Databehandlingsmaskiner i kontoret: Betydning og typer

Anvendelse af moderne kontormaskiner-databehandlings- og optagelsesmaskiner:

Databehandling:

Betyder:

Forskellige data indsamles på kontoret fra eksterne og interne kilder, som skal behandles til analyse og beslutningstagning. Det er ikke muligt for hukommelsescellen i den menneskelige hjerne at gemme dem. Psykiske beregninger er usædvanligt tunge og anstrengende for at fortolke dataene og for at finde ud af korrelationerne mellem dataene.

Matematiske formler tager meget tid til mental anvendelse og fysisk træning. Der er chancer for fejl. For at overvinde disse vanskeligheder og begrænsninger er mekanisk databehandling blevet udtænkt.

Databehandlingens oprindelse spores tilbage til følgende opdagelser: Pascals regnemaskine (1642), Babbages deferentialanalysator (1820) og Holleriths stansekortudstyr (1889). Hele processen er kendt som EDP eller Electronic Data Processing. Hele ordningen har mødt med revolutionerende forandringer med indførelsen af ​​transistorer eller elektronik. Der er to forskellige aspekter af databehandling-uden og med at bruge en computer.

Type:

(A) Punched-kort Databehandlingsmaskine:

Forskellige former for kontorlige og regnskabsmæssige job kan udføres af en sådan maskine. F.eks. Fakturering, købs- og salgsregnskaber, omkostningsregnskaber, lønrullefremstilling, butikker og lagerregnskaber, statistisk tabulering og analyse, budgetkontrol mv.

Systemet:

Denne maskine har fire aspekter af drift, og hele udstyret består af nødvendig mekanisme med tilhørende fittings.

Aspekterne er:

(a) stansning:

Det første skridt er stansning af kort enten ved håndbetjening eller automatisk nøglepunch. Betydningen af ​​stansning er at gøre nogle huller på kortene i henhold til nogle faste positioner. Disse huller har særlig betydning og kan fortolkes meningsfuldt. Disse er intet andet end symbolske registreringer af oplysninger.

b) verificere:

Det andet trin er genstansning, fortrinsvis af en anden operatør, for at kontrollere, om den oprindelige stansning var korrekt udført eller ej. Hvis der var en forkert stansning tidligere, vil den anden stansning ikke finde sted, da maskinen automatisk stopper. Derefter ses det, om den første eller anden stansning er forkert. Der er forskellige metoder til genstansning til verifikation.

(c) Sortering:

Ved stansning registreres forskellige former for information symbolisk. Kort skal nu grupperes i forskellige "felter" af information og derfor adskilles. Denne adskillelse sker mekanisk ved at placere de stansede kort i en sortering. For eksempel kan kort til forskellige kunder grupperes områdevis.

d) Tabulering:

Det sidste skridt er at fodre tabulatoren med kortene. Maskinen registrerer kunstigt de forskellige perforeringer eller huller på kortene og leverer følgelig oplysninger til maskinens tilsætning og udskrivning.

Maskinen indeholder nogle hjælpemekanismer til beregning af genslagning (dvs. stansning af et parti af kort identisk og samtidigt), tolkning og interpelletering eller collating (dvs. at gøre koderne forståelige og finde ud af sammenhænge mellem dem) osv.

Fordele:

(1) Hele processen med stansning, verifikation, sortering, tabulering, tolkning og sortering sker ved en enorm hastighed, og der er stor sparer tid i databehandling.

(2) Hele processen er enkel, og træningen til drift kan gives til personalet på kort tid.

(3) Da der er verifikationsskridt, findes der ikke unøjagtighed i informationssystemet.

(4) Det kan tilpasses til forskellige former for kontorjob.

(5) Det giver administrationen informationssorter, der er ajourførte og kan bruges som kontrolredskaber.

(6) Økonomier opnås ved reduktion af manuel arbejdskraft, tidsbesparelse, undgåelse af spild gennem fejl mv.

