Betydningen af ​​Office Automation System for Business Enterprises

Betydningen af ​​Office Automation System for Business Enterprises!

Med den stigende andel af videnarbejdere i erhvervsvirksomheder er der stigende bekymring for at forbedre arbejdsmiljøet. Videnarbejdernes produktivitet kan forbedres ved at yde sekretærhjælp og bedre kommunikationsfaciliteter. Dette kan opnås ved hjælp af automatisering af kontorsystemer.

Image Courtesy: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Kontorsystemerne letter generelt følgende aktiviteter:

a) Produktion af udgående dokumenter (ved hjælp af tekstbehandlere)

b) Opbevaring og hentning af dokumenter (ved hjælp af dokumenthåndteringssystemer)

c) Overførsel af meddelelser (ved hjælp af meddelelseskommunikationssystemer)

d) Planlægning og mødeforvaltning (ved anvendelse af videokonference-systemer).

En række kontorautomatiseringsenheder er i brug i moderne kontorer. Disse produkter omfatter faxmaskiner, kopimaskiner, EPBX osv. Imidlertid er de fleste af disse enheder frittstående maskiner, der tjener deres udpegede formål. De er hverken forbundet med andre enheder eller kan de deles eksternt.

Dette resulterer i meget spild af ledelsens tid ved indsamling af dokumenter og oplysninger, idet de føres til det sted på kontoret, hvor enheden er placeret og venter i køen for brug af udstyr. Da disse udstyr ikke skal deles automatisk, bliver de underudnyttet for størstedelen af ​​arbejdstiden og overfyldte i spidsbelastningen.

Computerbaseret kontorautomatisering vinder popularitet blandt ledere, fordi sådan automatisering tilbyder integrerede løsninger, der kan deles automatisk. De er mere effektive og håndterer en række kontorautomatiseringsaktiviteter og data.

Disse kontorautomatiseringssystemer bruger hardware, software og menneskelige ressourcer til at indsamle, behandle, gemme, hente og kommunikere meddelelser, blandt enkeltpersoner, arbejdsgrupper og organisationer. Disse meddelelser kan være i form af dokumenter eller talte ord eller udtrykt i andre former som billeder, stillbilleder eller videobilleder mv.

De computerbaserede kontorautomatiseringssystemer tjener ikke kun kommunikationsbehovene hos kontorchefer i virksomheden, men også med eksterne enheder som kunder, leverandører, investorer mv.

Bygningsblokkene i et typisk kontorautomatiseringssystem er repræsenteret i figur 10.7.

Tekstbehandlingssystemer:

Tekstbehandlingssystemer er de mest almindeligt anvendte komponenter i kontorautomatiseringssystemerne. Dette skyldes, at en stor del af kontorkommunikationen foregår skriftligt ved hjælp af ord af et naturligt sprog. Andelen af ​​skriftlig kommunikation er højere i tilfælde af ekstern kommunikation.

Tekstbehandlingssystemer automatiserer processen med udvikling af dokumenter som breve, rapporter, notater osv. De tillader brug af standard lagrede oplysninger til at producere personlige dokumenter. Sådan automatisering reducerer indtastningsindsatsen og minimerer chancerne for fejl i dokumentet. Tekstforarbejdningsvirksomhederne kan generelt få information direkte fra databaserne og regnearkene og indarbejde dem i et dokument.

Tekstbehandlingssystemer kan understøttes af diktationssystemerne. Disse systemer består af stemmegenkendelsessystemer "trænet" for at genkende eksekutivernes stemme. Efter 'træning' lytter disse systemer til den udøvende diktation og udvikler tekst på tekstprocessoren. Sådanne systemer hjælper med at reducere den tid, der bruges til at indtaste teksten af ​​sekretæren, efter at teksten er dikteret på diktafonen.

De gør det også muligt for udøvende at få dokumentet klar til enhver tid og eliminerer sekretærens afhængighed. Dokumenterne kan således produceres når som helst på en dag og ikke nødvendigvis i løbet af kontortiden.

Tekstprocessoren kan være enkle tekstbehandlingssystemer eller desktop publishing systemer. Desktop publishing systemer hjælper med hurtig produktion af flere kopier af dokumentet med kvalitetsudskrivning. Sådanne krav er ret almindelige i tilfælde af udarbejdelse af dagsorden og baggrundsoplæg til møder.

Flere eksemplarer kan også være nødvendige for at dokumentere forskellige planer, såsom budgetter, politikker, regler, procedurer mv. Desktop publishing-systemer understøttes ofte af laserprintere, inkjetprintere, scannere og andre sådanne enheder til fremstilling af dokumenter af god kvalitet. Med det kraftige fald i priserne på disse enheder er brugen af ​​desktop publishing systemer i kontorer forpligtet til at stige.

