Moderne tekstbehandlingsprogrammer: Lagring, redigering, formatering og udskrivning

Operationerne af moderne tekstbehandlere kan klassificeres i fire brede kategorier:

a) Indtastning og lagring af indhold

b) Formateringsdokument

c) Redigeringsdokument

d) Udskrivning af dokument

Image Courtesy: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

Ordet processorer tilbyder funktioner til hver af disse operationer.

Selvom funktionerne, der tilbydes af forskellige tekstbehandlingspakker, er forskellige, er nogle af de mest tilbydes funktioner til disse operationer angivet nedenfor:

1. Indtastning og lagring af tekst:

Word-processorer tilbyder mange faciliteter til at øge hastigheden af ​​tekstindtastning. Nogle af disse funktioner er som følger:

Tekstombrydning:

Mens man bruger manuelle skrivemaskiner, skal en maskinskriver holde styr på hver linje og flytte rulle eller vogn på skrivemaskinen i slutningen af ​​hver linje. Disse spilder meget tid, især ved at gætte størrelsen af ​​det sidste ord, som brugeren har til hensigt at indtaste i en linje.

I nogle tilfælde skal man bryde ordet ved hjælp af bindestreget (-) og skrive den resterende del af ordet i næste linje. Under brug af tekstbehandlingsprogrammer skal brugeren ikke bruge tid til en sådan aktivitet.

Ordlapfunktionen i tekstbehandleren fastslår, når den første linje er fuld, og teksten, der følger, vikles automatisk rundt til begyndelsen af ​​den næste linje. Dette sparer tid og kræfter. Brugeren kan fortsætte med at indtaste teksten, indtil afsnit er overstået.

Shorthand facilitet:

Mange tekstbehandlere tilbyder mulighed for at gemme et sæt ord på en sådan måde, at hele sætet af sådanne ord kan indtastes ved at trykke på en kombination af to nøgler. Således kan almindeligt anvendte tekstsegmenter gemmes og indsættes i teksten, når det er nødvendigt, ved at trykke på en kombination af taster.

Forfatteren af ​​denne tekst har brugt denne facilitet ved at indtaste denne tekst. Som ordene tekstbehandlere skulle bruges meget ofte i dette afsnit af bogen, blev disse ord gemt ved hjælp af shorthand / auto-tekst faciliteten Hvor som helst ordene "tekstbehandlere" skulle indtastes, pressede forfatteren en kombination af en unik nøgle og en nøgle nøgle; og disse ord blev straks indsat i teksten. En sådan facilitet forbedrer ikke kun indtastningshastigheden, men sikrer også korrekt stavning for almindeligt anvendte tekstsegmenter.

Importerer indhold fra andre filer:

De fleste tekstbehandlere tillader import af en del eller hele teksten fra en fil til den aktuelle fil. Dette er meget nyttigt, når man har til hensigt at bruge visse afsnit i teksten, der blev indtastet til noget andet formål ved en tidligere lejlighed. Men vigtigere er funktionen af ​​filimport, der kommer fra integrationen af ​​tekstbehandlere med andre applikationer i kontorsuite.

Dette gør det muligt for en leder at sikre, at når et dokument er udviklet i enhver applikation, kan det placeres helt eller delvis i et tekstbehandlingsdokument. Faktisk kan den endelige rapport fra en tekstbehandler være resultatet af konvergens mellem forskellige dokumenter, diagrammer, grafer og billeder mv. Udviklet i forskellige applikationssoftwarepakker.

Denne funktion minimerer ikke blot duplikering af dataindtastning i rapporten, men sikrer også højere grad af nøjagtighed, da dataene i rapporten er direkte hentet fra kildeapplikationen.

Automatisk lagring og sikkerhedskopiering:

Word-processorer tilbyder faciliteter til at gemme indholdet i en fil ved at trykke på genvejstaster. Moderne tekstbehandlere har mulighed for at gemme dokumentet automatisk med en brugerdefineret tidsperiode.

