Udarbejdelse af et brev: 3 hovedprocedurer

Denne artikel beskriver de tre hovedprocedurer, der skal følges under udarbejdelsen af et brev. Procedurerne er: 1. Planlægning 2. Udformning og korrektion 3. Principer, der skal observeres.

Udarbejdelse af et brev: Procedure # 1. Planlægning:

Et brev skal være velplanlagt. Planlægning betyder forudtanke. Alle punkter skal først tænkes. Ved besvarelse af et brev skal originalbrevet læses omhyggeligt, og hovedpunkterne kan helst understreges. Et brev har et formål, det har en mening, og det har en tone. Alle disse tre karakteristika af et brev skal tages i betragtning.

Udarbejdelse af et brev: Procedure # 2. Udarbejdelse og korrektion:

Et brev udarbejdes først, givet en læsning til korrektion og forbedring, og endelig er det skrevet ud.

Udarbejdelse af et brev: Procedure # 3. Principper, der skal observeres:

Følgende principper skal overholdes under udarbejdelsen af de forskellige dele af et brev:

(a) Re: Overskriften:

Overskriftsdelen af et brev er generelt trykt på et brevpapir med undtagelse af datoen og referencenummeret. (Ordet 'Messrs' skal ikke skrives før afsenderens navn, mens du skriver et brev i en eksamenshal, fordi det trykte brevpapir ikke har det.) Der er forskellige måder at skrive datoen på.

Den bedste metode er-nævne måneden først, derefter datoen (med komma) og sidste år. For eksempel 13. april 1988. Det kan være skrevet 13. april 1988. Men det skal ikke skrives som 13/4/88 og helst ikke som 13.4.88. Referencenummeret kommer ud af filnummeret.

(b) Re: Indvendig adresse:

Det er altid godt at adressere en person ved sin officielle betegnelse, fx direktøren, administrerende direktør, sekretæren, marketingchef mv.

Mens du sætter navnet på personen, skal du huske på følgende punkter:

(i) Ordet »Messers« må ikke bruges før navnet på et firma, fordi et selskab er en person i lovens øje, men Messers er flertal af Mister. 'Messers' kan kun bruges før navnet på et partnerskabsfirma.

(ii) Under skrivning af hr. eller fru er der ingen begrundelse for at sætte et "fuld stop" efter det som hr. eller fru, fordi første bogstav "m" og sidste bogstav "r" eller "s" er der. Det samme gælder for Dr. (Doctor). Men der skal være et 'fuldstop', mens du skriver Prof, fordi den sidste del af ordet 'essor' slettes. Hele stop er nødvendigt efter 'Co.' men ikke efter 'Ltd'. I dag er Ms skrevet i stedet for Frøken. Indvendig adresse er ikke nødvendig, mens du skriver et cirkelbrev.

(c) Re: Åbning hilsen eller hilsen:

Når en enkeltperson (han) er adresseret, skal "Dear Sir" anvendes. Når et partnerskabsfirma er rettet (med mr. Før dets navn), 'kære herrer', skal være den rigtige formular. Når en enkelt person (kvindelig) er rettet, skal den være 'Fru' og ikke 'Kære Fru'. Mens du adresserer et firma 'Kære Sirs', kan du ikke bruge det fordi et firma er en person. Og da det er en kunstig person, kan den ikke adresseres direkte.

Det korrekte skridt skal være at henvende sig til en medarbejder i selskabet. I tilfælde af et cirkelbrev skal hilsen være »Kære Herre« eller »Herre«. Brug af ordet 'Sir' er ikke ønskeligt, medmindre brevet er rettet til en højt respekterbar person, f.eks. Indiens præsident, en dommer, en redaktør mv. En underordnet kan med sikkerhed bruge 'Dear Sir' til sin chef.

(d) Re: Bogstavets krop:

Den sværeste opgave er at skrive den første sætning, især når brevet er et første bogstav og ikke et svar. Generelt er en kort introduktion nødvendig. For eksempel-Vi skriver til dig med hensyn til ................ Vi beskæftiger os med ....... (navn varen) i nogen tid og vil gerne ..................... .. Lad os introducere os selv som forhandlere i / producenter af ................ Venligst (Venligst) henvis til vores cirkulærebrev nr. ................... af ......... .. (sæt datoen) ......., Venligst (Venligst) henvis til den diskussion, du havde med vores repræsentant, der opfordrede dig til osv. Ved skrivning af et svarbrev skal der henvises til det oprindelige brev. Den bedste måde at henvise til er ......... .. Venligst (venligst) henvis til dit brev nr. ..................... af ....... (angiv datoen). Eller Deres brev nr. ................. af .......... (angiv datoen). Det er bedre at skrive 'af ......... ..' i stedet for 'dateret ......... ..'.

Der er almindelig vane med at afslutte et brev med 'Thanking' eller 'Thank you in anticipation', eller 'Forsikre dig bedst af vores tjenester' osv. Disse er alle dårlige udtryk og forkerte. Disse bør ikke skrives. De korrekte udtryk er: 'Tak'. Med tak '. "Med venlig hilsen". 'Med venlig hilsen'. 'Med venlig hilsen'. Hvis 'Thanking' eller 'Thank you in anticipation' eller 'Assuring you best of our services', skrives så 'Jeg er' eller 'Jeg forbliver' eller 'Vi er' eller 'Vi forbliver' Skal skrives før 'Yours faithfully' eller 'Yours truly' eller 'Yours very truly'.

(e) Re: The Complimentary close:

'Deres trofaste' eller 'Deres virkelig' skal være den bedste form. Med venlig hilsen skal det være godt, når en underordnet skriver til sin overordnede. Skrive-'Yours lydigt ', er en dårlig form.

(f) Re: Punctuation:

Alle unødvendige tegnsætninger under skrivning af navn eller adresse skal undgås. For eksempel, i stedet for at skrive 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013, er det bedre at skrive 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. Komma efter 18 er overflødig, men kommaet efter Road er nødvendigt. Hyphen er ubrugelig.

(g) Re:

Dato og underskrift-Et forretningsbrev uden en dato eller uden en ordentlig underskrift (signatur med betegnelse) er meningsløs.