Gennemførelse af et budgetkontrolsystem: 7 Nødvendige trin

Følgende punkter fremhæver de syv nødvendige skridt til en vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem, dvs. 1) Organisationen for Budgetkontrol, 2) Budgetcentre, 3) Budgetmanual, 4) Budgetansvarlig, 5) Budgetudvalg, (6) Budgetperiode og (7) Bestemmelse af nøglefaktor.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 1. Organisation for budgetkontrol:

Den rette organisation er afgørende for en vellykket forberedelse, vedligeholdelse og administration af budgetter. Der nedsættes et budgetudvalg, der omfatter afdelingslederne for forskellige afdelinger. Alle de funktionelle hoveder er pålagt ansvaret for at sikre en korrekt gennemførelse af deres respektive afdelingsbudgetter.

Et organisationsoversigt for budgetkontrol er angivet nedenfor:

Den administrerende direktør er den overordnede med ansvar for budgetsystemet. Han udgør et budgetudvalg til udarbejdelse af realistiske budgetter. En budgetansvarlig er indkaldelsen til budgetudvalget, der koordinerer budgetterne for forskellige afdelinger. Ledere i forskellige afdelinger er ansvarlige for deres afdelingsbudgetter.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 2. Budgetcentre:

Et budgetcenter er den del af organisationen, som budgettet er udarbejdet for. Et budgetcenter kan være en afdeling, afdeling af en afdeling eller en anden del af afdelingen. Etableringen af ​​budgetcentre er afgørende for at dække alle dele af organisationen. Budgetcentrene er også nødvendige til omkostningskontrol. Vurderingen af ​​udførelsen af ​​forskellige dele af organisationen bliver let, når forskellige centre er etableret.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 3. Budgetmanual :

En budgetmanual er et dokument, der beskriver de opgaver og de ansvar, som de forskellige ledere har for de budgetter, der er involveret. Det specificerer relationerne mellem forskellige funktionærer.

En budgetmanual dækker følgende spørgsmål:

(i) En budgetmanual definerer klart målene for budgetkontrolsystemet. Det giver også fordelene og principperne i dette system.

ii) Opgaver og ansvar for forskellige personer, der beskæftiger sig med forberedelse og gennemførelse af budgetter, findes også i en budgetmanual. Det gør det muligt for ledelsen at kende personer, der beskæftiger sig med forskellige aspekter af budgetter og præcisere deres opgaver og ansvar.

(iii) Den giver oplysninger om sanktionsmyndighederne om forskellige budgetter. De forskellige leders finansielle beføjelser er angivet i manualen for at gøre det muligt at bruge beløb på forskellige udgifter.

(iv) En ordentlig tabel for budgetter, herunder afsendelse af præstationsrapporter, tegnes således, at hvert arbejde starter i tide og en systematisk kontrol udøves.

(v) Prøveformularerne og antallet af kopier, der skal bruges til udarbejdelse af budgetrapporter, vil også blive angivet. De involverede budgetter bør tydeligt fremgå.

vi) Længden af ​​forskellige budgetperioder og kontrolpunkter er tydeligt angivet.

(vi) Den procedure, der skal følges i hele systemet, skal tydeligt fremgå.

(viii) En regnskabsmetode, der skal anvendes til forskellige udgifter, bør også fremgå af manualen.

En budgetmanual hjælper med at kende hver enkelt medarbejders rolle, hans pligter, ansvaret, måder at udføre forskellige opgaver mv., Og det hjælper også med at undgå tvetydighed af enhver tid.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 4. Budgetansvarlig:

Den administrerende direktør, der er øverst i organisationen, udpeger en person som budgetofficer. Budgetansvarlig har bemyndigelse til at undersøge budgetterne udarbejdet af forskellige funktionelle hoveder og foretage ændringer i dem, hvis situationen kræver det. Den faktiske udførelse af forskellige afdelinger meddeles budgetansvarlig.

Han bestemmer afvigelserne i budgetterne og tager de nødvendige skridt til at rette op på eventuelle mangler. Han arbejder som koordinator blandt forskellige afdelinger og overvåger de relevante oplysninger. Han informerer også øverste ledelse om udførelsen af ​​forskellige afdelinger. Budgetansvarlig vil kun kunne udføre sit arbejde godt, hvis han er fortrolig med arbejdet i alle afdelinger.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 5. Budgetudvalg:

I små skalaer er revisor ansvarlig for forberedelsen og gennemførelsen af ​​budgetter. I store mål vedrører et udvalg, der kaldes Budgetudvalget. Hovederne for alle de vigtige afdelinger bliver medlemmer af dette udvalg. Udvalget er ansvarlig for udarbejdelse og gennemførelse af budgetter. Medlemmerne af dette udvalg stillede sagen for deres respektive afdelinger og hjælper udvalget til at træffe kollektive beslutninger, hvis det er nødvendigt. Budgetofficer fungerer som koordinator for dette udvalg.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 6. Budgetperiode:

En budgetperiode er den tid, hvor et budget er udarbejdet. Budgetperioden afhænger af en række faktorer. Det kan være anderledes for forskellige brancher, eller endda det kan være anderledes i samme branche eller virksomhed.

Budgetperioden afhænger af følgende overvejelser:

(a) Typen af ​​budget dvs. salgsbudget, produktionsbudget, råvare købsbudget, investeringsbudget. Et investeringsbudget kan være for en længere periode, dvs. 3 til 5 år: køb, salg budgets kan være i et år.

b) arten af ​​efterspørgslen efter produkterne

c) Tidspunkter for tilgængeligheden af ​​finanserne.

(d) Cyclernes økonomiske situation.

(e) Varigheden af ​​handelscyklusser.

Alle ovennævnte faktorer tages i betragtning under fastsættelsen af ​​budgetperioden.

Vellykket gennemførelse af et budgetkontrolsystem Trin # 7. Bestemmelse af nøglefaktor:

Budgetterne er forberedt på alle funktionsområder. Disse budgetter er interafhængige og indbyrdes forbundne. En passende koordinering mellem forskellige budgetter er nødvendig for at gøre budgetkontrollen til en succes. Begrænsningerne for nogle budgetter kan også have indflydelse på andre budgetter. En faktor der påvirker alle andre budgetter er kendt som nøglefaktor eller hovedfaktor.

Der kan være en begrænsning på mængden af ​​varer, som en bekymring kan være i sig selv. I dette tilfælde vil salget være en nøglefaktor, og alle andre budgetter vil blive udarbejdet ved at tage højde for mængden af ​​varer, som bekymringen vil kunne sælge. Råvareforsyningen kan være begrænset; så produktion, salg og kontant budgetter vil blive besluttet i henhold til råvare budget. Tilsvarende kan plantekapacitet være en nøglefaktor, hvis udbuddet af andre faktorer er let tilgængeligt.

Nøglefaktoren kan ikke nødvendigvis forblive den samme. Råmaterialetilførslen kan begrænses ad gangen, men den kan være let tilgængelig på et andet tidspunkt. Salget kan øges ved at tilføje flere salgspersonale mv. På samme måde kan andre faktorer også forbedre sig på forskellige tidspunkter. De vigtigste faktorer fremhæver også virksomhedens begrænsninger. Dette vil gøre det muligt for ledelsen at forbedre de pågældende afdelings arbejde, hvor der er mulighed for forbedring.