Intranet: Fordele og ulemper ved intranet for virksomheder

Intranet: Fordele og ulemper ved intranet for virksomheder!

Hidtil er internettet blevet betragtet som et kommunikationssystem med det formål at forbinde en virksomhed med resten af ​​verden. En anden vigtig forretningsapplikation af internetinfrastrukturen er imidlertid intranet. Intranet er et netværk, der er designet til at distribuere informationsressourcerne til hver enkelt person inden for virksomheden ved hjælp af internetteknologier.

Billedrettighed: blogs.webspiders.com/wp-content/uploads/2011/01/87515146.jpg

Intranettet består generelt af interne corporate webservere stillet til rådighed for medarbejdere på tværs af LAN eller privat opringning. Ved hjælp af virksomhedens databaser og andre lagre af information og dokumenter leverer disse webservere forskellige informationer til medarbejdere. De autoriserede medarbejdere bruger en fælles frontwebbrowser til at gennemse det store reservoir af oplysninger, der er tilgængelige i virksomheden.

Inspirationen til intranet kom måske fra succesen med e-mail inden for virksomhederne. IT-ressourcekravene er ret enkle, og normalt kan eksisterende hardware opfylde kravet om intranet. På softwarefronten har man brug for en webserver med en enkelt klient - webbrowseren. Webserveren kan være konfigureret på et LAN og kan være linket over et WAN for adgang til flere lokationer.

Interessant nok kan intranettet være forbundet med internettet, og i tilfælde af at det er forbundet til internettet, skal der træffes sikkerhedsforanstaltninger for at eliminere chancerne for uautoriseret adgang. Således giver Intranet adgang til virksomhedsinformationslager til den autoriserede bruger med minimal omkostninger, tid og kræfter.

Intranets arkitektur kan opfattes som en integration af de fire grundlæggende elementer - virksomhedens informationstjenester, webserver, kommunikationsforbindelser og intranetbrugere. Den logiske linkalder blandt disse elementer er vist i figur 12.2.

Hvorfor intranet?

Selvom begrebet intranet drager stor vægt på internetteknologien, opstår behovet for intranet mere fra forretningstrykket for at ændre den måde, hvorpå virksomheden gennemføres.

Nogle af de vigtige faktorer, der er ansvarlige for populariteten af ​​intranet, er anført nedenfor:

(a) Behov for at reducere omkostningerne:

Omkostningseffektiviteten er mantraet i dagens konkurrencedygtige verden. Intranet forsøger at strømline informationsstrømmen og er brugerrettet. Det sparer til tiden og omkostningerne ved at formidle information.

(b) Markedsdynamik:

I dag sker ændringer hurtigere på markedet og virksomheden end nogensinde før. Oplysningerne skal derfor rapporteres og udveksles hurtigere blandt alle de tilknyttede virksomheder, herunder medarbejdere, kunder og leverandører.

(c) Ændring af arbejdsmiljø:

Da erhvervslivet og markederne bliver spredt, skal medarbejderne være mobile og væk fra kontoret. Det bliver således afgørende for arbejdsstyrken at bruge billigere kommunikationsmidler for at forblive i kontakt med kontoret.

d) kundesupport

Den voksende rolle kundesupport i markedsføringsstrategien har ændret hele begrebet kommunikation i virksomheder. En direkte kontakt fra kunden med kundeserviceafdelingen via Intranet leder 'job til specialist' og sikrer bedre behandling af klager.

Den hermed forbundne fordel er, at den også tillader salgsstyrken at tage sig af mere afgørende problemer end at fungere som mellemmand mellem kunden og kundeserviceafdelingen for den rutinemæssige type klager.

Fordele:

Fordelene ved intranet over de konventionelle kommunikationssystemer kan nævnes som nedenfor:

1. Intranet er et let, økonomisk og hurtigt kommunikationssystem inden for virksomheden. Det giver mulighed for at holde alle berørte personer informeret uanset sted. Det hjælper også med at reducere rejsetiden, da kommunikationen mellem personer i erhvervslivet kan være hyppigere og billigere, især når de personer, der ønsker at kommunikere, er placeret langt væk fra hinanden.

2. Det tjener information automatisk, og man må derfor stå for foragt for ikke at være opmærksom på et vigtigt stykke information. Således er efterspørgslen efter information hyppigere og mere detaljeret.

3. Intranettet erstatter vinfremstilling, da det tillader intermedarbejderkommunikation med mere gennemsigtighed og frit udtryk for synspunkter. Det gør det muligt for medarbejdere på forskellige niveauer at stille problemer / spørgsmål, deltage i diskussioner og bidrage med svar på tornede problemer i virksomheden. Konceptet kollektiv ekspertise kan gives en konkret form ved hjælp af intranet.

4. Det forbedrer produktiviteten af ​​lederen. Med Intranet kan lederen bruge mere tid på at analysere information og ikke i at søge information og vente på levering.

5. Intranettet hjælper med at eliminere latensen af ​​oplysninger i virksomheden og gør informationsstrømmen nøddrevet end tilgængelighedsdrevet.

