinvesteringer, der er nødvendige for at skræddersy skrivebordssystemer til de særlige behov i ledelseslaget.

Måske er det mest vigtigt, at ledelsesarbejde nu anerkendes som en meget dyr ressource, og incitamentet blandt arbejdsgiverne er at tage ethvert skridt, der giver et rimeligt løfte om at give ledere mulighed for at udføre mere eller bedre arbejde. Eksemplet om effektivitetsgevinster på administrativt niveau, selv om ikke virkelig sammenlignelige, har opfordret planlæggere til at anvende den samme forventning om forbedret produktivitet til ledelsesfunktioner.

Planlæggere udvikler nye metoder til vurdering af kvalitative fremskridt inden for ledelsesproduktivitet, men det er uundgåeligt, at der ikke er noget simpelt svar i et miljø, hvor rutinerne især er fraværende. Den virkelige fjende for integration på kontor eller afdelingsniveau forbliver uforenelig med udstyr.

Indtil videre har få fabrikanter enten været villige eller i stand til at sikre, at deres systemer kan kommunikere let med andre systemer, der sandsynligvis vil blive fundet i den samme brugerorganisation: uvillige, fordi begrebet en bruger helt dedikeret til en enkeltproducents produkter har syntes også dragende; og ude af stand til, for indtil for nylig var de nødvendige standarder specifikationer for midlertidige til at begrunde vedtagelsen.

Der er imidlertid taget vigtige skridt, og det er usædvanligt i dag for en større producent at introducere et nyt produkt, der ikke overholder de lovgivningsmæssige eller de facto standarder, der almindeligvis accepteres. Selvom vi stadig er langt væk fra målet om ægte kompatibilitet på alle niveauer, behøver brugeren ikke længere at bekymre sig om, at en større leverandørs produkter vil blive ugyldiggjort af udstyr, der blev lanceret det følgende år; fabrikanterne har erkendt, at sikre kompatibilitet og migrationsstier er deres eget ansvar. Indførelsen af ​​'åben arkitektur' lokalområde og bred giver bevis for denne hensigt.

Det er nyttigt at huske på de faktorer, der virker for at bremse vor fremgang mod kontorautomatisering. Nogle af disse er teknologiske, andre sociologiske. Planlæggere kan finde deres programmer utilsigtet saboteret af sidstnævnte, mens de ledende eller administrative brugere af elektroniske systemer kan forventes at vise lidt sympati for førstnævnte. Enhver form for adfærdsændring er begrænset i hastighed ved naturlig menneskelig modstand. Mennesker er innat konservative, og de er enten modstandsdygtige eller modige, der er forpligtet til at ændre komfortable og velkendte adfærdsmønstre. Observationerne angiver to faktorer.

Den første væsentlige faktor, som gælder både for ledelsesmæssige og kontoransatte, har at gøre med kritisk masse. Modstand mod indførelsen af ​​elektroniske systemer synes pludselig og mirakuløst at falde væk, når en vis grad af mætning er nået.

For det andet vil både ledere og clerks til deres eget system, når de kan se, at besiddelse giver en kollega en slags fordel. For eksempel vil en brand manager ikke kunne tolerere en situation, hvor en af ​​hans kolleger kan få øjeblikkelige markedsdata fra sin desktop terminal, selvom han altid har svoret at han aldrig ville tillade sig at blive tvunget til at bruge et tastatur; så snart det er en lejlighed, der besidder en VDU eller en arbejdsstation, giver strøm, modstand smelter. På samme måde er den bedste metode til at overvinde antipati til tekstbehandlere at give dem et udvalgte få typister til at begynde med; meget snart vil resten blive muteret, medmindre de også er udstyret med tilsvarende.

Psykologisk ploys til side, det anbefales stærkt, at en stor omhu og indsats er afsat til at forberede personale til fremkomsten af ​​elektroniske kontorsystemer. Da dette nok er den mest dramatiske enkeltændring, der nogensinde vil opstå i deres kontorliv, er det modstridende at lade dem klare det alene, men virksomheder, der frem til i dag, introducerer mikrosystemer, nye telefonsystemer og ord -behandlingsanlæg uden at meddele det i forvejen.