Dokumenthåndteringssystemer:

De computerbaserede dokumentstyringssystemer tager sigte på at indfange oplysningerne i dokumenter, gemmes til fremtidig reference og formidle de relevante dele til brugerne efter behov. Disse systemer er forbundet med de øvrige kontorautomatiseringssystemer, såsom tekstbehandlere, elektroniske meddelelseskommunikationssystemer mv.

Disse systemer er meget nyttige i fjernadgang til dokumenter, der er næsten umulige med manuelle dokumentstyringssystemer. For eksempel kan en kunde få en klage over levering af varer, der ikke er i overensstemmelse med leveringsinstruktionerne i ordren.

Den rejseadministrator ville kræve adgang til bestillingsdokumentet for at fastslå, at kunden ikke havde givet nogen særlige instrukser for levering af varer. Det computerbaserede dokumentstyringssystem gør det muligt for den administrerende direktør at få adgang til dokumentet via sin notesbog computer forbundet til enhver telefonlinje og vise det til kunden, hans bestillingsdokument på sit kontor.

Selv i forbindelse med intern kommunikation kan dokumentstyringssystemer vise sig at være meget nyttige. Eksempelvis kan den sanktionsansvarlige få adgang til låneansøgningsskemaet, der er indleveret i en filial i en bank, til hovedkontoret eller ethvert kontor til kontrol af låneforslag.

Elektronisk adgang til dokumenter letter ikke blot hurtigere adgang til dokumenter, men reducerer også papirarbejde, da behovet for flere kopier elimineres. Opbevaring af dokumenter er på magnetiske medier, og dermed er lagringspladsen, der kræves til formålet, reduceret. Med computerbaserede dokumentstyringssystemer bliver eksekutivernes placering irrelevant for adgang til dokumenter.

Således kan disse systemer være meget nyttige i et kontormiljø, hvor rejsende ledere deler arbejdsplads på kontoret. Med stigende omkostninger til kontorlokaler vil computerbaserede dokumentadgangssystemer sandsynligvis få mere popularitet.

Tilgængeligheden af ​​software til optisk tegnlæsere (OCRs) har gjort computerbaserede dokumentstyringssystemer endnu mere populære. Disse softwarepakker konverterer billederne af dokumenter til tekst, der kan bruges til videre behandling ved hjælp af enhver tekstbehandler.

Meddelelseskommunikationssystemer:

Virksomheder har brugt en række kommunikationssystemer til at sende og modtage meddelelser. De omfatter telefon, mail, fax (fax) osv. De computerbaserede meddelelseskommunikationssystemer tilbyder en masse økonomi ikke kun med hensyn til reduceret tid ved afsendelse eller modtagelse af meddelelsen, men også med hensyn til pålidelighed af meddelelsen og omkostningerne ved kommunikation .

De tre grundlæggende komponenter i computerbaserede meddelelseskommunikationssystemer er:

jeg. Elektronisk mail

ii. Voice Mail

iii. Fax

Elektronisk mail:

Forskellen mellem den normale post, -interpersonel kommunikation af information i form af tekst og billeder i forhold til andre former for interpersonel kommunikation, såsom telefon-e-mailen, er dens ikke-samtidige kommunikation, hvor modtageren af ​​modtageren ikke er nødvendig ved tidspunktet for transmission.

Posten er blevet brugt af virksomheder for længe og er stadig et af de mest populære ikke-samtidige kommunikationsmedier. Den elektroniske post har dog væsentligt ændret måden, hvorpå meddelelser udveksles mellem enkeltpersoner og virksomheder.

Den elektroniske post, der almindeligvis hedder E-mail, er et computerbaseret elektronisk mailing system til elektronisk transmission af information, herunder meddelelser, dokumenter og billeder mellem to eller flere personer.

Hovedelementerne i e-mail er:

a) elektronisk transmission:

Overførslen af ​​meddelelser med E-mail er elektronisk, og meddelelsen er meget hurtig, næsten øjeblikkelig. Bekræftelsen af ​​transmission er også hurtig, og pålideligheden er meget høj.

b) Online udvikling og redigering:

E-mail-meddelelsen kan udvikles og redigeres online før transmission. Den online udvikling og redigering eliminerer behovet for brug af papir i kommunikation. Det letter også opbevaring af meddelelser på magnetiske medier, hvilket reducerer det nødvendige rum til at gemme meddelelserne.

c) Broadcasting og rerouting:

E-mail tillader at sende en besked til et stort antal målmodtagere. Således er det nemt at sende et cirkulært til alle filialer af en bank ved hjælp af e-mail, hvilket resulterer i en masse papirbesparelse. E-mailen kunne omdirigeres til personer, der har direkte interesse i meddelelsen med eller uden at ændre eller tilføje relaterede oplysninger til meddelelsen.

