Human Resource Records: Typer, mål, væsentlige forhold og forholdsregler
Human Resource Records: Typer, mål, essentials og forholdsregler!
Human resource records refererer til de informative dokumenter, som en organisation bruger til at udføre sine funktioner. Det repræsenterer organisationens hukommelse. Optegnelserne indeholder oplysninger om organisationen, som opretholdes i konkret form, dvs. skrevet, billedkunst, diagrammer mv.
De er derfor konkrete beviser for organisationens aktiviteter. Personalejournaler giver information om HR-stillingen i organisationen f.eks. - optegnelser vedrørende uddannelse, præstationer, fravær, lønninger, arbejdsomsætning, produktivitet, moralundersøgelser, jobtilfredshed, social sikring, medarbejderes velfærd mv. Konventionelle journaler opbevares i form af papirer, kort, filer, diagrammer, blåtryk mv. Men i moderne tid lagres arkiver i C.Ds, videofilm, lydkassetter mv.
Typer af oplysninger:
Regnskabet udarbejdes af rapporter, møder, ordrer mv. De indeholder oplysninger om medarbejdere, fagforeninger, arbejdsgiver, regering, jobbeskrivelse, jobanalyse, rekruttering, udvælgelse, forfremmelse, overførsel, opsigelse, omfordeling, uddannelse og udvikling, lægge off, strejker, PF-bidrag, personalegoder, løn, klageforhold osv.
Målsætninger for personoplysninger:
Hovedformålet med registrering i ikke opbevaring, men at have oplysninger til analyse af forskellige problemer. Effektivt lagrede poster muliggør bedre analyse af problemerne.
Records tjener følgende formål.
(1) Hjælp ledere til at identificere, forberede og gennemføre uddannelsesprogrammer for medarbejdere og ledelsesudvikling for ledere.
(2) Tilrettelægger beslutningstagningen med hensyn til overførsel, forfremmelse, nedbringelse, omplacering mv.
(3) Hjælper med at udarbejde lønninger.
(4) Giver mulighed for at give oplysninger om ulykker, fravær, arbejdsomsætning, lønninger til statslige organer.
(5) Tilrettelægger revision af menneskelige ressourcer.
(6) Aktiver forskning i menneskelige relationer.
(7) Giv kendskab til gyldigheden af ansættelsestest og interviews.
(8) Vedligeholdelse af data vedrørende blade, træning, forfremmelse, overførsel, afskedigelser, afskedigelser, udgifter i forbindelse med personalegoder mv.
Grundlæggende om en god post:
For at nå ovenstående mål skal en god rekord omfatte følgende funktioner:
(1) Det skal være objektivt. Det bør opretholdes for at opfylde de angivne mål.
(2) Optagelsen skal være enkel og let at forstå.
(3) Det bør være nøjagtigt uden risiko for fejl eller svig.
(4) Det skal være i overensstemmelse med behovene.
(5) Det bør være let sporbart eller tilgængeligt.
(6) Ved opretholdelse af optegnelserne skal princippet om økonomi følges. Vedligeholdelse af optegnelser bør ikke være dyrt.
(7) Det bør være nyttigt for en bedre forvaltning af erhvervslivet. Nødvendige papirer bør ikke opbevares i optegnelser.
(8) Der bør være let adgang til de krævede oplysninger og bør derfor opretholdes i overensstemmelse hermed.
(9) Forskellige optegnelser bør let differentieres.
(10) Der bør ikke være dobbeltarbejde.
(11) Optageren skal deputeres for at passe vedligeholdelse af optegnelser.
Forholdsregler ved vedligeholdelse af optegnelser:
Optegnelserne tjener mange formål. Personaleregistret skal opretholdes fra datoen for deres frembringelse til tidspunktet for deres pensionering eller afgår organisationen. Ifølge Jucius Michael er visse forholdsregler afgørende for at opretholde personaldokumenterne.
De er:
(1) Alle ansættelsesoplysninger for hver medarbejder kan opbevares i en mappe. De øvrige oplysninger om medarbejderen som præstationsevaluering, uddannelsesmæssige kvalifikationer, træning, disciplinære handlinger, hvis nogen, mod personale mv. Er placeret i mappen.
(2) Udover mappen kan et kort indeholdende vigtige oplysninger indleveres i mappen, der gør det muligt at få medarbejderposten til at være tilgængelig på et hvilket som helst tidspunkt.
(3) I nogle tilfælde, hvor antallet af ansatte er meget stort, kan databehandlingsudstyr anvendes til at opretholde optegnelser.
Typer af personoplysninger:
Grundlagrene for personale i industrivirksomheder er følgende: -
Individuel servicetegn:
Denne post indeholder navn og adresse, køn, alder, uddannelsesmæssige kvalifikationer, erfaring, afdeling og afdeling, dato for udnævnelse, dato for overordnede, løn, stigning, forfremmelse modtaget, overførsel mv. Af medarbejderen.
Præstationsoptegnelse:
Bedømmelse givet til hver medarbejder på grundlag af årlig præstationsvurdering er inkluderet i denne post.
Forlad Records:
Det omfatter de forskellige typer af blade taget af medarbejderne og bladene balance.
Træningsoptegnelse:
Dette omfatter de uddannelsesprogrammer, som medarbejderne har med dato og klokkeslæt.
Sundhed og sikkerhed Records:
Disse poster indeholder oplysninger om ulykker, medicinske rapporter, forsikringsoptegnelser mv.