En anden god funktion i denne henseende er tilvejebringelsen af ​​automatisk oprettelse af backupfiler indeholdende den tidligere version af filen. Denne funktion er meget nyttig, når vi foretager væsentlige ændringer i dokumentet og ønsker at beholde den unedited version af teksten også.

2. Formateringsdokument:

Den mest fascinerende funktion, der er tilgængelig i tekstbehandlingsprogrammer, er måske forbundet med formatering af tekst. Ordbehandlere sikrer, at teksten engang er indtastet i en fil (i hvilket format som helst), kan omdannes til et hvilket som helst ønsket format uden meget ekstra indsats.

Nogle af disse faciliteter omfatter:

Justering:

Når venstre og højre kant af teksten er angivet til tekstbehandlere, kan teksten justeres til venstre, højre, centreret eller begrundet i venstre og højre margen. I en begrundet tekst placeres den første tegn i hver linje i den første kolonne, og det sidste tegn placeres i den sidste kolonne i området mellem de angivne venstre og højre margener.

Begrundelsen foretages ved at sætte mellemrum mellem ord i linjen og sørge for, at det første tegn udskrives på venstre margen, og det sidste tegn i linjen udskrives til højre margen.

Linje og karakterafstand:

Word-processorer tillader brugere at definere linjeafstand og reformere teksten til forskellige linjerumme næsten øjeblikkeligt. De har også mulighed for at ændre mellemrummet mellem to tegn. En sådan facilitet er meget nyttig til større tekst på mindre plads og omvendt.

Sideskift:

De fleste tekstbehandlere deler automatisk teksten i sider med forudbestemt antal linjer. Antallet af linjer bestemmes på basis af længden af ​​papiret, topmargenen, bundmargenen og bredden af ​​linjen, som allerede er indstillet af brugeren.

De tildeler også serienumre til hver side. Men brugerne kan vælge sidelængden af ​​hans valg for hele teksten for nogle af siderne i en fil. Normalt bruges en fælles sidelængde til hele filen. Men en pause i midten af ​​et bord er distraherende. I et sådant tilfælde kan en bruger angive en anden sidelængde for den pågældende side i filen.

Man kan også få sidenumre automatisk indsat i teksten. Ved senere indsætninger i eller sletninger fra teksten ændres disse sidetal automatisk.

Kugler og nummerering:

De fleste tekstbehandlere har faciliteter til at indsætte kugler eller andre specielle mærker for de punkter, der kan indgå i dokumentet. De har også faciliteter til automatisk nummerering af afsnit. Den grundlæggende fordel ved sådan automatisk nummerering er, at hvis et afsnit tilføjes eller slettes, ændres nummeret på hvert af de resterende afsnit i overensstemmelse hermed. Selvfølgelig bruges korrekt faner og justering til at sætte dokumentet i korrekt form.

skrifttyper:

Moderne tekstbehandlere har mulighed for at vælge fra en liste over skrifttyper for hele eller dele af dokumentet. Man kan også vælge størrelsen af ​​skrifttyper og maling, der formaterer til et hvilket som helst afsnit af teksten.

Borde, objekter og billeder:

Nogle gange indeholder en del af dokumentet tabeloplysninger. Tabelloplysningerne skal organiseres i kolonner, og hver kolonne skal have titlen. Sådanne operationer udføres automatisk, når brugeren vælger at indsætte en tabel i teksten.

Justeringen af ​​tekst i kolonnen sker automatisk. Derudover har de fleste tekstbehandlere faciliteter til tegning af objekter som diagrammer, diagrammer osv. Brugeren kan også importere sådanne objekter fra andre filer. De almindeligt anvendte objekter og udklip er tilgængelige i softwaren, og en af ​​disse objekter kan indsættes i teksten efter behov. Dette hjælper med at gøre teksten mere illustrativ.

