Departmentalisation: Betydning, Behov og Typer

Læs denne artikel for at lære om Departmentalisation. Efter at have læst denne artikel vil du lære om: 1. Betydning af afdelingen 2. Behov for og betydning af afdelingen 3. Typer 4. Faktorer der skal overvejes.

Betydning af afdelingen:

'Afdelingen' eller 'Afdelingen' er processen med at gruppere virksomhedens aktiviteter i flere enheder med henblik på administration på alle niveauer.

De således oprettede administrative enheder kan betegnes som afdelinger, divisioner, enheder, filialer, sektioner mv.

Organiseringsprocessen består i at opdele og gruppere de værker, der skal udføres i en virksomhed, og tildele forskellige opgaver og ansvar til forskellige mennesker.

Opdeling af arbejdet betyder naturligvis identifikation af individuelle aktiviteter, der skal gennemføres for at nå de organisatoriske mål. Men når de forskellige aktiviteter er blevet identificeret, er det nødvendigt at gruppere dem sammen på et eller andet logisk grundlag, så et hold kan organiseres.

Afdelingen kan give en nødvendig grad af specialisering af ledende aktiviteter for effektiv præstation. Det kan forenkle ledelsens opgaver inden for et brugbart spænd. Det giver også grundlag for, hvorpå de øverste ledere kan koordinere og kontrollere aktiviteterne i afdelingsenhederne.

Behov for og betydning af afdelingen:

Det grundlæggende behov for afdelingen er at gøre størrelsen på hver afdelingsenhed håndterbar og sikre fordelene ved specialisering. Gruppering af aktiviteter og følgelig af personale til afdelinger gør det muligt at udvide en virksomhed til en vis grad.

Afdelingen er nødvendig på grund af følgende grunde:

1. Fordele ved specialisering:

Afdelingen gør det muligt for en virksomhed at udnytte fordelene ved specialisering. Når hver afdeling ser efter en vigtig funktion, er virksomheden udviklet og effektiviteten i driften øget.

2. Følelse af autonomi:

Normalt oprettes afdelinger i virksomheden med en vis grad af autonomi og frihed. Den ansvarlige for en afdeling kan tage uafhængige beslutninger inden for organisationens overordnede rammer. Følelsen af autonomi giver jobtilfredshed og motivation, der fører til en højere effektivitet af operationer.

3. Udvidelse:

En leder kan overvåge og lede kun nogle få underordnede. Gruppering af aktiviteter og personale til afdelingen gør det muligt for virksomheden at udvide og vokse.

4. Fastsættelse af ansvar:

Afdelingen gør det muligt for hver person at kende den specifikke rolle, han skal spille i den samlede organisation. Ansvaret for resultater kan defineres mere præcist, præcist og præcist, og en person kan holdes ansvarlig for udførelsen af sit ansvar.

5. Ophævelse af lederegenskab:

Afdelingen hjælper med at udvikle ledelseskompetencer. Udvikling er mulig på grund af to faktorer. For det første fokuserer cheferne deres opmærksomhed på nogle specifikke problemer, der giver dem effektive træning på jobbet. For det andet kan ledelsesbehovet til efteruddannelse nemt identificeres, fordi ledernes rolle er foreskrevet, og uddannelse kan give dem mulighed for at arbejde bedre inden for deres specialisering.

6. Anlæg i vurdering:

Bedømmelse af ledelsesmæssige præstationer bliver lettere, når specifikke opgaver er tildelt afdelingspersonale. Ledelsespræstationer kan måles, når aktivitetsområderne er specificeret, og præstationsstandarderne er fastsat. Afdelingen giver hjælp på begge disse områder.

Når en bredere funktion er opdelt i små segmenter og et bestemt segment er tildelt hver leder, er området, der skal vurderes, klart kendt; og de faktorer, der påvirker ydeevnen, kan påpeges lettere. På samme måde kan standarderne for ydeevne løses let, fordi de faktorer, der påvirker arbejdets ydeevne, klart kan kendes. Dermed bliver præstationsvurdering mere effektiv.

7. Administrative kontrol:

Afdelingen er et middel til at opdele den store og komplekse organisation i små administrative enheder. Gruppering af aktiviteter og personale til håndterbare enheder letter administrativ kontrol. Præstationsstandarder for hver afdeling kan præcist bestemmes.

