Kontoromkostningskontrol: Reduktion, problem og implementering

Læs denne artikel for at lære om reduktion, problem og implementering af kontoromkostningskontrol.

Reduktion af kontorudgifter ved hjælp af omkostningsstyring:

Omkostningskontrol kan defineres som kontrol af alle udgiftsposter ved hyppige og regelmæssige sammenligninger af faktiske udgifter med forudbestemt budgetstandard, således at uønskede tendenser væk fra standard kan påvises og korrigeres i et tidligt stadium.

Omkostningskontrol omfatter derfor følgende trin:

1. Bestemmelse af omkostningsstandard for hver vare eller element.

2. Find ud af variationen i omkostningerne fra standardsættet.

3. At tage de korrigerende skridt for at sikre, at de faktiske omkostninger er de samme som standardomkostningerne i fremtiden.

Hvert aspekt af kontorstyring handler direkte eller indirekte med omkostningsstyring. En effektiv styring af kontorets drift kræver imidlertid et planlagt program for omkostningsstyring. Et sådant program omfatter fastsættelse af enhedsomkostninger for alle mulige aspekter af kontorets drift.

Det forsøger at bestemme, hvor meget hver driftsenhed koster og hvor meget hver skal koste. Den identificerer de forskellige driftsenheder, således at disse omkostninger kan opkræves af produktionsfunktionerne, der rent faktisk bruger disse specifikke kontorer, der tjener frem for overhead.

Problem med Office Cost Control:

Omkostningskontrol på kontoret er et fortryllende forslag, selvom det er så vigtigt. Omkostningsdata for kontoroperationer er nødvendige for at fastsætte priserne på virksomhedens produkt og at analysere virksomhedens produktlinje for at afgøre, hvornår produkterne ikke er til gavn for den generelle drift.

Kontorkostskontrol udgør en række problemer, hvoraf de vigtigste er:

1. Problemer med sort og kvalitet af Office-omkostninger:

Office har et stort udvalg af aktiviteter, og det er derfor ikke let at opstille stive klassifikationer og enhedsomkostninger. Disse aktiviteter består af mange faktorer, hvoraf nogle er uvæsentlige. Mange mennesker på kontoret arbejder på forskellige ansvarsniveauer. Disse detaljer og variationer gør koster et meget komplekst problem, fordi det ikke kan gøres på grundlag af specifikt identificerbar kontorfunktion.

2. Problemer med systemets anvendelighed:

Selv om et detaljeret kontorsomkostningssystem er muligt, er det et stort problem at afgøre, om systemet er praktisk. Et faktum, der skal huskes, er, at omkostningsanalysen på kontoret er et stort problem, da kontoromkostninger er små ting, og en detaljeret analyse er ofte dyrere end besparelserne realiseret, og derfor er det ikke praktisk muligt.

3. Problemer med operationen, der skal kostes osv.

Da omkostninger kan opnås ved alle former for kontoroperationer, er det vanskeligt at afgøre, hvilken operation der skal være ansvarlig for. Hvad skal nøjagtigheden være? Afgørelsen afhænger af omkostningerne ved analysen, mulige økonomier som følge af analyse og brugen af dataene.

Implementering af Office Cost Control:

For at gennemføre omkostningskontrol på kontoret skal følgende punkter noteres:

Klassificering af omkostninger:

Kontoromkostninger er hentet fra lønlisteoptegnelser, arbejdspapirer, købs- og salgsfakturaer og regnskabs- og andre poster.

I nogle af de førende lande som Storbritannien, Frankrig, Tyskland og USA er den almindeligt anvendte klassificering:

(a) Lønninger, fordele og omkostningsregnskaber for kontoransatte og tilsynsførende 60% -70%

(b) Materialer som forsyninger, stationeries, porto, telefoner, telegrammer, telex og massager service 15% -20%

I den indiske kontekst eller i det mindste inden for rammerne af et udviklingsland skal disse procentsatser ændres for at passe til de betingelser, hvor virksomhederne opererer. Disse procentsatser bør bestemmes på baggrund af tidligere rekord. For de fleste indiske virksomheder er procentdelen af løn, løn, ydelser forpligtet til at dække 50% til 60%.

Kontoromkostninger kan yderligere opdeles i typiske omkostningsregnskabssystem og klassificering, som er:

(a) Direkte materiale:

Det er en del af kontorproduktet, dvs. formularer, brevhoveder og porto.

(b) Indirekte materialer:

Som ikke er en del af kontorproduktet, men som er nødvendigt for at udføre arbejdet fx gummi, blyant, gummi, frimærker, skrivemaskinebånd osv.

c) direkte arbejde:

Hvilket anvendes til kontorproduktet af typist, clerks, stenographers og maskinoperatørerne.

d) Indirekte arbejde:

Hvilket ikke anvendes direkte på kontorproduktet, f.eks. Det arbejde, der udføres af vedligeholdelsespersonalet eller OM-afdelingen.

e) Omkostninger:

Det gælder ikke specifikt for nogen del af kontorproduktet og -tjenesterne f.eks. Lys, varme, husleje og skatter, telefon, vejleder osv.