Omkostningsstyring: En komplet vejledning til omkostningsstyring

Mange virksomheder var uforberedte. Som virksomhedsejere prognostiserer budgetter i de kommende år, skal de tillade sådanne stigende omkostninger og søge måder at "klare de håndterbare omkostninger" af at drive forretninger. Ved at levere de rigtige løsninger til dine kunder - som deres kontorteknologeleverandør - kan du spille en vigtig rolle ved at hjælpe virksomheder med at administrere omkostninger. Du vil også styrke relationer og skabe salgs muligheder for din forhandler.

Det er vigtigt for dine kunder at indse, at en betydelig, men sjældent målt forretningsomkostning er kontorproduktiviteten. Med effektive metoder til administration af kontoromkostninger kan de bedre minimere risikoen for at kunne modstå løbende og uforudsigelige økonomiske virkninger fra begivenheder som 2005s naturkatastrofer.

Da de ser måder at spare penge på, har du mulighed for at hjælpe dine kunder med at forstå, at dagens kontorteknologi giver værktøjer til bedre at betjene produktivitetsbehov. Ved at modernisere det nuværende kontorudstyr, integrere og tilpasse multifunktionsenheder til arbejdsgang og maksimere deres evner, vil dine kunder opnå nye niveauer af langsigtede omkostningsbesparelser og produktivitet.

Øget effektivitet:

Forvaltning af de håndterbare omkostninger begynder med en workflow analyse af kontorproduktivitet og effektivitet. Forståelse af teknologiforbrug og relaterede omkostninger er et udgangspunkt for den bedst mulige udnyttelse af netværksteknologi. Det har været almindeligt at supplere eksisterende kontormaskiner strengt på en "stigende" basis. På et bestemt tidspunkt skal en arbejdsstrømsanalyse, der udføres af dit forhandler, dog finde sted inden for hver enkelt kundevirksomhed for at bestemme den mest omkostningseffektive konfiguration af kontorteknologi fremadrettet.

Kender dine kunder, at virksomhederne har reduceret omkostninger med så meget som 20 til 30 procent ved bedre brug af eksisterende udstyrsressourcer og vedtagelsen af ​​nyere multifunktionskopimaskine og printerenheder? En besparelse på 30 procent er signifikant, når man vurderer, at forskning tyder på, at virksomheder bruger omkring 10 procent af deres indtægter til dokumentproduktion, ledelse og distribution. Fastlæggelse af dokumenthåndteringsbehov kan give flere muligheder for effektivt at integrere elektroniske dokumenter i den samlede virksomhedsarbejdsflyde i stedet for blot at udskrive dokumenterne som omkostningseffektive udskrifter.

Disse skjulte besparelser er betydelige, når man overvejer nogle enkeltpersoner at udskrive tusindvis af sider om året. En dokument-workflow-analyse er en værdifuld investering for din klient til at bestemme potentielle besparelser. Ud over at finde måder at klare omkostningerne i forbindelse med udskrivning af store mængder hardcopy-dokumenter, er der faktoren for omkostningerne ved selve udstyret.

Som du ved, har enhedsomkostningerne for nye multifunktions kontormaskiner i de senere år været ved at falde, mens antallet af funktioner i enhederne er fortsat stigende. Når det er sagt, skal dine kunder forstå, at kun opgradering til nye multifunktionsenheder ikke er den komplette løsning.

Multifunktionsenheder tilbyder nu flere funktioner end den gennemsnitlige bruger bruger eller er endda bevidst om. For eksempel, mens den netværksforbundne forbindelse til et kontorets udstyr kan være ajourført med dagens standarder, er nyere muligheder som scanning underudnyttet som væsentlige omkostningsbesparende. En professionel anbefaling og tilpasset træning baseret på unikke forretningsbehov kan spare tusindvis af dollars i mange år.