Typer af afdelingen:

Der er flere baser af afdelingen. De mere almindeligt anvendte baser er funktion, produkt, område, proces, kunde, tid osv.

Disse er forklaret nedenfor:

(A) Afdelingen efter funktioner:

Virksomheden kan opdeles i afdelinger på grundlag af funktioner som produktion, indkøb, salg, finansiering, personale mv. Dette er det mest populære grundlag for afdelingen. Om nødvendigt kan en hovedfunktion opdeles i underfunktioner. For eksempel kan aktiviteterne i produktionsafdelingen klassificeres i kvalitetskontrol, materialbehandling og reparation og vedligeholdelse.

Organisationskortet baseret på funktionelle afdelinger er vist i figur 4.10:

Fordele:

Fordelene ved funktionel afdelingen omfatter følgende:

(a) Det er den mest logiske og naturlige form for afdelingen.

(b) Det sikrer udførelsen af alle aktiviteter, der er nødvendige for at nå de organisatoriske mål.

d) det letter delegering af myndighed

(e) Det gør det muligt for øverste ledere at udøve effektiv kontrol over et begrænset antal funktioner.

(f) Det eliminerer overlapning af aktiviteter.

(g) Det forenkler træning, fordi lederne kun skal være eksperter inden for et begrænset antal færdigheder.

Ulemper:

Der er nogle problemer forbundet med funktionel afdelingen. Disse er nævnt nedenfor:

(a) Der kan være konflikter mellem afdelinger.

(b) Rækkevidden til ledelsesudvikling er begrænset. Funktionelle ledere får ikke træning til ledende stillinger. Ansvaret for resultater kan ikke fastsættes på et enkelt funktionelt hoved.

c) Der er for meget vægt på specialisering.

d) Der kan være vanskeligheder med at koordinere aktiviteterne i forskellige afdelinger.

(e) Der kan være ufleksibilitet og kompleksitet af operationer.

(B) Afdelingen for produkter:

I produktafdelingen er hvert hovedprodukt organiseret som en særskilt afdeling. Hver afdeling ser efter produktion, salg og finansiering af et produkt. Produktafdelingen er nyttig, når produktets ekspansion, diversificering, fremstilling og markedsføringsegenskaber primært er vigtige.

Det bruges generelt, når produktionslinjen er kompleks og mangfoldig, der kræver specialiseret viden, og der kræves stor kapital til anlæg, udstyr og andre faciliteter som i bil- og elektronikindustrien.

Faktisk diversificerer mange store virksomheder sig inden for forskellige områder, og de foretrækker produktafdelingen. For eksempel kan et stort firma med en diversificeret produktlinje have tre produktafdelinger, hver for plast, kemikalier og metaller. Hver afdeling kan deles op i produktion, salg, finansiering og personaleaktiviteter.

Fordele:

Produktafdelingen giver flere fordele, som kan fremgå som følger:

(a) Produktafdeling fokuserer individuel opmærksomhed på hver produktlinie, hvilket letter udvidelsen og diversificeringen af produkterne.

b) Det sikrer fuld udnyttelse af specialiserede produktionsanlæg. Personlig færdighed og specialiseret viden om produktionsledere kan udnyttes fuldt ud.

(c) Produktionscheferne kan holdes ansvarlige for hvert produkts rentabilitet. Hver produktdivision er semi-autonom og indeholder forskellige funktioner. Så produktafdeling giver en fremragende træningsfacilitet til topcheferne.

(d) Udførelsen af hver produktafdeling og dens bidrag til de samlede resultater kan let evalueres.

(e) Det er mere fleksibelt og kan tilpasses til forandring.

Ulemper:

Produktafdelingen præsenterer nogle problemer som følger:

(a) Det skaber problemet med effektiv kontrol over produktdivisionerne af topcheferne.

(b) Hver produktionschef hævder sin autonomi uden hensyntagen til organisationens interesser.

c) Fordelene ved centralisering af visse aktiviteter som finansiering og regnskab er ikke tilgængelige.

(d) Der er overlapning af fysiske faciliteter og funktioner. Hver produktafdeling opretholder sit eget specialiserede personale på grund af hvilke driftsomkostninger kan være høje.

e) Der kan være underudnyttelse af plantekapacitet, når efterspørgslen efter et bestemt produkt ikke er tilstrækkeligt.