Resultatet er indlysende. Flere oplyste organisationer vinder udbytte ved at oprette forklarende og træningssessioner på alle niveauer; Selv som en gestus, er denne grad af bekymring værdsat og gengældt, mens en grundlæggende forklaring af årsagerne til, at automatisering skal indføres, har vist sig at gå langt i retning af at forkaste modstand.

Det kan være relevant at bemærke på dette tidspunkt de overraskende resultater af en undersøgelse foretaget af Philips Business Systems i midten af ​​1983. To hundrede direktører og ledere i Storbritanniens største 1.000 virksomheder blev stillet spørgsmålstegn ved deres syn på kontorautomatisering.

Analytikerne var forbavset over at finde ud af, at 49 procent af de interviewede topchefer allerede anvendte en slags computerbaseret kontorsystem selv. Halvparten af ​​resten ser frem til installationen af ​​et personligt beslutningsstøttesystem i deres egne kontorer. På dette niveau er det i det mindste uanset kulturelle modstands kontorsystemer, der engang står overfor, tilsyneladende forsvundet.

Bortset fra subjektive menneskelige faktorer spiller tekniske overvejelser en væsentlig rolle i forvirring og forsinkelse af ankomsten af ​​'det fuldt automatiserede kontorinformationsmiljø. Teknologien tager højde for de store fremskridt i omkostningsreduktion, der er ansvarlige for åbningen af ​​markedet så hurtigt, men teknologien går så bredt på fronten, at et usikkerhedselement går ind i de fleste planlæggernes fremskrivninger, når messingstængerne til systemvalgene overvejes .

For eksempel kan ingen elektronisk post-, besked- og arkiveringssystem aldrig udfordre papirbaserede metoder uden at tage højde for det faktum, at der altid vil være tilstrømning af papirdokumenter til en organisation fra korrespondenter, der er for små eller for traditionelt indstillede til at vedtage en elektronisk alternativ.

Så systemet skal være udstyret til at håndtere dokumentindgang samt digital indgang direkte fra WP, teletekst eller computerudgang. Digital optisk optagelse, der bruger skærme med høj opløsning, repræsenterer langt den mest effektive metode til at tilvejebringe denne kapacitet; men fordi teknologien er forholdsvis ny og tilbyder en løsning, der betragtes som avanceret, fordi den er så omfattende, er omkostningerne ved DOR for tiden høje. Dette er et klassisk eksempel på en teknologi, der ikke bliver universelt tilgængelig, før den har været banebrydende af verdens største organisationer.

Lige forvirrende for planlæggeren er spørgsmålet om transmissionsmedier; han står i øjeblikket over for en række forskellige muligheder, når det han klart ønsker, er at standardisere inden for hans firma på et medium, som vil blive vedtaget af PTT'erne og deres kunder over hele verden.

En række store kommunikationsstyringssystemer er for nylig blevet introduceret med det formål at løse dette problem, men planlæggeren har en legitim klage over de telekommunikationsmyndigheder, hvis ikke-samarbejde bringer ham til en sådan udgift. Selv når der annonceres internationalt kompatible tjenester, er upålideligheden af ​​deres foreslåede indvielsesdatoer nu berygtet.

Måske er det mest nyttige råd, vi kan tilbyde kontorautomatiseringsplanlæggeren, at han eller hun skal tilskynde medarbejderne til at opbygge erfaringer, der starter så hurtigt som muligt. Alle de problemer, vi har diskuteret, forværres, hvis indgangen til virkeligheden af ​​kontorelektronik er tilbage til at vente til sortie magiske øjeblik i fremtiden, når hele sagen præciserer sig selv. Det vil ikke de besværlige valg, der står overfor i dag, vil blive erstattet af andre i morgen; i mellemtiden vil de eventyrlystne virksomheder, der er villige til at overvinde både de forudsigelige og de uventede virkninger af forandring, høste fordelene ved deres beslutsomhed.

På kontorernes niveau er der ingen tvivl om, at lokal databehandling, med eller uden fjern databaseadgang, formidler medarbejderproduktiviteten med en betydelig faktor. Ordbehandling gør det muligt for sekretær- og skrivpersonalet at forbedre både deres outputvolumen og kvaliteten af ​​deres arbejde. På ledelsesniveau er et sofistikeret stemmekommunikationssystem muligvis den enkelt mest kraftfulde bidragyder til øget effektivitet, mens personlig adgang til central eller afdelingsstatistik via en desktop-displayenhed gør det muligt for lederen at opretholde nutidens kontakt med fakta om hans ansvarsområde .