Virksomheder er også i stand til at opnå nye niveauer af produktivitet gennem korrekt udstyrsuddannelse. Som forhandlere er vi meget opmærksomme på, at kopier, scanning og deling af opgaver - langvarige processer, der plejede at kræve flere enheder - er blevet reduceret til enkeltoperationer. Underudnyttelsen af ​​disse muligheder blandt dine kunder er ofte et direkte resultat af manglende træning og bevidsthed. De har brug for at vide, hvordan man bedre kan anvende multifunktionsapparaters muligheder i deres kontorer.

Arbejdsomkostninger:

Arbejdsomkostninger, der er en kombination af kontoromkostninger og tilsyn, er en væsentlig del af enhver rekordafdelingens budget. Arbejdsomkostningerne afhænger af aktivitetsniveauet, indhentningsproceduren, mængden og de anvendte former for forsyninger og udstyr. Lydstyrke og aktivitetsniveau er givet faktorer, der ikke kan ændres, men rekordlederen har en vis indflydelse på hentningsproceduren. Også forsyninger, som filmapper og dokumentbeholdere, vælges af posthåndteringen, hvem bør overveje, at forskellige typer beholdere vil påvirke tidsindstillet arkivering og / eller hentning af dokumenter.

Arbejdsomkostninger er i direkte relation til effektivitetsniveauer, for hvilke forsyninger og udstyr er væsentlige komponenter.

For at analysere arbejdskraftomkostninger for containere og udstyr til dokumenter skal vi nedbringe omkostningerne i følgende elementer:

(1) udstyrs adgangstid

(2) Dokumentbeholder adgangstid;

(3) Dokument indsætter tid

(4) Dokument genoprette tid og

(5) Udstyr gendannelse tid.

Lageromkostninger:

Det ene område, hvor vi kan udvikle generelle omkostningsformler, der gælder for enhver form for udstyr eller installation, er opbevaring. Her overvejer vi omkostningerne ved opbevaring af dokumenter i dokumentbeholdere for en given opbevaringsperiode.

Optage lageromkostninger afhænger af:

(1) Udstyr og forsyninger,

(2) plads besat og

(3) Omkostninger til rum.

Til sammenligning er det nyttigt at beregne prisen LFF pr. År, hvilket kan ske i tre trin:

Trin 1: Udgifter til alt påfyldningsudstyr + Leverandomkostninger = Materialeomkostninger:

For at bestemme omkostningerne ved materialer skal vi kende omkostningerne ved udstyr g foot (LFF). Hvordan kan vi få omkostningerne og forsyningerne pr. Lineært arkiveringsudstyr pr. LFF? Hvis der købes nyt udstyr, skal citatet fra en potentiel sælger angive omkostningerne i form af LFFs. Nogle gange er det angivet som omkostning pr. LFI, som kan omregnes til kostpris pr. LFF ved at multiplicere data med 12.

For eksempel kan købsprisen på et fire skuffeskab, som har en kapacitet på 100 LFI'er, være $ 100, så prisen på udstyr pr. LFI er 100: 100 eller $ 1. Ved at multiplicere tallet med 12, ankommer vi til $ 12 som prisen pr. LFF. For at beregne prisen på eksisterende udstyr, for hvilket købsprisen er ukendt, skal du tage 3040 procent af prisen for et nyt system som grundlag for denne beregning.

Når du har omkostningerne til din bolig pr. LFF, vil du gerne etablere omkostningerne ved leverancer pr. LFF. Find først ud af, hvor mange mapper, bindemidler / containere der findes i dit system pr. LFF. Den bedste måde at få disse data på er at tælle antallet af foldere bindemidler eller lommer du har i en skuffe eller på en hylde.

Vælg en skuffe eller hylde med typisk mappe / bindemiddel / beholdertykkelse og gennemsnitlige belastningsforhold. Derefter opdele antallet af containere med antallet af LFI'er og multiplicere resultatet ved for antallet af poster pr. LFF. Hvis der fx er 0 poster i en 25-tommers skuffe, så er der 24 poster pr. LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Eller hvis du har 90 poster på en 3 fods bred hylde, så er der 30 poster pr. LFF (90/3 = 30).