Ulemper:

Ulempen ved intranet er få og kan overvindes ved korrekt planlægning og support fra top management. Nogle af de vigtige ulemper er som følger:

1. En af de største ulemper er risikoen for sikkerhed til virksomhedernes informationsressource. Intranettet udsætter virksomhedsinformationsressourcerne for risikoen for tab af privatlivets fred og endog uautoriseret ændring. Intranetteknologien er stadig ret skrøbelig, og risikoen for sikkerhed og privatliv for informationer om intranet er højere.

2. Intranettet udgør en anden udfordring for virksomheden, og det vedrører behovet for at ændre arbejdskulturen til effektiviteten af ​​intranettet. Direktørerne, især på øverste niveau i ledelseshierarkiet, har vane med at delegere håndteringen af ​​information, herunder mail til deres sekretærer.

Ofte bliver e-mails udskrevet af sekretærerne og dumpet på sekretærens bord. Øvelsen af ​​at dele adgangskoder med sekretærer kan være fatalt for den udøvende og virksomheden, i tilfælde af over ambitiøs eller utilfreds sekretær. En anden kulturel forandring, der er nødvendig, er i hastigheden af ​​svaret.

Da intranetkommunikationen er praktisk og billigere, vil antallet af mail / forespørgsler sandsynligvis stige, og hvis disse ikke reageres hurtigt, vil de hive op, og ordren vil give plads til kaos i virksomheden.

3. En anden frygt, der tales om i disse dage, er faren for nedsat ansigt-til-ansigt interaktion mellem medarbejdere, der fører til im-personalisering af virksomheden. Undersøgelser har dog endnu ikke vist noget af denne slags.

Intranettet er ved at blive populært, især blandt de virksomheder, der har filialer og projekter spredt over et bredere geografisk område. Det er sandsynligvis at være nøgleapplikationen på internettet. "Webs største indflydelse vil være, hvordan virksomheder bruger det til at forblive i tæt kontakt med deres kunder", sagde Bill Gates en gang. Pålideligheden og sikkerhedsspørgsmål fortjener imidlertid nærmere undersøgelse.

Intranet og Arbejdsgrupper:

Mange beslutninger i erhvervsvirksomheder træffes kollektivt af en gruppe personer. Enten er disse personer direkte eller indirekte forbundet med gennemførelsen af ​​beslutningen, eller deres arbejde vil sandsynligvis blive påvirket af resultatet af gennemførelsen af ​​beslutningen.

Sådanne beslutninger kaldes gruppebeslutninger, og sådanne personer kaldes kollektivt 'Arbejdsgruppe'. Behovet for gruppebeslutning bliver vigtigere i tilfælde af gruppearbejde eller i tilfælde af beslutninger, der kan påvirke udførelsen af ​​forskellige personer eller organisatoriske enheder i virksomheden.

For eksempel vil beslutningen om en foreslået ændring i input til et byggeprojekt påvirke udførelsen af ​​designafdelingen, byggesektionen, handelsafdelingen og indkøbsafdelingen. I en sådan situation kan enhver beslutning fra den del af indkøb eller designafdeling kun føre til konflikt.

Beslutningstagning fra arbejdsgrupper har den fordel, at der er flere muligheder for rådighed, tilfredsstillelse af hver arbejdsgruppenummer vedrørende beslutningsprocessen og resultatet heraf, og bedre beslutningskvalitet, da der er et stort antal kommentarer til forslaget inden det accepteres og implementeres.

Processen med at ankomme en sådan beslutning kan være forskellig for forskellige beslutningssituationer. Beslutningen kan træffes af en leder efter høring af de berørte medlemmer af gruppen eller det kan træffes kollektivt ved at drøfte i detaljer om fordelene og ulemperne ved afgørelsen og nå frem til enighed.

Det kunne også være på grundlag af flertalsvisningen. Uanset hvad der er en måde at fastlægge arbejdsgruppens kollektive overblik på, er det vigtigt, at den passende kommunikation foregår blandt gruppens medlemmer, inden beslutningen træffes.

Kommunikationen mellem medlemmerne kan finde sted på et møde, eller det kan være i form af skriftlig eller mundtlig kommunikation med den person, der koordinerer processen. Intranettet betragtes som et vigtigt redskab til at forbedre kommunikationen mellem medlemmerne af arbejdsgruppen.

Intranettet kan bidrage til at sikre, at informationen er tilgængelig for beslutningstageren uden at blive bedt om det specifikt. Stor mængde information kan udveksles fra fjerntliggende steder uden meget af kommunikationsomkostninger. Intranettet fremmer udveksling af information som en vane for medlemmerne af arbejdsgruppen. Intranettet giver generelt faciliteter til elektroniske møder og gruppebeslutningssystemer ud over e-mail blandt medlemmerne af hver arbejdsgruppe.

Med tilgængeligheden af ​​software til at lette kommunikationen i arbejdsgrupper (også kaldet Group Ware) bliver det stadig mere nemt at sikre, at arbejdsgrupper bliver mere effektive i beslutningsprocessen. LOTUS NOTES er en af ​​de populære software til udvikling af et effektivt system af gruppebeslutning.