For eksempel kan den e-mail, som markedsføringschefen modtager fra en kunde, der registrerer en klage vedrørende produktkvalitet, omdirigeres til kvalitetskontrolafdelingen for kommentarer og handling i den ende.

d) Integration med andre informationssystemer:

E-mailen har den fordel at være integreret med de øvrige informationssystemer. En sådan integration hjælper med at sikre, at meddelelsen er nøjagtig, og de oplysninger, der kræves for meddelelsen, fås hurtigt.

e) Portabilitet:

E-mail gør modtagerens og afsenderens fysiske placering irrelevant. E-mailen kan fås fra enhver personlig computer udstyret med de relevante kommunikations hardware, software og linkfaciliteter. En leder i hovedkontoret kan få adgang til hans e-mail-meddelelser, mens han er i filialen placeret i et fjerntliggende område eller endda på et feriested med links som telefonlinjer.

f) Økonomisk:

Fremskridtene inden for kommunikationsteknologi og konkurrence blandt kommunikationsudbyderne har gjort E-mail den mest økonomiske måde at sende meddelelser på. Da transmissionshastigheden øges, falder tidsmæssig pris på kommunikationsmedier pr. Side yderligere, hvilket øger populariteten af ​​e-mail.

E-mailen viser sig at være meget nyttig ikke kun for formell kommunikation, men også for uformel kommunikation inden for erhvervslivet. Markedsoplysningerne og personlige udtalelser fra de ledende medarbejdere finder nu imprints i e-mail-meddelelserne til deres chefer og peer-grupper.

Kommunikation i arbejdsgrupper kan forbedres væsentligt ved korrekt brug af E-mail-faciliteter. E-mailens succes til forbedring af intra-organisatorisk kommunikation afhænger dog i høj grad af arbejdskulturen i organisationen.

Fax:

Fax (Fax) er elektronisk kommunikation af billeder af dokumenter via telefonlinjer. Den computerbaserede faxteknologi automatiserer faxkommunikation og tillader deling af faxfaciliteter. Det bruger specielle software- og faxservere til at sende og modtage faxmeddelelser ved hjælp af fælles kommunikationsressourcer.

Disse servere har evnen til at modtage faxmeddelelser og omdirigere dem automatisk til den tilsigtede modtager efter at have set den på den centrale computer. På samme måde kan ledere i en virksomhed overlade faxmeddelelsen til serveren, som automatisk sender den til den tilsigtede modtager.

Computerbaserede faxsystemer gemmer ledelsestid ellers brugt i køer på den fælles fax facilitet, opkald og tilslutning med den ønskede modtager faxmaskin. Disse systemer hjælper også med at reducere omkostningerne ved at sende beskeden, da det er muligt for serverne at ringe under lave takstimer automatisk.

Visningsanlægget hjælper også med at kontrollere problemet med junk mail fra forskellige leverandører. At udrydde en sådan mail hjælper meget med at reducere den tid, der kræves for at gennemgå faxmeddelelserne, og hjælper kun med at fokusere på vigtige meddelelser ved at reroutere de mindre vigtige, der skal håndteres på de lavere niveauer. Selvfølgelig reduceres brugen af ​​papir ved hjælp af disse systemer.

Voicemail:

Voicemail er en variant af e-mailen. Telefonsvareren sender meddelelser som digitaliseret stemme. Modtageren af ​​telefonsvareren skal ringe til en telefonsvarer eller få adgang til den elektroniske postkasse ved hjælp af det angivne udstyr, og han kan høre den talte besked i afsenderens stemme.

Den sikrede type telefonsvarer kan kræve, at modtageren indtaster identifikationskoden, før adgangen til de lagrede oplysninger gives. Voicemail er meget nyttig i informationssystemer, der sørger for informationsbehov hos eksterne enheder.

For eksempel kan kunderne stille spørgsmål vedrørende status for udførelsen af ​​deres ordrer ved hjælp af telefonsvarertjenesten, der er forbundet med virksomhedens produktionsinformationssystem.

Telekonferencer og videokonferencesystemer:

Telekonferencer afholder et forretningsmøde med mere end to personer placeret på to eller flere forskellige steder. Telekonferencen hjælper med at reducere tid og omkostninger ved mødet, da deltagerne ikke behøver at rejse for at deltage i mødet. Telekonferencer kan være lyd- eller videokonferencer med eller uden brug af computersystemer.

Den computerbaserede telekonference har fordelen af ​​fleksibilitet med hensyn til forudindspillede præsentationer og integration med andre informationssystemer. Med fremskridt inden for multimedieteknologier er desk-top telekonference-systemer nu tilgængelige til overkommelige priser.