Dernæst skal vi fastsætte omkostningerne ved arkivering af forsyninger pr. LFF, det vil sige kostprisen for foldere, bindemidler, lommer og enhver anden form for dokumentbeholdere, herunder skilleark, etiketter, fastgørelseselementer, lommer og specielle vedhæftede filer. For at gøre dette skal du bestemme omkostningerne ved forsyninger pr. 1.000 poster og multiplicere det antal ved antallet af poster pr. LFF som angivet ovenfor:

Omkostninger til enhed x antal poster = omkostninger til materialenhed

hvis vi antager, at omkostningerne ved forsyninger er $ 400 pr. $ 1.000 poster, og at der er 50 poster pr LFF, er omkostningerne ved leverancer pr. LFF $ 20.

Ved at tilføje omkostningerne ved udstyr pr. LFF til omkostningerne ved leverancer pr. LFF, kan vi beregne omkostningerne ved materialer pr. LFF. Således, hvis omkostningerne ved udstyr er $ 12 per LFF og omkostningerne ved forsyninger er $ 20 per LFF, så koster materialerne $ 32 per LFF.

Trin 2: (Rum-Effektivitetsfaktor x Omkostninger ved ejendom) + Omkostninger ved fast ejendom = Rumpris pr. LFF pr. År:

Det koster penge at optage plads, og ejendomsomkostningerne stiger hvert år. Selvom din organisation ejer sin bygning, skal du være opmærksom på regnskabsomkostningerne for det rum, der optages af postsystemet. Hvis alt dette rum ikke blev brugt til optegnelser, kunne det bruges til et andet formål eller leaset.

Den optagne plads afhænger af dets layout, lydstyrken og udstyret. Record manager kan normalt ikke gøre meget for volumenet, da dette er skabt af organisationen. Den eneste måde at påvirke mængderne ved at ændre retentionskemaet, som kan være svært, om ikke umuligt. Det område, hvor records manager kan overvåge det rum, der optages af record-systemet, er udstyrsvalg.

Forskellige udstyr har forskellige pladseffektiviteter. Det betyder, at ved lagring af en given kapacitet bruger en type arkiveringsudstyr mere plads end en anden. Lavt udstyr, som skuffeskabe og modhøjskabe og hylder, har en lav plads effektivitet. Tre kategorier af rumseffektivitet kan identificeres: lav, mellem og høj.

Lav plads effektivitet dækker udstyr med faktorer over 1, 0. Udvalget af udstyr i denne kategori er fra to-skuffeskabet til den tre-tier-laterale filstørrelse i bogstavet, som er modhøjt og har en rumffektivitetsfaktor på 1. 17. Mellemrumsareffektivitet tilskrives fem skuffen Letter-size kabinet med en faktor .98 til den syv-tier-lettere sidefil med en faktor på 50. Høj effektivitet i rummet starter under .50 og toppe omkring og under .20 med den laveste figur for lodrette mobile hylder, otte tier højt, med 12 fod dyb sektioner og fire sektioner per gang. Denne faktor kan reduceres ved at tilføje flere sektioner til systemet per gang og udvide længden af ​​sektionerne. ' Som du kan se, jo lavere pladseffektiviteten er, desto bedre er rummets effektivitet.

Gangrummet er en stor del af rumomkostningerne, så det gør en forskel om kabinetter eller filer deler en fælles gang. Derfor er rum-effektivitetsfaktoren altid højere for filer, der placeres enkeltvis. Filer placeret modsat hinanden, deling af en fælles gang mellem dem, har en lavere pladseffektivitetsfaktor, som vist ovenfor i den højre kolonne. Til sammenligning er det normalt helt rigtigt at bruge faktoren til singelt placeret riller. Når layoutet af det potentielle udstyr er kendt, er det tilrådeligt at anvende den passende rumseffektivitetsfaktor. For nogle typer udstyr kan dette endda være en kombination af enkeltmonteret og delingsudstyr, af stand-alone og add-on udstyr.

