Office Layout og Space Management

Til at begynde med et klart billede af målene, at henvise frit til de generelle principper for layoutplanlægning, der er til rådighed for at overveje firmaets særlige rumbehov og at følge en solid trin-for-trin tilgang til faktisk planlægning af layoutet.

Kontorlayout kan defineres som arrangement af udstyr inden for ledig gulvplads. Rumstyring Kan betragtes som at give plads, der giver maksimal produktivitet og effektivitet til minimale omkostninger.

Kontorlayout er vigtigt på grund af dets virkninger på arbejdsflowet, på økonomien i gulvplads og udstyr, på medarbejderkomfort og tilfredshed og på indtryk givet til besøgende. Layoutplanlægning kan udføres mest effektivt, hvis det indgår i planlægningen af ​​en ny bygning.

Mulighederne gives på et sådant tidspunkt for omhyggelig undersøgelse af rumkrav. Et tæt samarbejde mellem bygningsarkitekten og virksomhedens ledere kan sikre tilgængeligheden af ​​plads i typer og mængder, der vil lette udførelsen af ​​organisationens arbejde. Det mere almindelige problem er imidlertid at skulle lave kontorfaciliteter i en bygning, som ikke var skræddersyet til at passe til de enkelte firmaers behov. Rummet er ofte begrænset, og enheder skal monteres i et sådant rum, som det er tilgængeligt.

I begge situationer er den grundlæggende tilgang til planlægningslayout meget ens. Det er klogt at begynde med et klart billede af målene, at henvise frit til de generelle principper for layoutplanlægning, der er til rådighed for at overveje firmaets særlige rumbehov og at følge en solid trin-for-trin tilgang ved faktisk at planlægge layout. Disse faser vil nu blive overvejet i den viste rækkefølge.

Formål med Office Layout:

De overordnede formål med kontorlayout omfatter:

1. Effektiv arbejdsstrøm

2. plads, der er rigeligt og veludnyttet

3. Medarbejderkomfort og tilfredshed

4. Nem tilsyn

5. Gunstigt indtryk på kunder og besøgende

6. Rigelig fleksibilitet til forskellige behov

7. Balanceret kapacitet på udstyr og personale på hvert trin i arbejdsstrømmen

Forvaltningen af ​​et bestemt firma skal bestemme, hvilke af disse mål - eller andre - er vigtigst for succesen af ​​operationen. Af særlig betydning er målet om god arbejdsgang. Udstyr skal arrangeres, så arbejdet følger en lige linjeflow så tæt som muligt, så forsinkelserne holdes til et minimum. I mangel af en planlagt arbejdsstrøm er det ikke usædvanligt at finde arbejde, der flyder i alle retninger fremad, baglæns og krydsning af tidligere ruter - med det resultat, at papirerne håndteres overdrevent, og at personale skal engagere sig i unødvendig rejse.

Et typisk eksempel er i håndtering af ordrer. Hvis arbejdsgennemstrømningen er effektiv, vil ordren stamme i postrummet og derefter strømme direkte til lagerstyringskontoret, prissætningsenheden ordreafdelingsafdelingen og til andre enheder, der skal håndtere ordren, inden den er afsluttet. Hvis arbejdsgennemstrømningen er ineffektiv, kan ordren rejse unødigt store afstande, gå tilbage i vejen, krydse tidligere ruter og afbrydes på forskellige punkter.

Følgende prøver af arbejdsgennemstrømning er blevet fundet effektive for de fleste organisationer:

1. Kontroller backtracking og krydsning ved at kortlægge layout og spore arbejdsstrøm.

2. Lav procesdiagrammer over dominerende procedurer, der er involveret i gulvområdet under undersøgelse, og kontroller især de afstande, der er tilbagelagt og tidspunktet for forsinkelser mellem operationerne. En alternativ tilgang kan være timing produktive trin i proceduren og finde forskellen.

3. Kontroller flaskehalse ved at måle total produktionskapacitet for arbejdstagere og udstyr, der er tildelt hver operation i en procedure, og sammenlign derefter Et simpelt "nakkekort" kan vise ubalancevilkårene og vise, at den samlede hastighed er begrænset af operationen med den mindste kapacitet.

