Information: Data Acquisition, Data Transformation og Management of Information

Processen med generering af information involverer en række aktiviteter. Der er generelt tre grundlæggende aktiviteter:

1. Dataindsamling,

2. Data transformation,

3. Forvaltning af oplysninger.

1. Data Acquisition:

Data (plural of date) er fakta udtrykt ved hjælp af symboler som alfabeter, cifre, grafer, diagrammer, billeder osv. Eller i nogen anden form. Data kan beskrive en begivenhed, eller det kan repræsentere status for et miljøelement.

Uanset hvad der kan være datakilden; Det kan indledningsvis registreres og senere verificeres for nøjagtighed og ægthed. Denne aktivitet kaldes datafangst.

Data kan indfanges ved stansning med tastatur eller scanning med scanningsenheder, fakta fra dokumenter, som de blev optaget på. Hvis data allerede er optaget på computermedier som diske og bånd, kan dataindsamling finde sted ved at vælge den relevante del af den pågældende optagelse til at opfylde databehovene til det pågældende formål. Data kan også indfanges med hensyn til tilstanden på industriel proces ved hjælp af forskellige sensorer.

For eksempel kan trykket i olierørledningen eller temperaturen i ovnen fanges under anvendelse af egnede sensorer til formålet. Da dataindsamling og -opbevaring har en omkostning, er det nødvendigt at være selektiv i indfangning af data. Det foreslås, at databehovene skal defineres omhyggeligt i lyset af informationsbehovene hos alle brugere.

De fleste af de data, der er indfanget for forretningsinformationssystemer, er organiseret i datafiler. Hver fil indeholder poster relateret til forskellige dataelementer (felter) udtrykt ved hjælp af forskellige symboler (tegn). Disse filer er knyttet til databaser; hierarkiet af data i forretningsinformationssystemer kan beskrives ved hjælp af fig. 1.4

2. Data Transformation :

Datatransformation kan udføres ved at udføre en af ​​følgende operationer på data:

(i) Omarrangere:

Omarrangering af data i en bestemt rækkefølge er en meget almindelig databehandlingsaktivitet. For eksempel; Data vedrørende butikker kan omarrangeres i henhold til købsdato eller i værdi af hver enhed eller i alfabetisk rækkefølge af navne på disse genstande. En sådan omlægning er også kendt som sortering af data. Sortering kan tilføje til brugbarheden af ​​data.

(ii) Klassificering:

Data kan klassificeres ud fra de valgte variabler / faktorer. For eksempel kan salgsdata klassificeres på variablerne som kundens kode, by og produkt eller salgsperson, der er involveret i ordreafgivelse.

Klassificering er også en almindeligt anvendt databehandling, især i regnskabsinformationssystemer. Faktisk er hele begrebet hovedbog baseret på klassificering som en værditilvækstaktivitet i processen med generering af information. Klassificeringen tilføjer værdi for data og gør den mere værdifuld for brugeren i de fleste beslutningssituationer.

(iii) Beregning:

For en lægmand behandles data kun ved at beregne. En række beregninger udført på numeriske værdier kaldes beregning. Det er måske, hvordan computere fik deres navn, som tidligere generationer af computere, der sigter mod at levere computerfaciliteter.

Selv da de forskellige former for data nu kan behandles ved hjælp af computere, er generationsprocessen overvejende computing. Beregning involverer udførelse af aritmetiske operationer (som tilføjelse, subtraktion, multiplikation, division og logiske operationer).

For eksempel kan finansielle forhold beregnes ved at udføre regnskabsmæssige transaktioner på forskellige værdier i årsregnskaber. Selv komplekse sæt beregninger kan finde sted under anvendelse af forskellige kvantitative teknikker til dataanalyse. Disse kvantitative modeller hjælper med at sive information fra store mængder data. Denne form for databehandlingsoperation anvendes i vid udstrækning af ledere til at forudsige adfærden af ​​forskellige elementer i erhvervsmiljøet.