For at fastslå omkostningerne ved plads optaget af rekordsystemet, skal du fastslå værdien af ​​det besatte rum, dvs. den årlige omkostning ved besættelse af plads ved kvadratfoden. Disse data varierer selvfølgelig meget afhængigt af bygningens tilstand og værdi samt placeringen. Forskelle i årlige rumudgifter pr. Kvadratfod mellem byområder og landområder er også betydelige. Du bør dog få omkostningerne til plads til dit område eller, endnu bedre, for din bygning fra boligforvaltningen, regnskabsføreren, budgettet eller ejendomsafdelingen.

Ved at tage den årlige fast ejendom kostpris pr. Kvadratfod og multiplicere den med rum-effektivitetsfaktoren giver basisomkostningerne for plads pr. LFF. For eksempel, hvis de årlige ejendomsomkostninger er $ 10 pr. Kvadratfod, og du bruger syv tier åbne hylder, er rumomkostningerne pr. LFF $ 5. Men for at indfange rumomkostningerne skal vi inkludere omkostningerne ved ydelser ud over ejendomsomkostningerne.

Omkostninger til service er de løbende omkostninger til belysning, rengøring, klimaanlæg, opvarmning, maling og reparation til dette rum. Desværre er der ingen detaljerede retningslinjer for etablering af servicekostnader, og hvert rekordrum har forskellige krav til disse tjenester, så omkostningsfaktoren vil være anderledes: Erfaringerne har vist, at disse omkostninger til tjenester spænder fra 10 procent til 50 procent af årlige ejendomsomkostninger.

Omkostningerne på 30-50 procent af ejendomsomkostningerne gælder kun for registre, der holdes i "kontorforhold", det vil sige når der anvendes tæpper, aircondition og andre "luksuskontorforhold" i det område, hvor arkiverne opbevares. De fleste rekordrum er i kælderen på 1.030 procent for serviceomkostninger. Et rekordrum i kælderen, der serviceres kun ved belysning og rengøring, er normalt i 5-20 procent. Aircondition tilføjer yderligere 10-30 procent. Postdirektøren skal have et uddannet gæt om servicekostnader for det område, der er optaget af rekordoplagringsudstyr.

For at beregne omkostningerne ved pladsen skal du tage denne procentdel af de årlige ejendomsomkostninger pr. Kvadratfod, hvilket svarer til omkostningerne ved serviceydelser og tilføje det til de årlige ejendomsomkostninger. For eksempel, hvis ejendomsomkostningerne er $ 10 pr. År pr. Kvadratfod, og omkostningerne ved tjenester anslås til 25 procent, er rumomkostningerne $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Nu kan vi gå videre til beregningen af ​​de årlige lageromkostninger pr. LFF

Trin 3: Materiale / Opbevaringstid + Rumomkostninger = Lageromkostninger:

Omkostningerne til rekordopbevaring pr. År pr. LFF bestemmes ved at dividere materialernes pris med antallet af oplagringsår og tilføjer dermed rumomkostningerne. Ved at multiplicere oplagringsomkostningerne med det samlede antal LFF'er i et arkiveringssystem, kan du beregne de samlede omkostninger ved opbevaring. Dette tal inkluderer ikke nogen hentning omkostninger. Det er dog meget nyttigt at sammenligne forskellige typer af udstyr og forskellige opbevaringsmuligheder med hensyn til deres omkostninger. Hver rekordleder bør kende oplagringsomkostningerne for hendes eller hans arkiveringssystem.

Det næste spørgsmål er, hvor længe rekord; vil blive opbevaret i dette område. Dette skal ikke forveksles med opbevaringsperioden. I stedet kan vi beregne 'omkostningerne ved et aktivt filområde. Derefter skal kun opbevaringsperioden i denne særlige fil overvejes til beregningen. Når arkiverne opbevares i mindre end syv år, overskrider udstyret oversigterne. At udlede de årlige omkostninger ved kort og mellemlang opbevaring i forhold til LFF'er), forudsat at udstyret varer ti år og den tid, der er på lager, er mindre end syv år, har vi følgende formel:

Udgifter til udstyr / 10 + Leveringsomkostninger / Opbevaringstid = Lageromkostninger

Husk at omkostningerne ved opbevaring giver omkostningsfigurer på udstyr, forsyninger og plads, men giver ikke kontorlige, tilsyn eller retrieval omkostninger. Det er simpelthen prisen for lagring af optegnelser i visse apparater over en vis tid. Derudover er arkivering ikke inkluderet i lageromkostningerne.