4. Vær opmærksom på, om nogle arbejdstagere bliver presset konstant, mens andre ofte løber tør for arbejde.

5. Vær opmærksom på, om en meget stor procentdel af arbejderne er konstant på deres fødder. Et gennemsnit på 10 procent betragtes som et passende maksimum for effektivitet i mange kontorer.

Rummet skal være tilstrækkeligt og velegnet til job- og medarbejderbehov. Omkostninger og arbejdsstrøm overvejelser dikterer, at ledig plads skal udnyttes godt. Medarbejderkomfort og tilfredshed kan være stærkt påvirket af layout, Un-crowded forhold, bekvemmelighed til medarbejdernes servicefaciliteter og passende placering med henvisning til lyskilder er nogle af behovene i denne kategori.

Let tilsyn kan påvirkes af vejledningens placering med henvisning til medarbejdere ved koncentration eller dispersion af medarbejderne ved tilgængelighed til relaterede afdelinger og af andre layoutfaktorer.

Et positivt indtryk på kunder og besøgende er yderst vigtigt, hvor udenforstående ser del eller hele kontorområdet. Et effektivt layout og brug af moderne udstyr og inventar kan gøre meget for at skabe et effektivt og attraktivt kontor og dermed forbedre virksomhedens offentlige image. Fleksibilitet bør være tilstrækkelig til at tillade let at ændre layoutet, når det er berettiget af arbejdsbehovet, svingninger i volumen; ændringer i vægt i kundeservice og normal vækst er nogle af grundene til, at fleksibilitet er nødvendig.

Grundlæggende principper for Office Layout:

Kontorets ledere kan yde et stort bidrag til driftseffektiviteten. Meget hjælp kan være mere detaljerede udsagn om layoutprincipper; Disse opsummerer mange virksomheders erfaringer og giver specifikke vejledninger til layoutplanlæggeren.

Hovedværdien af ​​en sådan principerklæring ligger i dens anvendelse som en tjekliste i forbindelse med en faktisk situation.

En erklæring om udvalgte principper følger:

1. Arbejdet skal strømme kontinuerligt fremad, så tæt som muligt i en lige linje.

2. Afdelinger og afdelinger, der har lignende og beslægtede funktioner, bør placeres tæt på hinanden for at reducere rejsetiden.

3. Centrale tjenestegrupper, såsom stenografiske pools, filrum og databehandlingsenheder, skal være bekvemt placeret i nærheden af ​​afdelingerne og de medarbejdere, som bruger dem.

4. Møbler og udstyr skal arrangeres i lige symmetri, med enhver vinkelplacering af skriveborde og stole forbeholdt tilsynspersonale.

5. Rumtillæg skal være tilstrækkelige til arbejdsbehov og arbejdstagerkomfort,

6. Møbler og udstyr af ensartet størrelse giver større fleksibilitet og mere ensartet udseende.

7. Gangene skal være brede nok, så de personer, der går, ikke bør børster mod arbejdspladsen. Der skal være en uhindret gang fra skrivebordsområdet til drikkevandskilden, hvileværelserne mv. Af sikkerhedsmæssige årsager skal der sikres fri adgang til udgange og brandudslip.

8. Ansatte bør normalt stå i samme retning, med vejledere placeret bag på arbejdsgrupper.

9. Desks skal arrangeres, så ingen medarbejder er tvunget til at stå over for en anstødelig lyskilde. Hvor det er muligt, bør belysningen ramme arbejdstagerens arbejdsområde ovenfra og "lidt bagud, medarbejderen.

10. Enheder, der anvender støjende udstyr, som f.eks. Databehandlingsmaskiner, må muligvis afskilles for at undgå at forstyrre andre enheder.

11. Medarbejdere, hvis arbejde kræver tæt koncentration, kan retfærdiggøre partielle eller fuld længde partitioner.

12. Enheder, der har stor kontakt med offentligheden, skal placeres således, at de er let tilgængelige for offentligheden uden at forstyrre andre afdelinger.

13. Store, rektangulære blokke af plads letter jobflow og giver større fleksibilitet.

14. Opbevares fra offentlige visningsafdelinger, hvor arbejdet nødvendigvis er sjusket.

15. Sørg for passende lys og aircondition for alle medarbejdere.

16. Find nødvendige private kontorer, hvor de forstyrrer mindst.

17. Overvej personale og udstyrs behov, både nutid og fremtid.

Lægning af kontoret Hvem og hvornår?