(iv) opsummering:

Sammenfatning er en proces til aggregering af forskellige dataelementer, hvilket reducerer størstedelen af ​​data til en mere meningsfuld form. For eksempel kan en økonomichef være interesseret i at kende det samlede antal aktier, der søges om i et offentligt problem. Dataene i denne henseende kan opsummeres, og en sådan sammenfattende rapport kan være mere nyttig for ham end hele udsagnet, der giver detaljer om hver modtaget ansøgning.

Sammenfatning kan også indebære aggregering i hver kategori eller klasse af værdi. Udvidelse af ovenstående eksempel kan en sammendragsrapport indeholde delsumler for hver klasse af delte ansøgninger, der er modtaget, dvs. individuel, virksomhedskrop, tillid osv. Eller antal aktier, der søges om i hver by.

3. Forvaltning af information:

Efter opkøb og / eller transformation kan de behandlede data enten formidles til slutbrugeren eller kan opbevares til fremtidig reference. Hvis informationen skal meddeles brugeren, skal formatet for rapporteringen vælges. Formatet til rapportering kan indeholde simpel kolonneformet / tabulært format eller visuelle formater, såsom diagrammer, diagrammer, grafer osv.

Med tilgængeligheden af ​​hurtigere computere og bedre skærmenheder bliver informationskortlægning og visualiseringsteknik ved at blive populære. Når rapportformatet er bestemt, skal den relevante kommunikationskanal vælges og anvendes.

Hvis den genererede information skal bruges i fremtiden, kan den opbevares på noget masselagringsmedium. Sådanne aktiviteter for at formidle og / eller opbevare oplysninger kan betegnes som forvaltningsinformation.

Et eksempel på generering af information

For at forstå processen med informationsgenerering, lad os tage et hypotetisk informationsbehov. Et storstor virksomhedsselskab overvejer indførelse af en incitamentsordning for sine kunder af letfordærvelige produkter. Ordningen er oprindeligt foreslået kun at gælde for de kunder, der har lagt salgsordrer over Rs. 15 lac i værdi i en måned.

Det skønnes, at de kunder, der havde bestilt værdier på mellem 12 og 15 lak, vil finde incitamentet ganske attraktivt og dermed blev disse kunder kaldet "målkunderne". Incitamentet vil sandsynligvis øge værdien af ​​salgsordrer fra disse målkunder i den aktuelle måned.

Da produktet er letfordærveligt, vil det øgede salg i den aktuelle måned ikke reducere kundernes indkøbskrav i den kommende måned. For at kunne bedømme den mulige stigning i salget for den aktuelle måned som følge af incitamentsordningen kræver marketingchefen oplysninger om den værdi, hvormed de samlede salgsordrer fra hver målkunde faldt mindre end Rs 15 lac og det samlede antal Disse mangler forventes at øge omsætningen i indeværende måned.

De forudgående måneders salgsordreoplysninger er allerede markeret på et magnetbånd. For at få oplysninger om totalsalg fra hver kunde, skal alle salgstransaktioner klassificeres ud fra kundens navn. Derefter kan en liste over de kunder, hvor den samlede salgsordreværdi ligger mellem Rs 12 til 15 lac, udarbejdes, manglerne beregnes og opsummeres. Oplysningerne kan meddeles som koldværdier til lederen.

En alternativ måde kan være at repræsentere oplysningerne i form af en frekvensfordeling, således at lederen kan vurdere hver enkelt kundeklasses mulige bidrag til den forventede stigning og i overensstemmelse hermed vurdere omfanget for kundeberettigelse til incitamentsordningen . Et cirkeldiagram, der viser dette bidrag fra hver kategori, kan hjælpe lederen - forstå oplysningerne hurtigt.

Ovennævnte tilfælde illustrerer kun arten af ​​de aktiviteter, der er involveret i generering af information og er et forenklet hypotetisk eksempel på hvilken rolle hver sådan aktivitet spiller på processen. Generering af information kan være en ganske kompleks proces og involvere flere aktiviteter.

Processen med generering af information fortsætter, da der er en mangfoldighed af formål, for hvilke information der er behov for i en virksomhed. Som følge heraf er virksomheden generelt involveret i en uendelig cyklus af generering af information.