(7) De stansede kort kan bruges til videre behandling af en computer.

Ulemper:

(1) De oprindelige omkostninger ved installation af maskinen er høje. Driftsomkostningerne og vedligeholdelsesomkostningerne er også høje. Mere kostbare papirvarer skal bruges.

(2) Hoved- og tilhørende maskiner forårsager støj.

(3) Der er problemer som følge af brud, udskiftning af dele mv.

(4) Der er en omkostning til uddannelse af operatører, og lønnenes vægt er så høj.

(5) Revisorerne kan finde vanskeligheder, da alle de detaljerede oplysninger, som de måtte ønske, ikke er tilgængelige fra de kodificerede og symboliserede kort.

(B) Elektroniske computere :

Den nyeste tilføjelse i listen over kontormaskiner er en elektronisk computer. Det er en maskine snarere et system eller en enhed bestående af flere mekanismer til automatisk og meget hurtig databehandling. Det er et redskab i administrationens hænder for mere præcis, rationel og hurtig beslutningstagning.

En elektronisk computer beskrives ofte som en kunstig hjerne, selv om det som en hjerne det ikke rigtig 'tænker'. Det hjælper mennesket til at tænke rationelt og hurtigt. Den moderne tidsalder er beskrevet som en elektronisk tidsalder, og elektroniske enheder har enorm potentiale.

Computere er virkelig produkterne fra Anden Verdenskrig, da computeriseringsværktøjerne blev følt for split second-war-field beslutninger, især beregnet til luftvåben. Den første computermaskine blev opdaget i 1944 af prof. Aiken fra Harvard University (USA) med den økonomiske assistance fra IBM (International Business Machine). Den første elektroniske computer blev udtænkt i Pennsylvania University (USA).

Computere har allerede gennemgået fire udviklingsstadier eller 'fire generationer'. Første generationens computere blev betjent af radioventiler. I anden generation blev radioventiler erstattet af transistorer. Tredje generationens computere bruger mikrokredsløbssystem. I fjerde generationens "storskala integration" (LSI) teknologi anvendes der, hvor store mængder elektronik der kan placeres på små "chips".

Computere bruges til alle formål som findes i en databehandlingsmaskine, men computere kan håndtere større informationsformer på grund af deres større kapacitet. En computer kan vælge mellem flere tusinde applikationer, hvilket er fra egnede kandidater.

Computere er af to typer:

(1) Analog type:

En sådan computer gør ligninger, løser interrelationsproblemer med et antal variabler, forbereder optegnelser og udskriver dem.

(2) Digital Type:

En sådan computer er intet andet end en kæmpe beregningsmaskine, der gør databehandling til en fantastisk hastighed. Det gør aritmetiske beregninger, men den aritmetiske er binær aritmetisk og ikke almindelig aritmetisk. (Under binært system 1 er 1, 2 er 10, 3 er 11, 4 er 100, 5 er 101, 6 er 110, 7 er 111, 8 er 1000, 9 er 1001 og 10 er 1010). Den digitale type computere bruges mest.

Systemet:

En række operationer i en computer er beskrevet som 'et program'. Den består af indgange og udgange. 'Visse typer oplysninger sættes i eller fodres i maskinen, og efter automatisk behandling i en enorm hastighed sætter maskinen nogle resultater. Dette beskrives også som GIGO-metode eller Garbage In og Garbage Out. Oplysninger og resultater er på kodesprog. For eksempel COBOL (Common Business Oriented Language) eller FORTRAN (Formula Translating sprog til videnskabelige beregninger).

Komponenterne i en computer er:

(1) Indgangsenhed:

Gennem denne del fodres forskellige former for information i form af stansede kort, perforeret papirbånd og magnetbånd. Dataene omdannes til computerens sprog - de elektroniske impulser.