Hvem skal håndtere arbejdet med at lægge ud på kontoret? Hvis virksomheden har en administrativ leder, vil han sandsynligvis koordinere layoutplaner for organisationen, og han kan gøre en stor del af den detaljerede planlægning. Hvis der er en planlægnings- eller metodeafdeling, vil det detaljerede arbejde med layoutplanlægning sandsynligvis blive henvist til en eller flere personalespecialister, der er tilgængelige for at hjælpe generaldirektører og afdelingsleder, når det er nødvendigt.

Hvis der ikke er nogen specialister, kan arbejdet med layoutplanlægning delegeres til en person, der har den nødvendige interesse og tid til at gøre retfærdighed til denne vigtige virksomhed. Under alle omstændigheder er det en god idé at diskutere nuværende og foreslåede planer med afdelingsleder og involverede medarbejdere. Dette kan give nogle gode forslag, og det er næsten sikkert at resultere i en højere grad af samarbejde «, end det ville være muligt at opnå.

Hvornår skal kontorets layout undersøges? Når der ses en situation, der kræver en ændring i layout. Specielt skal layoutplanen studeres, når der er ændringer i procedurer, stigninger eller fald i antallet af nødvendige personale eller mangler i det aktuelle rum.

Ændringer i proceduren er et signal for at gennemgå kontorets layout på grund af indbyrdes afhængighed af procedurer og kontorarrangementer. Hvis det for eksempel er besluttet at installere en regnskabsmaskine, der vil ændre forskellige fakturerings- og posteringsprocedurer på kontoret, er det nødvendigt at omarrangere kontoret for at finde maskinen korrekt og tage sig af ændringerne i medarbejdernes arbejdsopgave påvirket af installationen af ​​maskinen.

Forøgelse og nedgang i personale i givne enheder er et signal for at gennemgå kontorlayoutet, da planlægningsplanen i vid udstrækning styres af antallet af medarbejdere på kontoret. Hvis det f.eks. Er besluttet at overføre kontorreproduktionsfunktioner til en central organisation, skal det om nødvendigt blive omarrangeret til at absorbere rum, der tidligere var optaget af reproduktionsudstyr og personale.

Utilstrækkelighed i det nuværende rum er også et tegn til at gennemgå kontorets layout. Det kan konstateres, at utilstrækkeligheden stammer fra en dårlig ordning, som let kan ændres, eller det kan konstateres, at der simpelthen ikke er tilstrækkelig plads til kontoret, og at der skal stilles en anmodning om yderligere plads til ledelsen.

Derudover bør hvert kontor følge en plan for at gennemgå kontorets layout periodisk. Denne anmeldelse, som skal foretages hvert andet eller tre år, er vigtig. Faktisk er det en bred overbevisning, at et kontorlayout, der ikke er blevet gennemgået i tre år, nok er forkert, kontoret er en dynamisk og skiftende enhed; Det progressive kontor foretager ændringer periodisk og som de er nødvendige for at imødekomme skiftende krav.

Inden der udarbejdes et større layoutprogram, skal den administrerende direktør rådføre sig med top management og nå til enighed om standarder, der skal overholdes ved tildeling af plads til forskellige medarbejderniveauer. Sådanne standarder vil vise sig at være en nyttig vejledning i planlægningen og vil danne grundlag for ensartethed i rumopgaver gennem organisationen. Det er også en god idé at lære fra øverste ledelse, hvilke planer der findes for at udvide eller indgå kontrakternes størrelse. Det er for eksempel godt at vide, om der er nogen plan under overvejelse at decentralisere nogen af ​​de nuværende funktioner, der nu udføres.

Derudover er det godt at finde ud af, hvad der kan læres om mængden af ​​forventede salgs- og serviceaktiviteter, da mængden af ​​arbejde vil bestemme antallet af medarbejdere, der er behov for, og størrelsen af ​​det krævede rum. Hvis en virksomhed for eksempel forpligter sig til en kraftig reklamekampagne, som forventes at øge salget med en tredjedel, skal man forsøge at konvertere det forventede salg til tilsvarende pladsbehov for det nye personale, der vil være nødt til at håndtere disse ordrer.