(C) Afdelingen efter territorium:

Territorial eller geografisk afdelingen er specielt nyttig for store virksomheder, hvis aktiviteter er spredt bredt. Banker, forsikringsselskaber, transportselskaber, distributionsbureauer mv. Er nogle eksempler på sådanne virksomheder, hvor alle aktiviteter i et givet aktivitetsområde er grupperet i zoner, filialer, divisioner mv.

Det er naturligvis ikke muligt for en funktionel leder at håndtere sådanne bredt spredte aktiviteter effektivt. Dette gør det nødvendigt at udpege regionale ledere for forskellige regioner.

Organisationskortet for den territoriale afdeling kan tage følgende formular:

Fordele:

Territorial afdeling tilbyder visse faciliteter i drift. Disse er påpeget nedenfor:

(a) Hver regional leder kan specialisere sig i de særlige problemer i hans region.

(b) Det letter udvidelsen af forretningen til forskellige regioner.

(c) Det hjælper med at opnå fordelene ved lokale operationer. De lokale ledere er mere bekendt med de lokale skikke, præferencer, stilarter, mode osv. Virksomheden kan få intim viden om forholdene på de lokale markeder.

(d) Det medfører besparelser i fragt, husleje og lønomkostninger. Det sparer også tid.

e) Der er bedre koordinering af aktiviteter på en lokalitet gennem etablering af regionale divisioner.

(f) Det giver tilstrækkelig autonomi til hver regional manager og mulighed for at træne ham, da han ser efter hele enheden.

Ulemper:

Territorial afdeling har følgende problemer:

(a) Der er kommunikationsproblemet.

(b) Det kræver flere ledere med generelle ledelsesmæssige evner. Sådanne ledere er muligvis ikke altid tilgængelige.

d) Samordning og kontrol af forskellige filialer fra hovedkontoret bliver mindre effektive.

e) På grund af overlapning af fysiske faciliteter er driftskostnader normalt høje.

f) Der er multiplikation af personale, regnskab og andre tjenester på regionalt plan.

(D) Afdelingen af kunder:

I en sådan afdelingsmetode grupperes aktiviteterne efter type af kunder. For eksempel kan en stor kludbutik opdeles i engros-, detail- og eksportafdelinger. Denne type afdelingen er nyttig for de virksomheder, som sælger et produkt eller en service til en række klart definerede kundegrupper. For eksempel kan en stor konfektioneret beklædningsforretning have en separat afdeling hver for mænd, kvinder og børn. En bank kan have separate låneafdelinger til store og småskala forretningsmænd.

Organisationskortet for kundeorienteret afdelingen kan vises som følger:

Fordele:

De vigtige fordele ved kundeafdelingen er følgende:

(a) Der kan lægges særlig vægt på de særlige smag og præferencer for hver type kunde.

(b) Forskellige typer af kunder kan være tilfredse, let gennem specialiseret personale. Kundernes tilfredshed øger goodwill og salg af virksomheden.

d) Virksomheden kan erhverve intim viden om behovene hos hver kategori af kunder.

Ulemper:

Denne afdelingsmetode kan have visse ulemper, specielt når den følges meget stift. Disse er som følger:

(a) Koordinering mellem salg og andre funktioner bliver vanskelig, fordi denne metode kun kan følges i markedsafdelingen.

(b) Der kan være underudnyttelse af faciliteter og arbejdskraft i nogle afdelinger, især i den periode med lav efterspørgsel.

c) det kan føre til overlapning af aktiviteter og store omkostninger,

(d) Ledere af kundeafdelinger kan lægge pres på særlige fordele og faciliteter.

(E) Afdelingen efter proces eller udstyr:

I sådan type eller afdelingen grupperes aktiviteterne på grundlag af de involverede produktionsprocesser eller det anvendte udstyr. Dette anvendes generelt i fremstillings- og distributionsvirksomheder og på lavere organisationsniveau. For eksempel kan en tekstilfabrik være organiseret til ginning, spinning, vævning, farvning og efterbehandling afdelinger. På samme måde kan en trykkeri have komponent-, korrekturlæsnings-, udskrivnings- og bindingsafdelinger. En sådan afdeling kan også være ansat inden for ingeniør- og olieindustrien.

Organisationskortet for afdelingen efter proces eller udstyr i fremstillingsafdelingen for en tekstilindustri er vist i figur 4.14:

Fordele:

Hovedformålet med en sådan afdeling er at opnå effektivitet og driftsøkonomi. Processerne er sat på en sådan måde, at en række operationer er gennemførlig, hvilket gør operationerne økonomiske. Effektivitet kan opnås, hvis der oprettes afdelinger for hver proces, da hver især har sine egenskaber.