Håndteringen af ​​indgående og udgående korrespondance er en kontorfunktion, der i sit traditionelle dække undertrykker både kontorernes effektivitet og ledelsesmæssige effektivitet; installationen af ​​et elektronisk informations-lagrings- og hentningssystem til overtagelse af arkivering, filvedligeholdelse og fil forespørgsel giver mulighed for et kvantespring frem på begge niveauer på én gang.

Systemvalg for hver af de tre kontorinstallationer styres af en række faktorer, hvoraf den personlige præference på ingen måde er mindst vigtig, selv om det ultimative mål med komplet systemintegration stadig er en smule fjern, kan stien blive uigennemtrængeligt udjævnet ved at vælge udstyr i dag, som overholder de offentliggjorte og de facto internationale standarder og ved at begrænse leverandørforhold til de producenter, der er forpligtet til princippet om åben systems arkitektur.

Office Managerens rolle:

Kontorchefens betydning kan opsummeres med ét ord: effektivitet. En kontorchef vil frigøre dig fra en lang række tidskrævende ansvarsområder, så du og alle andre i din virksomhed kan koncentrere dig om de grundlæggende forudsætninger for at drive forretningen eller bare få arbejdet udført.

En kontorchefs opgaver varierer fra kontor til kontor. Har din kontorchef håndtere, hvad det er, der skal gøres for at holde din virksomhed kørende effektivt. I nogle firmaer kan kontorchefen være sekretær eller receptionist. I andre kan kontorchefen påtage sig flere ansvarsområder - der fungerer som bogholder eller teknologiske problemskytter.

Nedenfor er nogle af de opgaver, der ofte falder til en kontorchef:

(i) Telefoner:

Du kan gøre det til kontorchefens job at besvare alle telefonopkald og patch dem til de relevante udvidelser. Kontorchefen kan også være ansvarlig for at sikre, at dit telefonsystem fungerer glat og opfylder dine behov.

(ii) Modtagelse:

Kontorforvaltere kan sidde ved et skrivebord direkte inde i kontordøren og hilse på alle besøgende, når de kommer ind. Yderligere opgaver kan omfatte underskrivelse af leverancer, modtagelse og distribution af post og opbevaring af modtagelsesområdet (sørg for, at magasiner er aktuelle, vandingsanlæg mv.).

iii) kontorartikler:

Kontorforvaltere kan bestille alle de nødvendige forsyninger til at køre et effektivt og professionelt kontor, holde øje med, når forsyningerne løber lavt, og sørg for, at varer bestilles, inden de løber tør.

iv) Kontormøbler:

Kontorforvaltere kan vælge og købe skriveborde, stole, arkivskabe og lignende.

(v) Kontorudstyr:

Kontorforvaltere kan vedligeholde udstyr som f.eks. Kopimaskiner, faxmaskiner og telefonsystemer. De kan muligvis løse mekaniske problemer, eller i det mindste overvåge deres reparation af en professionel. Yderligere opgaver kan omfatte programmering af hyppigt anvendte numre til faxmaskiner og telefonopkaldssystemer.

(vi) Computere:

Læg din kontorchef med ansvar for at overvåge kontormaskiner og fejlfinding, når det er nødvendigt. Office Manager skal f.eks. Være bekendt med grundlæggende computerproblemer og være i stand til at hjælpe medarbejdere, når deres computer eller printer fryser. Denne pligt er især vigtigt, hvis din virksomhed er for lille til at have en fuldtids teknisk supportpersonale.

(vii) Arkivering:

En central opgave for kontorchefer er at organisere broerne af papirarbejde. Lederen skal udvikle et omfattende og let at følge arkiveringssystem for fakturaer, kvitteringer, klientoplysninger og andre vigtige dokumenter.

(viii) Bogføring:

Normalt ansætter voksende virksomheder en revisor for at håndtere budgetplanlægning på højt niveau og stole på kontorchefen for bogføring. Plikter kan omfatte at holde styr på kundefakturering, sammensætte medarbejder timer, fungere som en forbindelse mellem selskabets revisor eller udføre lønningstjeneste og uddele lønkontroller.