Der bør også opnås enighed om sådanne forhold som skrivebordsstørrelser, der skal leveres til medarbejderne; typer og størrelser af filskabe; om der skal anvendes partielle bevægelige skillevægge i stedet for fulde, permanente skillevægge ved opstilling af korridorer og private kontorer; og om modulære og sektionsmøbler skal bruges i stedet for standard stilarter af kontormøbler.

Værktøjer til planlægning:

I mange organisationer er hovedlayoutværktøjet et groft skitse, der viser form og størrelse på gulvplads til rådighed. Selvom det grove skitser kan være tilstrækkeligt, vil flere værktøjer muliggøre mere præcis planlægning af layoutet. I mange tilfælde vil det være nyttigt at have en tegning af det tilgængelige område, en tegning af gulvplads og skabeloner eller modeller af sådanne fysiske egenskaber som skriveborde, stole og filer. Disse værktøjer til planlægning af kontorlayout beskrives kort i de følgende afsnit.

Blueprint af det tilgængelige område:

Dette vil være nyttigt ved at yde nøjagtige målinger og ved at bestemme den nøjagtige placering af faciliteter i det pågældende rum. Tegningen vil også give oplysninger, som vil være nødvendige i forbindelse med lokalisering af stikkontakter og elektriske og telefonledninger.

En skala tegning af gulvpladsen:

Layoutet skal tegnes på denne tegning, helst på basis af en fjerdedel inch til foden. Derudover skal placeringen af ​​hvilerum, trapper, haller, vinduer, stikkontakter, dørgange, varmeenheder og alle permanente skillevægge vises. Der henvises til tegningen for at sikre nøjagtighed i alle målinger. Denne tegning giver et grafisk billede af kontorområdet og dets faciliteter og tillader så effektiv en undersøgelse af hele områderne som om man skulle gå gennem rummet selv.

Skabeloner eller modeller af fysiske elementer, der skal bruges i rummet:

Skabeloner er papirformer, skåret i målestørrelse, hvilket repræsenterer det rum, der kræves af hver enkelt møbel og udstyr på kontoret. Skabeloner kan købes i pakker eller kan laves manuelt. Modeller er simpelthen tredimensionale figurer af træ eller plast, som repræsenterer, skriveborde, filer og andre udstyrstyper. Disse modeller, som kan købes i størrelse til målestok, er værdifulde for at fremskynde planlægningen af ​​layoutet. Brugen af ​​'modeller og skabeloner gør det muligt at forestille sig, hvordan en given planlægningsplanlægning vises.

Procesdiagrammer og flowdiagrammer:

De er yderst hjælpsomme med layoutplanlægningen, især med fokus på fjerntliggende, forsinketider og uregelmæssige arbejdsstrømme som krydsning og backtracking.

Trin i udlægning af kontoret:

Det er vigtigt, at den person, der er udpeget til at klare udlæggelsen af ​​et kontor, er bekendt med organisationsplanen og de vigtigste procedurer. Han bør også sikre sig, at arbejdet med forenkling er blevet udforsket, så de nuværende procedurer er lige så planlagte og så effektive som muligt.

Derefter samler han de nødvendige layoutværktøjer og følger disse trin i planlægningen af ​​kontorlayoutet:

1. Diskuter med hver vejleder og afdelingsleder nuværende og fremtidige rumbehov, samt arbejdsretningsplanen og planen for alle aktiviteter på kontoret. Dette er vigtigt ikke blot for at give den enkelte et nærmere billede af arbejdsoperationerne, men også for at opfylde kravet om, at ledere og ledende medarbejdere skal høres, når ændringer eller nyskabelser overvejes.

2. Henvis til tegningen, og udfør derefter en tegning på skalaen af ​​det pågældende rum, hvor placeringen af ​​sådanne genstande er vist som vinduer, døre og søjler.

3. Formulere en foreløbig plan for kontorlayout ved at arrangere skabeloner eller modeller på den skala tegning, der er lavet. Overhold principperne om god layout. Enhver kompromis med visse principper bør være afhængig af virksomhedens relative betydning for forskellige mål. Det kan tage en stor mængde opfindsomhed og tid at arrangere og omarrangere skabeloner eller modeller, indtil den rigtige planlægningsplan er fundet. Få endelig godkendelse fra alt personale direkte berørt.

