Administration af kontorsystemer (6 måder)

En del af måden at styre kontorsystemerne på er som følger: 1. Ledelse ved deltagelse 2. Ledelse ved Kontrol af Kontantbog 3. Ledelse ved Kontrol af Kontanter / Kleinkasser 4. Ledelse ved Kontrol for Maskine, Poner mv 5. Ledelse af Kontrol af Office Stationery 6. Management by Control gennem Office Movement Registers.

Administrere et kontorsystem # 1. Ledelse ved deltagelse:

Det er det første princip for ethvert kontor, der skal følges af en leder. Det er meget vigtigt for enhver Office Manager at styre kontoret ved at opretholde en stram plan for deltagelse.

Hver medarbejder skal komme ind på kontoret mindst 15 minutter før kontoret starter. De skulle underskrive kontorregistret.

Efter tidsplanen er over, skal registeret tages væk af Office Manager. Dette er en grundlæggende regel. Derefter burde han højst kun tillade en nåde på 15 minutter for sine latecomers at underskrive registret.

Hvis en medarbejder kommer op sent sent selv efter graceperioden på 15 minutter, skal kontorchefen markere ham fraværende og justere denne fravær mod sin afslappede orlov, hvis det er på hans konto eller bede medarbejderen om at vende tilbage til sit hus da han bliver markeret fraværende for dagen. Der er igen en regel om 3 dvs. tre fravær i en måned for at være forsinket til kontoret er omdannet til en ferie uden løn [LWP] i slutningen af ​​måneden, bør kontorlederen informere HO om det.

Administrere et Office System # 2. Ledelse ved Kontrol af Cash Book:

Kontorchefen får i hvert kontor kontanter og kontanter til at køre og styre kontoret. Kontantbogen skal opretholdes af den revisor, der arbejder under kontorchefen, og kontanter fra kasseren. I nogle kontorer opretholdes kontanter af kontanter, og regnskabet opretholdes af revisor.

Det bliver kontorchefens opgave at kontrollere udstrømningen af ​​kontanter og tilstrømning af kontanter, checks og efterspørgselsudkast. Kontorchefen bør kontrollere kuponerne dagligt og præcist om alle de transaktioner, der finder sted på kontoret på daglig basis.

Han skal kun underskrive kuponet, hvis posterne er korrekte, og hver kupon er attesteret af regningerne, glidninger mv., Om det bruges til bestemte formål af kontoret, og fotokopierne af kontrollerne eller kravforslagene, hvis der er betalt noget Parterne opretholdes sammen med kuponen.

Han bør sørge for, at pengebogen opdateres hver dag på daglig basis af transaktionen og skal sørge for, at balancen i pengebogen fortæller med pengene i pengeboksen. Når det er gjort, skal han bede Revisor om at sætte sin underskrift på kassebogen først, og så skal han underskrive den under kontorforseglingen.

Administrere et kontorsystem # 3. Ledelse ved kontrol af kontanter / småkasser:

Hver dag til at begynde med, bør kontorlederne først ringe til revisoren og den småkasseholdende kontorist, kendt som kasserer. Kontrolmodusens kontrol og verifikation er illustreret som ovenfor. Igen skal han finde ud af, hvad der er tilbage i pengebogen med hensyn til kontanter. Når han ved det, skal han kontrollere sig ved at tælle kontanter.

Han skulle bede sin kasserer skrive i et stykke papir om kontantbetegnelsen, hvad angår rupee og paisa og bekræfte det, lægge sin underskrift på det under kontorforseglingen og frimærket. Dette skal han gøre for alle dage om et år. Dette undgår funktionsfejl i systemet på kontoret.

Administrere et kontorsystem # 4. Ledelse af kontrol for maskin, poner mv .:

I dag er det blevet observeret i mange kontorer, at personalet spilder meget tid og penge ved unødigt at spilde tid på telefoner og tilbringe en stor mængde kontorpenge på STD-telefonopkaldene. På samme måde er det blevet observeret, at en stor mængde penge er unødigt brugt og spildt ved at sende beskeder via faxmaskine og i nogle tilfælde bruger mange penge på Xerox / fotokopier mv.

Det bemærkes også, at visse mennesker bruger disse kontormidler til eget brug og debiterer det samme til kontoret. En intelligent Office Manager skal opretholde et register over sådanne meddelelser, der sendes pr. Telefax eller de telefonopkald, der er lavet specielt af STD. Et eksempel på det vedligeholdte register er illustreret:

Erklæring om faxmeddelelse sendt via Office:

Tilsvarende kan en rekord på måde at bruge telefonen til STD opretholdes. En illustration er vist:

Nu i denne metode, når regninger for betalinger sendes af den respektive afdeling til betaling af telefonregninger, for maskiner regninger til afsendelse af massage, kan en modkontrol foretages før clearing regningerne mv.

Administrere et Office System # 5. Ledelse ved Kontrol af Office Stationery:

Dette er en af ​​de flerårige problemer, som ethvert kontor i landet står overfor. Det bliver afgørende og meget vigtigt at holde kontrol over brugen af ​​papirvarer, samt spild af papirvarer. I Indien har kontorpersonalet en beskidte og beskidte vane med at fjerne kontorartikler som papirer, skrivepapirer, fodregulering, blyanter, pins, clips osv. Til deres hjem for at give det til deres børn til at bruge dem.

Dette system er mere udbredt i regeringskontorerne. Ingen behørig registrering opretholdes, og i slutningen af ​​året bemærker man, at der bruges en stor mængde penge på papirvarer.

Kontorchefen bør bede en kontorist om strengt at opretholde en rekord af papirvarer, der kommer på kontoret, og debitere papirvarer til dem, der bruger dem på kontoret. Et register for det samme bør opretholdes, og et register, der skulle fungere som en hovedbog, bør opretholdes for at debitere stationerne til dem, der bruger dem.

Det samme bør kontrolleres i slutningen af ​​hver måned og tales med de papirvarer, der er på kontoret efter udløbet af måneden.

Administrere et Office-system # 6. Styring via Control via Office Movement Registers:

På alle kontorer skal kontorpersonalet gå ud af kontoret for at fuldføre visse officielle job og derefter vende tilbage til kontoret. En intelligent Office Manager skal altid opretholde et register, hvor der skal opbevares rekord for kontorpersonalets bevægelse.

Den tid, hvor han forlader kontoret, og den tid, hvor han kommer tilbage, skal registreres korrekt. I slutningen af ​​måneden bør kontorchefen tjekke dette, for når kontorpersonalet præsenterer deres udgifter på lokal transport, der skal refunderes af kontoret, er det praktisk for ledelsen at afregne det lokale transportbidrag.