(ix) Mødeplanlægning:

Din kontorchef kan påtage sig planlægning af møderrangementer på stedet og off-site.

(x) HR-ledelse:

På mange voksende firmaer er kontorchefen de facto personaleafdelingen, der håndterer spørgsmål som nyt medarbejderpapirarbejde og medarbejderfiler. Vær forberedt på at betale gode penge til en top-flight kontorchef. Alternativet er selv at gøre alle disse opgaver.

Bliver effektiv Office Manager:

Selvforbedring kan være dyrt og tidskrævende. Som kontorchef bliver det dog mere effektivt at gøre dit arbejde lettere og mere værdigt i ledelsens øjne. Kontorforvaltere er ekspert multitasks. Hvis du laver mere end fire ting på én gang, er det nok ikke nok nok.

Din viden om kontoret er uforlignelig - du ved præcis, hvem du skal ringe til og hvornår. Derudover har du en sjette sans for kontorkriser. Med andre ord er du næsten uundværlig. Hvad er din hemmelighed? Du er organiseret forståelse (til et punkt), en god kommunikator, og kan altid se det store billede. Alligevel ligner kontorchefer som enhver nøglemedarbejder ofte måder at blive mere effektive på.

Her er et par nøgle tips:

1. finpudse dine mundtlige kommunikationsfærdigheder

At vide, hvordan man snakker med folk, er afgørende for kontorchefer. I mange tilfælde er du go-to person, så din evne til at lytte godt er kritisk. Du er også den ansvarlige for at sikre, at ting bliver gjort. At vide, hvordan man stiller spørgsmål og opnår afklaring, vil også hjælpe dig med at blive mere effektive.

For eksempel, hvis du ikke forstår, hvordan en opgave skal udfyldes, søg præcisering. Du behøver ikke nødvendigvis at indrømme, at du ikke forstår noget; simpelthen bede om afklaring. Ligeledes, hvis du opdager, at folk ikke forstår dine instruktioner, spørg dig selv, om du skal være klarere i din kommunikation.

2. Forsøg ikke dine skrivefærdigheder:

Bare fordi e-mails generelt lider af dårlig grammatik og tegnsætning betyder ikke, at din skriftlige kommunikation skal være noget mindre end professionel. Men at vide hvad man skal skrive, og hvordan man gør det, er kun en del af din mission; du skal også vide om dit læsepublikum.

Har folk en tendens til at læse hele din e-mail, eller vil de stoppe med at læse efter de første to linjer? Til sidstnævnte vil du indarbejde de vigtigste oplysninger foran. Husk altid, at når du lægger noget skriftligt, er det der for verden at se. Vær særlig følsom i dine e-mails og notater, når du informerer personalet om nyt udstyr, en politikændring eller en rapport. Du vil aldrig forkaste eller fornærme nogen.

Og undervurder aldrig evnen til fejlfortolkning. Overvej forvirringen - og dårlige følelser - der kunne opstå, hvis du skulle skrive "Jeg forstyrrer det", hvilket betyder, at du sendte en rapport igen i modsætning til, at du blev fornærmet af noget, der tidligere kunne have været sagt. Det er klart, at du vil vide, hvor du skal indsætte bindestreger (genudsender), og når du blot skal afhente telefonen eller stoppe ved en persons skrivebord til en ansigt til ansigt samtale.

Rådfør dig med dine interne kunder. Husk altid, at din primære rolle er at sikre effektiv drift af kontoret. At deltage i regelmæssig kommunikation med dine medarbetere kan hjælpe dig med at undgå besværlige problemer og angribe dem, der opstår, mere kreativt.

3. Behandle dine leverandører som bedste venner:

Som leverandør af kontorartikler er det i din bedste interesse at dyrke og opretholde solide, gensidigt fordelagtige forhold til dine leverandører. Det giver god mening at opbygge en behagelig rapport med de virksomheder, der hjælper

4. Hold din organisation kører problemfrit:

Ligesom du forventer loyalitet fra dem, skal du også demonstrere en forpligtelse til forholdet. På den anden side er det også vigtigt at opretholde høje (men retfærdige) forventninger. Prøv at gøre begge dele, og du vil sandsynligvis opleve over gennemsnittet til fremragende service. Men glem ikke at sammenligne leverandørlandskabet. Som den person, der fører tilsyn med omkostningerne, er det dit ansvar at spørge leverandører, hvad de kan gøre for dig og din organisation. Deres job er at holde dig en glad kunde.