4. Identificer alle udstyrstyper på layoutplanen, mærk derefter stykker udstyr, der svarer til hinanden, og foretag den faktiske bevægelse på et tidspunkt, hvor forvirring vil blive minimeret.

Rumskrav i Office Layout:

Rumbehovet varierer betydeligt, afhængigt af størrelsen af ​​møbler og udstyrsposter, der skal bruges i rummet, formen af ​​gulvplads, og placeringen af ​​permanente faciliteter som elevatorer, trapper, vinduer, hvilestuer og udgange . Følgende liste over foreslåede pladsgodtgørelser findes i de fleste situationer:

Disse tal er naturligvis kun guider; Hvad vil være bedst for et givet kontor vil afhænge af omstændighederne. Som det er tydeligt, vedrører en vigtig faktor i ethvert program for rumudnyttelse størrelsen af ​​de benyttede skriveborde og den måde, hvorpå skrivebord og filer er arrangeret. Skriveborde kommer i mange forskellige størrelser.

For det meste er skriveborde 54 til 32 tommer forsynet til kontorarbejdere, skrivebord er 60 til 34 tommer til rådighed for medarbejdere på højt plan, og skriveborde 66 ved 36 tommer og 76 til 36 tommer er til rådighed for øverste ledere. Det er vigtigt at planlægge et nyt kontor for at træffe en beslutning om den skrivebordsstørrelse, der skal bruges i hele organisationen til forskellige niveauer af medarbejdere.

Skrivebordsarrangement er en vigtig faktor ved beregning af pladsbehov. Betragteligt kræves der mere plads, hvis hvert skrivebord er centreret og omgivet af gangrum, end hvis bordene er grupperet, slutter i enheden af ​​to og tre skriveborde.

Private kontorer:

Hvorvidt private kontorer leveres til medarbejderne afhænger af ledelsens ønsker og dom. Hver sag må muligvis behandles særskilt. I nogle organisationer skabes en grad af privatlivets fred ved at give ledelsespersonale et lavt rækværk omkring deres skriveborde. Et sådant arrangement giver imidlertid ikke den enkelte friheden fra distraktion og støj, som er et hovedmål for et privat kontor.

Blandt de spørgsmål, der kan stilles til at afgøre, om en medarbejder skal have et privat kontor eller ej, er følgende:

1. Har han en stilling med tilstrækkelig prestige til at retfærdiggøre, at han har et privat kontor?

2. Har hans arbejde brug for et koncentrationsniveau, som bedst kan leveres af et privat kontor?

3. Ville hans arbejde forstyrre andres arbejde?

4. Er hans arbejde involveret i fortrolige opgaver, eller er det ofte med andre at rådgive om spørgsmål, der bedst kan håndteres, i privatlivets fred for et privat kontor?

Der synes ringe spørgsmål om, at private kontorer skal stilles til rådighed for de fleste øverste ledere.

Det er dog godt at nøje afveje ulemperne ved private kontorer:

1. Tilsynsmedarbejdere har ikke den tætte kontakt, der er muligt, i et åbent område.

2. Flere gulvplads forbruges.

3. Glat og uafbrudt arbejdsstrøm er sværere at opnå.

4. Problemer med aircondition og belysning er komplicerede.

5. Private kontorer er dyrere at bygge og vedligeholde.

Af disse årsager er der en udbredt tendens til at tilbyde store åbne områder til kontorvirksomhed og at placere førende tilsynsførere og nogle gange på højt plan ledere som superintendenter og afdelingschefer med de ansatte, der overvåges. Lejlighedsvis behov for fuldstændig privatliv kan opfyldes tilfredsstillende ved levering af et eller flere mødelokaler. En tendens til mindre private kontorer er også tydelig.

Hvor begrænset privatliv er ønsket for tilsynspersonale eller for medarbejdere, hvis arbejde kræver tæt koncentration, kan dværgede partitioner eller modulære enheder gøre et fremragende arbejde med at kombinere privatliv med rummets økonomi. Udstyr af denne type vil blive beskrevet i et efterfølgende afsnit.

Maksimal udnyttelse af Office Space:

Maksimal udnyttelse af kontorlokaler er blevet et stadig vigtigere kriterium for ledelsen i lyset af stigende omkostninger i rummet. I krøllet produktion producerer den delvist kompensation for øgede kontorudgifter; Således kan ethvert bidrag, som bedre rumstyring kan gøre for den klare produktivitet, reflekteres direkte.