3. Redigeringsdokument:

Word-processorer er unikke i deres redigeringsfaciliteter. Da indholdet af dokumentet gemmes inden udskrivning på papir, kan enhver ønsket ændring i indholdet laves af et par tastetryk. En sådan ændring kan ellers (i tilfælde af manuelle skrivemaskiner) kræve, at hele teksten genindtastes.

Retyping indebærer risikoen for, at der også forekommer andre fejl i det friske, typede dokument. Med tekstbehandler kan tekst udskrives efter passende redigering af teksten. Dette sikrer, at fejlfri print outs kan tages pænt.

Redigeringsfunktionerne, der er almindeligt tilgængelige i tekstbehandlingsprogrammer, er:

Indsæt, klipp, kopier, indsæt og overskriv:

Ordbehandlere tillader indsættelse af tekstsegmenter hvor som helst i teksten, når det ønskes. Efter indsætningen justeres teksten automatisk. Brugeren kan slette ethvert tegn, ord eller linje med et tastetryk fra enhver del af dokumentet.

Det er også muligt at overskrive på en given karakter. For at navigere gennem dokumentet (flytter fra den ene del til den anden del) flyttes en markør ved hjælp af enkle nøgleoperationer. Hurtige bevægelser af markører er også mulige.

Blok redigering:

Ud over sletning og indsættelse af tekst findes blokredigeringsfunktioner i de fleste tekstbehandlere. Brug af disse funktioner kan brugeren flytte kopi eller slette en tekstblok. En tekstblok kan først defineres ved at vælge en del af teksten.

Derefter kan det flyttes fra den ene del af teksten til den anden del. Den valgte tekst kan kun kopieres til andre dele af teksten eller stilles til rådighed for en anden applikation. For eksempel kan en del af aftalen kopieres en blok og indsættes i et brev for at citere uddraget. Denne 'cut and paste' facilitet er også meget nyttig, når teksten udvikles for første gang.

Fortryd redigering:

Ordbehandlere tilbyder faciliteter til at vende redigeringsoperationerne ved hjælp af 'undo' værktøjet. Således, hvis en del af teksten ved en fejl slettes, kan den gendannes ved hjælp af fortrydelsesfunktionen. 'Ophæv' kan vendes med 'redo'-faciliteten. Generelt kan en række tidligere trin fortrydes og redone ved hjælp af sådanne funktioner i tekstbehandlingsprogrammer.

Global søgning og redigering:

Et andet almindeligt redigeringsværktøj i tekstbehandlere vedrører søgning af et ord eller et tekstsegment i hele teksten. Tekstbehandler peger på forekomsten af ​​det sæt af tegnene i hele teksten. Det tillader også brugeren at foretage ændringer, hvis det ønskes.

Brugere kan også give instruktion til at erstatte det sæt tegn med et andet sæt tegn. Antag, ordet 'januar' forekommer i en tekst 20 gange på forskellige steder, for at bruge samme tekst med måned udskiftet med februar, kan find og erstatningsanlægget bruges.

Ved et par tastetryk kan brugeren lave tekstbehandlingssøgningen i januar og erstatte den med februar på alle 20 steder i teksten. Ordbehandlingsprogrammer giver normalt brugerne mulighed for at erstatte eller ikke erstatte tekstsegmentet ved hver forekomst.

Stavekontroll:

Stavekontrollfunktion er meget nyttig, når et stort dokument indtastes for første gang. Stavefejlen er automatisk påpeget af værktøjet til online stavekontrol. Brugeren har generelt mulighed for at vælge fra en liste over sprog, et sprog, der skal bruges til at kontrollere stavningen. Stavekontrollværktøjet kan også bruges på en eksisterende tekstfil.

Stavekontrollværktøjet kontrollerer tilstedeværelsen af ​​hvert ord i den forlagrede ordbog for det sprog, der er valgt til teksten. Hvis der ikke findes noget ord i ordbogen, vil det blive påpeget af værktøjet. Det kan også foreslå et par ord svarende til det ord, der er blevet stavet.

