Information: 5 Vigtige attributter, der tilføjer værdi til informationskvaliteten
Nogle af de vigtige attributter, der tilføjer værdi til informationskvaliteten, er som følger:
Der er mange attributter, der er forbundet med god kvalitet information. Hver af disse attributter tilføjer værdi til information.
Processen med generering af information skal fokusere på kvaliteten af oplysninger ved at sigte på at forbedre graden af hver af disse attributter. Ethvert kompromis vedrørende kvalitetsinformationen på grund af de tekniske, fysiske eller økonomiske begrænsninger skal meddeles brugeren af oplysninger på tidspunktet for meddelelsen af oplysningerne.
Følgende attributter tilføjer værdi til informationskvaliteten:
(a) Hurtighed i tilgængelighed og opdatering:
Afgørelsen skal træffes inden for en tidsramme, og derfor skal oplysninger foreligge inden for den ønskede tidsramme. Det er vel sagt 'Information forsinket, er information nægtet'. Nogle typer oplysninger kræves jævnligt og bør stilles til rådighed for brugeren regelmæssigt og rettidigt for at undgå forsinkelse i beslutningstagningen.
De øvrige typer informationsbehov er pludselige og uregelmæssige. Sådanne behov opstår, når og når en forretningsmulighed eller trussel opfattes. Sådanne oplysninger, hvis de leveres hurtigt, kan hjælpe ledere med at træffe hurtigere beslutning om at minimere tab af muligheder eller mindske det mulige tab som følge af forretningstruslen.
Opdatering af information er således en regelmæssig aktivitet i ethvert godt informationssystem. Faktisk er nogle af informationssystemerne designet på en sådan måde, at informationslagret opdateres automatisk, umiddelbart efter at en begivenhed er optaget på posten. Sådanne informationssystemer kaldes også realtidssystemer.
b) Nøjagtighed:
Nøjagtighed er graden af mangel på fejl i processen med generering af information. Det er en vigtig egenskab af god information. Men at øge nøjagtigheden kan have en omkostning. Det er derfor nødvendigt at bestemme de acceptable nøjagtighedsniveauer for hver type information.
For eksempel skal omkostningerne estimater for produktet være så nøjagtige som muligt, da en mindre unøjagtighed kan have betydelig indflydelse på virksomhedens ydeevne. Opgørelsen af markedets samlede størrelse og selskabets andel i den med forholdsvis højere grad af fejl kan dog stadig være af stor værdi for beslutningstageren.
(c) Præcision:
Præcision er en vigtig dyd for information af god kvalitet. For meget information giver undertiden dumpning af vigtige oplysninger i en bunke af detaljer, der måske ikke kræves på et bestemt tidspunkt.
Overdreven detaljering af information resulterer i overbelastning af informationer, der forårsager det, der nu betegnes som informationstræthedssyndrom. Kun præcise oplysninger respekteres og bruges af ledere. Unødvendige detaljer er kun arkiveret.
d) fuldstændighed:
Oplysninger, der formidles til en leder, skal være fuldstændige og opfylde alle hans behov. Ufuldstændig information kan være vildledende og kan resultere i forkerte beslutninger. Derfor må en leder insistere på hans engagement i at definere de oplysninger, der skal stilles til rådighed for ham.
Hvis det ikke er muligt at levere omfattende oplysninger af en eller anden grund, skal lederen gøres opmærksom på denne kendsgerning, således at de ufuldstændige oplysninger anvendes med forsigtighed.
e) entydighed:
Klarhed af information er en vigtig egenskab for god information. Oplysninger skal være entydige og bør formidles på en sådan måde, at den formidler den samme betydning til forskellige brugere. Moderne databaser vedligeholder dataordbøger, der klart definerer den anvendte variabel i informationen for at standardisere terminologien anvendt i rapporter.
Derudover er der andre attributter som kvantificering, kontrol, upartiskhed osv., Som man måske forsøger at indarbejde for at forbedre informationskvaliteten. I hvilket omfang informationskvaliteten kan opretholdes afhænger den af omkostningerne, naturen og informationskilden, den tid, der er til rådighed til generering af oplysninger og andre faktorer.