5. Bevar en positiv holdning:

Denne er ret indlysende. Stadig glemmer vi undertiden, hvordan et smil eller en smart bemærkning kan diffunde en foruroligende situation. Ved at bruge humor på arbejdspladsen, smiler og udsender en positiv holdning, når det er muligt, er alle gode strategier til at overvinde en række kontorsituationer. Som kontorchef har du en enorm mulighed for at indstille tonen, og hvis folk kan stole på din professionalisme, bliver de mindre bekymrede og mere engagerede i at bidrage til et positivt arbejdsmiljø.

Håndtering af HR-pligter:

En kontorchef, der håndterer HR, betragtes som multitalent. Men betyder det nødvendigvis, at det er den bedste måde at bruge den pågældende persons tid på? Du kan også åbne dig selv for problemer, hvis personen ikke er ordentligt uddannet. Her er nogle kriterier, der kan hjælpe dig med at beslutte.

I en mindre virksomhed må en kontorchef måske påtage sig human resources managerens rolle. Men før det sker, skal du sørge for at denne person er korrekt uddannet og har de rette redskaber til at udføre sine opgaver produktivt og inden for rammerne af lovlige regler og forpligtelser. Tusinde ting kan gå galt, hvis denne person ikke er opmærksom på de potentielle forpligtelser, der er forbundet med HR-ledelsen.

Her er nogle retningslinjer, der hjælper dig med at arbejde effektivt igennem denne situation:

(i) Forstå generalistens rolle:

En generalist kan styre forskellige opgaver og skal derfor have en omfattende viden om menneskelige ressourcer. I en mindre virksomhed varierer ansvaret afhængigt af virksomhedens behov. Men en generalist skal også kende hans eller hendes begrænsninger og vide, hvornår man skal konsultere en specialist. En person kan ikke gøre alt.

(ii) Bestem hvilke pligter der kan udliciteres:

Nogle ansvarsområder kan bedre overlades til en ekstern konsulent. En kontorchef, der rekrutterer nye medarbejdere, har for eksempel måske ikke tid til at gennemføre et træningsprogram. Outsourcing af træningsfunktionen kan spare din virksomhed tid og penge, men først skal du bestemme præcis, hvilken type træning der er nødvendig. På den anden side kan kontorchefen være i stand til at overvåge ansættelse og tilsyn af forskellige arbejdstagere. Sørg for at tjekke ud.

(iii) Træn træneren:

At vide, hvad du ikke ved, er en kritisk del af alles arbejde, især for en kontorchef, der helt eller delvist håndterer HR-opgaver. Derfor skal en kontorchef være bekendt med alle aspekter af HR-ledelsen. Et introduktionskursus i HR-ledelse kan være ønskeligt.

Et sådant program ville tilbyde oplysninger, der dækker rekruttering og udvælgelse; arbejdsret; kompensation grundlæggende fordele; orientering og uddannelse af medarbejdere og performance management. Indtil en kontorchef bliver bekendt med disse områder, kan han eller hun ikke forventes at vide, hvornår man skal ringe til en specialist.

iv) prioritere:

I en perfekt verden kan din kontorchef håndtere alt og holde virksomheden i gang, uanset hvad. Men den rolle, som kontorchefen spiller, afhænger af arbejdsmiljøets kompleksitet, de typer produkter og tjenester, der tilbydes, og virksomhedens kundebase.

Prioritering vil hjælpe kontorchefen med at undgå at forsømme kritiske opgaver og ansvar. Hvis bemanding er en prioritet, så kan det være, hvor kontorchefen skal fokusere sin tid. På den anden side, hvis du koncentrerer dig om at implementere ny teknologi, så er det her, hvor denne person skal bruge sin tid. Det tager planlægning, så det er vigtigt først at kortlægge, hvordan disse opgaver skal gennemføres.

(v) Vær både konsekvent og fleksibel:

Bare fordi en person er multitalented og kan jonglere hundrede (eller flere) opgaver på én gang betyder det ikke, at han eller hun altid kan udføre mirakler. Det kan virke sådan. Det er trods alt mange succesfulde kontorchefer er praktisk taget uundværlige. Men de er også mennesker. At ændre deres jobfunktioner fra en dag til den næste er forvirrende og uansvarlig.