Gennemsnitstaksterne for kontorlokaler er steget hurtigt de seneste år. Faktorer der påvirker disse øgede omkostninger er højere efterspørgsel efter kontorlokaler forbedrede arbejdsvilkår - belysning, klimaanlæg og udsmykning - og øgede byggekostnader. Øgede strukturomkostninger nødvendiggøres dels af de større og tyngre maskiner, der anvendes i mange kontorer i dag.

De fleste databehandlingsanlæg kræver specielt forstærket gulv samt specielle aircondition og ledninger til kabler. Som en generel tommelfingerregel er kontorlayoutplanlægning en halv enkel aritmetisk og halvdomsbedømmelse fra ledelsens side. Den aritmetiske del kommer fra at multiplicere de foreslåede rumgodtgørelser med antallet af personer i hver kategori.

Dommen kommer i fysisk arrangement af inventar og møbler og i design af miljøet i kontorlayoutet. JJ Murphy har udviklet fem grundlæggende principper for maksimal udnyttelse af kontorlokaler til at styre bedømmelsesdelen af ​​kontorlayoutdesign. Disse principper er kombineret nedenfor med nogle principper udviklet af Duffy, Inc., en New York-rumplanlægning og designorganisation.

1. Giv tilstrækkelig belysning. For halvtredive til otteogtreds fods lysstråler foreslås at reducere præmien placeret på plads ved siden af ​​vinduer. Det Illuminerende Engineering Society fremhæver mere lys rundt på kontoret, i gennemsnit ca. tre gange så meget som nuværende acceptable standarder. Samfundet hævder, at den øgede belysning reducerer medarbejderens træthed betydeligt.

2. Giv akustisk lydisolering. Dette er vigtigt for at holde støjniveauet inden for acceptable grænser, især i lyset af den øgede brug af kontormaskiner. Et stort forsikringsselskab installerede akustiske materialer i hovedkontoret, og støjniveauet faldt omkring 15 procent. Der var resulterende fald i antallet af typefejl og omsætning og fravær.

3. Sørg for tilstrækkelig ventilation. Alt for ofte bliver klimaanlæg og luftbehandling utilstrækkelige, da arbejdsstyrken vokser. Der er behov for en særlig indsats for at opretholde tilstrækkelig luftbehandling for maksimal medarbejdereffektivitet.

4. Gør minimum brug af permanente og semipermanente partitioner. Dette tillader maksimal fleksibilitet i design, optager ikke så meget gulvplads og forhindrer ikke belysning og klimaanlæg. Faktisk bør så mange vægge og døre elimineres, for en dør bruger omkring atten kvadratmeter kontorlokaler, og en væg rummer omkring seks centimeter af Ace-rum.

5. Maksimere brugen af ​​modulære enheder af møbler. Dette hjælper med at minimere gangen og arbejdspladsen og giver samtidig privatliv for mange medarbejdere.

6. Udnytt det "øverste rum". Dette indebærer at bruge områderne over arkivskabe til opbevaringshylder. Dette rum kan i mange tilfælde eliminere et eller flere private lokaler, der anvendes til opbevaring og diverse aktiviteter. Nogle skøn viser, at over $ 1.000 om året er gemt i udlejning alene for et privat kontor 12 ved 15 fod.

7. Brug plads i nærheden af ​​elevatorer og indgange til modtagelse og visning. Modtagelse service kan være lige så effektiv, hvis etableret ved siden af ​​indgangen snarere end tilbage inden for kontorets arbejdsområde.

8. Eliminere private lokaler til sekretærer. Sekretærer kan bekvemt og komfortabelt placeres, enten individuelt eller i små grupper, i foyer eller korridorer udenfor executive offices, med betydelige besparelser i gulvplads.

9. Send døde eller inaktive filer til et privat lager til opbevaring. Virksomhedsejede og opererede varehuse er ret dyre, i gennemsnit over $ 5 pr. Kvadratfod.