(2) Opbevaringsenhed:

Dette er computerens hukommelsesenhed eller kviksølvkolonnen, hvor alle modtagne oplysninger er gemt til videre brug.

(3) Kontrol- eller koordineringsenhed:

Dette består af en lang række ventildrevne porte, der åbnes for at give informationer mulighed for at gå ud til beregningsafsnittet for at udføre de programmerede instruktioner.

(4) Aritmetisk eller Funktionsenhed:

Denne enhed gør de aritmetiske beregninger under det binære system, med en fantastisk hastighed og endda med milliontedele af et sekund.

(5) Output Unit:

Denne enhed giver resultaterne først på computerens sprog og derefter i formelt sprog i en trykt form. Den vigtigste del af at bruge en computer er 'programmering'. Det betyder, at hele input skal laves med et bestemt formål og driftsform kaldet programmet.

Programmering er dyrt og i fortiden var modellen af ​​computere sådan, at forbrugerne skal gøre det. Sådanne computere kaldes 'hardware'-computere. I moderne tid accepterer producenterne ansvaret for at levere programmerne. Sådanne moderne computere kaldes "software" computere.

Driften af ​​en computer kan være på IDP eller Integrated Data Processing basis. Det betyder at flere analytiske funktioner i en sag kan gøres samtidig. For eksempel kan der under behandling af salgstallene foretages en interpolering af kostprisen samtidig.

Generelt bruges en computer til at kontrollere forretningsaktiviteter, der simulerer, dvs. at finde ud af alternativer i beslutningsprocessen og design (f.eks. På tekstiler). Det skal bemærkes, at computeralderen er i en proces med udvikling. Nye og mere anvendelige typer computere bliver opdaget, og derfor er ovenstående diskussion ikke udtømmende.

Fordele:

(1) Komplicerede beregninger kan udføres nøjagtigt ved en usædvanlig hastighed.

(2) Meget af de kedelige kontorarbejder kan udføres tilfredsstillende.

(3) Analysematerialer kan udføres af samme maskine.

(4) Flere sorter af oplysninger kan håndteres ad gangen, end hvad en almindelig databehandlingsmaskine kan gøre.

(5) Centraliseret kontrol kan opnås, da alle data vedrørende alle aktiviteter i en bekymring kan behandles samtidigt.

(6) Der er økonomi i kontorarbejde, forudsat at kontoret har råd til at købe en computer eller få service af en computer på udlejningsbasis.

(7) Resultaterne kan lagres som optegnelser.

Ulemper:

(1) Det er en meget dyr affære, og kun få kæmpe organisationer har råd til at installere og bruge en sådan maskine. Selv store organisationer foretrækker at tage tjenester af en computer på udlejningsbasis. Lejerne er også meget høje.

(2) Det har brug for specielt uddannede operatører, der skal betales vederlag til høje renter.

(3) I modsætning til andre maskiner er en computer ikke let tilgængelig.

(4) Det har alle ulemper ved en maskine, der opstår som følge af nedbrud, vedligeholdelsesomkostninger mv. Samt vanskeligheder ved at få reservedele og eksperters service.

Ved tidenes afslutning produceres computere af meget bekvem størrelse og til lave omkostninger.

(C) Time-recording Machine :

Tidsregistreringsmaskiner holdes ved portene på kontorer (og fabrikker) for automatisk registrering af de nøjagtige ankomst- og afgangstider for medarbejderne. Disse optegnelser er meget nyttige i udarbejdelsen af ​​vederlagsregninger. Sådanne maskiner kan være mekanisk eller elektrisk betjent.

Systemet:

Maskinen består af et ur og en stansemekanisme, som er synkroniseret. En medarbejder, når han går ind eller forlader stedet, indsætter sit deltagerkort inde i maskinen, og tiden er trykt på den.

