Kontorlayout: Valg, Faktorer, Betydning og Principer

Læs denne artikel for at lære om valg, faktorer, betydning, principper, typer og fordele ved kontorlayout.

Valg af kontorlayout:

Forvaltningen af ​​hvert kontor skal tage en stor beslutning om, hvorvidt kontorets placering skal være i byområdet eller i et forstæderområde, der ligger i en afstand fra byen. Mens man ser på denne faktor, har man et kontor beliggende i en afstand fra byen, man skal også tage højde for, om det er forbundet med transport eller ej.

I de vestlige lande har der i dag været en stigende tendens til at lokalisere kontoret væk fra byen, siger i forstæderne.

Årsagerne til en sådan tendens er:

1. Høj pris:

I byen er omkostningerne pr. Kvadratmeter af en bolig meget høj, mens det i forstæder er lavt.

2. Overfyldning og kongestion:

Byen er overfyldt og hustler og travlt med aktiviteter hele tiden. Dette er ikke tilfældet med forstad. Nogle gange er det nødvendige plads til at køre kontoret også ikke tilgængeligt i byen.

3. Voksende transportfaciliteter:

Væksten i mode og transportmiddel gennem årene har hjulpet mange virksomheder til at have kontoret langt væk fra byens sted.

4. Kommunikationsmidler:

Nu har kommunikationsfaciliteterne som mobiltelefoner, internettet, faxmaskiner mv., Udover de lave omkostninger ved vedligeholdelse af kontoret i forstæderne, tvunget mange gode kontorer til at flytte basen fra byområdet til byområdet.

Bankerne og forsikringsselskabernes kontorer fungerer nu mere effektivt i byområder på grund af befolkningstætheden, de gode individuelle indkomster, en bedre trafikstrøm og mere fremtrædende pladser. Men i den ultimative analyse er det den omkostningsfaktor, der påvirker valget.

Tværtimod er brancherne og deres kontorer beliggende i forstæder, og i nogle tilfælde flyttes de til forstæder. Det betyder også, at en del af kontoret skal gå til forstæderne sammen med produktionsenhederne.

Faktorer der påvirker Office Layout:

Når en beslutning er truffet, hvor man skal lokalisere kontoret, ville det være ønskeligt at overveje følgende faktorer for at vælge kontorbygningen:

1. At få det nødvendige rum:

Før du endelig beslutter stedet, vil det være vigtigt at finde ud af, om minimumskravene er tilgængelige på et givet sted.

2. Skatfaktoren:

Skatterne spiller en afgørende rolle ved afgørelsen af ​​kontorets forretning. Selskabsskatten og vandafgiften for kontoret og den centrale salgsafgift, statens salgsafgift og punktafgiften har betydning for den fremstillede vare og har derfor betydning for kontorets virksomhed.

3. Virkninger af lokalisering:

Hvis kontoret er placeret på et sted, hvor de øvrige enheder på kontoret beskæftiger sig med lignende forretninger, er placeret, ville det sikre en bedre kundeservice og et omdømme. Men det kan ikke være en ledende faktor. Faktisk i løbet af det sidste årti har der været en tendens til denne form for koncentration i vores land på grund af bedre kommunikationsmidler og forbedrede transportfaciliteter.

4. Status Quo af omgivelser:

Det ville være ideelt at finde en kontorbygning på et sted, hvor omgivelserne er sundere. Støj, røg og overbelastning i et område har en dårlig indvirkning på sundhed og miljø i kontorarbejdet.

5. Tilgængelighed af forskellige faciliteter af tjenester:

Disse faciliteter, såsom en bank, forsikringsselskaber, postkontor, vejtransportfirmaets kontor, forretninger og restauranter sikrer en større effektivitet i virksomheden, da de skal bruges af personalet såvel som virksomheden.

6. Transport tilgængelighed:

Kontoret skal placeres så effektivt, at der findes effektive transportmidler til såvel personale som kunder. Dette ville sikre kontorets funktion. Placering nær banegården, inter-state bus terminal eller lufthavn har stor fordel for visse typer forretninger.