Brugeren kan beslutte at tilføje ordet i teksten til ordbogen, hvis ordet er korrekt stavet, men ikke medtaget i ordbogen af ​​tekstbehandleren. Sådanne ord, der ikke er inkluderet i ordbogen, er generelt navne, nye ord eller de tekniske udtryk. Denne funktion hjælper med at sikre, at fejlfri tekst udskrives.

Auto-korrekt:

Nogle tekstbehandlere tilbyder funktionen til at korrigere de stavede ord automatisk. For eksempel, hvis ordet 'the''et er skrevet som' teh ', korrigeres det automatisk af tekstbehandleren. Et sådant anlæg fremskynder tekstindtastningen.

On-line tesaurus:

De fleste tekstbehandlere tilbyder mulighed for at finde passende ord på tidspunktet for oprettelsen af ​​tekst. Tesaurusen er placeret i softwarepakken, og brugeren kan søge en liste over synonymer for et valgt ord. En sådan facilitet er ret nyttig, når teksten udvikles for første gang.

4. Udskrivning af dokument:

Word-processorer tilbyder udskrivningsfunktioner, der ikke kunne forestilles med manuelle skrivemaskiner. Smukke udskriftseffekter kan opnås ved at give passende printstyringskommandoer i teksten.

For at udnytte nogle få, er følgende udskrivningseffekter almindeligt tilgængelige i de fleste tekstbehandlere:

Fed, kursiv, understreget udskrivning:

Fedt ansigtudskrivning opnås ved at trykke et tegn to gange, hver udskrivning så tæt på hinanden, at den vises som en fed skrift. Denne funktion er meget nyttig til at fremhæve visse dele af teksten. På samme måde kan kursiv og understreget udskrivning også bruges til at fremhæve enhver del af teksten.

Overskrift og abonnement:

Det er muligt, at tekstbehandlere udskriver ét tegn som abonnement eller overskrift til andet tegn. Denne funktion er nødvendig for matematiske konnotationer i teksten.

Mailfusion:

En anden nyttig funktion, der er tilgængelig i de fleste tekstbehandlere, er muligheden for at fusionere to filer under udskrivning. Denne funktion bruges, når vi skal sende tilpassede breve eller påmindelser til forskellige personer med forskellige adresser og delvis forskellige tekster.

Den fælles tekst er placeret i en fil, og de forskellige data som navn, adresse, beløb, datoen for regningen mv er placeret i datafilen. Mail-fusion eller fusion-udskrivningsværktøj, henter dataene fra datafilen til hver person, fylder dataene i den fælles tekst på de rette steder og udskriver den. Dette er et meget populært og tidsbesparende tekstbehandlingsværktøj.

Afsendelse af fax:

Ordet processorer har også mulighed for at udskrive faxmeddelelserne og sende dem via telefonlinjen ved hjælp af modemet installeret på computersystemet. De fleste tekstprocessorer tilbyder foruddefinerede skabeloner til udformning af faxmeddelelsen. Når meddelelsen er skrevet ud, kan den blive udskrevet med det specielle printerdriverprogram. Trykket i dette tilfælde foregår i form af overførsel af beskeden til et bestemt faxnummer.

Eksempel:

Forhåndsvisning af hele teksten eller dens del kan fås før udskrivning for at gennemgå paginationen og andre aspekter ved formatering. I tilfælde af længere tekst er forhåndsvisningen meget nyttig, da man kan få indzoomning på skærmen.

Moderne tekstbehandlere har meget at byde på til kontorkorrespondance. En bruger har brug for at kende alle de tilgængelige funktioner og anvende dem på passende måde for fuldt ud at udnytte beføjelserne i tekstbehandlingssoftwaren.

Ordbehandling er en meget populær desk-top-applikation, og måske er der næppe nogen personlige computere, der ikke bruges som tekstbehandler. Næsten 30% -40% af arbejdstiden for personlige computere bruges til tekstbehandling.