(D) Mikrofilmering:

Records, i stedet for at bevare i form af papirer i filer, bevares i form af filmruller. Foto er taget af en række dokumenter i en filmrulle. Når som helst kan filmen projiceres og udskrives til information og brug. Nogle gange er der taget billeder af dokumenter, før de bliver renset eller ødelagt.

Igen kan filmruller bevares som sekundær kilde til optegnelser. Mikrofilmering er også nødvendig for at bevare fortrolige dokumenter i hemmelighed. Dokumenter, der skal returneres efter inspektion af dem, kan hensigtsmæssigt mikrofilmeres. I store biblioteker fremstilles mikrofilm af sjældne bøger ofte.

Systemet:

Et komplet mikrofilmudstyr består af følgende dele:

(1) Filmeringsenhed:

Den består af et kamera og film. Generelt anvendes 16 mm film til formålet med 50, 100 eller 200 fod (15, 30 eller 60 meter) i længden. Nogle tusinde dokumenter af standardstørrelse kan filmes på en 100 fods spole.

(2) Læsere:

Den består af en seer og en skærm. Generelt, når det er nødvendigt, ses dokumentet gennem seeren, der projicerer filmen på skærmen.

(3) Processor:

Dette er et sæt filmudviklingsenhed. Dette kan bruges i dagslys. Behandlingen kan også udføres af eksterne fotografer. Et kontor kan have sit eget arrangement til gengivelse eller udskrivning af filmene sammen med behandlingsarrangementet, eller det kan afhænge af eksterne fotografer.

Fordele:

(1) Meget lille plads er nødvendigt for at bevare gamle optegnelser, da en film på 100 fod kan indeholde negativer af tusindvis af dokumenter.

(2) Optegnelserne opretholdes i toto og reproduktioner med nøjagtighed kan foretages når som helst.

(3) Sådanne registreringer er let bærbare og kan hurtigt fjernes.

(4) Systemet kræver ikke tungt arkiveringsudstyr med stor vægt og masse.

(5) Records er fri for fejl, men fejl er almindelige, når kopiering til optegnelser sker ved at skrive.

(6) Mikrofilm er holdbare og forringes ikke eller falder ud eller ødelægges af insekter, som vi finder i tilfælde af filer.

(7) Det er fri for risikoen, da mikrofilm er uændelig.

(8) Når filmene er udarbejdet, kan optegnelserne ikke ændres eller manipuleres, hvilket er muligt for arkiver på papir.

(9) Mikrofilm kan bevares særskilt som en ekstra kilde til optegnelser, og de giver derfor beskyttelse til optegnelser.

Ulemper:

(1) Der er store udgifter til køb af udstyret. Men i sidste ende er omkostningerne mindre end arkiveringsudstyret.

(2) Det er svært at foretage en korrekt klassificering af optegnelser, og det er derfor farligt at finde ud af placeringen af ​​et bestemt dokument ud af en række filmruller.

(3) Filmene må muligvis ikke frembringe læselige og klare billeder gennem betragteren, især fordi der er meget reduktion af størrelsen på et dokument på filmen. Det anbefales at originalerne af vigtige dokumenter også beholdes.

Forvaltning, administration og kontor:

En samlet systemstyring kan simpelthen defineres som "at få tingene gjort gennem og med andre menneskers indsats." Ledelsens grundlæggende funktioner er planlægning, organisering, styring (og motivation) og styring. Organisationsfunktionen består også af bemanding og koordinering. Der er forskellige synspunkter vedrørende udtrykket administration. En af de accepterede synspunkter af moderne forfattere i ledelsen udfører de højt programmerede beslutninger taget af ledende medarbejdere på øverste niveau.

Den administrative del af ledelsen udføres fra kontoret, som i vid udstrækning kan opdeles i to dele:

(a) At træffe beslutninger fra de højtstyrede ledende medarbejdere, der er indkvarteret i deres respektive kamre på kontoret.

(b) Gennemførelse af beslutningerne i form af rutinearbejde ved hjælp af forskellige afdelinger.