Office Space Planning eller Office Layout:

Efter at have drøftet de faktorer, der skal tages i betragtning, er det næste skridt, der skal tages, planlægningen af ​​kontorets rum eller layout. Kontorlayout er defineret som "Arrangementet af alle fysiske komponenter inden for det tilgængelige gulvområde for at give maksimal effektivitet og koordinering af disse komponenter til en effektiv eller en attraktiv enhed."

Det kan med andre ord beskrives som arrangement af forskellige afdelinger, udstyr og mænd inden for en given ledig plads med henblik på at opnå optimal udnyttelse af rummet og sikre maksimal effektivitet på kontoret.

Betydningen af ​​pladslayout i et kontor:

Betydningen af ​​rumlayout kan vurderes ud fra det faktum, at:

1. Det sikrer korrekt udnyttelse af gulvplads:

For at sikre, at gulvpladsen er tilstrækkelig til at placere møbler mv., Er det nødvendigt at bruge gulvpladsen korrekt.

2. For at sikre en jævn arbejdsgennemstrømning:

For at sikre, at kontorsjobbet bevæger sig fremad uden forsinkelse og manuel afbrydelse er et korrekt layout vigtigt for at sikre en jævn arbejdsgang, så administrationens omkostninger reduceres.

3. At lette tilsynet:

En ordentlig overvågning af kontorarbejde er afgørende for korrekt drift af kontoret. Layout letter tilsynets opgave, og det reducerer omkostningerne.

4. At skabe en indvirkning på besøgende og kunder:

Velvære hos en moderne erhvervsorganisation afhænger meget af den gode vilje hos sine besøgende og kunderne. Office er et sådant middel til at fremstille organisationens image. Derfor er vigtigheden af ​​kontorlayout at nå dette mål.

5. At lette kommunikationen:

At køre et kontor smidigt og være velbevandret af kontorets begivenheder, er en passende inter-kommunikation nødvendig. Dette gøres lettere ved et godt kontorlayout.

6. At sikre komfort og fremme moral for arbejdere:

Betydningen af ​​et ordentligt kontorlayout skyldes også, at arbejderne skal føle sig godt tilpas under arbejdet, så deres moral er god. Et godt kontorlayout har til formål at give den bedste arbejdsbetingelse.

7. For at sikre en bedre brug af kontorudstyr:

For at reducere prisen pr. Indbygger til at køre kontoret er det nødvendigt, at kontormaskiner og kontorudstyr skal udnyttes bedst muligt. Dette er muligt, hvis kontorlayoutet er korrekt. Det hjælper med at centralisere visse kontormaskiner, ligesom Xerox-maskinerne, mens andre som typeskrivere er bevægelige og decentrale.

Principper for Office Layout:

Der er ingen hård og hurtig regel om, hvad der kunne være vejen til kontorlayout og hvordan skal det være. Det vil dog være bedre at have et ordentligt kontorlayout efter visse principper.

Et forsøg gøres her og opregnes:

1. God ventilation:

Det tillader strøm af sollys fra toppen ved siden af ​​udstrømning af dårlig og forurenet luft.

2. Arbejde:

Flow af arbejdet skal være meget glat. Uanset formen på afdelingen bør bevægelsen af ​​papirerne og folket være mindst.

3. Belysning:

Maksimal plads og arbejde og hjørnet af gulvet skal modtage lyse lys, uanset om det er sollys, der passerer gennem ventilatorer eller fra lamper, pærer og rørlys.

4. Bevægelse og observation:

Mens man lægger et kontor og vælger rummet, skal man huske på begrebet folks bevægelse. Det letter bevægelsen af ​​filer mv.

5. Møbler Arrangement:

Møbler bør arrangeres på en måde, som de møder på samme måde i henhold til en standardplan. På denne måde ser kontoret ikke mere effektivt ud, men tilsynet bliver også lettere.

6. Tilsyn:

Layoutet skal være sådan, at det skal hjælpe og lette korrekt tilsyn.

7. Placering af udstyr:

Visse udstyr som stativer, arkivskabe mv. Optager stort rum, og dette udstyr bruges ofte af kontormedarbejdere. Derfor bør planlægningen af ​​kontorlayout være sådan, at den rummer disse.

