Office Management og det er vigtigt

Office Management og det er vigtigt!

Kontorstyring er teknikken til planlægning, organisering, koordinering og kontrol af kontoraktiviteter med henblik på at nå forretningsmål og er bekymret for effektiv og effektiv udførelse af kontorarbejdet. En virksomheds succes afhænger af effektiviteten af ​​sit kontor. Mængden af ​​papirarbejde i kontorer er steget i dagene på grund af industrialisering, befolkningseksplosion, regeringskontrol og anvendelse af forskellige skatte- og arbejdslove til enhver virksomhed. Effektivitet og effektivitet, som er nøgleord i ledelsen, opnås kun ved korrekt planlægning og kontrol af aktiviteter, reduktion af kontoromkostninger og koordinering af alle aktiviteter i virksomheden.

"Kontoradministration kan defineres som en opgave med planlægning, koordinering og motivation for andres indsats i forhold til de specifikke mål på kontoret."

"Kontorforvaltning er som en funktion den ledende videnskab og ledelsens videnskab, der beskæftiger sig med effektiv udførelse af kontorarbejde, når og hvor det arbejde skal udføres." - William If. Leffingwell og Edwin M. Rot.

"Kontorforvaltning er manipulation og kontrol af mænd, metoder, maskine og materiale for at opnå de bedst mulige resultater - resultater af højest mulig kvalitet med udgifter af mindst mulig virkning og udgift på kortest mulig tid og på en måde, der er acceptabel for øverste ledelse. "- Harry H. Wylie.

Denne definition understreger udnyttelsen af ​​virksomhedens ressourcer som materiale, metoder mv. For at nå målene og resultaterne på den bedste og billigste måde og på et minimum muligt tidspunkt.

"Office management er kunsten at lede kontorets personale i brugen af ​​midler, der er passende for sit miljø for at nå sit specificerede formål." - Mills og Standinhford.

Ifølge denne definition er en ordentlig forståelse af det objektive formål nødvendigt, således at alle bestræbelser og aktiviteter er rettet mod dens opnåelse. Miljø, hvor kontorarbejde skal udføres, leveres af ledelsen efter korrekt planlægning. Miljø betyder omgivelser, hvor medarbejdere i en virksomhed opererer. Det omfatter fysiske faktorer som placering, layout, belysningstemperatur, ventilation, renlighed osv. Forskellige forretningslovgivninger, toldpraksis mv skal også meddeles medarbejderne.

I denne definition har forfatteren behandlet kontorstyring som en kunst til styring og styring af personel eller medarbejdere i organisationen ved brug af forskellige midler, såsom maskiner udstyr, kontorformer, manualer, metoder mv. Definitionen understreger udviklingen af ​​personer i kontor og ikke retning af ting. Kontoradministration skal forstå hans medarbejders adfærd og behov for at motivere ham til at arbejde ved at påvirke ham og ved at give incitamenter, således at målet for organisationen er opnået.

I enkle ord kan kontoradministration defineres som "en særskilt proces med planlægning, organisering, bemanding, styring, koordinering og kontrol af kontoret for at lette opfyldelsen af ​​målsætningerne for enhver virksomhed" definerer de administrative funktioner i en administrativ leder. Følgende diagram angiver forskellige elementer eller funktioner i forbindelse med kontorstyring.

Betydningen af ​​Office Management:

Følgende punkter fremhæver betydningen af ​​kontorstyring:

(i) Hjælper med opnåelse af mål:

Mål eller mål er kvantitative resultater, som skal opnås på et givet tidspunkt. Ledelsen får folk til at realisere målene og styrer deres indsats for at nå disse mål.

(ii) Optimal brug af ressourcer:

Ledelsen hjælper effektivt udnyttelsen af ​​ressourcerne. Skarpe ressourcer bøjes optimistisk til brug af ledere. Ledere skaber koordinering og integration af forskellige ressourcer. Det er ledelsen, der leder personalet i kontoret i brugen af ​​ressourcer.

(iii) Minimering af omkostninger:

Kontoromkostninger kan kun reduceres under vejledning og kontrol med effektiv forvaltning. Office Management er bekymret for at gøre kontoraktiviteterne på den bedste og billigste måde. Omkostningsreduktion er et led i forvaltningen, som kan opnås gennem forenkling og mekanisering af arbejdet. Gennem bedre planlægning, forsvarlig organisation og effektiv kontrol giver ledelsen mulighed for at bekymre sig om at reducere omkostningerne og forberede en virksomhed til at konkurrere med ansigtskød.

iv) glat arbejdsgennemstrømning

Uafbrudt arbejdsstrøm er kun mulig, hvis der er ordentlig planlægning og kontrol. Ledelsen sikrer en effektiv og jævn arbejdsflow.

(v) hjælper med at opretholde kontorets effektivitet:

Ledelsen hjælper med at opretholde effektiviteten i et kontor. En leder udfører og producerer kun resultater, men gør det også på den mest effektive måde for at bidrage til overskudsgenerering.

(vi) Håndtering af overlevelse og vækst:

Ledelsen skal spille en vigtig rolle for at holde organisationen i live. Ændring i teknologi og metoder skal forventes og tilpasses til overlevelse og vækst. Det er kun ledelsen, som kan gøre det og forme virksomheden i et sådant skiftende miljø.

(vii) Giver innovation:

Innovation er at finde en ny, anderledes og bedre metode til at gøre eksisterende arbejde. For at planlægge og styre innovation skal ledelsen spille en vigtig rolle. Forslag fra kunder, information fra sælgerne, nøje overvågning af konkurrentens aktiviteter giver kilde til innovation.

(viii) Hjælper med at bevare Talent og Inculcating Sans for Loyalitet i Office Staff:

Effektiv styring hjælper med at bevare talentfulde og hårdtarbejdende medarbejdere ved at give dem et behageligt arbejdsmiljø. Manager skal motivere sine medarbejdere ved at anerkende og værdsætte deres talenter.

(ix) Giver lederskab:

Ledelsen yder lederskab ved at påvirke og styre kontorpersonale. Ledere har indflydelse på hans underordnede til at arbejde villigt for at nå organisatoriske mål.

(x) Administrere Ændring:

Betydningen af ​​kontorstyring er, at det hjælper med at planlægge ændringen og indføre det på det rette tidspunkt og på den rigtige måde. På grund af ændringer i teknologimetoder, arbejdsprocedurer mv skal ændres for effektivitet og økonomi. Folk modstår forandring på grund af manglende forståelse af årsagerne til forandring og manglende træning i nye metoder. Ledelsen hjælper med at minimere modstand hos mennesker og fungerer som forandringsmiddel.

(xi) Vedligeholdelse af PR:

Kontoradministration hjælper med at forbedre PR og øge godwill i en virksomhed ved at behandle klager fra forbrugere og offentligheden.

xii) sociale ydelser:

Ledelsen er gavnlig ikke kun for erhvervslivet, men også for de forskellige samfundsgrupper. Det giver og opretholder forbindelse med forskellige typer af leverandører, banker, forsikringsselskaber, offentlige myndigheder og offentligheden. Det gavner samfundet som helhed ved at levere sine tjenester.

xiii) Tilrettelægger koordinering og kontrol af forskellige kontorfunktioner:

Kontoradministration hjælper med at harmonisere alle kontoraktiviteter. Det letter kontrol ved at påvirke begivenheder af begivenheder for at sikre deres overensstemmelse med planen.