Desuden kan det underminere virksomhedens produktivitet. Det er bedst at gennemføre en politik, der gør det muligt for kontorchefen at udføre HR-opgaverne regelmæssigt, men samtidig opretholde den fleksibilitet, der er nødvendig for at imødekomme ændrede forretningsforhold. Med andre ord, giv kontorchefen de værktøjer, han eller hun har brug for for at få arbejdet gjort, men giv det nødvendige spillerum til at indhente eksperter, når det er nødvendigt.

vi) kompensere i overensstemmelse hermed

Hvis din kontorchef skal påtage sig HR-opgaver, er det pålagt dig at kompensere på passende vis. Hvis kontorchefen oprindeligt blev ansat til et formål og derefter har flere HR-opgaver tilføjet senere, skal han eller hun blive belønnet. At pile på ét ansvar efter hinanden, især hvis man ikke er uddannet til at håndtere disse opgaver, kan være katastrofalt for et lille firma.

Behov for kontorudstyr:

Når du lige går ud for at åbne din egen virksomhed, vil der være masser af vigtige beslutninger at gøre. Hvor finder du virksomheden? Hvilken form for finansiering er tilgængelig? Hvordan kan du få en konkurrencemæssig fordel i din branche? At få det rigtige kontormøbel kan ikke gøre eller ødelægge din virksomhed, men det er stadig vigtigt for din komfort og produktivitet.

De fleste virksomheder har brug for følgende kontorudstyr i deres daglige drift:

(i) Borde og stole:

Igen behøver du ikke at shoppe for de dyreste genstande, men vær opmærksom på, hvor komfortable de stole vil være på medarbejdere, der måske sidder for det meste af dagen.

(ii) Borde og bogreoler:

I gamle dage tabede tavler og bogreoler et ton, men du kan nu finde lette varer, som gør at de flytter dem rundt på kontoret til en brise.

iii) telefonsystem:

Overvej omhyggeligt dine specifikke behov inden du køber et telefonsystem. Hvis du er forvirret af de mange systemer, der er tilgængelige, spørg andre forretningsforbindelser, hvad de bruger, og hvis de er tilfredse med deres køb.

iv) computerudstyr:

Pc'er, printere, scannere og skærme er alle vigtige dele af din virksomhed. Forskning hvad der er tilgængeligt, og shoppe klogt.

kopimaskiner:

Før du bruger penge på en kopimaskine, skal du se om du kan komme væk med en multifunktionsprinter eller MFP. Disse maskiner kan udskrive, faxe og kopiere, alt for omtrent samme pris som en billig kopimaskine. Men hvis du vil lave tusindvis af kopier om måneden, så skal du nok leje eller købe en kopimaskine af god kvalitet.

(v) Faxmaskiner:

Fordi så mange pc'er har faxfunktioner i disse dage, går mange virksomheder væk med faxmaskiner. Men det gør aldrig ondt at have en lille, grundlæggende model på hånden, bare hvis computerfaxen ikke opfylder alle dine behov. De fleste nystartede virksomheder (og mange etablerede virksomheder) er konstant på udkig efter måder at spare penge på.

Så før du går ud og bruger top dollar og helt nyt, designer kontorudstyr, så tjek dine brugte kontorudstyrs muligheder. Glem ikke at kontrollere klassificerede annoncer i din lokale avis; nogle gange finder du nogle gode tilbud. Se også på auktionshuse; mange gange vil de have et helt kontor at sælge.

Nogle af fordelene ved køb af brugt kontorudstyr omfatter:

(i) Spar penge:

Dette er indlysende. Køb brugt sparer mange penge i forhold til omkostningerne ved at købe alt helt nye.

(ii) Sparetid:

Hvis du nogensinde har bestilt nyt kontorudstyr, så ved du, at det kan tage uger - eller endda måneder - at udfylde din ordre. Odds er du kan finde et brugt kontorudstyr eller udstyrsterminal i din by og har alt hvad du behøver om et par dage eller mindre.

(iii) Gemmer miljøet:

Ved at gemme et brugt træbord fra overskriften til lossepladsen hjælper du med at beskytte miljøet.