Lad os se på to eksempler på beregning af oplagringsomkostningerne:

Øvelse 1:

Rekordafdelingen har åbne laterale hylder med 7 tier. Hylderne har en købsværdi på 50 procent. Nye hylder af samme art ville koste SI pr. LFI. Der er 30 poster på en hylde, og hver hylde er 3 meter lang, så der er 10 optegnelser pr fod. Filmapper koster $ 380 pr. Tusind. Omkostningerne ved plads er $ 6 pr. Kvadratfod om året. Tjenesterne anslås til 15 procent af omkostningerne ved rummet. Records skal opbevares i dette rum i 20 år.

For det første at konvertere omkostningerne til hylder fra omkostninger pr. LFI til omkostninger pr. LFF, multiplicere 0, 40 ved 12, hvilket er 4, 80. Dernæst beregner omkostningerne ved materialer pr. LFF ved at tilføje omkostningerne til hylder og forsyninger:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

For at beregne de årlige rumgebyrer multipliceres den årlige ejendomspris pr. Kvadratfod med rum-effektivitetsfaktoren, som for denne type udstyr er .50 og tilsætter 15 procent af dette tal:

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3, 45

Således er den samlede årlige rumpris pr. LFF $ 3, 45. Endelig for at fuldføre de årlige lageromkostninger:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Den samlede lagerpris pr. LFF pr. År i dette tilfælde er så $ 3, 88.

Øvelse 2:

Afdelingen har de samme data som i øvelse 1. Den løber tør for plads, men er lovligt forpligtet til at holde journaler i tre år. Det ønsker at etablere omkostningerne ved at holde optegnelser på de eksisterende hylder i tre år. Det er også blevet fastslået, at hvis der ikke blev opbevaret optegnelser i dette rum, kunne de eksisterende reoler ikke bruges andetsteds.

Hvad er oplagringsomkostningerne pr. LFF pr. År? I denne sag skal der ikke købes nye hylder, og den gamle hylde kan heller ikke bruges andetsteds. Filmapper har været i brug og kunne ikke bruges til en anden applikation. Der er praktisk taget ingen omkostninger til materialer. Omkostningerne ved opbevaring er begrænset til omkostningerne ved pladsen, hvilket er $ 3, 45.

Valg af arkiveringsudstyr:

Selv om prisen ikke bør være den eneste faktor, der tages i betragtning ved valg af arkiveringsudstyr, er det i virkeligheden oftest den vigtigste faktor. Enhver leverandørs skøn eller citat skal angive udgifterne til udstyret pr. LFI eller pr. LFF. Dette er dog ikke hele billedet. Vi bør altid tilføje omkostningerne til plads til omkostningerne ved udstyr. Det ville være wonderbil for prospextive købere, hvis sælgerne oplyste rummet effektivitet faktor på hvert stykke litteratur. Dette ville fjerne en masse forvirring. Den sande pris for arkiveringsudstyr er summen af ​​omkostningerne ved udstyr pr. LFF og omkostningerne ved plads pr. LFF.

For eksempel overvejer rekordlederen fire skuffeskabe i forhold til laterale arkivkabinetter med seks låsbare tier (ingen udtræk, døre, der kan trækkes tilbage). En gennemsnitlig pris for skuffeskabet er SI 75; til det laterale arkivskab er det $ 380. De årlige ejendomsomkostninger til kontoret er i dette tilfælde SI6 pr. Kvadratfod. Tjenesterne anslås til yderligere 25 procent, eller 4 dollar pr. Kvadratfod. Samlede omkostninger for plads er så $ 20 pr. Kvadratfod. Hvordan ser prissammenligningen ud? Rumvirkningsfaktoren for skuffeskabet er 1, 62; til sideskabet .66.