Det giver fordele ved specialisering påkrævet på hvert niveau af de samlede processer. Vedligeholdelsen af planter kan udføres på bedre måde, og manpower kan udnyttes effektivt.

Ulemper:

I en sådan afdeling kan der være vanskeligheder med at koordinere de forskellige procesafdelinger, fordi arbejdet i hver proces afhænger fuldt ud af den foregående proces. Så der er chancer for konflikter blandt ledere, der ser efter de forskellige processer. Det kan ikke bruges, hvor fremstillingsaktivitet ikke involverer forskellige processer.

(F) Afdelingen efter tid og tal:

Under denne afdelingsmetode grupperes aktiviteterne på baggrund af tidspunktet for deres præstationer. For eksempel kan en fabrik, der opererer 24 timer, have tre afdelinger til tre skift-en til morgenen, den anden for dagen og den tredje for natten.

I tilfælde af afdelingen efter tal grupperes aktiviteterne ud fra deres præstation af et bestemt antal personer. For eksempel i soldaterne grupperes soldaterne i squads, virksomheder, bataljoner, regimenter og brigader på grundlag af nummeret for hver enhed.

En sådan type afdelingen er nyttig, hvor arbejdet er repetitivt, arbejdskraft er en vigtig faktor, gruppens indsats er mere betydningsfuld end individuel indsats, og gruppearbejde kan måles. Det bruges til det laveste niveau af organisation.

Faktorer, der skal overvejes ved afdelingen:

Et passende grundlag for afdelingen er en, som letter udførelsen af organisationsfunktioner effektivt og effektivt, således at organisationens mål nås. Da hvert grundlag er egnet til en bestemt type organisation, bliver ofte en kombination af forskellige grundlag vedtaget.

Således bør afgørelsen om afdelingsgrundlagets egnethed overvejes i lyset af forskellige principper eller faktorer, der påvirker en organisations funktion.

Disse faktorer eller principper er beskrevet nedenfor:

1. Specialisering:

En organisations aktiviteter bør grupperes på en sådan måde, at det fører til specialisering af arbejdet. Specialisering hjælper med at forbedre effektiviteten og sikre driftsøkonomi. Det gør det muligt for personalet at blive eksperter.

2. Koordinering:

Helt forskellige aktiviteter kan grupperes sammen under én leder, fordi de skal koordineres. Afdelingen skal således sikre, at de forskellige aktiviteter samles i en afdeling.

3. Kontrol:

Afdelingen skal være sådan, at den letter måling af præstationer og vedtagelse af rettidig afhjælpning. Det skal gøre det muligt for lederne at holde medarbejderne ansvarlige for resultater. Effektiv kontrol hjælper med at opnå organisatoriske mål økonomisk og effektivt.

4. Korrekt opmærksomhed:

Alle aktiviteter, som bidrager til opnåelse af underordnede resultater, bør gives passende opmærksomhed. Dette sikrer, at alle nødvendige aktiviteter udføres, og der er ikke unødvendig dobbeltarbejde. Nøgleområder bør gives særlig opmærksomhed.

5. Økonomi:

Oprettelse af afdelinger indebærer ekstra omkostninger for ekstra plads, udstyr og personale. Således skal mønsteret og antallet af afdelinger være så besluttet, at maksimal mulig økonomi opnås ved udnyttelse af fysiske faciliteter og personale.

6. Lokal tilstand:

Mens der dannes afdelinger, bør der gives tilstrækkelig opmærksomhed til de lokale forhold. Dette er vigtigere for den organisation, der opererer i forskellige geografiske områder. Afdelingen skal justeres i henhold til de disponible ressourcer. Det skal sigte mod fuld udnyttelse af ressourcerne.

7. Menneskehensyn:

Afdelingen bør også overveje det menneskelige aspekt i organisationen. Således skal afdelingerne sammen med de tekniske faktorer, der er omtalt ovenfor, oprettes på grundlag af tilgængelighed af personale, deres holdninger, ambitioner og værdisystemer, uformelle arbejdsgrupper, kulturelle mønstre mv. God opmærksomhed på de menneskelige faktorer vil gøre afdelingen mere effektiv og mere effektiv.