Måling af kontorarbejde: betydning og proces

Læs denne artikel for at lære om vigtigheden og processen med måling af kontorarbejde.

Betydningen af ​​måling af kontorarbejde:

I enkle ord 'at måle betyder at bestemme kvaliteten. Måling af arbejdet vedrører således kvaliteten.

Arbejdsmåling kan beskrives som programmet for måling af det færdige arbejde og den tid det tager at fuldføre dette arbejde.

Der er to grundlæggende grunde, der gør det muligt for de fastsatte standarder at være nyttige under følgende forhold:

1. Bestemmelse af behovet for arbejdskraft:

Arbejdskraftkrav for hver funktion i kontoret bestemmes ved hjælp af tidsstandard. For eksempel, hvis i et kontor antallet af regninger skrevet på en dag er hundrede og en typist involveret i kontortyperne 50 regninger, så vil der være to skrivemaskiner, der kræves for det samme.

2. Planlægning og distribution af arbejdsbelastningen:

Denne standard hjælper med at distribuere arbejde over arbejdere og arbejde jævnt. Således hjælper arbejdsmåling med at undgå i lige vilkår.

3. Sammenligning af præstationen:

Standarden hjælper med at sammenligne ydeevnen. Dette gøres ved hjælp af brugsindeks, der beregnes ved at dividere antallet af standardtimer produceret i et arbejdscenter ved antallet af faktiske udførte timer.

Bestemmelser af omkostningerne:

Tidsstandard giver grundlaget for fastsættelsen af ​​omkostninger til forskellige arbejdsenheder. Dette er muligt, fordi tidsstandarden for hver funktion eller del af funktionen kan omdannes til omkostningsstandarder. Dette er især nyttigt i en organisation, hvor en funktion består af mange dele.

Giver grundlæggende incitamentsaflønninger:

Da tidsstandarden hjælper med at måle effektiviteten, kan hver medarbejder eller en gruppe arbejdstagere belønnes for effektivitet på grundlag af præstationer og forbedret moral. Således er medarbejdernes moral bedre, da de ved hvad der kræves af dem med hensyn til kvalitet og mængde af output. En bedre medarbejder er således anerkendt.

Hjælper med at installere Office System og Procedurer:

Da Office Manager kender mængden af ​​output og dens omkostninger, er han i stand til at reducere omkostningerne til kontorsystemet. Hvis nogen metode, design eller teknikken skal ændres eller en større mekanisering skal gennemføres, vil de omkostninger, der for tiden er afholdt og vil blive afholdt i fremtiden på grund af ændringer, sammenlignes. Enhver ændring ville kun være tilladt, hvis omkostningsreduktionen er mulig.

Hjælper med Office-revision:

Arbejdsmåling hjælper med at indstille standard for ydeevne. Disse standarder hjælper med hensyn til kontorrevision, da de hjælper med at evaluere medarbejdernes og arbejdsgruppens præstationer.

Proces for måling af kontorarbejde:

Arbejdsmålingens proces kan illustreres ved et simpelt diagram:

A. Standardisering:

1. Forbedrende og standardiseringsmetoder for arbejde:

Tidsstandarden bør kun indstilles efter at arbejdsmetoden er blevet forbedret og standardiseret. Denne handling sikrer, at de opgaver, der måles, udføres på den mest effektive måde. Desuden sikrer det sig, at alle medarbejdere udfører arbejdet på samme måde.

2. Bestemmelse af opgaverne som foranstaltninger:

Opgaverne, der måles, bestemmes og klassificeres. Før måleprocessen startes, klassificeres alle elementer eller dele også. Det er for vejlederne at godkende opgavebeskrivelserne og deres klassifikationer.

3. Definere måleenheder:

Enheden, hvor et arbejde skal måles, skal defineres tilstrækkeligt. Arbejdsenheden vil være forskellig for forskellige typer arbejde. Det ville imidlertid være vigtigt at have en enhed, der er let at identificere, tælle og forstå.

4. Etablering af procedurer for rapportering:

Det er nødvendigt at indføre procedure for rapportering, hvorved nødvendige produktionstællinger i perioder af enhed, arbejdstimer og andre datoer indsamles og rapporteres periodisk. Generelt er dette ansvar overdraget til arbejdsstyrelsens leder.

B. Efter tidligere optegnelser og resultater:

I forbindelse med måling af kontorarbejde tages der nu hensyn til kontorets medarbejderes fortid og deres præstation. Da der er sket mere og mere mekanisering i vores land, vil standard blive mere nødvendigt.

Ændring af de uregelmæssige metoder til estimering eller gætning, arbejde kan måles og standard kan indstilles ved hjælp af følgende metoder:

1. Fremgangsmåde til tidligere præstationer:

Under denne metode analyseres arkiver for at fastsætte standarden. Standard sæt på baggrund af tidligere præstationer kan baseres på den bedste præstation, eller den værste præstation tages i betragtning. Det er en simpel metode, som i høj grad kan installeres uden omkostninger.

2. Tid Analysemetode:

Det kaldes også tidslogmetoden. Følgende trin er involveret i denne metode:

(a) Hver aktivitet udført i løbet af dagen identificeres.

(b) Hver identificeret aktivitet er givet en simpel kode.

c) Der udarbejdes et særligt tidsanalyseark hver uge af hver arbejdstager, hvori han optager sin præstation i en periode på en uge eller en måned.

(d) Dataene for den således registrerede præstation analyseres, redigeres og revideres, og der udarbejdes et tidsanalyseblad for hver afdeling, hvor hver aktivitet er opsummeret af et kodenummer. Den således udarbejdede rapport giver den samlede tid brugt til hver aktivitet i en bestemt afdeling.

e) Nu er den samlede mængde produceret divideret med det antal timer, der tilbydes, som giver grundlaget for tidsstandarderne, og sammenligning kan foretages mellem forskellige afdelinger på grundlag af disse tidsstandarder.

Denne metode er enkel og kan installeres uden meget ekstra omkostninger. Den største ulempe ved metoden er, at de indsamlede data er subjektive og sådanne data er upålidelige, fordi de personlige tidsgodtgørelser ikke registreres af de enkelte medarbejdere.

3. Arbejdsprøveudtagningsmetode:

Under denne metode bryder en uddannet analytiker først og fremmest alle de faktorer, der er involveret i undersøgelsen. Tilfældige observationer registreres af arbejdet udført af de forskellige personer. Hvordan de bruger deres tid og hvad de producerer er optaget.

Derefter udarbejdes der en rapport for hele den pågældende afdelings arbejde, og der tages hensyn til den tid, der bruges på hvert job. Arbejdstilsynsmetoden er videnskabelig, og dataene opnået under denne metode er meget mere pålidelige end i tidsanalysemetoden.

Denne metode har to vigtige ulemper:

Uddannede analytikere er nødvendige, og metoden kan være uøkonomisk, hvis den stikprøvestørrelse, der er nødvendig for at opnå korrekte resultater, er for stor.