10. Fremhæv fleksibilitet. Måske er den vigtigste faktor i at udnytte kontorlokaler fleksibilitet. Kontorets skiftende karakter og struktur - dets udvidede personale, dets øgede forretningsaktiviteter - samt den fortsatte udvikling inden for automation og elektronik og en stigning i antallet af langfristede lejemål har alle krævet fleksible faciliteter, der kan tilpasses disse ændringer. Nye modulære designs tillader næsten uendelige layoutændringer ved blot at skifte en partition-dwarf eller fuld størrelse. Fleksibilitet kan også opnås ved at leje kontorlokaler med bestemmelser om vækst eller nedgang, som behovet måtte være.

Der er ingen panaceas til kontorlayout. Overvejelse af de enkle guider, der er nævnt ovenfor, bør dog give maksimal produktivitet med eksisterende kontorlokaler. Man ved aldrig, før de nødvendige ændringer, og der er forsøgt at revidere layouter, men i lyset af øgede rumomkostninger er behovet for opmærksomhed om plads effektivitet stærkt understreget. En betydelig mængde enkel vurdering er nødvendig for at opnå effektiv og maksimal brug af kontorlokaler.

Nye udviklinger i layout:

Flytbare skillevægge:

Mange moderne kontorbygninger bruger bevægelige skillevægge næsten udelukkende til at indstille tip private kontorer. Disse skillevægge, der er fremstillet af metal, træ, plast eller glas, giver attraktive adskillelser mellem kontorer og giver ledere den prestige og privatliv, de har brug for. Disse partitioner kan nemt og billigt flyttes efter behov. Bevægelige skillevægge kan opnås, som er lydkonditerede og som giver beboerne fuldstændig privatliv. Omkostningerne er meget mindre end de sædvanlige permanente skillevægge.

Flytbare, dværgede partitioner, fra 4 til 6 fod og højere, giver medarbejderne de fleste fordele ved privatlivets fred og prestige uden de ledsagende ulemper ved komplette partitioner. Når der benyttes lave partitioner, kan kontorerne opvarmes, ventileres og tændes ved hjælp af standardudstyr; Separate lysarmaturer og varmekanaler er unødvendige.

Modulære enheder:

En af de mest betydningsfulde seneste udviklinger inden for kontorlayout er modulmoduler, disse enheder består normalt af et kombineret skrivebord og filskab med en arbejdsflade oven på hver og dværgede bevægelige partitioner. Disse enheder kombinerer effektivt privatliv, nem adgang til arbejdsmaterialer og rummets økonomi. Enhedsstyring er også en populær enhed til at spare plads og samtidig give medarbejderne et element af privatlivets fred.

En systemtilgang til Office Layout:

Hvad der kan vise sig at være en revolutionerende tilgang til kontorlayout er den "systemer" eller "office landscape" -proceduren, der blev udviklet i 1960 af Quickborner Team for Planning and Organization, et tysk management konsulentfirma. Bruges i flere nye kontorbygninger i Europa de seneste år, begynder denne tilgang at tiltrække stor opmærksomhed i USA.

Ifølge de tilhængere af systemets tilgang til kontordesign er det traditionelle kontor designet baglæns: Det er bygget op omkring det organisatoriske hierarki, som det afspejles i organisationsdiagrammet, ikke omkring strømmen af ​​information og papir gennem kontoret. Ligesom et produktionsanlæg er organiseret omkring materialestrømmen, skal kontoret designes i overensstemmelse med informationsstrømmen.

Systemets tilgang til kontorlayout begynder således med en analyse af strømmen af ​​dokumenter og strømmen af ​​mundtlig kommunikation i en organisation. Når disse to kommunikationsstrømme er blevet identificeret og beskrevet, er et kontorlayout, der muliggør optimal effektivitet i hvordan information kan bestemmes.

Et typisk kontor designet i overensstemmelse med kommunikationsstrømmen inden for arbejdsområdet. Bemærk, at de normale firkantede eller rektangulære kontormoduler er blevet elimineret og erstattet med krøllede arrangementer.

Teoretisk set muliggør et sådant design, mens det forekommer disorganiseret og tilfældigt for den afslappede observatør, optimal effektivitet i informationsstrømmen og derved øger den samlede organisatoriske effektivitet. Et af kendetegnene ved kontorlandskabet eller systemets tilgang er brugen af ​​åbent rum; kontorområder bue divideret med så få faste vægge som muligt; Atmosfæren er et af åbne rum og frihed.