Disse systemer er baseret på personlige computere med et digitalkamera og kører på visuel kommunikationssoftware. Kommunikationsforbindelserne er stadig ret dyre, hvilket gør desktop videokonferencer kun nyttige til udvalgte applikationer. De møder, der er bedst egnet til tele- / videokonferencer, er dem, der er svage i konflikter, da de ikke er så effektive som personlige kontaktmøder.

Effektiviteten kan dog forbedres ved at give brugerne en korrekt træning vedrørende de systemer og bevægelser, der er en del af kroppens sprog. De mest almindelige anvendelser af computerbaseret telekonference omfatter ledelseskommunikation og uddannelse, budgetmøder, tekniske konsultationer, projektanmeldelser, kontraktforhandlinger mv.

Fordele ved Office Automation Systems:

Kontorautomatiseringssystemer, der på et tidspunkt anses for trivielle, er nu fokus for opmærksomheden på grund af de stigende omkostninger ved faglært arbejdskraft.

Med forbedringen af ​​kommunikations- og multimedieteknologier vil kontorautomatiseringssystemerne hjælpe med:

jeg. Forbedring af kommunikation inden for en organisation og mellem organisationer.

ii. Reducer cykeltiden mellem forberedelse af meddelelser og modtagelse af meddelelser ved modtagerens ende.

iii. Reducer omkostningerne ved kontorkommunikation både med hensyn til ledelsens tid og omkostningerne ved kommunikationsforbindelser.

iv. Sikre nøjagtigheden af ​​kommunikationsstrømmene.

Selvfølgelig skal kontorautomatiseringssystemer, ligesom ethvert andet informationssystem, underkastes korrekt kontrol. Problemet med junk E-mail, misbrug af post, involvering af ledere i kommunikation, der ikke er relateret til deres art af arbejde, sikkerhed og privatlivets fred, er ret almindeligt. Kontrolsystemer til at løse disse problemer skal udvikles for at få fuldt udbytte af kontorautomatiseringssystemerne.

Behov Resource Matching:

Hver type informationssystem har sit eget anvendelsesområde og har vist sig at være gavnligt for virksomheder. Imidlertid vil omkostningerne og virkningerne af hver type informationssystem sandsynligvis afvige fra organisation til organisation.

Det er derfor afgørende for en leder at undersøge omkostningerne og mulige virkninger af BIS på organisationen, inden en bestemt type informationssystem vælges til gennemførelse.

Følgende aspekter skal overvejes, mens man beslutter om porteføljen af ​​informationssystemer i en virksomhed:

Tynd linje af afgrænsning:

Det kan bemærkes, at afgrænsningslinjen mellem forskellige typer informationssystemer er meget tynd og sløret. Det kan i visse tilfælde være vanskeligt at klassificere et givet informationssystem som DSS eller EIS. Nogle EIS kan også bruge BES værktøjer.

De forskellige typer informationssystemer kan have fælles funktioner. Det repræsenterer forholdet og overlappningen af ​​nogle af informationssystemerne. Som det kan bemærkes, kan de forskellige kendetegn ved ethvert informationssystem også findes signifikant i et andet informationssystem.

Omkostningsstrukturer:

Omkostningsstrukturerne varierer for hver type informationssystem. For eksempel vil Enterprise Resource Planning System koste alt mellem Rs 10 og Rs 50 lac, mens ethvert Transaction Processing System kan indebære udgifter tættere på en procent af prisen på et ERP-system. Udvælgelsen af ​​et informationssystem til virksomheden vil blive stærkt påvirket af omkostningsovervejelser.

Forskellige fordele:

Fordelene ved et givet informationssystem ville være forskellige for forskellige typer virksomheder og virksomheder. For eksempel kan EIS være mere nyttigt i organisationer, der er involveret i nyere typer forretninger, og DSS vil tilbyde flere fordele, hvor mellemled til øverste niveau ledelse får en masse frihed med hensyn til beslutningstagning. ERP'er ville være mere nyttige i forholdsvis større organisationer, der er mere disciplinerede i at overholde instruktioner mv.

Skalerbarhed:

Mange informationssystemer giver stor fleksibilitet med hensyn til forskellige softwarekomponenter og dybden af ​​analyse af information. For eksempel er ERP'erne generelt meget skalerbare, og som sådan kan forskellige forretningsprocesser og analyseværktøjer udelukkes i den indledende fase af implementeringen. Som følge heraf kan omkostningerne til informationssystemet bestemmes med en rimelig grad af nøjagtighed først, efter at informationssystemets omfang er klart defineret.

En stor fleksibilitet tilbydes af de fleste informationssystemer med hensyn til deres omfang og omkostningsfaktorer. Det er derfor vigtigt at identificere virksomhedernes informationsbehov og matche informationssystemressourcerne med informationsbehovene i betragtning af omkostningsfaktorerne.