8. Fleksibilitet:

Layout skal være sådan, at den skal tillade visse ændringer i fremtiden, fordi kontoret ikke er statisk. Det ændres med tidsændring, og det udvides - om nødvendigt.

9. Omkostninger:

Kontorrummet bør udnyttes til sin fulde kapacitet, således at tæppet koster, dvs. prisen for det anvendte rum, er altid minimum; Men samtidig skal man huske på, at maksimal frihed til at tillade hver eneste arbejdstager at bevæge sig, bør princippet holdes i tankerne, for så arbejder arbejdet effektivt konstant.

10. Balancens princip:

Dette er nødvendigt, da balancen giver en følelse af ansvar, og glædeligt udseende af kontoret tiltrækker flere og flere kunder og forbedrer dermed virksomhedens image.

Typer af Office Layout:

Der er to typer layout baseret på aktiviteter udført på et kontor:

1. Gruppelayout:

I denne type kontorlayout er arbejdere og personer, der udfører lignende aktiviteter, forlovet sammen. For eksempel sættes alle maskinskrivere i skrivebassinet, og alle revisorer er placeret i et rum.

2. Proceslayout:

I denne proces er et layout anbragt på en sådan måde, at mænd og maskiner er arrangeret på basis af driftssekvenser, for eksempel kan arkiveringssektionen placeres ved siden af ​​forsendelsesafsnittet og så videre.

I praksis kan ingen af ​​disse to typer layout udelukkende anvendes. Men begge disse typer af layout skal kombineres for at opnå den ønskede arbejdsstrøm og effektivitet. For eksempel kan typografen placeres i den centraliserede skrivebassin, dog kan nogle af dem placeres ud for de vigtige ledere.

Fordele ved et godt kontorlayout:

1. Bedre Goodwill:

Et bedre planlagt layout projekter et billede af effektivitet for den besøgende. Dette resulterer i større goodwill i tankerne hos dem, der beskæftiger sig med kontoret.

2. Økonomisk stabilisering:

Det vedrører reduktion af kontoromkostningerne. Et godt kontorlayout har til formål at gøre den mest økonomiske og effektive udnyttelse af den tilgængelige gulvplads.

3. Bedre moral:

Et godt planlagt kontorlayout øger arbejdstagerens moral og komfort. Det bidrager til bedre produktivitet; tværtimod har et dårligt planlagt kontor indflydelse på arbejdstagerens sind.

4. Fremmer effektivitet:

Effektiviteten forbedres automatisk, hvis et kontor er lagt korrekt ud. Stien i dokumenterne bevæger sig på en måde, som man så gerne vil bevæge sig effektivt for at tage godt konstruktive handlinger.

5. Reduktion af omkostninger i forbindelse med vedligeholdelse af kontorer:

Belysnings-, køle-, varme- og klimakostnaderne monteres dag for dag. Et korrekt udlagt kontor reducerer omkostningerne ved fast inventar og udstyr. Desuden er vedligeholdelsen og driftsomkostningerne for disse systemer reduceret.

6. Forbedrer kvaliteten af ​​tilsynet:

Et godt kontorlayout gør tilsynet mere effektivt. Faktisk vil det nødvendige tilsynsbehov reduceres til et minimum, byrden for tilsynet bliver reduceret, og der er en besparelse i omkostningerne ved tilsyn.

7. Fremskyndelse af Inter-department Communication:

På et kontor, der er lagt tilstrækkeligt ud i betragtning af samspillet, som det ville have med sine forskellige afdelinger, er kommunikationssystemet fremskyndet. Det er fordi de forskellige enheder på kontoret og afdelingerne er placeret i en rækkefølge. Interkommunikationen følger den korteste rute.

8. Optimale anvendelser af maskiner og udstyr:

Hvert kontor anvender forskellige maskiner og udstyr, og derfor giver layoutet mulighed for fælles brug af udstyr og maskiner. Dette reducerer i øvrigt mængden af ​​investeringer i dem.