Der er 8, 33 LFF i de fire skuffeskab. Udgifterne til udstyr er 21 dollar pr. LFF (175: 8.33). Omkostningerne ved plads er $ 20 x 1, 62 = $ 32, 40. De samlede omkostninger ved disse kabinetter er $ 21 + $ 32, 40 = $ 53, 40 per LFF. Købsprisen på S380 divideret med IS svarer til 21, 11 dollar. prisen pr. LFF for materiale. Det er klart, at der ikke er meget forskel på prisen på udstyr mellem skuffeskabet og det laterale arkivskab. Men da vi tog pladsomkostninger og inkluderede dem i vores omkostning, ændres billedet. Ved at multiplicere ejendomsomkostningerne med $ 20 gange rummets effektivitetsfaktor, får vi pladsomkostningerne på $ 13, 20 pr. LFF (20 x .66).

Off-site Storage:

Det er normalt pladsmangel, der tvinger en organisation til at genoverveje, er planer for et rekordlagringssystem. Der er flere måder at øge lagerkapaciteten ved hjælp af forskellige udstyr. Herudover har rekordlederen mulighed for at vælge mellem to muligheder.

Off-site storage er et af disse alternativer. Det betyder at udnytte lavprispladsen fra Site og derefter bruge det mest omkostningseffektive udstyr og forsyninger, især da hentningshastigheden skal være meget lav. Den gennemsnitlige pris for offsite-opbevaring bør være omkring $ 2 pr. År pr. LFF, men i nogle tilfælde kan disse omkostninger gå op til S4 pr. År pr. LFF. Igen omfatter dette ikke hentning omkostninger.

Kommercielle offsite storage virksomheder opkræver mellem $ 1 og $ 10 pr. Hentning afhængigt af involveret afstand, hentning tidsplan og uopsættelighed. En nylig undersøgelse angav prisen for en invasiv lagerplads som $ 0, 02 til $ 1, 00 pr. Kubikmeter om året. ' Kun på, rapporterede respondent betydeligt højere omkostninger. Desværre blev der ikke skelnet i undersøgelsen mellem offsite storage og onsite storage. Undersøgelsen omfattede over 55 procent af inaktive faciliteter, der lagrede optegnelser på stedet.

mikrofilm:

Det andet udvendige alternativ er at reducere plader til mikrofilm. Når vi ser på muligheden for mikrofilm, bør vi ikke bare se på lagringsværdien. Mikrografikfeltet tilbyder et helt andet informationsstyringsværktøj. Dets fordele er inden for informationshåndtering og distribution, såvel som på lagerområdet.

Mikrofilm omkostninger skal opdeles i konverteringsomkostninger og lageromkostninger. Omregningskostnader til husmiljøfilm indeholder omkostningerne til udstyr, materiale og arbejdskraft. I tilfælde af brug af et eksternt servicebureau til omdannelse til mikrofilm er der normalt en total afgift for hele jobbet, undtagen når det er i husets forberedelse, dvs. sortering, pakning, forberedelse skal foretages af registreringsafdelingen.

Lageromkostninger indeholder udstyr, plads og mulige bevaringsomkostninger. Sidstnævnte overses ofte som en stor del af mikrofilmdannelsen. Desværre er den korrekte opbevaring af mikrofilm under kontrollerede betingelser ikke sædvanlig hos mange mikrofilmbrugere. En ordentlig bevarelsespolitik bør etableres af alle journalister for opbevaring af mikrofilm.

I mange tilfælde er mikrofilm service bureauer specialiseret til at behandle stort volumen og kan være mere økonomisk end en intern drift. Denne undersøgelse foreslog kun meget grundlæggende udstyr til husfilm, nemlig et roterende kamera, en læserprinter og en læser. Omkostningsstallene var baseret på følgende data: 80.000 filmbilleder filmet om året; sekvenseringshastighed på 1.000 billeder / sider pr. time; fjernelse / korrektion af hindringer ved 800 billeder i timen; placering af id

