Sådan overvinder du kommunikationshindringer i din organisation? - Besvaret!

Det er meget vigtigt for ledelsen at genkende og overvinde hindringer for effektiv kommunikation til operationel optimering. Dette indebærer diagnosticering og analyse af situationer, udformning af korrekte meddelelser, valg af passende kanaler til kommunikation af disse meddelelser, bistand af modtagere af meddelelser med korrekt afkodning og tolkning af meddelelserne og tilvejebringelse af et effektivt og effektivt feedbacksystem.

Image Courtesy: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Nogle af de trin, der kan tages i denne henseende er:

1. Feedback og opadgående kommunikation:

Feedback hjælper med at reducere misforståelser. Oplysningerne overføres mere præcist, når modtageren får mulighed for at anmode om præciseringer og svar på eventuelle spørgsmål om meddelelsen. Tovejs kommunikation, selvom det er mere tidskrævende, undgår mistillid og fører til tillid og åbenhed, der opbygger et sundt forhold mellem afsender og modtager og bidrager til effektiv kommunikation. Opadgående kommunikation styrkes ved at holde en åben dørpolitik og give arbejdstagerne mulighed for at give forslag, som bør tages alvorligt af ledelsen ved at anerkende dem og træffe passende foranstaltninger.

2. Forbedre lyttefærdigheder:

Ifølge Stuart Chase er "lytning den anden halvdel af at tale" og er meget vigtig del af kommunikationsprocessen. Lytning er en aktiv mental proces og går ud over blot at høre. Gode ​​lyttevaner fører til bedre forståelse og gode relationer til hinanden. Lytning er en erkendelse af, at modtageren har ansvar i kommunikationsprocessen. Nogle af retningslinjerne for effektiv lytning er:

a) Lytning kræver fuld opmærksomhed til højttaleren. Lad ikke dit sind vandre eller være optaget af noget andet, ellers ville du ikke kunne forstå meningen med budskabet i sin helhed.

b) Sprogets anvendte tone og følelser skal have den rette opmærksomhed. Lyt efter følelser i meddelelsesindholdet og svar positivt på disse følelser.

c) Still spørgsmål til at præcisere punkter, som du ikke forstår klart og reflektere over for højttalerens forståelse af, hvad der er blevet sagt.

d) Sørg for, at der ikke er udenforstyrrelser og interferens i løbet af samtalen.

e) Døm ikke betydningen af ​​budskabet på grund af dine tidligere forhold og erfaringer med afsenderen eller på grund af dine opfattelser om ham, positiv eller negativ.

f) Gå ikke til konklusioner før meddelelsen er forbi og forstås klart.

g) Opsummer og omstil meddelelsen, efter at den er færdig, og dobbelt så sikker på indholdet og hensigten med meddelelsen.

3) Udvikle skrivefærdigheder:

Klart skrevne meddelelser kan hjælpe med at undgå semantiske og opfattelsesmæssige hindringer. En velskrevet kommunikation eliminerer muligheden for misforståelse og fejlfortolkning. Når man skriver meddelelser, ville det være klogt at vedtage KISS-princippet, som betyder "Hold det kort og simpelt, og dermed gøre meningen så klar som mulig, så den opnår det ønskede formål. Nogle nyttige tip i skriftlig kommunikation foreslås af Robert Degise som følger:

a) Hold ordene enkle:

Dette vil reducere dine tanker til det væsentlige, og meddelelsen bliver lettere at forstå af modtageren. Meddelelsen vil gå tabt, hvis ordene er komplekse og ikke låne for at fjerne en enkelt betydning.

b) Skal ikke skrues ned efter regler om sammensætning:

Mens reglerne for grammatik og sammensætning skal respekteres, bør de ikke have prioritet i forhold til det endelige formål med kommunikationen.

c) Skriv kortfattet. Brug så få ord som muligt:

Vær ikke kort på bekostning af fuldstændighed, men udtrykker dine tanker, meninger og ideer i det færrest mulige antal ord.

d) Vær specifik:

Vaguen ødelægger nøjagtighed, hvilket fører til misforståelse af meningen med meddelelsens hensigt. Derfor være specifik og til punktet.

4) Undgå troværdighed huller:

Kommunikation er en kontinuerlig proces, og formålet med kommunikation er fuldstændig og præcis forståelse af budskabet samt skabelse af tillid blandt alle medlemmer af organisationen. Derfor skal ledelsen være oprigtig og bør tjene tillid hos underordnede. Ledelsen skal ikke kun være følsom over for arbejdstagernes behov og følelser, men også dets løfter bør støttes af handlinger.

Ledelsens ord skal være så godt som en obligation. Først da ville en atmosfære af behagelighed tilfalde, hvilket ville forbedre kommunikationsprocessen. Ifølge undersøgelser foretaget af J. Luft skaber åbenhed og en tillidssammenhæng sunde relationer og lukker troværdighedsspalter og bidrager dermed til effektivitet og forbedring af kommunikationen.