Ifølge udviklerne af denne tilgang kræver lette kommunikation og arbejdsstrøm, at alle enheder, sektioner og afdelinger, der arbejder sammen, er placeret så tæt sammen som muligt og adskilles af så få permanente vægge som muligt.

For at give privatlivets fred eller at adskille kontorernes områder fra hinanden anvendes arkivskabe, lagringsenheder, planter og skærme i stedet for vægge; Således er kommunikationsflowet ikke kun forbedret ved at fjerne hindringer for den frie udveksling af informationer, men også ekstrem fleksibilitet i kontorarrangementet er næsten øjeblikkeligt tilgængelig for at svare til ændringer i arbejdsstrømmen. For at opnå en sådan fleksibilitet er ensartethed i belysning, klimaanlæg og akustik absolut nødvendigt.

Fejl i layout:

Visse typer af fejl i kontorlayout synes at være så almindelige, at de retfærdiggør særlig omtale:

1. Der er en tendens til at forædle det oprindelige layout. Selvom arbejdskravene kan ændre sig drastisk, og selvom kontoret måske har flyttet til nye kvarterer, kan den gamle planlægningsplan fortsættes blot på grund af præcedens.

2. Der er stadig en tendens til at planlægge kontorer i mere eller mindre permanent form at adskille de forskellige kontorer og korridorer med tunge, indbyggede partitioner. Som følge heraf er det svært og dyrt at foretage ændringer, selvom ledelsen ønsker at lave dem.

3. Der er en tendens til, at de mere vokale ledere får mere plads til deres afdelinger og medarbejdere, end der gives til andre afdelinger. Afsluttende beslutninger vedrørende tildeling af rum og layout skal foretages af en person, der har et overordnet synspunkt og tilstrækkelig myndighed til at sikre rimelige og retfærdige pladsallokeringer.

4. Der er en tendens til at tillade institutledere og tilsynsførere at planlægge deres egne layouter uden teknisk assistance fra gruppen, metoder eller procedurer. Hvor layouts er planlagt af dem, der ikke har nogen specialiseret viden om de grundlæggende faktorer, er det generelle resultat spildt plads, ineffektivitet osv.

Flytning af kontoret:

De fleste kontororganisationer bevæger sig på et tidspunkt under deres eksistens. Dette kan være en smertefuld og foruroligende oplevelse - men det behøver ikke at være planlagt korrekt. Et velplanlagt kontorflyt har flere væsentlige elementer.

Disse beskrives kort nedenfor:

1. Informer medarbejderne og kunderne i god tid før flytningen. Medarbejderne modsætter sig naturligvis forandring, og de er især tilbøjelige til at være tvivlsomme om at flytte til en ny placering. Spørgsmål, der skal 'besvares' er: Hvilken etage skal de arbejde på, hvad slags dekoration og indretning; om der er vinduer på den nye placering hvilken slags spisefaciliteter, parkering til privatbiler og offentlig transport; hvor andre afdelinger vil blive placeret i det nye layout og mange andre.

Medarbejderne skal gøres så bekendt som muligt med den nye placering før flytningen. Små gruppemøder er gode midler til ledere til at besvare sådanne spørgsmål og for at forklare flytningen personligt. Arbejdstagerens interesse i forbindelse med flytningen skal udvikles og vedligeholdes gennem effektiv brug af firmapublikationer og personlige breve. Kunder bør også medtages i uddannelsesprogrammet og inviteres til at besøge de nye faciliteter. En vis forvirring vil regere under bevægelsen, men tilstrækkelig informativ indsats vil minimere det.

2. Oplysningerne om det nye layout skal undersøges grundigt. Afdelingsopgaverne skal være fast etableret, samt enhedslokaler, individuelle skriveborde og diverse udstyr. Hvis det er muligt, skal medarbejderne vise det nye layout, med alle de enkelte steder angivet. Detaljerede planer bør omfatte placeringen af ​​telefon- og elnet.

Der bør ydes tilskud til fremtidige rumkrav procent er en generelt accepteret vejledning; dog skal godtgørelsen ske i lyset af det enkelte virksomheds forventede vækst eller udvidelse. I layoutplanlægning skal tungt udstyr og filer placeres langs ydervægge eller over strukturelle tværelementer for at undgå overbelastning af gulvet.

3. Planlæg farten i løbet af en weekend eller i løbet af en del slæk periode i arbejdsvolumen. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.