For de 80.000 billeder blev følgende omkostninger sikret:

jeg. Forberedelsessekvens 80 mand-timer

ii. Impediments '100 mand-timer

iii. ID-mål er 80 mand-timer

iv. Filmning 100 mand-timer

v. Inspektion af film, kvalitetskontrol 80 mand-timer

vi. Ialt 440 mand-timer

Den gennemsnitlige pris pr. Mand-time antages her at være $ 8. Dette tal 'omfatter frynsegoder, generelle og tilsynsmæssige omkostninger og overhead omkostninger. Således er den samlede lønomkostning $ 3.520 (440 x S8). Disse data varierer selvfølgelig efter placering, fordi løn, skala, lokale forhold og niveauet for frynsegoder kan variere. Registreringschefen må gerne indsætte det nummer, der gælder for hende eller hans drift. Den anden omkostningsdel er omkostningerne ved forsyninger og forarbejdning. Dette omfatter omkostningerne til materialer, herunder film- og forarbejdningskemikalier, og også afskrivning af mikrofilmudstyr.

I den første applikation forstørres de oplagte forskelle mellem hard copy og microfilm med endnu højere hentningskostnader for mikrofilm (reproduktion af hard copy). I hentningskostnader opvejes nogle af de høje omregningskostnader, og den tredje applikation gør det bedre end at bryde lige, hvilket betyder faktiske besparelser for mikrofilmsystemet. I den fjerde applikation er billedet næsten vendt: Der er enorme besparelser for mikrofilm.

Hentning af hard copy er normalt dyrere end hentning af mikrofilm, når ledere er villige til at bruge originale mikrofilm. I sidstnævnte situation er der mikrofilmlæsere fordelt i hele organisationen, og mikrofilminformation er generelt ikke konverteret tilbage til hard copy. Som det fremgår, er nøglen til den økonomiske anvendelse af mikrofilm rekordlederens evne til at overbevise ledelsen om at bruge mikrofilmlæsere som hentningsværktøjer. I mange anvendelser af rekordopbevaring anvendes mikrofilm kun som et lagermedium. Når en person ønsker oplysninger om den pågældende post, udskrives der som et "arbejdspapir". I dette tilfælde er mikrofilm dyrere end en kopi.

Computeriseret opbevaring af information:

Mange kontoreksperter forudså, at papirløs kontorteknologi ville regere informationslagring i 1980'erne, men det skete ikke så hurtigt som mange havde forventet. Det papirløse kontor slogan blev knyttet til et opkald til mindre snarere end mere papir. Papirproducerende industri siger, at der aldrig var så stor efterspørgsel efter papir som i begyndelsen af ​​1980'erne.

Computeromkostningerne er blevet reduceret konsekvent. Udsigten til boblehukommelse syntes at være gennembrudet for økonomisk magnetisk informationslagring. Det skete ikke. Databehandlingen (afdelingen forblev tro mod navnet: databehandling er computerens forretning, ikke datalagring. Men dele af computerindustrien og de tilknyttede industrier arbejder hårdt på en forandring. I 1977 blev det antaget, at edb-lagring af oplysninger var 200 gange dyrere end mikrofilm. Dette er ændret drastisk og fortsætter med at ændre sig.

I 1982 og 1983 kunne de første tegn på en ny teknologi ses på rekordlagringshorisonten: computer optiske lagringsdiske. Optiske disksystemer er stadig meget dyre som nye. Et stort, højtydende drev til optiske diske omkostninger i 1982, 83 SW80, 000, en disk i DRAW (Direct Read after Write) -tilstand starter med $ 1.000 eller mere. Eksperter prognostiserer dog en salgspris på $ 200 for optiske diske, der lagrer 50.000 dokumenter eller fjortende af en øre pr. Dokument.

I alle tilfælde af beregning af oplagringsomkostningerne skal vi adskille lagerpladsen med omkostningerne og omregningskostnaderne. Omregningskostnader er omkostninger ved overgang af information fra et medium til et andet. Alle tegn tyder på, at optiske diske vil spille en stor rolle i informativ lagring, da de bliver økonomiske og giver reel konkurrence for konventionel opbevaring.